Die vorliegende Arbeit stellt beispielhaft eine Unterweisung im Büromanagement dar, bei der der Posteingang behandelt wird. Die Auszubildende befindet sich am Beginn (4. Monat) der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Trotz des bisher zeitlich kurzen Aufenthalts in der Firma, konnten bereits Inhalte zum Aufbau der organisatorischen Struktur des Unternehmens vermittelt werden, zu den Themen Datenschutz, Verschwiegenheit, sowie Sicherheit und Gesundheitsschutz, Informationsbeschaffung und den Umgang damit. Der Postausgang war das Thema der letzten Unterweisung. Da die Unterweisung im Schulungsraum stattfindet, wird die Auszubildende individuell gefördert. Sie hat genügend Zeit das Gelernte zu üben und wird dadurch selbstsicherer. Der Raum ist mit einem voll ausgestatteten Schreibtisch eingerichtet, um den Arbeitsvorgang gemeinsam erarbeiten zu können und später durch Übung zu vertiefen.
Rahmenbedingungen
Adressatenanalyse
Auszubildende
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Ausbilderin
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Ausbildungsstand
Die Auszubildende ist 17 Jahre alt und hat die Schule mit einem guten Sekundarabschluss beendet. Sie befindet sich am Beginn (4. Monat) der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Trotz des bisher zeitlich kurzen Aufenthalts in der Firma, konnten bereits Inhalte zum Aufbau der organisatorischen Struktur des Unternehmens vermittelt werden, zu den Themen Datenschutz der Verschwiegenheit sowie Sicherheit und Gesundheitsschutz, Informationsbeschaffung und den Umgang damit. Der Postausgang war das Thema der letzten Unterweisung.
Sie hat ein ausgesprochen gutes Denkvermögen und zeigt eine motivierte sowie eine akkurate Arbeitsweise. Die Auszubildende war im Zuge der Vergangenen Unterweisungen allzeit fokussiert und lernbereit. Bei der letzten Unterweisung frankierte Sie die Briefe und brachte diese zur Poststelle zum Verschicken, die Aufgabe erledigte sie sehr pflichtbewusst und sorgfältig.
Ort der Unterweisung
Die Unterweisung findet in einem ruhigen Schulungsraum der Firma statt. Das Telefon wird für die Zeitspanne der Unterweisung umgeleitet, um Störungen zu vermeiden. Zusätzlich ist ein „Bitte nicht stören!“-Schild an der Türaußenseite angebracht. Da die Unterweisung im Schulungsraum stattfindet, wird die Auszubildende individuell gefördert. Sie hat genügend Zeit das Gelernte zu üben und wird dadurch selbstsicherer. Der Raum ist mit einem voll ausgestatteten Schreibtisch eingerichtet, um den Arbeitsvorgang gemeinsam erarbeiten zu können und später durch Übung zu vertiefen.
Zeitpunkt / Dauer
Die Unterweisung findet am Freitag, den 29.11.2019 im Anschluss an die Frühstückspause statt. Im Zeitraum von 09:00 – 09:15 Uhr und dauert 15 Minuten. Dieser Zeitraum wurde der Leistungs- und Konzentrationskurve berücksichtigend ausgewählt, da zu der Tageszeit die Hochphase der Lernfähigkeit ist. Die Zeitdauer von 15 Minuten entspricht der Aufmerksamkeitsspanne bei Jugendlichen, was ein effektives und fokussiertes Arbeiten ermöglicht. Der Termin wurde im Wochenplan vorgemerkt und am Vortag nochmals bestätigt.
Methodische Analyse
Wahl und Begründung der Unterweisungsmethode
Modifizierte 4-Stufen-Methode
Bei der Unterweisung kommen die Prinzipien der aktivieren Mitarbeit, der Praxisnähe, der
Analysefähigkeit und der Erfolgssicherung zum Einsatz. Ich habe die modifizierten 4-Stufen-Methode gewählt, weil bei dieser Methode erarbeitet sich die Auszubildende mit Hilfe zielgerichteter offener Fragen durch die Ausbilderin (wie z.B. Wieso Weshalb Warum), weitestgehend die Lösungen und die wichtigsten Punkte selbst und hat somit einen höheren Lerneffekt da es dadurch wahrscheinlicher ins Langzeitgedächtnis gelangt. Die Postbearbeitung bedeutet ein hohes Maß an Verantwortung und Vertrauen der Auszubildende gegenüber, da personenbezogene Daten in Erfahrung gebracht werden, die dem Datenschutz unterliegen. Mit dem Öffnen und Verteilen der Post lernt die Auszubildende auch die Kollegen und die verschiedenen Abteilungen genauer kennen. Die Auszubildende kann mit Hilfe der Posteingangsbearbeitung sehr schnell einen Gesamtüberblick über das Unternehmen bekommen, da mit der Bearbeitung des Posteingangs auch anschließend die Verteilung der Post verbunden ist.
Didaktische Überlegungen
Lernzielbeschreibung
Die Lernziele für die Auszubildende sind in Richt-, Grob- und Feinlernziele unterteilt.
„Bearbeitung des Posteingangs“ ist lt. Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement vom 11. Dezember 2013 in § 4 Abs. 2 Nr. 1.3 b) dem Punkt „Posteingang und – ausgangs Bearbeiten“ zuzuordnen.
Lernziele
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Motivation
intrinsische Motivation (primäre/von Natur aus)
Die Auszubildende kann aus dem erlernten Fachwissen zum Posteingang auch privat profitieren und nutzen. Sie lernt, dass auch jegliche falsch zugestellte Post aufgrund des Briefgeheimnisses nicht geöffnet werden darf. Die Postbearbeitung ist Inhalt der IHK-Zwischenprüfung und auch Bestandteil des Berufsschule Lehrplans (Lernfeld 2 unter Punkt 4.2.3). Und somit das gelernte eine gute Vorbereitung auf die Zwischenprüfung ist. Die Auszubildende kann der Ausbilderin Ihren Wissensstand und die Ehrgeizige Arbeitsweise aufzeigen was wiederum zu Anerkennung und Lob führ. Außerdem wird der Auszubildende durch diese Unterweisung ermöglicht eine selbst- und eigenständige Arbeit zu erlernen auf die sie stolz sein kann.
extrinsische Motivation (sekundäre/beeinflussbare)
Mit einer sorgfältigen Postbearbeitung trägt die Auszubildende unmittelbar zum Betriebserfolg bei. Sie lernt die Wichtigkeit der Funktion der Poststelle im Unternehmen kennen. Das durch sorgfältiges Arbeiten und Weiterleiten wichtige Dokumente rechtzeitig ankommen (z.B. Rechnungen/Verträge/Bank/Post vom Rechtsanwalt oder dem Finanzamt) die Frist gebunden sind. Dabei wird ihr bewusst, dass Ihr großes Vertrauen entgegengebracht wird und Sie entsprechende Verantwortung übernimmt, sodass Sie nicht stets von einem Ausbildungsbeauftragten überwacht und kontrolliert werden muss. Mit dem positiven Abschluss der Unterweisungseinheit „Posteingang", kann die nächste Unterweisung zum Thema „Bearbeitung der Unternehmens Mails/ Digitales Postfach" erfolgen und das Thema Post auch abgeschlossen werden.
Angestrebten Kompetenzen
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Durchführung
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Lernerfolgskontrolle
Durch Prüfen der Postsortierung und Zuordnung von Privat und Firmenpost kann die Auszubildende und die Ausbilderin prüfen ob das gemeinsam gelernte verstanden würde. In der Poststelle der Firma kann die Auszubildende Ihre erlernten Kenntnisse und Fähigkeiten unter Einhaltung der relevanten Datenschutzbestimmungen und das Briefgeheimnis nach Unterweisung festigen und vertiefen.
Abschluss
Zum Schluss folgt der Hinweis auf die Eintragung ins Berichtsheft und der Dank für die aktive Mitarbeit der Auszubildenden. Ich überreiche Ihr eine Checkliste „Bearbeitung Posteingang“ für Ihre Unterlagen. Zudem wird einen Ausblick auf die nächste Lerneinheit gegeben:
Bearbeitung der Unternehmens Mails/ Digitales Postfach.
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- Quote paper
- Amira Thameur (Author), 2019, Unterweisungsentwurf zur Bearbeitung des Posteingangs, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/512321
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