Die Arbeit behandelt das Thema Budgetierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten für angemietete Immobilien der öffentlichen Hand. Die Idee zur vertieften und fachgerechten Auseinandersetzung mit genanntem Thema entstand während der Tätigkeit bei der Landeshauptstadt München als Instandhaltungsverantwortlicher für stadteigene und angemietete Immobilien. Wie auch die Stadt München, mietet die öffentliche Hand für Ihre hoheitlichen Aufgaben in den pulsierenden Metropolen Deutschlands immer mehr Immobilien an. Ein Blick in die Mietverträge zeigt dabei, dass neben Miet- und Betriebskosten auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten respektive Erhaltungskosten, auf den Mieter übertragen werden.
Ziel der Arbeit ist es, ein Berechnungsverfahren zu entwickeln, das es Instandhaltungsverantwortlichen, primär der Stadt München, sekundär der öffentlichen Hand, ermöglicht, das zur Instandhaltung und Instandsetzung ihres Bestandes an angemieteten Hochbauten notwendige Budget präzise und belastbar zu bestimmen. Folgende Frage liegt der Arbeit zugrunde: Wie können Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten für angemietete öffentliche Hochbauten erfasst und optimiert werden?
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation
1.2 Zielsetzung
1.3 Vorgehensweise
2 Theoretische Grundlagen
2.1 Definition von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten anhand vorhandener Normen und Richtlinien
2.1.1 Definition nach Europäischer Norm EN
2.1.2 Definition nach DIN
2.1.3 Definition nach AMEV
2.1.4 Definition nach VDI
2.1.5 Definition nach GEFMA
2.1.6 Definition nach der zweiten Berechnungsverordnung (II. BV)
2.2 Abgrenzung technische und mietrechtliche Instandhaltung und Instandsetzung
2.3 Begriffsdefinitionen im Rahmen dieser Arbeit
2.4 Zusammenfassung
3 Bestehende Verfahren zur Budgetierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
3.1 Analytische Verfahren nach AMEV
3.2 Budgetierung durch Gebäudezustandsberichte
3.3 Kennzahlenorientierte Budgetierungsverfahren
3.3.1 Kennzahlen aus der II. Berechnungsverordnung
3.3.2 Kennzahlen aus dem fm.benchmarking Bericht
3.3.3 Kennzahlen aus dem Büro OSCAR
3.3.4 Kennzahlen aus dem FM Monitor Report
3.4 Das wertorientierte Budgetierungsverfahren
3.5 Zusammenfassung
4 Plausibilitätskontrolle der Verfahren mit Hilfe von Fallbeispielen der Stadt München
4.1 Empirische Untersuchung real angemieteter Immobilien der Stadt München
4.2 Plausibilitätskontrolle des analytischen Verfahrens der AM EV
4.3 Plausibilitätskontrolle der Budgetierung durch Gebäudezustandsbe-richte
4.4 Plausibilitätskontrolle der kennzahlenorientierten Budgetierungsverfahren
4.4.1 II. Berechnungsverordnung
4.4.2 fm.benchmarking Bericht
4.4.3 Büro OSCAR
4.4.4 FM Monitor
4.5 Plausibilitätskontrolle des wertorientierten Budgetierungsverfahrens
4.6 Zusammenfassung
5 Einflussfaktoren auf die Instandhaltungs- und Instandsetzungskos-ten bei Anmietobjekten
5.1 Mietrechtliche Einflussfaktoren
5.2 Baurechtliche Einflussfaktoren
5.3 Sonstige Einflussfaktoren
5.4 Zusammenfassung
6 Entwicklung des Berechnungsverfahrens für Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten bei angemieteten öffentlichen Hochbauten
6.1 Vorgehensweise
6.2 Berechnungsgrundlagen für die vertraglich festgelegten Instandhal-tungs- und Instandsetzungskosten
6.2.1 Höchstbetragsgrenze/Kappungsgrenze (Fall A)
6.2.2 Maximal zulässige Höchstbetragsgrenze nach dem BGH (Fall B)
6.2.3 Einzelfallhöchstbetragsgrenze (Fall C)
6.3 Festlegung der Berechnungsgrundlage für die vertraglichen Schön-heitsreparaturen
6.4 Festlegung der Berechnungsgrundlage für die außerordentlichen In-standhaltungs- und Instandsetzungskosten
6.5 Das Berechnungsverfahren
7 Fazit und Ausblick
Quellenverzeichnis
Rechtssprechungsverzeichnis
Verzeichnis der Gesetze, Rechtsverordnungen und Verwaltungsanweisun-gen
Anlagenverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abb.1: AMEV TGA-Kosten Betreiben 2013 Formel des Kalkulations- ansatzes (vgl. AMEV 2013: 15)
Abb.2: Plausibilitätskontrolle der Realdaten mit den Kennzahlen aus der II.BV
Abb.3: Plausibilitätskontrolle der Realdaten mit den Kennzahlen des fm.benchmarking Bericht 2017, Kategorie 10. Perzentil
Abb.4: Plausibilitätskontrolle der Realdaten mit den Kennzahlen des Büro OSCAR 2016, Kategorie Minimum
Abb.5: Plausibilitätskontrolle der Realdaten mit dem wertorientierten Ansatz
Abb.6: Eigene Darstellung der Gegenüberstellung der vertraglichen Kappungsgrenzen und der ermittelten Kosten 2015/2016
Abb.7: Eigene Darstellung der Anmietobjekte ohne vertragliche Re- gelungen auf der Grundlage des Autors Neuhaus und der er-mittelten Kosten 2015/2016
Abb.8: Eigene Darstellung der Gegenüberstellung der vertraglichen Einzelfall Höchstbetragsgrenzen und der ermittelten Kosten 2015/2016
Abb.9: Eigene Darstellung der außerordentlichen Instandsetzungs- maßnahmen im Betrachtungszeitraum 2012 bis 2016
Tabellenverzeichnis
Tab.1: Instandhaltungskosten pro m² Wohnfläche nach der II.BV
Tab.2: Schönheitsreparaturkosten pro m² Wohnfläche nach der II.BV
Tab.3: Kostenkennzahlen des technischen Gebäude- managements (TGM) aus dem fm.benchmarking Bericht 2017
Tab.4: Überwachungs- und Instandhaltungskosten pro m² Nettogrundfläche aus dem Büro OSCAR Bericht 2016
Tab.5: Überwachungs- und Instandhaltungskosten pro m² Geschossfläche aus dem FM Monitor Report 2017
Tab.6: Kostengrenzwerte innerhalb des Mietobjektes nach dem wertorientierten Ansatz mittels der Jahresnettokaltmiete (vgl. Neuhaus 2014: 329)
Tab.7: Kostengrenzwerte bei gemeinschaftlich genutzten Flächen nach dem wertorientierten Ansatz mittels der Jahresnettokaltmiete (vgl. Neuhaus 2014: 329)
Tab.8: Eigene Darstellung der unterschiedlichen Bezugsgrößen und Maßnahmen der einzelnen Verfahren aus Kapitel
Tab.9: Umrechnungsfaktoren [f Fläche, i] zur Berechnung der Bezugsfläche (vgl. Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung 2006: 4)
Tab.10: Eigene Darstellung der prozentualen Abweichungen der be- rechneten Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten von den tatsächlichen Aufwendungen aus den Fallbeispielen
Tab.11 Einflussfaktoren auf die Höhe von Instandhaltungs- und In- standsetzungskosten
Tab.12 Korrekturfaktor für das Alter der nutzerspezifischen techni- schen Anlagen, Einrichtungen und Geräte (vgl. AMEV 2013: 22)
Tab.13 Jahreskostenfaktor für die einzelne Kostengruppe 470 nut- zerspezifische Anlagen nach DIN 276 (vgl. AMEV 2013: 22 ff.)
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation
Die vorliegende Bachelorarbeit behandelt das Thema „Budgetierung von Instand-haltungs- und Instandsetzungskosten für angemietete Immobilien der öffentlichen Hand“. Die Idee zur vertieften und fachgerechten Auseinandersetzung mit genann-tem Thema entstand während der Tätigkeit bei der Landeshauptstadt München als Instandhaltungsverantwortlicher für stadteigene und angemietete Immobilien. Wie auch die Stadt München, mietet die öffentliche Hand für Ihre hoheitlichen Aufgaben in den pulsierenden Metropolen Deutschlands immer mehr Immobilien an. Ein Blick in die Mietverträge zeigt dabei, dass neben Miet- und Betriebskosten auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten respektive Erhaltungskosten, auf den Mieter übertragen werden. Wissenschaftlich ausgearbeitete und bereits etab-lierte Budgetierungsverfahren stehen der öffentlichen Hand beim Kostenblock „In-standhaltung und Instandsetzung“ derzeit nur für Eigentum oder Gebäude im Tei-leigentum zur Verfügung. Trotz bewährter Anmietprozesse und der großen wirt-schaftlichen Bedeutung der Erhaltungspflicht von Gebäuden im gewerblichen Miet-recht, kann die Stadt München derzeit auf keine ausgereiften Hilfsmittel zur Pla-nung des Instandhaltungsbudgets bei angemieteten Immobilien zurückgreifen. Für Instandhaltungsverantwortliche erweist sich dies in der Praxis als großes Problem. Aufgrund fehlender Kenntnisse hinsichtlich des tatsächlichen Erhaltungsbedarfes gemäß Mietvertrag sowie der kostenrelevanten Faktoren, wird bei der Bestimmung des jährlichen Erhaltungsbedarfes für Instandhaltungen, Instandsetzungen, Schönheitsreparaturen und Hausmeisterdienste die gleiche Methode wie bei stadt-eigenen Gebäuden angewandt und deshalb oft auf Vorjahreswerte zurückgegrif-fen. Mangelnde Transparenz führt nicht selten zu Missverständnis und geringer Akzeptanz für die Notwendigkeit einer ausreichenden und richtigen Budgetierung von Erhaltungsmaßnahmen im Management. Beleg dafür sind oftmals Kürzungen des Budgets. Die fehlenden Mittel haben wiederum zur Folge, dass notwendige, vertragliche vereinbarte Erhaltungsmaßnahmen vom Mieter nicht durchgeführt werden können. Dies mündet häufig in einem Substanzverlust an den angemiete-ten Immobilien innerhalb der vertraglich vereinbarten Mietflächen.
1.2 Zielsetzung
Mit dem Hintergrund der im Kapitel 1.1 vorgestellten Ausgangssituation, ist es An-lass und Ziel der Arbeit, ein Berechnungsverfahren zu entwickeln, das es Instand-haltungsverantwortlichen, primär der Stadt München, sekundär der öffentlichen Hand, ermöglicht, das zur Instandhaltung und Instandsetzung ihres Bestandes an angemieteten Hochbauten notwendige Budget präzise und belastbar zu bestim-men. Folgende Frage liegt der Bachelorarbeit zugrunde: Wie können Instandhal-tungs- und Instandsetzungskosten für angemietete öffentliche Hochbauten erfasst und optimiert werden?
1.3 Vorgehensweise
In Kapitel 2 werden die theoretischen Grundlagen von Instandhaltungs- und In-standsetzungskosten zunächst definiert. Begriffsverständnisse, die aus der Fach-literatur sowie der entsprechenden Normung entnommen werden können, werden detailliert dargelegt und münden in einer Klassifizierung der Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Eine graphische und textliche Unterteilung stellt die Er-gebnisform dar.
Kapitel 3 erläutert und präzisiert bestehende Verfahren zur Erfassung des für die Instandhaltung notwendigen Budgets. Zudem werden deren Vor-und Nachteile herausgearbeitet. Aufgrund der Basis wie und wo Instandhaltungs- und Instand-setzungskosten für angemietete öffentliche Hochbauten bisher erfasst werden und wurden, wird ein neues speziell für Anmietobjekte entwickeltes Berechnungsver-fahren erstellt und für den späteren Vergleich mit den Realdaten der Stadt Mün-chen in Fallbeispielen herangezogen. Im Anschluss werden bisher verwendete Optimierungsansätze eruiert.
In Kapitel 4 erfolgt mithilfe von Realdaten der Stadt München durch Darstellung von Fallbeispielen eine Plausibilitätskontrolle der bestehenden theoretischen Budgetierungsverfahren hinsichtlich der Anwendbarkeit und Genauigkeit. Zudem wird erörtert, ob eine Optimierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskos-ten für angemietete öffentliche Hochbauten mit Hilfe der bestehenden Methoden realisierbar ist. In der Realdatenanalyse werden 30 angemietete öffentliche Hoch-bauten der Landeshauptstadt München mit vollständiger Gebäude- und Maßnah-mendokumentation aus den Mietjahren 2012, 2013, 2014, 2015 und 2016, für die jeweiligen Fallbeispiele herangezogen. Anschließend werden die tatsächlichen In-standhaltungs- und Instandsetzungskosten der 30 analysierten Immobilien dem theoretischen Berechnungsverfahren gegenübergestellt. Diese Analyse soll die Ausgangssituation der Instandhaltungsverantwortlichen bei der Stadt München begründen und zeigen, warum die bisherigen Verfahren zur Instandhaltungs- und Instandsetzungsbudgetierung von eigenen Immobilien den realen Anforderungen der angemieteten Immobilien nicht gerecht werden.
In Kapitel 5 werden mietrechtliche, baurechtliche und sonstige Faktoren, die maß-geblich auf die Höhe der Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten in angemie-teten öffentlichen Hochbauten einwirken, durch eine wissenschaftliche Literatur-recherche analysiert. Das Kapitel strebt eine Beschreibung von Einflussfaktoren an, mit denen zukünftig angemietete öffentliche Hochbauten erfasst und optimiert werden können. Die Auswahl der Einflussfaktoren und deren fachgemäße Bewer-tung ihrer Einflusswirkung auf die Höhe der Instandhaltungs- und Instandsetzungs-kosten stellen einen wesentlichen Schwerpunkt dieser Arbeit dar. Basis hierfür bil-den zunächst Angaben aus der wissenschaftlichen Literatur. Diese werden mit Hilfe der Analyse empirischer Daten aus den 30 Fallbeispielen validiert. Darüber hinaus wird überprüft, ob es bei Anmietobjekten Einflussfaktoren gibt, die in der Literatur bisher noch nicht erkannt wurden, jedoch in den Fallbeispielen aufgetre-ten sind.
Anhand einer wissenschaftlichen Recherche sowie Eigenbeobachtung, aufbauend auf den Erkenntnissen der beiden vorherigen Kapitel, wird in Kapitel 6 die Entwick-lung eines Berechnungsverfahrens für die Erfassung und Optimierung von In-standhaltungs- und Instandsetzungskosten in angemieteten öffentlichen Hochbau-ten angestrebt. Das Kapitel wird zeigen, welche Berechnungsschritte für eine Er-fassung und Optimierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten erfor-derlich sind. Die Ergebnisse werden darlegen, dass die Einflussfaktoren und deren Auswirkungen auf die Höhe der Erhaltungskosten von der Art der jeweiligen Erhal-tungsmaßnahme abhängen.
Im abschließenden Kapitel 7 werden die im Rahmen dieser Bachelorarbeit gewon-nenen Erkenntnisse kritisch beleuchtet und ein Ausblick auf den weiteren For-schungsbedarf im Bereich Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten von ange-mieteten öffentlichen Hochbauten gegeben.
2 Theoretische Grundlagen
2.1 Definition von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten an-hand vorhandener Normen und Richtlinien
Die Begriffe Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten spielen eine große Rolle bei der Erhaltung von angemieteten Gebäuden. Kapitel 2 wird nachfolgend Auf-schluss darüber geben, wie diese Kostenart für Gebäude definiert ist. Die sechs wichtigsten Definitionen, die im Rahmen dieser Arbeit relevant sind, werden aus-führlich beschrieben.
2.1.1 Definition nach Europ ä ischer Norm EN 13306
Die Europäische Norm EN 13306:2015-08 definiert mit dem Titel „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“ (NORM EN 13306:2015-08: 1) Instandhaltung als Oberbegriff für alle administrativen und technischen Maßnahmen sowie Maßnah-men des Managements während des Lebenszyklus einer Einheit, dargestellt in ei-ner Kombination. Ziel ist die Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, sodass die geforderte Funktionssicherheit erfüllt werden kann (vgl. NORM EN 13306:2015-08: 3). Der Begriff Instandsetzung ist in dieser europäischen Norm als ein Unterbegriff der Instandhaltung festgelegt und wird als „Physikalische Maßnahmen [definiert], die ausgeführt werden, um die geforderte Funktion einer fehlerhaften Einheit wiederherzustellen“(NORM EN 13306:2015.08: 7). Verabschiedet wurde die Norm erstmals im März 2001 durch das Europäische Komitee für Normung (CEN-TC 319). Zudem forderte das Europäische Komitee alle europäischen Mitgliedsstaaten auf, der EN 13306 ohne Änderung den Status einer nationalen Norm zu geben. In Deutschland übernahm diese Forderung das Deutsche Institut für Normung - und so entstand für die Bundesrepublik die DIN EN 13306 mit identischem Inhalt.
2.1.2 Definition nach DIN 31051
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) definiert in Anlehnung an die EN 13306 aus dem Jahre 2010 in der dritten Fassung ihrer Norm DIN 31051:2012-09 den Begriff Instandhaltung als Überbegriff und den Begriff Instandsetzung als Grund-maßnahme der Instandhaltung neben den Begriffen Wartung, Inspektion und Ver-besserung. Dort heißt es: „ [Instandhaltung und – setzung sind eine] Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die ge-forderte Funktion erfüllen kann“ (NORM DIN 31051:2012-09: 3). Innerhalb der In-standhaltung schließt die Definition der Instandsetzung „Maßnahmen zur Rückfüh-rung einer Betrachtungseinheit in den funktionsfähigen Zustand, mit Ausnahme von Verbesserungen“ (NORM DIN 31051:2012-09: 3) mit ein. Verstanden wird da-runter die Wiederherstellung der zum bestimmungsgemäßen Gebrauch geeignete Zustand. Die Wartung ist als „Maßnahme zur Verzögerung des Abbaus des vor-handenen Abnutzungsvorrates“ (NORM DIN 31051:2012-09: 3) definiert, während die Inspektion „Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des Istzustandes ei-ner Betrachtungseinheit einschließlich der Bestimmung der Ursachen der Abnut-zung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen für eine künftige Nutzung“ (NORM DIN 31051:2012-09: 3) darstellt. In der Praxis werden Inspektionen und Wartung oft gemeinsam in einem Arbeitsgang durchgeführt. Die abschließende Verbesserung ist definiert als „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen zur Steigerung der Funktionssicherheit einer Be-trachtungseinheit, ohne die von ihr geforderte Funktion zu ändern“ (NORM DIN 31051:2012-09: 3).
2.1.3 Definition nach AMEV
Für den öffentlichen Dienst allgemein definiert der Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) in seiner Bro-schüre Nr. 126 Instandhaltung 2014 wie folgt: „Unter Instandhaltung wird nach DIN 31051 die Kombination aller funktionserhaltenden und die bestimmungsgemäße Funktion wiederherstellenden Maßnahmen für eine Anlage bzw. für ihre Kompo-nenten und Teile verstanden, die während des Lebenszyklus erforderlich sind. Ge-genstand dieser AMEV Empfehlung sind die Grundmaßnahme der Instandhaltung – Inspektion; - Wartung und Instandsetzung“ (AMEV 2014: 3). Der Verband defi-niert in seiner Veröffentlichung zwar nur den Oberbegriff Instandhaltung, weist je-doch ganz konkret auf die Definitionen der aktuellen DIN 31051:2012-09 hin.
2.1.4 Definition nach VDI
In der Richtlinie 2895 des Verband der Deutschen Ingenieure (VDI) mit dem Titel Organisation der Instandhaltung ist eine Begriffsdefinition zur Instandhaltung und – setzung enthalten (vgl. VDI 2012: 1) . Die Richtlinie übernimmt dabei allerdings die alte Definition aus der ersten Fassung der DIN 31051 aus dem Jahre 1985. Es handelte sich um die DIN 31051: 1985-01 mit dem Titel „Instandhaltung, Begriffe und Maßnahmen“ (NORM DIN 31051:1985-01: 1). Der Verband definiert identisch den Oberbegriff Instandhaltung mit „Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustan-des sowie zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes“ (NORM DIN 31051: 1985-01: 1). Der Verband betont deutlich, dass seine Richtlinie Nr. 2895 vor allem auf Maschinen und technische Anlagen anzuwenden ist (vgl. Heider 2013: 44). Alle Bereiche in denen Instandhaltungsaufgaben wahrgenommen werden, sind von der Richtlinie abgedeckt (vgl. Heider 2013: 44).
2.1.5 Definition nach GEFMA
Der Deutsche Verband für Facility Management e.V. German Facility Management Association (GEFMA) unternahm im Jahre 1996 den Versuch, einen Beitrag zu einer einheitlichen Begriffsbestimmung im Rahmen der Werterhaltung von Gebäu-den und Anlagen zu leisten. Dafür entwickelte der Verband einen Entwurf der GE-FMA-Richtlinie 122 mit der Bezeichnung Betriebsführung von Gebäuden, gebäu-detechnischen und Außenanlagen (vgl. GEFMA 1996: 1). Bei der Begriffsdefinition orientierte sich der Verband einerseits wie der VDI-Verband in seiner Richtlinie 2895 an die technisch geprägte erste Fassung der DIN 31051 aus dem Jahre 1985 sowie an der mietrechtlich relevanten II. Berechnungsverordnung (siehe Kapitel 2.1.6). Durch die Annäherung an die technisch theoretische Normung der DIN 31051 einerseits sowie an die Wohnungswirtschaft anderseits lag die Herausfor-derung darin, dass die Begriffsdefinition in einem Spannungsfeld lag. Wie bereits im Kapitel 2.1.2 dargelegt, definiert die technische theoretische Normung den Be-griff Instandhaltung als Oberbegriff und die Begriffe Instandsetzung, Wartung und Inspektion als Unterbegriffe. In der Wohnungswirtschaft findet durch die II. Berech-nungsverordnung eine Trennung zwischen Betriebskosten (Wartung) und Erhal-tungskosten (Instandhaltung, Instandsetzung und Inspektion) in der Praxis statt. Eine einheitliche Definition ist in diesem Spannungsfeld aus der GEFMA Richtlinie 122 nicht zu entnehmen.
2.1.6 Definition nach der zweiten Berechnungsverordnung (II. BV)
Für Anmietungen mit Wohnmietverträgen gilt für weite Teile der Wohnungswirt-schaft die Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen. Die II. BV stellt gegenüber den Definitionen aus den Kapiteln 2.1.1 bis 2.1.5 eine Bundesver-ordnung dar und ist deshalb strikt einzuhalten. In der II. BV werden sämtliche Kos-ten definiert, unter anderem auch die Art und der Umfang des Begriffes Instand-haltung sowie die daraus resultierenden Kosten. Um durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ord-nungsgemäß zu beseitigen, müssen während der Nutzungsdauer zum Erhalt des bestimmungsgemäßen Gebrauchs Instandhaltungskosten aufgewendet werden (vgl. VERORDNUNG II. BV § 28 2015: 19). Schon Tabak (2014: 17) erwähnte in seinem Werk, dass der Begriff Instandhaltung in der II. BV simultan der DIN 31051 als Oberbegriff zur Erhaltungspflicht verwendet wird. Allerdings enthält sie lediglich Maßnahmen der Instandsetzung. Präventive Maßnahmen wie Wartung und In-spektion sowie Verbesserungen in Form von Erneuerungs- bzw. Modernisierungs-maßnahmen werden jedoch nicht berücksichtigt (vgl. Tabak 2014: 17).
Darüber hinaus werden in der II.BV Schönheitsreparaturen, die ebenfalls eine Form der Erhaltungsmaßnahme im Mietrecht darstellen, praxisnah beschrieben. Dazu zählen beispielshalber Streichen und Kalken der Wände oder der Heizkörper oder auch das Tapezieren (VERORDNUNG II. BV § 28 2015: 19).
2.2 Abgrenzung technische und mietrechtliche Instandhaltung und Instandsetzung
Da die im Kapitel 2.1 vorgestellten Definitionen keine Einheit ergaben, werden in folgendem Kapitel die eruierten Definitionen auf ihre Praxistauglichkeit untersucht. Es erfolgt eine Abgrenzung zwischen technischer und mietrechtlicher Instandhaltung und -setzung. Zweitere findet ihre Definition im § 535 Abs. 1 des BGB. Nach diesem obliegt es dem Vermieter als Hauptpflicht, den Mietgegenstand „[…] in ei-nem zu dem vertragsmäßigen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten“ (GESETZ § 535 Abs. 1, Satz 2 BGB). Um diese Erhaltungspflicht zu erfüllen, muss der Vermieter Instand-haltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen anwenden. In der Praxis stellt dies die Regel dar. Anders als die technischen theoretischen Definitionen aus Normen und Richtlinien findet die mietrechtliche Begriffsdefinition ihren Ursprung in den Er-kenntnissen der Rechtsprechungen des Bundesgerichtshofes (BGH) und der ein-zelnen Landgerichte. Der BGH definierte in seinen Urteilen vom 07.04.2004 für Wohnraummietverträge und 06.04.2005 für Gewerbemietverträge den Begriff Instandhaltung als Kosten für Maßnahmen die in Anlehnung an § 28 Abs.1 der II. BV zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müs-sen, um die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinwirkung entstehenden baulichen und sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (vgl. BGH Urteil vom 06.04.2005, XII ZR158/01, NZM 2005, 863 = MDR 2006, 17 = NJW-RR 2006, 84 = Info M 2005, 197.; BGH Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 146/03, NZM 2004, 418.). Im Ergebnis handelt es sich dabei um Maßnahmen zur Schadensvorbeu-gung, die das Objekt im vertragsgemäßen Zustand halten, damit es nicht zu Schä-den, mithin auch zu Reparaturaufwand kommt. Die Vorbeugung erfolgt in Form einer laufenden Wartung, Pflege des Mietobjektes und durch regelmäßige Sicht-kontrollen respektive Inaugenscheinnahme Vor-Ort oder auch Inspizieren. Die In-standsetzung stellt dagegen eine Schadensbeseitigung dar, deren Ursache unre-gelmäßig auftritt und die die Kosten der Reparatur und Wiederbeschaffung bein-haltet. Sie ist im Sinne des Mietrechts definiert als „[…] die Reparatur solcher Schä-den, die auf dem Mietgebrauch beruhen oder der Risikosphäre des Mieters zuzu-ordnen sind, sowie die Ersatzbeschaffung von mitvermieteten Anlagen, Einrichtun-gen oder sonstigen Bestandteilen des Mietobjekts“ (Schultz 2015: 62).
In der Praxis ist für die Instandhaltungsverantwortlichen bei Anmietobjekten eine Abgrenzung zwischen technisch theoretischen und mietrechtlichen Definitionen schon deshalb erforderlich, weil Mietvertragsklauseln, die sich unspezifisch auf technische Normen und Richtlinien der Instandhaltung und Instandsetzung bezie-hen, als intransparent und somit als unwirksam gelten. Dies entschied der BGH mit der Begründung, dass der juristisch nicht vorgebildete Laie Umfang und Trag-weite nicht erkennen und überblicken könne (vgl. Langenberg; Zehelein 2015: Rn27). Die Einzelnorm des § 538 BGB beschreibt den Begriff Erhaltungslast (oder Instandhaltungslast), wonach der Mieter Verschlechterungen der Mietsache durch die Abnutzung durch vertragsmäßigen Gebrauch nicht zu vertreten hat. Durch eine zulässige mietvertragliche Klausel kann dieser Paragraph des § 538 BGB ausge-schlossen und dem Mieter Reparaturverpflichtungen auferlegt werden, soweit die Schäden dem Mietgebrauch und dem Risikobereich des Mieters zuzuordnen sind (vgl. Fritz 2005: Rn229a).
Eine weitere mietrechtliche Abgrenzung ist bei Schönheitsreparaturen nötig. Sie beinhalten ebenfalls Reparaturarbeiten, jedoch ausschließlich an baukonstrukti-ven Einrichtungen und nur an deren Oberflächen. Gemeint ist das Beschichten bzw. Malern von Innenwänden und Innendecken, das Streichen von innenliegen-den Fenster- und Türseiten. Schönheitsreparaturen fallen in den technischen De- finitionen unter Instandsetzungsmaßnahmen. Außerplanmäßige Instandsetzungs-maßnahmen, die auf Umweltereignisse oder auf Gebäudeschäden zurückzufüh-ren sind, nennt man im Mietrecht Renovierungsschäden (vgl. Bechinger 2016: Rn 461). Sie fallen generell in den Zuständigkeitsbereich des Vermieters (vgl. Fritz 2005: Rn 220). Beispielsweise Reparaturarbeiten an der Außenfassade aufgrund starker Risse durch Erdbeben oder Reparaturarbeiten an der Dachkonstruktion aufgrund von Sturmschäden (vgl. Bechinger 2016: Rn461). Allerdings besteht im Mietrecht durch sogenannte wirksame Schönheitsreparaturklauseln die Möglich-keit, derartige Arbeiten durch vertragliche Regelungen mittels Formularklauseln auf den Mieter zu übertragen (vgl. Fritz 2005: Rn 221). Die Anlagen 1 und 2 ent-halten eine klare Übersicht, welche Schönheitsreparaturklauseln wirksam und un-wirksam sind.
2.3 Begriffsdefinitionen im Rahmen dieser Arbeit
Im Rahmen dieser Arbeit werden folgende Definitionen aus dem Mietrecht verwen-det: Instandhaltungskosten stellen Kosten für vorbeugende Maßnahmen, zur Er-haltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs, um die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinwirkung entstehenden baulichen und sonstigen Mängeln ord-nungsgemäß zu beseitigen, dar (vgl. BGH Urteil vom 06.04.2005, XII ZR158/01, NZM 2005, 863 = MDR 2006, 17 = NJW-RR 2006, 84 = Info M 2005, 197.; BGH Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 146/03, NZM 2004, 418.). Instandsetzungskosten sind Kosten für unregelmäßige Reparaturen und Wiederbeschaffungen von Ver-schleißteilen, wenn das Objekt oder Ausstattungsteile schadhaft geworden sind (vgl. BGH Urteil vom 06.04.2005, XII ZR158/01, NZM 2005, 863 = MDR 2006, 17 = NJW-RR 2006, 84 = Info M 2005, 197.; BGH Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 146/03, NZM 2004, 418.). Schönheitsreparaturkosten sind definiert als Kosten zur Beseitigung von Abnutzungsschäden an baukonstruktiven Oberflächen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache entstanden sind (vgl. Bechinger 2016: Rn459). Hausmeisterdienstkosten stellen Kosten, die aufgrund nutzerspezi-fischer Tätigkeiten an Einrichtungsgegenständen innerhalb der Mietfläche durch die Hausmeister des Instandhaltungsverantwortlichen der Stadt München entste-hen, dar.
2.4 Zusammenfassung
Im Blickpunkt des Kapitels mit den theoretischen Grundlagen stand das Aufzeich-nen der Problematik und der damit verbundenen Schwierigkeit hinsichtlich einer einheitlichen Definition der Begriffe. Ein weiterer Punkt, um die Untersuchungs-frage zu beantworten, war die Abgrenzung der Begrifflichkeiten Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung und Verbesserung. Neben technisch theoretischen Defi-nitionen aufbauend auf die EN 13306 und DIN 31051 existieren für Instandhal-tungsverantwortliche weitere Begriffsdefinitionen von privaten Institutionen, die in ihren Normen, Richtlinien und Empfehlungen versuchen, die Begriffe einheitlich zu definieren.
Die Tatsache, dass die unterschiedlichen theoretischen Definitionen für technische Anlagen entwickelt wurden und daher für die Anmietung von Immobilien nicht recht passen (vgl. Langenberg; Zehelein 2015: 231), bestätigte die Schwierigkeit dieser Untersuchungsfrage. Eine Vereinheitlichung der technisch theoretischen Definitio-nen aus dem Baurecht auf der einen Seite und der mietrechtlichen Definitionen der vorgestellten Werke auf der anderen Seite ist sowohl auf europäischer als auch auf nationaler Ebene erforderlich (vgl. Bahr 2008: 23). Durch die Abgrenzung in Kapitel 2.2 wurde die derzeitige Praxis beschrieben, in der eine Unterscheidung zwischen baurechtlicher und mietrechtlicher Definition stattfindet.
In dieser Arbeit werden für die Begrifflichkeiten die BGH Definitionen verwendet. Dieser hat in seinen Urteilen für Wohnraum- und Gewerbemietverträge in Anleh-nung an § 28 Abs.1 II. BV eine klare Abgrenzung hinsichtlich der Definitionen von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten klargestellt. Betrachtungsgegen-stand dieser Arbeit sind angemietete Immobilien, die Mietvertragsklauseln bzw. schriftliche Vereinbarungen zu Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten in An-lehnung an die BGH Definitionen enthalten.
3 Bestehende Verfahren zur Budgetierung von Instandhal-tungs- und Instandsetzungskosten
In nachfolgendem Kapitel werden bestehende Verfahren zur Erfassung des für die Instandhaltung und -setzung notwendigen Budgets erläutert sowie deren Vor-und Nachteile herausgearbeitet.
3.1 Analytische Verfahren nach AMEV
Die Budgetierungsmethode aus der Empfehlung Nr. 120 des Arbeitskreises für Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) mit dem Titel Ermittlung der Kosten für das Betreiben von technischen Anlagen in öffentlichen Gebäuden – TGA-Kosten Betreiben 2013 (vgl. AMEV 2013: Titelblatt) ist in der Praxis die derzeit bekannteste Methode hinsichtlich der Erfassung und Optimierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten öffentlicher Hoch-bauten im Eigentum oder Teileigentum. Budgetiert wird in Form eines Kalkulati-onsansatzes, wodurch die Kosten für das Betreiben der Technischen Gebäude-ausrüstung (TGA) (Kop) aus dem Wiederbeschaffungswert des Gebäudes (WN), multipliziert mit bestimmten Jahresfaktoren und Korrekturfaktoren ermittelt wer-den. Abbildung 1 zeigt den Kalkulationsansatz. Kop = WN x Jahreskostenfaktor x Korrekturfaktoren Abb. 1: AMEV TGA-Kosten Betreiben 2013 Formel des Kalkulationsansatzes (vgl. AMEV 2013: 15).
Im ersten Rechenschritt dieses Verfahrens erfolgt die Ermittlung des Wiederbe-schaffungswertes des Gebäudes. Eine Korrektur mit bestimmten Jahreskostenfak-toren, beispielsweise mit der Berücksichtigung des Anlagenalter, der Gebäudenut-zungsart, etc. findet im zweiten Rechenschritt statt. Gefolgt wird dieser von der Berechnung der Jahresgesamtkosten für die operativen Aufgaben und der Ab-schätzung der administrativen Kosten. Dieser Schritt hilft Instandhaltungsverant-wortliche bei der Entscheidung, ob der Bauunterhalt technischer Anlagen, Einrich-tungen und Geräte des Gebäudes durch eigenes oder durch Fremdpersonal erfol-gen soll. Im fünften Rechenschritt erfolgt die Berechnung der Gesamtkosten für die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Optional kann final die Berech-nung der Eigenpersonalkosten erfolgen. Instandhaltungsverantwortliche können auch mithilfe einer kostenlosen Excel Tabelle auf der AMEV Homepage schnell, einfach und zuverlässig ihre Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten budge-tieren. Anlage 3 zeigt das Schema des AMEV Berechnungsverfahrens.
3.2 Budgetierung durch Geb ä udezustandsberichte
Bei der Budgetierungsmethode durch Gebäudezustandsberichte wird in turnusmä-ßig objektbezogenen Begehungen der bauliche und technische Zustand der ange-mieteten Gebäudefläche durch Instandhaltungsverantwortliche des Mieters kon-trolliert und schriftlich dokumentiert. Der formelle Aufbau des Gebäudezustands-berichtes orientiert sich dabei stark an der DIN 276 mit dem Titel Kosten im Hoch-bau (vgl. NORM DIN 276:2008-12: 1ff.). Dies ermöglicht eine systematische Erfas-sung aller möglichen Kostenarten nach Gewerken. Anschließend erfolgt ein Ab-gleich mit den bestehenden Mietvertragsregelungen. Die Erhaltungspflichten des Mieters werden anhand einer Prioritätenliste genannt. In der Praxis hat sich be-währt, dass sicherheitstechnische Instandsetzungen (z.B. statische Sicherungs-maßnahmen) die Prioritätsstufen A und B (A=unverzügliches Handeln, B=nächst-mögliches Handeln), Schönheitsreparaturen die Prioritätsstufe C (derzeit nicht re-levantes Handeln) sowie nutzerspezifische Hausmeisterdienste die Prioritätsstufe D (kein Handeln im Zuge des Gebäudezustandsberichts erforderlich) erhalten. Stellt der Instandhaltungsverantwortliche im Zuge seiner Begehung Mängel fest, die in den Zuständigkeitsbereich des Vermieters fallen, so erhält der Vermieter eine schriftliche Meldeanzeige. Budgetiert wird in Form von Kostenschätzungen der einzelnen Gewerke anhand der DIN 276, die sich grundsätzlich nur innerhalb der angemieteten Fläche befinden. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass solche Ge-bäudebegehungen bei gewerblichen Anmietungen von Seiten des Vermieters in regelmäßigen Abständen stattfinden und auch Instandhaltungsverantwortliche des Mieters geladen werden. Zudem zählt diese Methode der Budgetierung zu den genauesten. Sie hat sich seit Jahren in der Praxis bewährt, da durch die regelmä-ßige Durchführung die notwendigen Erhaltungsmaßnahmen rechtzeitig erkannt und Kosten hierfür genau benannt werden sowie späteren kostenintensiveren Fol-geschäden vorgebeugt werden können. Nachteilig zu sehen sind der zeitintensive Einsatz, die Voraussetzung eines objektiven Beurteilungsvermögens sowie guter Kenntnisse zu den Schnittstellenabgrenzungen zwischen Vermieter- und Mieter-zuständigkeit. Ein weiterer Nachteil ist die richtige Dokumentation. Die Mehrzahl öffentlicher Behörden verfügt derzeit über keine ausreichende IT-Lösung wie bei-spielsweise ein CAFM-System, mit dessen Hilfe die Daten präzise abgespeichert werden könnten und im Bedarfsfall schnell zur Verfügung stünden.
3.3 Kennzahlenorientierte Budgetierungsverfahren
3.3.1 Kennzahlen aus der II. Berechnungsverordnung
Bei dieser Methode werden für die Ermittlung des Instandhaltungs- und Instand-setzungsbudgets Kennzahlen eingesetzt, wonach Kosten in € je Quadratmeter Wohnfläche im Jahr nach drei unterschiedlichen Bezugsfertigkeiten vom Vermieter der Wohnungen angesetzt werden dürfen. Tabelle 1 zeigt die drei Ansatzvarianten.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab. 1: Instandhaltungskosten pro m² Wohnfläche nach der II.BV.
Zu beachten ist, dass sich die Kennzahlen nach § 28 Abs.2 ff. II.BV unter bestimm-ten Voraussetzungen erhöhen oder reduzieren. Beispielsweise, wenn der Mieter die Kosten innerhalb der Mietfläche trägt.
Des weiteren enthält die II.BV Kennzahlen zur Budgetierung von Schönheitsrepa-raturen.
In Tabelle 2 wird aufgezeigt, dass höchstens 8,50 Euro je Quadratmeter nach § 28 Abs.4 II.BV angesetzt werden dürfen.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab. 2: Schönheitsreparaturkosten pro m² Wohnfläche nach der II.BV.
Vorgeschrieben ist die II. BV im öffentlich geförderten, sozialen Wohnungsbau, im steuerbegünstigten sowie im frei finanzierten Wohnungsbau. Aufgrund der guten Orientierungsmöglichkeiten bedienen sich allerdings auch die Gewerberaumbau- miete und weitere Bereiche der Kennzahlen. Ein wesentlicher Nachteil dieses Ver-fahrens ist jedoch, dass die Kennzahlen nicht regelmäßig aktualisiert werden, was in der Praxis zu Ungenauigkeit führt.
3.3.2 Kennzahlen aus dem fm.benchmarking Bericht
Bei dieser kennzahlenorientierten Methode handelt es sich um jährlich veröffent-lichte Führungs- und Analysekennzahlen der Nutzungs- und Lebenszykluskosten von verschiedenen Gebäudetypen, die unter anderem zur Ermittlung des benötig-ten Budgets von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten herangezogen wer-den können. Für die Kennzahlenermittlung wurden von dem Unternehmen Roter-mund Ingenieure aus Höxter Immobiliennutzungskosten aus Marktdaten von mehr als 91 Mio. m² Bruttogesamtfläche gewonnen. Es handelt sich dabei um die größte branchenübergreifende Datenbank für Nutzungskosten auf Vollkostenbasis in Deutschland. Für die Budgetierung können aus dem fm.benchmarking Bericht die Kennzahlen aus Anlage 4 entnommen werden. Die nachfolgende Tabelle 3 zeigt Kennzahlen eines Bürogebäudes, wonach jährliche Kosten in € je Quadratmeter Brutto-Grundfläche (BGF) ohne Mehrwertsteuer (MwSt.) dargestellt werden. Ne-ben Kennzahlen für Bürogebäude bietet der Bericht auch konkrete Kennzahlen zu Industrie-, Labor-, Unterrichts- und Bildungsgebäuden, Sport- und Mehrzweckhal-len, Rehabilitationseinrichtungen, Feuerwehrgebäuden, Handelsimmobilien, Wohngebäuden, Logistikgebäuden und Bädern.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab. 3: Kostenkennzahlen des technischen Gebäudemanagements (TGM) aus dem fm.benchmar-king Bericht 2017.
Neben der Darstellung aus Anlage 4 werden die ermittelten Kennzahlen auch an-hand der Strukturen der DIN 18960 und der ÖNORM B 1801-2 (2011) dargestellt.
Die beiden Strukturarten zur Darstellung von Nutzungskosten sind jedoch nicht Bestandteil dieser Arbeit und werden deshalb an dieser Stelle nur erwähnt. Der große Vorteil des fm.benchmarking Berichtes ist, dass die Kostenkennzahlen jähr-lich aktualisiert werden und deshalb eine sehr präzise Orientierung bieten. Zudem werden die Kostenkennzahlen nicht nur in Mittelwerten, sondern auch in den Perzentilen 10, 25, 50, 75 und 90 angegeben. Das ermöglicht eine Orientierung zum Mittelwert und zeigt Optimierungspotenziale auf. Ein Nachteil dieser Methode zur Gebäudekostenermittlung liegt in der sehr allgemein gehaltenen Form, was immer noch das individuelle Betrachten eines jeden Gebäudes in seiner Beson-derheit fordert. Da im Rahmen dieser Arbeit mögliche Optimierungspotenziale er-kannt und umgesetzt werden sollen, werden die Kennzahlen des 10. Perzentils fokussiert. 10% der untersuchten Gebäude aus der Stichprobe des fm.benchmar-king Bericht liegen unter diesem Wert und sind bereits sehr werterhaltet gebaut oder saniert worden (vgl. Rotermund 2017: 28).
3.3.3 Kennzahlen aus dem Büro OSCAR
Mit dem OSCAR (Office Service Charge Analysis Report) veröffentlicht das Unter-nehmen Jones Lang LaSalle wie das Unternehmen Rotermund Ingenieure jährli-che Kennzahlen, jedoch ausschließlich für Büroraumnutzung. Hierbei handelt es sich, auf der Basis von rund 500 Büroimmobilien, um eine detaillierte Analyse der durchschnittlichen Nebenkosten. „Berücksichtigung finden verschiedene Kosten-kategorien, bei denen nach den Kriterien Klimatisierung, Standort, Gebäudegröße und -qualität differenziert wird. Zusätzlich zur Analyse der Nebenkosten in vermie-teten Gebäuden werden die Vollkosten ausschließlich selbstgenutzter Gebäude analysiert “ (Jones Lang LaSalle Inc. (2016): Büro-OSCAR 2016. URL: http://www.jll.de/germany/de/research/oscar [Stand: 27.10.2017]). Es findet unter anderem eine Unterscheidung und tabellarische Aufgliederung nach Gebäudetyp, -qualität, -größe, Geschosszahl und Standorten statt. Die nachfolgende Tabelle 4 zeigt Kennzahlen eines Bürogebäudes, wonach jährliche Kosten in € je Quadrat-meter Nettogrundfläche (NGF) ohne Mehrwertsteuer (MwSt.) dargestellt sind. Anders als beim fm.benchmarking Bericht und der II.BV wurde bei dieser Studie bis-her immer als Bezugsfläche die Nettogrundfläche (NGF) gewählt. Da im Rahmen dieser Arbeit auch mögliche Optimierungspotenziale eine große Rolle spielen, wer-den im weiteren Verlauf dieser Arbeit die Kennzahlen der Kategorie Qualität ein-fach betrachtet. Die bereinigten Kennzahlen für die Plausibilitätskontrolle mit den Realdaten können der Anlage 5 entnommen werden.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab. 4: Überwachungs- und Instandhaltungskosten pro m² Nettogrundfläche aus dem Büro OSCAR Bericht 2016.
Vorteilig sind die jährlich aktualisierten Kennzahlen und die daraus resultierende präzise Orientierung, die allerdings nur begrenzte Einsatzmöglichkeit bietet.
3.3.4 Kennzahlen aus dem FM Monitor Report
Eine weitere jährliche Veröffentlichung von Kennzahlen für die Budgetierung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten stammt aus der Schweiz. Dort veröf-fentlicht das Unternehmen Pom+Consulting AG in enger Kooperation mit der Eid-genössischen Technischen Hochschule Zürich (ETH Zürich) in ihrem Bericht FM Monitor ein universal anwendbares Nachschlagewerk für Flächen- und Kosten-kennzahlen von Immobilien in der Schweiz, das zur Orientierung herangezogen werden kann (vgl. pom+consulting AG (2017): Sinn und Zweck des FM Monitor Benchmarks. URL: http://www.fmmonitor.ch/display/FMMON/Benchmark [Stand: 10.10.2017]). Für insgesamt 13 Objekttypen aus allen Branchen, darunter öffentli-che Hand, Banken, Versicherungen, Immobilienunternehmen, Industrie und wei-tere finden seit 2002 jährlich umfassende Analysen der Kosten- und Flächenkenn-zahlen statt. Diese werden dann, welche dann anschließend im FM Monitor Report veröffentlicht werden. Der Pool 2017 umfasst über 22.000 Liegenschaften mit einer Gesamtgeschossfläche von über 64 Mio.m2 (vgl. pom+consulting AG (2017): Sinn und Zweck des FM Monitor Benchmarks. URL: http://www.fmmonitor.ch/dis-play/FMMON/Benchmark [Stand: 27.10.2017]).
Anders als die zuvor vorgestellten Methoden wurde bei dieser Studie bisher immer als Bezugsfläche die Geschossfläche gewählt. Sie ist definiert in „[…] allseitig um-schlossene und überdeckte Grundrissfläche der zugänglichen Geschosse ein- schließlich der Konstruktionsflächen […]“(pom+consulting AG 2007: 99). Die fol-gende Tabelle 5 stellt die aktuellen Kennzahlen dar, die für die Budgetierung an-gesetzt werden.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab.5: Überwachungs- und Instandhaltungskosten pro m² Geschossfläche aus dem FM Monitor Report 2017.
3.4 Das wertorientierte Verfahren
Bei der Budgetierungsmethode durch das wertorientierte Verfahren ist der Maß-stab für die Ermittlung der Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Wert einer Jahresnettokaltmiete (Jahresmiete) pro Anmietobjekt. Budgetiert wird, indem die mietvertragliche Jahresmiete mit einem Höchstwert Prozentsatz multipliziert wird. Bereits Neuhaus erwähnte in seinem Artikel „Instandhaltung und Instandset-zung im gewerblichen Mietrecht “, mietrechtliche Klauseln, die Höchstwert Pro-zentsätze für Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten in Abhängigkeit der Jahresmiete beinhalten (vgl. Neuhaus 2014: 329). Der Prozentsatz ergibt sich aus den vertraglichen Flächenunterschieden zwischen der eigenen Mietfläche und der gemeinschaftlich genutzten Fläche. Die Tabellen 6 und 7 verdeutlichen detailliert diesen Unterschied. Tabelle 6 zeigt die Kostengrenze von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, die innerhalb des Mietobjektes in Abhängigkeit der Miet-dauer in diesem Verfahren angesetzt werden. Tabelle 7 veranschaulicht Kosten-grenzwerte an gemeinschaftlich genutzten Flächen, die in diesem Verfahren an-gesetzt werden.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab.6: Kostengrenzwerte innerhalb des Mietobjektes nach dem wertorientierten Ansatz mittels der Jahresnettokaltmiete (vgl. Neuhaus 2014: 329).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab.7: Kostengrenzwerte bei gemeinschaftlich genutzten Flächen nach dem wertorientierten Ansatz mittels der Jahresnettokaltmiete (vgl. Neuhaus 2014: 329).
Die in den Tabellen 6 und 7 angegebenen Prozentsätze ergeben sich aus Vor-schlägen der wissenschaftlichen Literatur, auf welche sich wiederum der BGH in seinen Urteilen stützt (vgl. Schultz 2015: 167). Bei gemeinschaftlich genutzten Flä-chen liegt nach überwiegender Auffassung die Grenze der noch zulässigen Kos-tenbeteiligung des Mieters bei max. 10% der Jahresnettomiete (vgl. Schultz 2015: 167, zitiert nach Bub; Treier 1998: 789, 793). Das wertorientierte Verfahren bietet den großen Vorteil, dass sich für die Instandhaltungsverantwortlichen das Budget anhand der Mietverträge sehr leicht berechnen lässt. Ein Nachteil ist jedoch die begrenzte Einsetzbarkeit lediglich auf Gewerberaummiete, da die Abwälzung von Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten bei Wohnraummietobjekten nur in Form einer kleinen Instandhaltung nach § 28 Abs.3 Satz 1 II. BV begrenzt möglich ist (vgl. Schmidt-Futterer; Blank (2013), 165ff).
3.5 Zusammenfassung
Die in der Praxis bisher verwendeten Verfahren zur Budgetierung von Instandhal-tungs- und Instandsetzungskosten angemieteter öffentlicher Hochbauten standen im Fokus der Untersuchung in diesem Kapitel. Insgesamt wurden vier im Ansatz unterschiedliche Berechnungsverfahren als Budgetierungsmethode vorgestellt.
Das in Kapitel 3.1 vorgestellte Verfahren der AMEV Empfehlung Nr.120 mit dem vorgeschlagenen Budgetierungsverfahren aus dem Jahre 2013 wird derzeit bei öf-fentlichen Hochbauten im Eigentum und Teileigentum überwiegend angewandt. Es ermöglicht Instandhaltungsverantwortlichen durch einen Kalkulationssatz auf einfache, schnelle und genaue Art das für den Betrieb notwendige Budget zu er-mitteln. Die zustandsbedingte Budgetierung mittels Gebäudezustandsbericht in Kapitel 3.2 bietet eine sehr genaue Bestimmung des für die Instandhaltung und Instandsetzung notwendigen Budgets, verbunden jedoch mit einem hohen Zeitauf-wand. Durch regelmäßige und systematische Begehungen in den angemieteten Gebäuden wird der Bedarf an Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen rechtzeitig erkannt, wodurch Folgeschäden vermieden werden. Die vorliegenden Kennzahlen der einzelnen kennzahlorientierten Verfahren aus Kapitel 3.3 dienen als Orientierungswert für die Einordnung der eigenen Instandhaltungs- und In-standsetzungskosten im Vergleich zu den Durchschnittswerten anderer Immobi-lien des gleichen Typus. Bei dem im Kapitel 3.4 vorgestellten wertorientierten Ver-fahren wird das Instandhaltungs- und Instandsetzungsbudget durch die Multiplika-tion eines Prozentsatzes mit der entsprechenden Jahresnettokaltmiete der ange-mieteten Immobilie für die Mietflächen, als auch für die gemeinschaftlich genutzten Flächen berechnet. Die Budgetierung mit Hilfe des wertorientierten Verfahrens er-fordert mietrechtliche Vorkenntnisse aus dem Mietverhältnis und ist nur mit kleinen Berechnungen verbunden, so dass die maximal zulässigen vertraglich festgeleg-ten finanziellen Mittel schnell und mit geringem Aufwand ermittelt werden können. Es ist allerdings zu beachten, dass bei allen vorgestellten Methoden mietvertrag-lich festgelegte Kappungsgrenzen bzw. Kostenhöchstgrenzen für Instandhaltungs-und Instandsetzungskosten nicht berücksichtigt werden. Durch die starke Unter-scheidung der einzelnen Verfahren ist eine pauschale Bewertung für angemietete Immobilien nicht möglich.
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