Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch
komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunnehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt.
In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbauunternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.
Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen.
Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.
Diese Arbeit setzt sich detailliert mit dem Thema Vertragsmanagement im Bereich Betriebskosten auseinander, mit dem Ziel einen denkbaren Projektablauf zu entwickeln und aus den gewonnenen Erkenntnissen eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.
Inhaltverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
0. Management abstract
1. Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
1.2 Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise
2. Theoretische Grundlagen
2.1 Definitionen und Begriffsabgrenzung
2.1.1 Vertragsmanagement
2.1.2 Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements
2.1.3 Betriebskosten
2.1.4 Projektmanagement
2.2 Erfolgsfaktoren
2.2.1 Identifikation wesentlicher Einflussgrößen
2.2.2 Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren
2.3 Zusammenfassung
3. Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G
3.1 Organisation der „Thomas “ e. G
3.2 Betriebskostenmanagement
3.3 Bestandsaufnahme von Betriebskostenverträgen
3.4 Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten
4. Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes
4.1 Initiierung auf Grundlage einer internen Risikoanalyse
4.2 Planung
4.2.1 PM Organisationsform
4.2.2 PM Zeitplanung
4.2.3 PM Kostenschätzung
4.3 Durchführung
4.3.1 Anforderungssammlung im Projektteam
4.3.2 Anforderungen an einen Betriebskostenvertrag
4.3.3 Anforderungen an das Managen von Betriebskostenverträgen
4.3.4 Anforderungen an die technische Umsetzung eines Betriebskosten Vertragsmanagements
4.3.5 Zusammenstellung der Anforderungen
4.3.6 Anforderungen an eine Vertragsmanagementsoftware
4.3.7 Bestehende Softwaretools / kritische Würdigung
4.3.8 Mögliche Lösung für das Betriebskosten Vertragsmanagement
Literaturverzeichnis
Internetquellen
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