Die Arbeit enthält eine Aufreihung der Prozesse bei Lagerdienstleistern sowie Möglichkeiten diese in Kennzahlen zu fassen und in Form einer Prozesskostenrechnung als Angebotsbasis zu nutzen.
Inhalt
Abbildungsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
2 Untersuchungsgegenstand
2.1 Kostenrechnung in Bezug auf die Logistik
2.2 Entstehung der Prozesskostenrechnung
2.3 Notwendigkeit der Prozesskostenrechnung für Lagerdienstleister
2.4 Ziele der Prozesskostenrechnung bei Lagerdienstleistern
3 Aufbau der Prozesskostenrechnung in Bezug auf Lagerdienstleister
3.1 Definitionen
3.2 Voraussetzungen für den Einsatz der Prozesskostenrechnung
3.3 Einsatzmöglichkeiten bei Lagerdienstleistern
3.4 Analyse der Teilprozesse
3.4.1 Die Prozessbewertung
3.4.2 Die Tätigkeitsanalyse
3.4.3 Die Formulierung der Maßgrößen
3.5 Die Ermittlung der Prozesskosten
3.6 Verdichtung der Teilprozesse zu Hauptprozessen
3.7 Sonderleistungen bei Lagerdienstleistern
3.8 Kalkulation mit Prozesskostensätzen
4 Erweiterte Anwendungsmöglichkeiten der Prozesskostenrechnung
4.1 Management der Prozesskosten
4.2 Prozessorientierte Ergebnisrechnung
4.3 Performance Measurement
5 Grenzen und Probleme der Prozesskostenrechnung
6 Abschließende Betrachtung
Autorenverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung: Matrix zur Entscheidungsvariabilität
Abbildung: Blankoformular zur Erfassung der Tätigkeiten
Abbildung: Beispieleintrag in ein Tätigkeitenformular
Abbildung: Erfassung der Maßgrößen
Abbildung: Unterscheidung lmn/ lmi
Abbildung: Berechnung der Kosten in Mannjahre
Abbildung: Erfassen der Ressourcenbeanspruchung in MJ
Abbildung: Darstellung des lmi/ lmn-Kostenverlaufs
Abbildung: Ermittlung der Teilprozesskosten
Abbildung: Verdichtung zu Hauptprozessen allgemein
Abbildung: Materialfluss im Lagerprozess
Abbildung: Einbindung der Teilprozesse in die Hauptprozesse
Abbildung: Prozesssubsumierung
Abbildung: Prozessorientierte Deckungsbeitragsrechnung
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
Steigende Kosten im Bereich der Lagerhaltung zwingen Unternehmen zunehmend Maßnahmen einzuleiten, mittels derer sie ihre Produkte auch in Zukunft zu wettbewerbsfähigen Preisen vertreiben können.
Lagerdienstleister bieten eine Fülle von Serviceleistungen, die es Unternehmen ermöglichen sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Die Angebote der Dienstleister beginnen bei der einfachen Lagerbewirtschaftung oder Übernahme der Lagertätigkeiten verbunden mit der Distribution. Hinzu kommen Sonderleistungen, wie Qualitätsprüfungen, Verpackungslösungen und Kommissionierleistungen.
Die Anforderungen, denen Lagerdienstleister unterliegen, haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert1. Auf Grund steigender Kosten werden die Kapazitäten der Lager minimiert. Der wachsende Wettbewerbsdruck zwingt Lagedienstleister zu einer kundenorientierten Auftragsbearbeitung mit einer hohen Flexibilität und Zuverlässigkeit. Um eine genaue Aufschlüsselung der von einem Unternehmen durch einen Auftrag entstandenen Kosten zu berechnen, benötigen Lagerdienstleister eine aussagekräftige Kostenrechnung, die es ermöglicht einzelne Prozesse detailliert mit Kosten zu belasten.
Im Rahmen dieser Arbeit sollen die Möglichkeiten der Lagerdienstleister untersucht werden eine Prozesskostenrechnung einzuführen. Ferner werden die von anderen Unternehmen in Anspruch genommenen Serviceleistungen und die daraus resultierenden Kosten verursachungsgerecht zugeordnet. Grundlegende Kenntnisse werden daher im Zusammenhang mit der geschichtlichen Entwicklung der Prozesskostenrechnung zunächst erläutert. Schwerpunkt der Arbeit bildet die Analyse des Aufbaus der Prozesskostenrechnung. In einer abschlie- ßenden Betrachtung werden die wichtigsten Ergebnisse heraus gearbeitet und kritisch betrachtet.
2 Untersuchungsgegenstand
2.1 Kostenrechnung in Bezug auf die Logistik
Aufgabe der Kostenrechnung in der Logistik ist es die Kosten und Leistungen, die im Materialoder Warenfluss entstehen, transparent zu machen. Dadurch wird die Kontrolle, Planung und Steuerung der Logistik ermöglicht. Defizite in der Logistik lassen sich dadurch rechtzeitig erkennen, ebenso können Rationalisierungspotentiale sichtbar gemacht werden.
Die gängigen Kostenrechnungsverfahren werden allgemein auf die Logistik wie folgt übertragen:
- Die Kostenartenrechnung: Die Kostenarten lassen sich zwischen primären und sekundären Logistikkosten differenzieren. Primäre Logistikkosten fallen durch die Nutzung externer Leistungen an, wie bspw. Frachtkosten. Die sekundären Kosten fallen durch innerbetriebliche Lieferund Lagerleistungen an und werden als Gemeinkosten auf Kostenstellen verrechnet2.
- Die Kostenstellenrechnung: Aufgabe von Logistikkostenstellen ist die Lokalisierung logistischer Aktivitätsbereiche und die Informationsgewinnung über die Höhe ihrer Kosten3.
- Die Kostenträgerrechnung: Das Ziel der Kostenträgerrechnung in der Logistik ist die Ausweisung der Logistikkosten als Kalkulationsgrößen. Dies setzt eine genaue Erfassung der logistischen Dienstleistungen voraus. In der Praxis werden die Logistikkosten meist als Gemeinkosten ausgewiesen. Dadurch entstehen Unschärfen bei der Zurechnung der Kosten auf einzelne Produkte und Dienstleistungen.
2.2 Entstehung der Prozesskostenrechnung
Erste Ansätze der Prozesskostenrechnung stammen aus den USA und wurden dort bereits in den 40-er Jahren bei der Firma Caterpillar umgesetzt. Grund war die Verschiebung der Einzelkosten zu den Gemeinkosten, wodurch die herkömmliche Kostenrechnung den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde.
Den entscheidenden Antrieb für die Zunahme der Ausbreitung des prozessorientierten Kostenmanagements in den USA gaben 1985 Miller und Vollmann durch die Vorstellung ihrer Studie „The hidden factory“.
Die Feststellung, dass die Gemeinkosten im Vergleich zu den Lohneinzelkosten an der Wertschöpfung drastisch angestiegen waren, veranlasste sie Vorschläge zur Verringerung der Transaktionskosten in den indirekten Bereichen zu machen. Diese sollten die Gemeinkosten senken.
Eine Weiterentwicklung dieser verbalen Umschreibung von Miller und Vollmann stellt das Konzept der prozessorientierten Gemeinkostenverrechnung von Johnson und Kaplan dar, welches unter dem Begriff „Activity-based Costing“ bekannt wurde. Dieses basiert auf der Annahme, dass die Ressourcen eines Betriebes zur Durchführung von Aktivitäten eingesetzt werden, die der Leistungserstellung dienen. Den Aktivitäten, welche die Ressourcen in Anspruch genommen haben, werden die entstandenen Kosten zugeordnet.
Auf Grund bereits bestehender differenzierter Kostenrechnungssysteme setzte die Entwicklung prozessorientierter Kostenrechnungsansätze in Deutschland relativ spät ein. Ähnlich wie in amerikanischen Unternehmen fand auch in Deutschland eine Verschiebung der Kosten von den Einzelkosten zu den Gemeinkosten statt. Die prozentuale Verrechnung der Gemeinkosten mittels pauschaler Zuschläge führte oftmals zu strategischen Fehlentscheidungen4.
Das von Horváth und Mayer 1989 entwickelte System der Prozesskostenrechnung basiert auf der deutschen Kostenartenund Kostenstellenrechnung. Während das amerikanische System des Activity-based Costing sich hauptsächlich mit der durch die Produktion entstandenen Kosten beschäftigt, zeichnet sich das System der Prozesskostenrechnung dadurch aus, dass alle Aktivitäten (Prozesse) eines Unternehmens betrachtet werden. Im Mittelpunkt stehen damit einzelne Prozesse, die analysiert werden.
2.3 Notwendigkeit der Prozesskostenrechnung für Lagerdienstleister
Lager dienen in erster Linie dem Bevorraten, Puffern, Reifen und Verteilen5. Dienstleister zeichnen sich durch die vorwiegend auf individuellen Wunsch erstellten Leistungen aus. Folglich übernimmt ein Lagerdienstleister für andere Unternehmen die spezifische Lagerung.
Das Problem des Dienstleisters ist die Zuweisung der durch die Fremdlagerung entstandenen Kosten. Die Logistikkostenträgerrechnung, die kalkulierbare Kosten einem Produkt für einen Endpreis zurechnet, kann daher nicht verwendet werden.
Für den Lagerdienstleister eignet sich aus diesem Grund die Prozesskostenrechnung. Im Mittelpunkt stehen die durch einen Kostenträger (Lagergut) in Anspruch genommenen Aktivitäten. Diese Methode ermöglicht es aus Sicht des Dienstleisters die Gesellschaften verursachungsgerecht mit den entstandenen
Kosten für eine Inanspruchnahme der logistischen Dienstleistungen zu belasten6.
Durch die von einem Dienstleister individuell durchgeführten Serviceleistungen kann eine Verrechnung nach dem Gemeinkostenprinzip nicht durchgeführt werden, da diese überproportional zu den Einzelkosten steigen würden und eine ungerechte Verteilung zur Folge hätten7. Verdeutlicht wird dies durch folgendes Beispiel8:
Bei einem Besuch in einem Speiserestaurant werden die Getränkeund Speisekarte gereicht, die sämtliche Leistungen des Restaurants und die dafür zu entrichtenden Preise nennen. Nach Einnahme der Speisen und Getränke werden diese auf der Rechnung ausgewiesen und bezahlt. Dieses Prinzip entspricht der Prozesskostenrechnung, da individuell in Anspruch genommene Leistungen bezahlt werden.
Würden die Leistungen in Form von Einzelkosten und Gemeinkosten verrechnet, müssten die Einzelkosten wie Nahrungsmittel etc. bezahlt werden. Kosten, die den Produkten nicht direkt zugeordnet werden können, wie bspw. Elektrizität, müssten am Ende des Abends nach dem Wert der eingenommenen Speisen und Getränke auf alle Besucher verteilt werden. Eine derartige Lösung wä- re für Restaurant (Dienstleister) und Besucher (Kunde) unbefriedigend.
Der folgende Teil konzentriert sich auf den Aufbau und die Umsetzung einer Prozesskostenrechnung, mittels derer Unternehmen die bei einem Lagerdienstleister Leistungen in Anspruch nehmen mit den von ihnen verursachten Kosten belastet werden.
2.4 Ziele der Prozesskostenrechnung bei Lagerdienstleistern
Lagerdienstleister verfolgen mit dem Einsatz der Prozesskostenrechnung eine Vielzahl von Zielen, die sich in zwei Bereiche gliedern lassen.
Um weitere Dienstleistungen an einen bereits bestehenden Kundenstamm zu verkaufen und neue Kunden zu akquirieren, ist es nötig den Kunden die Vorteile des eigenen Unternehmens gegenüber der Konkurrenz darlegen zu können. Die Prozesskostenrechnung ermöglicht eine größtmögliche Transparenz über die im Unternehmen bestehenden Prozesse. Dadurch lassen sich im Rahmen eines Benchmarkings Vergleiche mit anderen Unternehmen vornehmen, wodurch die eigenen Stärken gezielt dargestellt werden können. Die Produktgestaltung (Dienstleistung) soll kostenorientiert durchgeführt werden, d.h. ein Kunde bezahlt nur in Anspruch genommene Leistungen. Damit wird sicher gestellt, dass ein Kunde nicht die Leistungen anderer Kunden subventioniert. Dabei sind natürlich die allgemein bekannten Probleme der fehlenden Vergleichbarkeit von Dienstleistungen zu nennen, welche durch den Einsatz von Prozesskostenrechnungsverfahren zu einem Teil eliminiert werden können.
Die Prozesskostenrechnung dient ebenfalls der Optimierung interner Vorgänge. Die Erfassung von Zeitund Qualitätsmerkmalen verhelfen zu einer verbesserten Kostentransparenz durch die systematische Aufdeckung der Bezugsgrößen (Cost Driver) und einer Steigerung der Prozessqualität9.
3 Aufbau der Prozesskostenrechnung in Bezug auf Lagerdienstleister
Um die Prozesskostenrechnung richtig anzuwenden, wird eine bestimmte Vorgehensweise vorgeschlagen. In der Literatur ist man sich bis auf wenige Feinheiten einig, wie am besten vorgegangen werden sollte um die richtigen Ergebnisse zu erzielen. Bevor die einzelnen Schritte im Detail erklärt werden, soll der Leser einen Überblick gewinnen, wie die Prozesskostenrechnung bei Lagerdienstleistern richtig angewendet wird.
Nach den grundlegenden Definitionen und Voraussetzungen werden die folgenden Schritte erklärt.
- Durchführung der Prozessanalyse mit detaillierter, zielbezogener Tätigkeitsanalyse, Ermittlung der Maßgrößen und Festlegung der Planprozessmengen.
- Ermittlung der Prozesskosten
- Aufspaltung der Prozesskosten in lmi und lmn Kostenbestandteile
- Ermittlung der Prozesskostensätze
- Verdichtung der Teilprozesse zu Hauptprozessen
- Kalkulation mit Prozesskostensätzen
3.1 Definitionen
Die Durchführung der Prozesskostenrechnung stellt in der Praxis einen komplexen Katalog an Maßnahmen dar. Um Missverständnisse zu vermeiden ist zunächst eine Abgrenzung der verwendeten Begriffe vorzunehmen. Die folgenden Begriffe haben sich in der Literatur und im Sprachgebrauch der Logistik etabliert:
- Prozess: Bei einem Prozess handelt es sich um eine Folge von Aktivitäten, welche sich auf ein Arbeitsobjekt beziehen und identisch wiederholt werden können (Repetivitität = Identische Wiederholbarkeit)10. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen, bevor es mit der Prozesskostenrechnung effizient arbeiten kann, die Organisationsstruktur von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung gewährleisten muss. Prozesse sind somit charakterisiert durch den Leistungsoutput, die Leistungsfähigkeit, die Inanspruchnahme von Ressourcen und dem Kosteneinflussfaktor (Cost Driver)11.
- Hauptprozess: Gesamte, abteilungsübergreifende Folge von Aktivitäten, die dem selben Kosteneinflussfaktor unterliegen. Dies bedeutet, dass ein bestimmter Vorgang, der dem Kunden des Lagerdienstleisters angeboten wird, aus mehreren Faktoren (Teilprozesse, Aktivitäten) besteht. So beinhaltet bspw. der Vorgang „Lagern“ alle Aktivitäten von der Warenannahme über den eigentlichen Lagerprozess, bis zur Auslagerung. Der Hauptprozess kann als eine einzige Kostengröße, die entweder die Herstellungskosten der Dienstleistung oder den Preis für den Kunden widerspiegelt, ausgedrückt werden.
- Teilprozess: Aktivitäten innerhalb einer Kostenstelle, die einem oder mehre-
ren Hauptprozessen zugeordnet werden können. Als Teilprozess eines Lagerdienstleisters könnte bspw. die Qualitätskontrolle mit den zugeordneten Aktivitäten definiert sein.
- Cost Driver: Kosteneinflussfaktor bzw. Prozessbezugsgröße, der für die
Kostenentstehung maßgeblich ist. Mit dem Cost Driver wird ähnlich wie bei Kennzahlen eine Kostenstelle monetär messbar gestaltet, was eine unumgängliche Voraussetzung für den Einsatz der Prozesskostenrechnung darstellt. Bei Lagerdienstleistern können Cost Driver die Anzahl der Einund Auslagerungspositionen, in Anspruch genommene m³, die Anzahl der Eingangsprüfungen oder Kommissionierungen darstellen12.
- Prozessmenge: Häufigkeit mit der ein Prozess innerhalb einer Betrachtungsperiode (z.B. ein Monat, Quartal, Geschäftsjahr) wiederholt wird. Die Prozessmenge wird auch als Cost Driver Menge bezeichnet. Jeder Prozess tritt in Unternehmen mit unterschiedlicher Regelmäßigkeit auf. Diese Häufigkeit muss bekannt sein, da oftmals auftretende Prozesse einen kleineren relativen Anteil an den Prozesskosten verursachen, als selten vorkommende Prozesse.
- Prozesskosten: Alle einem Prozess verursachungsgerecht zuordenbaren Kosten.
- Prozesskostensatz: Division der Prozesskosten durch die Prozessmenge. Diese Größe ist besonders für das strategische Management von Relevanz, um Erkenntnisse für das zukünftige Vorgehen und die Ausrichtung des Unternehmens zu gewinnen.
3.2 Voraussetzungen für den Einsatz der Prozesskostenrechnung
Die Implementierung einer Prozesskostenrechnung gestaltet sich in der Praxis als sehr aufwendig. Besonders die im Folgenden beschriebene Analyse der Teilprozesse nimmt die Ressourcen Zeit und Arbeitsleistung in Anspruch. Dies wird besonders problematisch, wenn eine Zeiterfassung nach der REFA – Methode durchgeführt werden soll, da die durchführenden Mitarbeiter dann qualifiziert und zertifiziert sein müssen. Daher sollten folgende Kriterien bei der Einführung beachtet werden:
- Prozesshäufigkeit:
Prozesse, die in der Praxis selten vorkommen, leisten nur selten einen Beitrag zur Senkung und Ausweisung der Kosten. Die Erfassung der Tätigkeit und die Bewertung mit Kosten stellt meist einen höheren Aufwand dar, als eine Bewertung mittels herkömmlicher Kostenrechnungssysteme. Somit eignen sich nur repetetive Tätigkeiten für die Prozesskostenrechnung.
- Entscheidungsvariabilität:
[...]
1 Vgl. Dittrich, M. (2000), S. 9
2 Vgl. Weber, J. (2002), S. 887
3 Vgl. Teichmann, S. (1989), S. 81
4 Vgl. Horváth, P./ Mayer, R. (1989), S. 214
5 Vgl. Gleißner, H. (2000), S. 4
6 Vgl. Fischer, D. (1999), S. 152
7 Vgl. Hardt, R. (1995), S. 199
8 Mit Änderungen entnommen aus Fischer, D. (1999), S. 152
9 Vgl. Horváth/ Kieninger/ Mayer/ Schimank (1993), S. 612
10 Vgl. Franz, K-P. (1999), S. 13
11 Delfmann, W. (1999), S. 514
12 Vgl. Franz, K-P. (1999), S. 16
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