Die vorliegende Arbeit befasst sich mit einem Geschäftsprozess aus dem Bereich der Justiz, der organisationsübergreifend auch andere Beteiligte wie Notare und Standesämter betrifft. Bei dem untersuchten Geschäftsprozess handelt es sich um die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Diese haben im Falle des Todes einer Person entscheidende Bedeutung bei der Festlegung der richtigen Erbfolge. Wenngleich die Aufgaben in dem untersuchten Bereich unverändert geblieben sind, so haben sich doch auch hier die Rahmenbedingungen durch die Möglichkeiten der IuK-Technologien geändert. Die Nutzung dieser Möglichkeiten soll geprüft werden, um denkbare Effizienzgewinne auszuschöpfen und ggf. weitere organisatorische Probleme zu lösen. Kritiker mögen entgegnen, dass die Justiz kein gewinnorientiertes Unternehmen sei. Schließlich handelt es sich um eine staatliche Aufgabe, die nicht zum Nulltarif für die Gesellschaft erbracht werden kann. Aber auch hier hat der Staat die Pflicht diese Leistungen effizient zu erbringen, andernfalls werden die Kosten unnötigerweise von der Gesellschaft getragen. Die durch Geschäftsprozessmodellierung erkennbaren Optimierungspotentiale müssen also im Sinne einer effizienten und kundenorientierten Aufgabenerledigung realisiert werden. Ein weiterer Aspekt ist mit Blick auf die Globalisierung zweifelsohne die zunehmende Konkurrenz der Staaten um Investitionen und Arbeitsplätze. Staaten, die eine effiziente Bereitstellung der optimalen Rahmenbedingungen gewährleisten, stellen einen attraktiven Wirtschaftsstandort dar und haben somit entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Vorliegende Arbeit soll einen Beitrag zur Neugestaltung des bestehenden Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden mit Hilfe der Möglichkeiten der IuK-Technologien leisten, um diese staatliche Aufgabe, unter Beachtung der hohen Anforderungen an einen rechtssicheren Verfahrensablauf, effizienter zu gestalten. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf Kosten, Geschwindigkeit sowie Qualität möglich. Dies erfordert allerdings in weiten Bereichen eine Neuordnung der Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einleitung
- 1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit
- 1.2 Aufbau der Arbeit
- 2 Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen
- 2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen
- 2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung
- 2.3.2 Die notarielle Verwahrung
- 2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung
- 2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung
- 2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden
- 2.5.2 Eintritt des Erbfalls
- 2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs
- 3 Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.1.1 Geschäftsprozess
- 3.1.2 Modell
- 3.1.3 Geschäftsprozessmodellierung
- 3.1.4 Geschäftsprozessmanagement
- 3.2 Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung
- 3.3 Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.4 Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.4.1 Ebenen der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.4.2 Phasen der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.4.3 Sichten der Geschäftsprozessmodellierung
- 3.5 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung
- 4 Ausgewählte Modellierungssprachen für Geschäftsprozesse
- 4.1 Merkmale einer Modellierungssprache
- 4.2 Modellierungssprache nach GEHRING
- 4.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
- 4.4 Business Process Modeling Notation (BPMN)
- 4.5 Vergleich der Modellierungssprachen
- 4.6 Schlussfolgerungen für die eigene Geschäftsprozessmodellierung
- 5 Neugestaltung des Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 5.1 Entwicklung eines Idealkonzeptes für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 5.1.1 Vision
- 5.1.2 Strategie
- 5.2 Ist-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 5.2.1 Modellierung des Ist-Geschäftsprozesses
- 5.2.1.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
- 5.2.1.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
- 5.2.2 Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses
- 5.3 Soll-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- 5.3.1 Gesetzliche Voraussetzungen
- 5.3.2 Anforderungen an das zentrale Verwahrsystem
- 5.3.3 Modellierung des Soll-Geschäftsprozesses
- 5.3.3.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
- 5.3.3.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
- 5.3.4 Aspekte der Überführung des Ist- in den Soll-Geschäftsprozess
- 6 Evaluation des Soll-Geschäftsprozesses
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Diplomarbeit untersucht die Modellierung eines Geschäftsprozesses für die zentrale elektronische Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Ziel ist die Optimierung des bestehenden Prozesses durch die Entwicklung eines "Soll"-Modells, welches Effizienz und Rechtssicherheit verbessert.
- Analyse des bestehenden Verfahrens zur Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
- Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung und Auswahl geeigneter Modellierungssprachen
- Entwicklung eines optimierten "Soll"-Modells für die zentrale elektronische Verwahrung
- Bewertung des "Soll"-Modells hinsichtlich Effizienz und Rechtssicherheit
- Konzeption eines zentralen Verwahrsystems
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel führt in die Thematik der Diplomarbeit ein und beschreibt die Zielstellung sowie die Relevanz der Arbeit. Es skizziert den Aufbau der Arbeit und gibt einen Überblick über die folgenden Kapitel.
2 Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden: Dieses Kapitel legt die juristischen und verfahrenstechnischen Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden dar. Es definiert erbfolgerelevante Urkunden, beschreibt die Formerfordernisse, unterscheidet verschiedene Arten der Verwahrung (amtlich, notariell, gerichtliche Aktenverwahrung) und analysiert den Verfahrensablauf, einschließlich der Inverwahrungnahme und des Ablaufs nach Eintritt des Erbfalls. Der Fokus liegt auf der kritischen Würdigung des bestehenden Verfahrens und der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Die verschiedenen Arten der Verwahrung werden detailliert beschrieben und im Kontext ihrer rechtlichen Rahmenbedingungen analysiert, um die Komplexität des bestehenden Systems aufzuzeigen.
3 Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung: Dieses Kapitel behandelt die theoretischen Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung. Es definiert zentrale Begriffe wie Geschäftsprozess, Modell und Geschäftsprozessmodellierung und erläutert verschiedene Ansätze und Ziele der Modellierung. Die Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung wird anhand von Ebenen, Phasen und Sichten dargestellt. Es werden Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung beschrieben, um den Rahmen für die nachfolgende Modellierung des Geschäftsprozesses zu schaffen. Das Kapitel legt den methodischen und theoretischen Rahmen für die praktische Anwendung der Modellierung im weiteren Verlauf der Arbeit fest.
4 Ausgewählte Modellierungssprachen für Geschäftsprozesse: In diesem Kapitel werden verschiedene Modellierungssprachen für Geschäftsprozesse vorgestellt und verglichen. Es werden die Merkmale einer guten Modellierungssprache diskutiert und die Sprachen nach Gehring, EPK und BPMN im Detail analysiert. Der Vergleich der Sprachen dient der fundierten Auswahl einer geeigneten Sprache für die Modellierung des "Soll"-Geschäftsprozesses. Die Auswahlkriterien werden explizit benannt und begründet. Die Kapitel schließt mit Schlussfolgerungen für die eigene Geschäftsprozessmodellierung in dieser Arbeit.
5 Neugestaltung des Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden: Dieses Kapitel bildet den Kern der Arbeit. Es beschreibt die Entwicklung eines "Soll"-Modells für die zentrale elektronische Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Zuerst wird ein Idealkonzept mit Vision und Strategie entwickelt. Anschließend wird der Ist-Geschäftsprozess modelliert und dessen Schwachstellen analysiert. Basierend auf dieser Analyse wird ein "Soll"-Geschäftsprozess modelliert, der die gesetzlichen Voraussetzungen und Anforderungen an ein zentrales Verwahrsystem berücksichtigt. Die Modellierung umfasst sowohl die Inverwahrungnahme als auch den Ablauf nach Eintritt des Erbfalls. Der Fokus liegt auf der Beschreibung der Unterschiede zwischen Ist- und Soll-Modell und der Darstellung der Verbesserungen durch die Neugestaltung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessmodellierung, Erbfolgerelevante Urkunden, Zentrale elektronische Verwahrung, Rechtsicherheit, Effizienzsteigerung, Ist-Soll-Vergleich, BPMN, EPK, Notariat, Nachlassgericht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Diplomarbeit: Neugestaltung des Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
Was ist der Gegenstand dieser Diplomarbeit?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Modellierung und Optimierung des Geschäftsprozesses für die zentrale elektronische Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Ziel ist die Entwicklung eines "Soll"-Modells, das den bestehenden Prozess hinsichtlich Effizienz und Rechtssicherheit verbessert.
Welche Themen werden in der Arbeit behandelt?
Die Arbeit umfasst die Analyse des bestehenden Verfahrens zur Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden, die Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung, die Auswahl geeigneter Modellierungssprachen (u.a. BPMN und EPK), die Entwicklung eines optimierten "Soll"-Modells, die Bewertung des "Soll"-Modells und die Konzeption eines zentralen Verwahrsystems.
Welche Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden werden betrachtet?
Die Arbeit behandelt die besondere amtliche Verwahrung, die notarielle Verwahrung und die gerichtliche Aktenverwahrung. Die jeweiligen Verfahren werden detailliert beschrieben und im Kontext ihrer rechtlichen Rahmenbedingungen analysiert.
Welche Modellierungssprachen werden verwendet und verglichen?
Die Arbeit vergleicht verschiedene Modellierungssprachen, darunter die Methode nach Gehring, Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) und die Business Process Modeling Notation (BPMN). Die Auswahl der am besten geeigneten Sprache wird begründet.
Wie ist der Aufbau der Arbeit strukturiert?
Die Arbeit gliedert sich in sechs Kapitel: Einleitung, Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden, Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung, Ausgewählte Modellierungssprachen für Geschäftsprozesse, Neugestaltung des Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden und Evaluation des Soll-Geschäftsprozesses.
Was sind die Ergebnisse der Arbeit?
Das Hauptergebnis ist ein optimiertes "Soll"-Modell für die zentrale elektronische Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden, das den Ist-Zustand analysiert und konkrete Verbesserungsvorschläge liefert. Es beinhaltet ein Idealkonzept, die Modellierung des Ist- und Soll-Geschäftsprozesses sowie eine Bewertung hinsichtlich Effizienz und Rechtssicherheit.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt der Arbeit?
Schlüsselwörter sind: Geschäftsprozessmodellierung, erbfolgerelevante Urkunden, zentrale elektronische Verwahrung, Rechtssicherheit, Effizienzsteigerung, Ist-Soll-Vergleich, BPMN, EPK, Notariat, Nachlassgericht.
Wie wird der Ist-Geschäftsprozess modelliert und analysiert?
Der Ist-Geschäftsprozess wird detailliert modelliert, um Schwachstellen aufzuzeigen. Die Analyse konzentriert sich auf die Inverwahrungnahme und den Ablauf nach Eintritt des Erbfalls (GP-1 bis GP-4).
Wie wird der Soll-Geschäftsprozess entwickelt?
Der Soll-Geschäftsprozess wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Voraussetzungen und Anforderungen an ein zentrales Verwahrsystem entwickelt. Die Modellierung umfasst ebenfalls die Inverwahrungnahme und den Ablauf nach Eintritt des Erbfalls (GP-1 bis GP-4), wobei die Unterschiede zum Ist-Zustand deutlich herausgestellt werden.
Welche Vorteile bietet das entwickelte "Soll"-Modell?
Das "Soll"-Modell soll zu einer Effizienzsteigerung und verbesserter Rechtssicherheit im Prozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden führen.
- Arbeit zitieren
- Dipl.-Kfm, Dipl.-Rpfl. Markus Stub (Autor:in), 2008, Modellierung eines Geschäftsprozesses zur zentralen elektronischen Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/145811
