Es gibt nur eine allgemein gültige Aussage für alle Projekte: Sie verlaufen nie so wie geplant! Deshalb ist es während der Durchführung eines Projekts besonders wichtig, Abweichungen und ihre Ursachen rechtzeitig zu identifizieren und zu analysieren, um ihnen wirkungsvoll entgegenwirken zu können. Planabweichungen besitzen jedoch nicht nur negative Aspekte, oft sind sie auch Auslöser für wertvolle Lernprozesse!
Das Wort „Controlling“ riecht zwar nach Kontrolle, Projektcontrolling geht aber weit über die formale Kontrolle hinaus. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Projekt während seiner gesamten Laufzeit begleitet, steuert und überwacht sowie Korrekturmaßnahmen aus Analysen ableitet. Auch bei einem Projektabbruch oder einer Projektbeschleunigung zeichnet das Projektcontrolling mitverantwortlich.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Grundlagen des Projektcontrolling
3. Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings
4. Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrolling
5. Projektaufbau- und Projektablauforganisation - Überblick
5.1 Projektdefinition
5.2 Projektkonzeptionierung
5.2.1 Projektaufbauorganisation
5.2.2 Zielplanung
5.2.3 Phasen- bzw. Vorgehensmodell
5.2.4 Vorstudie
5.3 Projektplanung
5.3.1 Projektstrukturplanung
5.3.2 Projektablauf- und Projektressourcenplanung
5.3.3 Kostenplanung
5.3 Projektinformationswesen
5.4 Projektkontrolle und -steuerung
6. Zusammenfassung
7. Literaturverzeichnis
1. Einleitung
Es gibt nur eine allgemein gültige Aussage für alle Projekte: Sie verlaufen nie so wie geplant! Deshalb ist es während der Durchführung eines Projekts besonders wichtig, Abweichungen und ihre Ursachen rechtzeitig zu identifizieren und zu analysieren, um ihnen wirkungsvoll entgegenwirken zu können. Planabweichungen besitzen jedoch nicht nur negative Aspekte, oft sind sie auch Auslöser für wertvolle Lernprozesse!
Das Wort „Controlling“ riecht zwar nach Kontrolle, Projektcontrolling geht aber weit über die formale Kontrolle hinaus. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Projekt während seiner gesamten Laufzeit begleitet, steuert und überwacht sowie Korrekturmaßnahmen aus Analysen ableitet. Auch bei einem Projektabbruch oder einer Projektbeschleunigung zeichnet das Projektcontrolling mitverantwortlich.
2. Grundlagen des Projektcontrolling
Vor dem Einstieg in das Projektcontrolling wird zunächst der Begriff „Projekt“ erklärt und dann anschließend eine Abgrenzung zum Begriff „Projektmanagement“ dargestellt.
Nach DIN 69900 bzw. DIN 69901 ist ein Projekt gekennzeichnet durch Einmaligkeit, eindeutige Zielvorgabe und zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen. (Ekbert Hering u.a. (1999), S. 299)
Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, nutzt man das Projektmanagement, das in der DIN 69901 als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“ (Deutsches Institut für Normung (1998), S. 1) festgelegt ist.
Die Aufgabe des Projektcontrollings ist die Unterstützung des Projektmanagements bei der Projektsteuerung, welche für den Projekterfolg maßgeblich ist. Dazu hat das Projektcontrolling die Projektaufbau- und Projektablauforganisation zu entwerfen und zu koordinieren. Dies erfolgt durch spezifische Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrollings. Dabei wird das Projektcontrolling überwiegend als Teilsystem des Projektmanagements angesehen. (Schlagheck B. (2000), S. 131)
Die Qualität und der ultimative Erfolg eines Projektes wird traditionell definiert als das Treffen und/oder das Erreichen der Erwartungen des Kunden bzw. des Managements in Bezug auf Kosten (Budget), Zeit (Zeitplan), und die Leistung (Bereich) des Projekts (Siehe Figur 1). (Gray, C. / Larson, E. (2000), S. 63)
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Figur 1: Das goldene Qualitätsdreieck des Projektmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Projekte müssen daher schnell, kostengünstig und flexibel durchgeführt werden. Das Zusammenspiel dieser oben genannten Komponenten ist von äußerst hoher Bedeutung, da sich die Einmaligkeit des Projektvorhabens durch erhöhte Unsicherheit und ein sich daraus ergebendes Risiko auszeichnet. Als maßgebliche Projektparameter werden Kosten, Termine sowie Leistung und Qualität angesehen. Wesentliche Einflussfaktoren auf diese Projektparameter und damit auf das Projekt sind:
- die Ziele und die Anforderungen an die Parameter,
- die Projektkomplexität,
- die Umweltdynamik,
- das eingesetzte Personal und die Ressourcen,
- sowie die Ungewissheits-, Unsicherheits- und Risikofaktoren, die bei der Durchführung von Projekten auftreten.
Die Transparenz der Projektparameterentwicklung ist vom Projektcontrolling zu schaffen und eventuell sind Projektregulierungsmaßnahmen vorzuschlagen. (Schlagheck B. (2000), S. 132)
Das heißt Projektcontrolling soll Abweichungen anhand der Parameter feststellen und das Projekt wieder „auf Kurs“ bringen.
3. Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings
Ziel des Projektcontrollings ist die effiziente Unterstützung des Projektmanagements bei der Projektsteuerung. Dazu hat das Projektcontrolling die Projektaufbau- und Projektablauforganisation zu entwerfen und zu koordinieren sowie die Projektparameter transparent zu machen. (Riedl, J. E. (1990), S.41)
Zur zielgerechten Steuerung sind die Soll-Werte der festzulegenden Projektkennzahlen den Ist-Werten gegenüberzustellen. Bei Missverhältnissen der Projektparameter sind dem Management innerhalb der Projektsteuerung Projektregulierungsmaßnahmen zu empfehlen und die Koordination, Begleitung und Kontrolle der durchzuführenden Regulierungsmaßnahmen vorzunehmen. Wesentliches Element des Projektcontrollings ist der Aufbau eines Projektinformationssystems, mit dem eine erfolgreiche Projektsteuerung ermöglicht werden soll. (Schlagheck, B. (2000), S. 132)
Zu den Aufgaben des Projektcontrolling zählen hauptsächlich folgende Punkte:
Die Schaffung und Betreuung einer Infrastruktur zur Informations- und Methodenersorgung für die Projektaufbau- und Projektablauforganisation sowie für die Projektkontrolle und -steuerung. Beispielsweise fällt hierunter die Aufstellung eines Projektinformationssystems auf Basis eines Intranet oder die Festlegung eines Projektkennzahlensystems.
Eine weitere Aufgabe ist die Koordination und Begleitung der Projektaufbau- und Projektablauforganisation sowie die Koordination und Durchführung der Projektkontrolle und -steuerung. Als elementare Teilschritte sind hier die Abweichungsanalyse und die Generierung von Vorschlägen zur Projektregulierung auszuführen.
Die Erfüllung dieser Aufgaben wird im folgenden Abschnitt durch die Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrolling vorgestellt:
4. Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrolling
Im Rahmen der Schaffung der Infrastruktur für die Projektaufbau- und Projektablauforganisation ist der Aufbau einer Kommunikations-, Dokumentations- und Planungsbasis erforderlich, um die Transparenz und Effizienz der Abläufe des Projekts gewährleisten zu können. Die üblicherweise aufkommende Komplexität von Projekten lässt eine software-technische Unterstützung zweckmäßig erscheinen. Die Kommunikationsbasis beinhaltet den Aufbau eines Kommunikationssytems (e-Mail, Nachrichtenbretter etc.) und Kommunikationsstrukturen (Informationswege, Verteilerliste etc.). Die Dokumentationsbasis kann beispielsweise durch den Aufbau eines Intranets unterstützt werden. In der Planungsbasis wird die Planung und Umsetzung der Systeme zur Projektkennzahlen
festlegung und -messung durchgeführt. Dazu ist zunächst für die Projektparameter ein Projektkennzahlensystem aufzubauen und einzurichten. (Schlagheck, B. (2000), S. 135)
In der Literatur wird eine Vielzahl projektspezifischer und projektübergreifender Kennzahlen vorgestellt, die die kritischen Projektparameter behandeln und auf diese Weise messbar machen. Dabei ist aber zu beachten, dass bei der Verwendung eines Kennzahlensystems eine individuelle Anpassung an die Projektbesonderheiten berücksichtigt wird. In der nachfolgenden Tabelle wird ein Ordnungsrahmen dargestellt, der es ermöglicht spezifische Projektkennzahlen abzuleiten.
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- Hartwin Maas (Author), 2003, Projektcontrolling. Grundlagen, Ablauf, Aufgaben und Ziele im Überblick, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/80919
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