Bei näherer Betrachtung der Dokumentation von Projekten stellen sich zahlreiche Fragen. Zum einen gilt es zu klären, welche Arten von Projektdokumentationen es auf der breiten Projektlandschaft überhaupt gibt. Welche Dokumentationstypen existieren und wie lassen sich diese voneinander unterscheiden? Dann gilt es zu klären, welche Anforderungen und Qualitätsansprüche an eine gute Dokumentation im Projekt gestellt werden.
Was muss beachtet und welche Normen müssen eventuell eingehalten werden? Nach jenen Grundsatzbedingungen zur Projektdokumentation soll im weiteren Verlauf auf Möglichkeiten zur Dokumentenablage eingegangen werden. Anhand von konkreten Beispielen sollen diese Arten untersucht und der Aufwand im Projekteinsatz analysiert werden.
Die vorliegende Arbeit hat es sich deswegen zum Ergebnis gemacht, eine Abhilfe zu schaffen und diese Fragestellungen zu erörtern. Am Ende soll eine Bewertung und ein klares Fazit zu den erarbeiteten Möglichkeiten zur Dokumentenablage erfolgen.
Inhalt
Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
1. Einleitung
2. Projektdokumentation
2.1 Arten von Projektdokumentationen
2.2 Anforderungen und Richtlinien
3. Dokumentenablage
3.1 Möglichkeiten zur Dokumentenablage
3.2 Dokumentenablage in der Praxis
3.2.1 Papierablage
3.2.2 Netzwerkablage
3.2.3 Softwaregestützte Ablage
4. Schluss
Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 Einfache Darstellung wichtiger Dokumentationen.. 2
Abbildung 2 Formale Anforderungen an eine Dokumentation 5
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1 Dokumente in einem Projekt... 3
Tabelle 2 Vergleich der Dokumentenablagen. 9
1. Einleitung
In unserer industrialisierten Gesellschaft kommt es zu immer mehr Erfindungen und Patenten. Die Anforderungen und Komplexitäten moderner Innovationen nehmen beachtliche Maße an. Eine wichtige Rolle kommt deshalb dem Projektmanagement zugute. Die von Unternehmen durchgeführten Projekte unterliegen strengen Richtlinien und hohen Qualitätsstandards. Kosten- und Zeitdruck gehören zum harten Unternehmensalltag und Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Vorgaben angehalten. Eine besondere Herausforderung wird vor allem den betreffenden Projektleitern zuteil, welche die termingerechte Fertigstellung der Produkte verantworten. Eine systematische Projektsteuerung ist dementsprechend unverzichtbar, um den Erfolg des gesamten Projektmanagements zu garantieren. Es ist eine logische Konsequenz, dass höchste Präzision im Projekt nur mit einem planmäßigen Vorgehen erreicht werden kann (Jakoby 2015, S. 28–29).
Die Steuerung eines Projektes wird von sehr vielen Stellschrauben im Projektmanagement beeinflusst. Ein sehr großer Faktor ist das zugehörige Wissensmanagement. Das Zusammentragen und Strukturieren wichtiger Prozessinformationen ist obligatorisch. Es müssen sich sämtliche Daten für jeden involvierten Mitarbeiter vorfinden. Neben dem Informationsmanagement muss auch der Ablauf vollständig transparent sein, weshalb im Projekt eine Vielzahl an zusätzlichen Dokumenten anfällt. Es gilt all diese Daten zu organisieren, abzulegen und zu sichern. Folglich besitzt die Projektdokumentation eine beachtliche Bedeutung im gesamten Projekt (Jakoby 2015, S. 28–30).
Bei näherer Betrachtung der Dokumentation von Projekten stellen sich zahlreiche Fragen. Zum einen gilt es zu klären, welche Arten von Projektdokumentationen es auf der breiten Projektlandschaft überhaupt gibt. Welche Dokumentationstypen existieren und wie lassen sich diese voneinander unterscheiden? Dann gilt es zu klären, welche Anforderungen und Qualitätsansprüche an eine gute Dokumentation im Projekt gestellt werden.
Was muss beachtet- und welche Normen müssen eventuell eingehalten werden? Nach jenen Grundsatzbedingungen zur Projektdokumentation, soll im weiteren Verlauf auf Möglichkeiten zur Dokumentenablage eingegangen werden. Anhand von konkreten Beispielen sollen diese Arten untersucht- und der Aufwand im Projekteinsatz analysiert werden.
Die vorliegende Arbeit hat es sich deswegen zum Ergebnis gemacht, eine Abhilfe zu schaffen und diese Fragestellungen zu erörtern. Am Ende soll eine Bewertung und ein klares Fazit zu den erarbeiteten Möglichkeiten zur Dokumentenablage erfolgen.
2. Projektdokumentation
2.1 Arten von Projektdokumentationen
Zunächst soll der Begriff der Projektdokumentation differenziert werden. Gemäß der deutschen DIN 69901 Norm wird allgemein die Dokumentation im Projekthandbuch als Informationsinstrument zur Durchsetzung des Projekts beschrieben (Dr. Georg Angermeier 2012). Sie ist eine Sammlung vollständiger Daten zur Organisation, Projektkonfiguration, zum Mitteleinsatz, der Vorgehensweise und erreichter Projektziele (Dr. Georg Angermeier 2005). Die Dokumentation ist in allen Bereichen des Projekts verankert und ein wichtiger Bestandteil der Informationsflüsse. Während eines Projektes kommt es regelmäßig zum Wissensaustausch der Mitarbeiter. Um Informationsdefizite vorzubeugen, sollen alle Beteiligte auf dem aktuellen und selben Stand der Dinge sein. Der Informationsaustausch durch klare Kommunikation ist unumgänglich, doch gilt es die benötigten Informationen für alle Beteiligten zu sichern und zu archivieren. Unter solchen Informationen können Texte, Bilder, Tabellen oder andere Dokumenttypen verstanden werden und sowohl elektronisch- als auch in Papierform bestehen. Diese Ablage wird in der Projektdokumentation vorgenommen. Durch die Dokumentation lässt sich der Fortschrittsverlauf abbilden und die Ergebnisfindung nachvollziehen (Jakoby 2015, S. 135–138).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1 Einfache Darstellung wichtiger Dokumentationen [in Anlehnung an (Jakoby 2015, S. 139)]
Es existieren diverse Dokumentationen unter welchen sich unterschiedliche Dokumentformen wiederfinden lassen. Wichtige Dokumentationsarten sind in Abbildung 1 und der zugehörigen Tabelle 1 dargestellt, wobei kein Anspruch auf Vollständigkeit besteht. Den Rubriken aus Abbildung 1 werden relevante Projektdokumente zugeordnet. Die Organisationsdokumentation beschreibt wesentlich die Ausgangslage und Ordnung der eingesetzten Mitarbeiter, Ressourcen und Verantwortungen (IMV-Matrix) (Jakoby 2015, S. 143–144).
Tabelle 1 Dokumente in einem Projekt [in Anlehnung an (Jakoby 2015, S. 139)]
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Besonders wichtig ist das PM-Handbuch, welches die Gesamtheit der organisatorischen Regelung enthält. Dieses vom Unternehmen einmalig erstellte „Regelwerk“ gilt für alle Projekte und liefert unter anderem vereinheitlichte Dokumentvorlagen (Jakoby 2015, S. 143–144). Zur Auftragsdokumentation gehören neben der Anfrage, Angebot und Auftrag die bedeutenden Pflichten- und Lastenhefte. Während das Lastenheft für Auftraggeber die Forderungen und Ansprüche des finalen Produkts beschreibt, so gibt das Pflichtenheft die verpflichteten Leistungen des Auftragnehmers wieder. Beide Begrifflichkeiten richten sich an die Merkmale, Art und Qualität des finalen Produkts und den jeweiligen festgelegten Bedingungen (Jakoby 2015, S. 97–98). Für das Pflichten- und Lastenheft gelten strenge Regelungen und beide Dokumente haben im Rahmen der Projekttätigkeit eine zentrale Rolle inne.
Die Dokumente werden nach erfolgreicher Analyse- und Entwurfsphase in den Planungsdokumenten zusammengefasst. Diese Rubrik umfasst unter anderem Kapazitätspläne, Produkt- und Projektstrukturpläne, Meilensteinlisten, Terminpläne und Dokumentationen zum Personaleinsatz. Status- und Besprechungsberichte sind neben To-Do-Listen und Änderungsanträgen/-genehmigungen Teil der Steuerungsdokumente. Besonders die To-Do-Listen sind entscheidend bei der Durchführung von Projekten. In ihnen werden anfallende Aufgaben tabellarisch oder als Liste zusammengefasst und den zugehörigen Personen geschlüsselt. Tätigkeiten können bezüglich ihrer Erledigung verschiedenartig markiert werden. Ähnlich den To-Dos ist auch das Berichtswesen ein sehr bekanntes und weit verbreitetes Instrument zur Dokumentation. Berichte protokollieren die wichtigsten Inhalte (kurz oder ausführlich) und werden zum Teil regelmäßig (z.B. Statusbericht) oder einmalig (Abschlussbericht) verfasst. Selbstverständlich tauchen Berichte in allen möglichen Formen im gesamten Projektmanagement auf. Der Abschlussbericht, das Übergabeprotokoll, Nachkalkulationen und alle möglichen Erkenntnisgewinne münden in der Abschlussdokumentation. Mit der Abschlussdokumentation wird die Projektdokumentation finalisiert (Jakoby 2015, S. 139–141).
2.2 Anforderungen und Richtlinien
Damit Projekte erfolgreich verlaufen, ist im gesamten Prozess auf einheitliche Nomenklatur und Systematik zu achten. Das Anforderungsprofil an eine gute Projektdokumentation ist vielfältig, im Folgenden soll insbesondere auf die Formalität und die Struktur eingegangen werden. Eine korrekte Datenstruktur per se wird hierbei vorausgesetzt. Dieses Bestreben spiegelt sich in einer einheitlichen und sauberen Projektdokumentation wider. Zu den Merkmalen einer qualitativ hochwertigen Dokumentation gehört zum einen die saubere Versionierung. Änderungen im Datenbestand müssen zu jeder Zeit transparent und eindeutig nachvollziehbar sein. Nach der Veröffentlichung von Dokumenten dürfen diese nicht mehr nachträglich verändert werden. Zudem ist in der Versionierung auf eine Änderungsmitteilung und eine neue Versionsnummer zu achten. Dabei spielt eine hierarchische Gliederung eine wesentliche Rolle. Beim Hinzufügen oder Entfernen sollte dementsprechend auch Redundanz vermieden werden. Durch dieses strukturierte Vorgehen lässt sich der Verlauf und die Entwicklung zum fertigen Produkt nachverfolgen (Jakoby 2015, S. 137).
Neben einer sauberen Versionierung gelten zudem formale Mindeststandards, die eine gute Dokumentation kennzeichnen. Diese Standards artikulieren wichtige Informationen zum Verfasser, der Zeit, Thema, Kontext und sind im Rahmen eines (wissenschaftlichen) Projekts unvermeidbar. Eine Auflistung formaler Anforderungen wird in der nachfolgenden Abbildung 2 vermittelt:
Abbildung 2 Formale Anforderungen an eine Dokumentation [in Anlehnung an (Jakoby 2015, S. 140)]
So beinhaltet das Dokumentenstammblatt neben dem Autor und dem Titel auch den Zweck und das Erstelldatum des Dokuments. Ebenso werden Verteilerinformationen und hilfreiche Stichwörter zum Auffinden der Datei/ des Dokuments benötigt. Diese Informationen komplettieren die Projektstammdaten, in Form von Projektidentifikationsnummer/ -kürzel, der Bezeichnung und dem beteiligten Projektleiter. Es bietet sich eine einheitliche Vorlage für die gesamte Projektdokumentation an. Zudem sollte für jede Dokumentenart ein Formular erstellt- und in das PM-Handbuch integriert werden (Jakoby 2015, S. 140).
Darüber hinaus gelten speziell für gewisse Dokumentenformen aus 2.1 noch weitere, spezielle Einhaltungskriterien. Da wir uns im vorliegenden Kapitel mit der Gesamtheit der Anforderungen an eine gute Dokumentation beschäftigen, sollen sich die hier artikulierten Attribute auch auf alle anderen Dokumente beziehen. So bezieht sich der Grundsatz der Verständlichkeit auch auf die gesamte Dokumentation. Diese sollte mit klarer Sprache, direkt und zielführend verfasst werden. Mehrdeutigkeiten sollten vermieden- und auf eine universale Verständlichkeit innerhalt der Projektgruppe geachtet werden. Weitere Attribute sind Vollständigkeit der Unterlagen und Relevanz der Inhalte (Jakoby 2015, S. 96–97).
3. Dokumentenablage
3.1 Möglichkeiten zur Dokumentenablage
Nachdem wir uns mit den verschiedenen Dokumentationsarten und den grundsätzlichen Anforderungen beschäftigt haben, richtet sich nun der Blick auf die Organisation der Dokumentation. Die in den vorherigen Kapiteln dargestellten Dokumente generieren eine Vielzahl an Daten und Formularen. Über sehr lange Zeit wurden Stapel an Papier, Heften und Ordnern sortiert und aufbewahrt. Die Wissensorganisation, das Abrufen und Aufbewahren von Informationen ist eine wahre Herausforderung, weshalb sich verschiedene Ablagesysteme etabliert haben. Es folgt eine kurze Vorstellung verschiedener Möglichkeiten zur Dokumentenablage, welche im Anschluss an dieses Kapitel analysiert werden.
Die wohl gängigste und einfachste Art der Dokumentenablage basiert auf der Speicherung von Papierakten in Ordnern, Mappen, Regalen und Schränken. Das händische Verfassen, Sortieren und Ablegen von Dokumenten in Papierform ist die sicherlich einfachste und vertrauteste Art, (Projekt-) Informationen zu organisieren. Es handelt sich um die hierbei älteste vorgestellte Form der Ablage.
Mit der Einführung computergestützter Systeme befinden sich elektronische Dokumente im Vormarsch. Seitdem können papierlose Daten problemlos erstellt, geteilt, kopiert und gespeichert werden. Mit der Einbindung in ein Computernetzwerk können Dokumente auf zentralen Rechnern und Verzeichnissen gespeichert werden.
Moderne Dokumentenablage wird durch die Vielzahl an Datenmaterial immer komplexer, weshalb Unternehmen auf sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zugreifen (Jakoby 2015, S. 138). Ein sehr bekannter Vertreter ist das Programm „Confluence“, das seinen Kunden eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten und Ablageoptionen liefert. Die Software beinhaltet Lexikafunktionen - gepaart mit einer modernen DMS-Schnittstelle. Als weit verbreitetes Instrument ist das Programm Confluence neben umfangreicher Wissensmanagementfunktionen auch auf die Datenorganisation spezialisiert (mgm technology partners GmbH 2016, S. 3).
3.2 Dokumentenablage in der Praxis
Nach der Einführung verschiedener Möglichkeiten zur Dokumentenablage betrachten wir nun den genauen Nutzen und die eventuell damit verbundenen Probleme.
3.2.1 Papierablage
Als zweifelsfrei klassischste Form der Ablage kann das händische Abheften von Papierdokumenten in Ordnern und Mappen bezeichnet werden. Mit dieser grundsätzlichen Organisationsform mag freilich schon ziemlich jeder in Berührung gekommen sein. Die Vorteile des papierhaften Ablagesystems liegen sicherlich in der Einfachheit und Beständigkeit gegenüber elektronischen Systemen. Der Begriff „Beständigkeit“ bezieht sich hierbei vor allem auf die offline-Verfügbarkeit der Daten, sowie auf die Unabhängigkeit von elektronischen Geräten und Datenträgern. Es soll trotzdem keine Grundsatzdiskussion über die Haltbarkeit von Papier- gegenüber elektronischen Dokumenten geführt werden. Zudem ist der Zugriff auf die Dokumente relativ geschützt, da wichtige oder vertrauliche Informationen nicht für Jedermann einsehbar sind. Die reinen Anschaffungskosten beschränken sich auf die Material- und Bürokosten der Dokumente und verzichten auf Dienstleistertechnologien und Software. Mit zunehmender Größe des Projektes und/ oder der Organisationeinheit mag die vermeintliche Ersparnis an Fremdtechnologien bei steigenden Materialkosten hinterfragt werden. Der eindeutige Nachteil von Papier und händischem Organisieren ist die langsame Geschwindigkeit der Ablage, Langwierigkeit und erschwertes Suchverhalten (Jakoby 2015, S. 138) durch eine nicht gegebene Indexierung. Gezielt nach einzelnen Schlagwörtern zu suchen ist in einer Papierablage nicht möglich und verlangsamt diese Prozesse erheblich. Für Großprojekte mit vielen verschiedenen Mitarbeitern erscheint diese Form der Dokumentenablage als relativ ungeeignet, da sie insgesamt nicht den aktuellen Nutzen der Technik widerspiegelt.
3.2.2 Netzwerkablage
Eine Abhilfe kann hier der Einsatz moderner Computer- und die Verwendung elektronischer Dokumente schaffen. Mit der Einbindung in ein Netzwerk können Informationen und Daten sehr schnell geteilt und angelegt werden. Es ist gängige Praxis zentrale Laufwerke anzulegen und die Zugriffsberechtigungen der Mitarbeiter anzupassen. Die Organisation vollzieht sich meistens in einem eigenem (geschützten) Intranet und durch die digitale Ablage wird das ganze Wissensmanagement signifikant beschleunigt. Das Suchen von Dateien und Stichwörtern erfolgt automatisiert und der Wissensaustausch gestaltet sich einfach. Nachteile ergeben sich oftmals aus der Vielzahl an angelegten Daten. Dadurch, dass sehr schnell neue Datenbestände generiert werden können, gibt es häufig redundante- oder obsolete Dokumente. Auch gestaltet sich die Versionierung der Dokumente aufgrund der Vielzahl an Zugriffen und Änderungen als schwieriger. Im digitalen Datennetzwerk ist es sehr einfach, neue Dateien anzulegen – anstelle Vorgängerversionen zu editieren (Jakoby 2015, S. 137–138). Durch die Anbindung an ein Intranet ist der Zugriff auf die Projektdokumente beschränkt, selbst die Installation eines VPN-Tunnels auf Firmenserver ist nicht immer reibungslos möglich.
3.2.3 Softwaregestützte Ablage
Mit zunehmender Datenmenge und Projektgröße soll der Überblick mit einem DMS gewahrt werden. Eine moderne Software zur Dokumentenablage soll den gesamten Wissens- und Informationsaustausch vereinfachen. Je mehr Datenmengen anfallen und je größer die Organisationseinheit ist, desto schwieriger gestaltet sich die Ablage. Das Programm „Confluence“ ist auf die Skalierbarkeit der Projekt- und Unternehmensgrößen ausgelegt und sowohl für kleine- als auch sehr große Unternehmen anwendbar. Es besteht die Möglichkeit einer geordneten Ablage, das beispielsweise Hinzufügen von Dokumentkommentaren und Metadaten, eine erweiterte Suchfunktion durch Indexierungen, Dokumentensperren oder Optionen zur Versionierung (mgm technology partners GmbH 2016, S. 6–7). Confluence vereinfacht die Editierung und Textsuche der Dokumente, weshalb Datenredundanz vermieden werden kann. Auch können Dokumente gesperrt- und somit gesichert werden (mgm technology partners GmbH 2016, S. 12–13). Zeitgemäße Softwarelösungen, wie Confluence bieten darüber hinaus zahlreiche Ausbaustufen an, um den Funktionsradius zu erweitern. Der Umfang an Möglichkeiten von Confluence, als DMS- und Organisationsinstrument kann leicht vergrößert werden. Von Workflow und Metadatenhistorien bis zu ISO Zertifikaten sind der Erweiterung von Confluence praktisch keine Grenzen gesetzt (mgm technology partners GmbH 2016, S. 20–23). Um die Dokumente überall abrufen und organisieren zu können, bietet Confluence auch eine Cloud-Lösung, um standortübergreifend arbeiten zu können (Atlassian 2018b). Somit können auch die räumlichen Grenzen eines Intranets überwunden werden. Ein Überblick der verglichenen Dokumentenablagen wird in Tabelle 2 dargestellt.
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- Citation du texte
- F. A. Käsbauer (Auteur), 2018, Normen und Arten von Projektdokumentationen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/540199
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