Das Zusammenwachsen der Märkte, der steigende Wettbewerbsdruck, die unsichere Wirtschaftslage, der Aufbruch in das Zeitalter der vollkommenen Informationen bei den Abnehmern und die steigenden Ansprüche der Kunden stellen die Unternehmenswelt vor neue und schwierige Herausforderungen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sind diese Herausforderungen aufgrund der relativ schwachen Position und der hohen Konkurrenz oftmals stärker zu spüren. Deshalb besteht gerade für Mittelständler die Notwendigkeit ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Kosten für den laufenden Betrieb zu reduzieren und sowohl ihre Kundengewinnung als auch Kundenbindung zu verbessern. Ohne moderne, integrierte Informationssysteme, die Geschäftsprozesse automatisieren und die aktuelle Unternehmenssituation abbilden sowie die internen Vorgänge und Entscheidungen qualitativ verbessern, können diese Herausforderungen nicht bewältigt werden. So entscheiden sich mittlerweile auch einige kleine und mittelständische Unternehmen für den Einsatz von integrierten Informationssystemen wie Enterprise Resource Planning-Lösungen. Wie in allen anderen Unternehmensbereichen können die Geschäftsprozesse auch im Einkauf und in der Beschaffung durch ein solches Informationssystem optimiert werden.
Vor diesem Hintergrund verfolgt diese schriftliche Arbeit das Ziel, die Vorteile und das Nutzenpotential eines integrierten Informationssystems für den Mittelstand speziell in dem Unternehmensbereich des Einkaufs und der Beschaffung zu ermitteln und darzustellen. Zu diesem Zweck erfolgt zuerst eine allgemeine Darstellung des Mittelstands, seiner wirtschaftlichen Bedeutung und der Beschaffungssituation von mittelständischen Unternehmen. Im Anschluss werden wichtige Aspekte der integrierten betrieblichen Informationssysteme im Mittelstand ausführlich erläutert. Dazu findet eine Darstellung der Enterprise Resource Planning-Systeme und ihrer Vorteile, der informationstechnischen Ist-Situation sowie der Rahmenbedingungen und Anforderungen beim Einsatz eines Informationssystems in mittelständischen Unternehmen statt. Im Hauptteil dieser schriftlichen Ausführung wird explizit das integrierte Informationssystem SAP Business One mit besonderer Sicht auf die Einkaufsabteilung und ihre Beschaffungsprozesse dargestellt und erläutert. Hierbei werden wichtige Vorteile und Nutzenaspekte insbesondere für den Mittelstand herausgearbeitet und die Notwendigkeit eines solchen Systems für diese Unternehmen aufgezeigt.
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Einleitung
2. Der Mittelstand
2.1. Abgrenzung
2.2. Wirtschaftliche Bedeutung
2.3. Beschaffung
3. Integrierte betriebliche Informationssysteme im Mittelstand
3.1. Enterprise Resource Planning-Systeme
3.2. Standardanwendungssoftware
3.3. Informationstechnische Ist-Situation
3.4. Rahmenbedingungen bei dem Einsatz eines Informationssystems
3.5. Anforderungen an ein Informationssystem
4. Beschaffung mit SAP Business One
4.1. SAP Business One im Überblick
4.1.1. Module
4.1.2. Funktionen und besondere Vorteile
4.2. Das Modul Einkauf im Überblick
4.3. Einkaufsbelege und ihre Funktionen
4.4. Stammdaten mit Bedeutung für die Beschaffung
4.5. Geschäftsprozesse in der Beschaffung
4.6. Einkaufsberichte und Einkaufsanalysen
4.7. Mobile Kontaktbearbeitung
5. Fazit und Ausblick
Quellenverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Integration der Geschäftsbereiche durch SAP Business One
Abbildung 2: SAP Business One Ausgangsmodus
1. Einleitung
Das Zusammenwachsen der Märkte, der steigende Wettbewerbsdruck, die unsichere Wirtschaftslage, der Aufbruch in das Zeitalter der vollkommenen Informationen bei den Abnehmern und die steigenden Ansprüche der Kunden stellen die Unternehmenswelt vor neue und schwierige Herausforderungen. So sind z.B. kürzere Produktlebenszyklen, eine hohe Flüchtigkeit der Nachfrage und ein entsprechender Preis-, Qualitäts- und Kostendruck die direkten Auswirkungen für viele Wirtschaftsteilnehmer.[1]
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die eben genannten Marktveränderungen oftmals noch viel stärker zu spüren, da diese Unternehmen meistens eine relativ schwache Position gegenüber ihren Geschäftspartnern und Kunden besitzen und eine entsprechende Konkurrenz existiert. Deshalb besteht gerade für Mittelständler die Notwendigkeit ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Kosten für den laufenden Betrieb zu reduzieren und sowohl ihre Kundengewinnung als auch Kundenbindung zu verbessern. So können sich besonders diese Unternehmen nur dann erfolgreich behaupten, wenn sie schneller auf veränderte Anforderungen ihrer Kunden und des Marktes reagieren.[2]
Ohne moderne, integrierte Informationssysteme, die Geschäftsprozesse automatisieren und die aktuelle Unternehmenssituation abbilden sowie die internen Vorgänge und Entscheidungen qualitativ verbessern, können diese Herausforderungen nicht bewältigt werden. So entscheiden sich mittlerweile auch einige kleine und mittelständische Unternehmen für den Einsatz von integrierten Informationssystemen wie Enterprise Resource Planning-Lösungen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit sowie ihre Beziehung zu Geschäftspartnern zu stärken. Dieser Trend wird dadurch begünstigt, dass erforderliche Informations- und Kommunikationssysteme in den letzten Jahren zunehmend kostengünstiger und einfacher zu implementieren sind sowie besser auf branchenspezifische Prozesse zugeschnitten wurden.[3]
Wie in allen anderen Unternehmensbereichen können die Geschäftsprozesse auch im Einkauf und in der Beschaffung durch ein solches Informationssystem optimiert werden. Beschaffungspolitische Entscheidungen lassen sich aufgrund ihrer Komplexität und der rasanten Änderung der Beschaffungsmarktkonstellationen schlecht strukturieren. Daher muss dem Einkäufer eines Unternehmens ein Informationsinstrumentarium zur Verfügung gestellt werden, das ihn bei unstrukturierten Entscheidungsproblemen und Aufgaben der Beschaffung wie z.B. Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich, Bestellentscheidung oder Wareneingangskontrolle unterstützt, um diesen Prozess zu optimieren und somit zum Unternehmenserfolg beizutragen.[4]
Vor diesem Hintergrund verfolgt diese schriftliche Arbeit das Ziel, die Vorteile und das Nutzenpotential eines integrierten Informationssystems für den Mittelstand speziell in dem Unternehmensbereich des Einkaufs und der Beschaffung zu ermitteln und darzustellen.
Zu diesem Zweck erfolgt zuerst eine allgemeine Darstellung des Mittelstands und seiner wirtschaftlichen Bedeutung sowie der Beschaffungssituation von mittelständischen Unternehmen.
Im Anschluss werden wichtige Aspekte der integrierten betrieblichen Informationssysteme im Mittelstand ausführlich erläutert. Dazu findet eine Darstellung der Enterprise Resource Planning-Systeme und ihrer Vorteile, der informationstechnischen Ist-Situation sowie der Rahmenbedingungen und Anforderungen beim Einsatz eines Informationssystems in mittelständischen Unternehmen statt.
Im Hauptteil dieser schriftlichen Ausführung wird explizit das integrierte Informationssystem SAP Business One mit besonderer Sicht auf die Einkaufsabteilung und ihre Beschaffungsprozesse dargestellt und erläutert. Hierbei werden wichtige Vorteile und Nutzenaspekte speziell für den Mittelstand herausgearbeitet und die Notwendigkeit eines solchen Systems für diese Unternehmen aufgezeigt.
2. Der Mittelstand
2.1. Abgrenzung
Für den Begriff „wirtschaftlicher Mittelstand“, häufig auch als „KMU“ (kleine und mittelständische Unternehmen) bezeichnet, gibt es keine gesetzliche oder allgemein gültige Definition. Da dieser Begriff jedoch sehr häufig in Politik und Wirtschaft als Schlagwort verwendet wird, ist es besonders wichtig, nach der jeweils zu Grunde liegenden Abgrenzung zu fragen. Nach der qualitativen Beschreibung versteht man unter einem mittelständischen Unternehmen eine selbstständige wirtschaftliche Einheit, bei der die unternehmerischen Tätigkeiten wie Leitung, Entscheidung, Kontrolle und Übernahme von Verantwortung in der Regel bei nur einer Person, dem Unternehmer, zusammenlaufen. Meistens ist die wirtschaftliche Existenz des Unternehmens gleichzusetzen mit der wirtschaftlichen Existenz des Eigentümers und seiner Familie.[5]
Im Folgenden finden sich auch zwei gängige quantitative Definitionen, die vor allem die Merkmale „Zahl der Beschäftigten“ und „Umsatz“ zur Abgrenzung heranziehen.
Das Institut für Mittelstandsforschung in Bonn verwendet seit dem 1. Januar 2002 eine Definition für den Begriff „wirtschaftlicher Mittelstand“, die in Deutschland immer noch gebräuchlich ist. So gehören zum Mittelstand alle Selbständigen in den freien Berufen, Handwerksbetriebe und alle gewerblichen Betriebe, die weniger als 500 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt haben und einen Jahresumsatz unter 50 Mio. Euro ausweisen.[6]
Seit dem 1. Januar 2005 gilt eine neue Empfehlung der Europäischen Union für die Abgrenzung der kleinen und mittleren Unternehmen. Dieser Definition nach besitzen diese Unternehmen bis zu 249 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt, einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Zwei der drei Kriterien müssen bei einer Größenzuordnung zu Grunde gelegt werden. Zusätzlich führt die EU das Kriterium an, dass ein Unternehmen unabhängig sein muss, d.h. es darf in der Regel höchstens zu 25 % im Besitz eines anderen Unternehmens sein.[7]
2.2. Wirtschaftliche Bedeutung
Der Mittelstand gilt seit jeher als zentrales Element der sozialen Marktwirtschaft und ist ein Grundpfeiler der markwirtschaftlichen Ordnung. Die entscheidende wirtschaftliche und politische Bedeutung des Mittelstands kann anhand bestimmter Daten, die vom Institut für Mittelstandsforschung in Bonn für Deutschland herausgegeben werden, belegt werden.[8]
- Im Jahr 2004 gehörten 99,7% aller steuerpflichtigen Unternehmen nach der quantitativen Mittelstandsdefinition des Instituts für Mittelstandsforschung dem Mittelstand an und erwirtschafteten 39,8% aller steuerpflichtigen Umsätze.
- Im Jahr 2005 beschäftigte der Mittelstand 70,8% aller Arbeitnehmer und bildete 82,9% aller Auszubildenden aus.
- Der Anteil des Mittelstands an der Bruttowertschöpfung betrug im Jahr 2004 46,7%.
- Der Anteil des Mittelstands an den Bruttoinvestitionen betrug im Jahr 2003 51,5%.
So ist der Mittelstand ein unverzichtbarer Bestandteil der Marktwirtschaft. Er wird auch aufgrund seiner Stellung als „Beschäftigungsmotor“ der Wirtschaft betrachtet. Daraus resultiert, dass der Wohlstand von Staat und Gesellschaft mit einem leistungsfähigen Mittelstand unabdingbar verknüpft sein muss.[9]
2.3. Beschaffung
Die Beschaffung im Mittelstand hat eher eine geringe Bedeutung. Aufgrund der begrenzten personellen Ressourcen existieren in mittelständischen Unternehmen meist keine strukturierten Abteilungen, die nur für die Beschaffung zuständig sind.
In kleinen Unternehmen werden die Beschaffungstätigkeiten meist von mehreren Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens durchgeführt. Durch die Aufteilung der Beschaffungsprozesse entsteht oft das Problem der mangelnden Professionalität und Motivation seitens der Mitarbeiter, welches sich in den Kosten und der Qualität der Beschaffungsgüter niederschlagen kann.
Es ist auch zu beobachten, dass zentrale Beschaffungsgüter, also die A-Materialien, direkt vom Unternehmer selbst beschafft werden und mittelständische Unternehmen Hilfe von externen Einkäufern und Intermediären in Anspruch nehmen.
Bei den etwas größeren Mittelständlern beschränkt sich die Einkaufsabteilung oft auf einen Mitarbeiter bzw. einen „Einzelkämpfer“. So hängt die Qualität des Beschaffungsmanagements von seiner Qualifikation, Motivation und Belastung ab.[10]
Neben den internen organisatorischen Problemen im Beschaffungsmanagement besitzt das mittelständische Unternehmen im Beschaffungsgeschäft aufgrund des relativ geringen Nachfragevolumens eine sehr schwache Position gegenüber seinen Lieferanten. So sind mittelständische Unternehmen zu einem passiven Beschaffungsmanagement gezwungen und erreichen keine optimalen Beschaffungskonditionen.[11]
Doch in naher Zukunft wird die Beschaffung für kleine und mittelständische Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnen. Die extremen Marktveränderungen zwingen kleine wie auch große Unternehmen, ihre einzelnen Unternehmensbereiche, so auch den Einkauf, zu optimieren, um im immer härter werdenden Wettbewerb zu bestehen. Dieses setzt vor allem im Mittelstand Offenheit und Investitionsbereitschaft hinsichtlich neuer E-Business-Applikationen, die in den nachfolgenden Kapiteln ausführlich behandelt werden, voraus.[12]
3. Integrierte betriebliche Informationssysteme im Mittelstand
3.1. Enterprise Resource Planning-Systeme
Um die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern, müssen viele kleine und mittelständische Unternehmen ihre zum Teil veralteten Warenwirtschaftssysteme durch neue Informationssysteme wie das Enterprise Resource Planning-System ablösen.[13]
Der Begriff „Enterprise Resource Planning“ (ERP), der übersetzt „Planung des Einsatzes der Unternehmensressourcen“ bedeutet, bezeichnet die Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen wie z.B. Kapital, Betriebsmittel oder Personal möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzuplanen. Heute wird in Unternehmen dieser ERP-Prozess durch unternehmensübergreifende Softwarelösungen, die die Geschäftsprozesse in allen Bereichen optimieren sollen, unterstützt.[14]
Durch die Einrichtung eines umfassenden elektronischen ERP-Systems können Mitarbeiter eines Unternehmens auf einen gemeinsamen Informationspool zugreifen, Informationen in Echtzeit abrufen und miteinander kommunizieren. Die zu diesem Zweck entwickelte Software, die Informationen über den Zustand verschiedener Geschäftsprozesse sammelt und an andere Stellen, die davon profitieren können, übermittelt, dient als eine Art zentrales Nervensystem für das Unternehmen.[15]
So verknüpfen ERP-Systeme Informationen aus allen Abteilungen des Unternehmens und umfassen Lagerverwaltungssysteme, Kundendatenbanken, Auftragsverfolgungssysteme, Kreditorenbuchhaltung und vieles andere mehr. Dazu verfügen diese Lösungen über so genannte Standardmodule zu den Teilaufgaben des Unternehmens wie z.B. Personalwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Produktions-Planung und -Steuerung, Vertrieb und Materialwirtschaft. Zusätzlich bieten sie je nach Bedarf auch Schnittstellen für Zulieferer und Kunden und garantieren eine reibungslose und effektive Kommunikation mit der Außenwelt des Unternehmens.[16]
Die Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in den Kriterien fachliche Ausrichtung bzw. Branche, Skalierbarkeit im Bezug auf die Anzahl möglicher User bei unterschiedlichen Unternehmensgrößen, Einführungs-, Lizenz- und Betriebskosten sowie zum Einsatz kommende Technologie wie Datenbanken, Programmiersprachen und Betriebssysteme.[17]
Zwei ausschlaggebende Entscheidungsprämissen für ein bestimmtes ERP-System sind die Größe des Unternehmens, die den Bedarf an den verschiedenen Funktionsbereichen bzw. Modulen bestimmt sowie die Branche, in der das Unternehmen tätig ist. So stehen kleinen und mittleren Unternehmen neben komplexen, stark integrierten und für viele Branchen anpassbaren, universellen ERP-Systemen auch branchenspezifische Systeme mit reduzierter Komplexität zur Verfügung. Zudem stellen unterschiedliche Wirtschaftszweige teilweise sehr stark abweichende Anforderungen an ein ERP-System. Daher bieten die meisten großen Systemlieferanten Branchenlösungen an, deren Teilpakete speziell auf bestimmte Geschäftsfelder zugeschnitten sind.[18]
Eine weitere wichtige Prämisse ist das dem Unternehmen zur Verfügung stehende Investitionsvolumen. Die großen Anbieter von ERP-Systemen, wie SAP, Oracle mit PeopleSoft J.D. Edwards, Sage und Microsoft, vertreiben Softwarelösungen, für die Kosten in den Bereichen Hardware, Lizenzen, Einführung, Anpassung, Betrieb und Wartung sowie Schulung und Beratung anfallen.[19] Eine empirische Untersuchung von mehr als 150 ERP-Projekten hat gezeigt, dass sich die Einführungsinvestitionen für einen ERP-Arbeitsplatz je nach Größe des Unternehmens durchschnittlich zwischen 5.000 und 9.000 Euro bewegen.
[...]
[1] vgl. SAP AG: SAP-Lösungen für den Mittelstand. Hintergrundinformationen für die Presse. 08.2006. Internet: http://
www.sap.com/germany/media/mc_518/SAP_Factsheet_dt_Mittelstand.pdf. S. 1; vgl. Teufel, T.: SAP Business One prozessorientiert anwenden. München 2004. S. 9f
[2] Ebd.
[3] vgl. SAP AG: SAP-Lösungen für den Mittelstand. Hintergrundinformationen für die Presse. 08.2006. Internet: http://
www.sap.com/germany/media/mc_518/SAP_Factsheet_dt_Mittelstand.pdf. S. 1
[4] vgl. Piontek, J.: Beschaffungscontrolling. München 2004. S. 78f
[5] vgl. Kayser, G.: Daten und Fakten – Wie ist der Mittelstand strukturiert?. In: Krüger, W.; Klippstein, G.; Merk, R. u.a. (Hrsg.): Praxishandbuch des Mittelstands. Leitfaden für das Management mittelständischer Unternehmen. Wiesbaden 2006. S. 35
[6] vgl. Institut für Mittelstandsforschung Bonn: Mittelstand. Definition und Schlüsselzahlen. 09.2006. Internet: http://
www.ifm-bonn.org/; vgl. Kayser, G.: Daten und Fakten – Wie ist der Mittelstand strukturiert?. In: Krüger, W.; Klippstein, G.; Merk, R. u.a. (Hrsg.): Praxishandbuch des Mittelstands. Leitfaden für das Management mittelständischer Unternehmen. Wiesbaden 2006. S. 37ff
[7] Ebd.
[8] vgl. Institut für Mittelstandsforschung Bonn: Mittelstand. Definition und Schlüsselzahlen. 09.2006. Internet: http://www.ifm-bonn.org/
[9] vgl. Jacob, O.: Einführung und Einsatz von Standardanwendungssoftware im Mittelstand. In: Jacob, O.; Uhink, H.-J. (Hrsg.): SAP R/3 im Mittelstand. Grundlagen, Nutzen und Praxisberichte zum branchengerechten Einsatz. Braunschweig / Wiesbaden 1998. S. 1f
[10] vgl. Eichler, B.: Beschaffungsmanagement – Vom Bestellen zum SCM. keine weiteren Angaben. S. 1f
[11] Ebd.
[12] Ebd.
[13] vgl. Schicht, B.: Enterprise Resource Planning für den Mittelstand. 10.2004. Internet: http://www.d-bug.de/fileadmin/
downloads/presse/erp.pdf. S. 1
[14] vgl. Wikipedia Onlinelexikon; o. Verf.: Enterprise Resource Planning. 10.2006. Internet: http://de.wikipedia.org/wiki/
Enterprise_Resource_Planning; vgl. Ritter, B.: Das ERP-Pflichtenheft. Bonn 2000. S. 13
[15] vgl. Hindle, T.: Die 100 wichtigsten Management-Konzepte. Enterprise Resource Planning (ERP). 09.2001. Internet: http://www.ephorie.de/hindle_erp.htm
[16] Ebd.
[17] vgl. Wikipedia Onlinelexikon; o. Verf.: Enterprise Resource Planning. 10.2006. Internet: http://de.wikipedia.org/wiki/
Enterprise_Resource_Planning
[18] Ebd.
[19] Ebd.
- Arbeit zitieren
- Diplom-Betriebswirt Roman Karl (Autor:in), 2006, Systeme zur Unterstützung der Beschaffung in KMU - Business One von SAP, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/80867
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