Einblicke in das Schulsekretariat. Erfahrungen und Aufgaben während eines Praktikums

Informe de Práctica , 2024 , 31 Páginas

Economía de las empresas - Administración de empresas, gestión, organización

Das Ziel dieses Praktikumsberichts ist es, einen Überblick über die Tätigkeiten und Erfahrungen während eines Praktikums in einem Schulsekretariat zu geben. Die Präsentation deckt verschiedene Aspekte des Alltags in einem Schulsekretariat ab und bietet wertvolle Einblicke für Personen, die an einer Karriere in diesem Bereich interessiert sind.

Diese Praktikumspräsentation bietet eine Vorstellung zweier Schulen, beleuchtet vielfältige Aufgaben im Schulsekretariat und schließt mit einer reflektierenden Zusammenfassung und einem Schlusswort. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung von Schülerabwesenheiten und Krankmeldungen der Lehrer, die Handhabung des Postverkehrs, vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten, die Mitwirkung bei Schulveranstaltungen und die Verwaltung von Schülerakten. Besonderes Augenmerk liegt auf der effizienten Organisation des Schulsekretariats und der Wichtigkeit dieser Rolle für das schulische Umfeld. Abschließend werden wertvolle Erkenntnisse für die berufliche Orientierung und Möglichkeiten im Bereich der schulischen Verwaltung in städtischer Hand, insbesondere in Berlin, gegeben.

Praktikumsvorstellung

1. Einleitung

Im nachfolgenden Text verwende ich das generische Maskulinum. Alle anderen Geschlechter und sexuellen Identitäten sind mit gemeint. In der Zeit vom 01.11.2023 bis zum 01.02.2024 habe ich mein Praktikum an der Schule I (im Nachfolgenden „S I“) in Oberhavel abgeleistet. Ich war zu dieser Zeit im Schulsekretariat eingesetzt. Auf Grund der Schulschließzeiten habe ich 4 Tage länger gearbeitet, um auf meine Zeiten zu kommen und um der Frage zuvorzukommen, wo ich in dieser Woche war. Die Zeiten vom 01.11.2023 bis 03.11.2023 habe ich im Home-Office gearbeitet. In der Zeit vom 02.01.2024 bis 05.01.2024 habe ich mich im mobilen Arbeiten betätigt.

Im Folgendem gliedere ich meine Präsentation, wie folgt:

a. Vorstellung der Schule I und Schule II

b. Aufgaben und Tätigkeiten

1. Abwesenheiten der Schüler

2. Krankmeldung der Lehrer

3. Posteingang und Postausgang in der S I und in der S II

4. Vorbereitende Buchhaltung für die Stadt

5. Mitwirkung am Schuladventsmarkt einschließlich Vor- und Nachbereitung, sowie Betreuung des Fördervereins

6. Arbeit mit den Schülerakten (Ablage), Akteneinsicht und Vorbereitung der Archivierung

7. Unfälle, Unfallberichte und Unfallanzeigen

8. Berufsschulpflicht – Überprüfung und Mahnung der abgegebenen Schüler, sowie Serienbriefe über WeBBSchule

9. Lagerwirtschaft und Hauswirtschaft in der S I

c. Zusammenfassung und Fazit

Nach der Vorstellung der Gliederung hoffe ich, Euch mit meiner Präsentation einen guten Einblick in die Arbeiten eines Schulsekretariats zu geben. Vielleicht ist diese Arbeit für den einen oder anderen von Interesse. Man kann sich in der späteren Berufspraxis daran orientieren. Häufig sind die Schulsekretariate in städtischer Hand, sodass die dortigen Stellen über die jeweilige Stadt ausgeschrieben werden. In Berlin gibt es einer Dauerausschreibung von Stellen im Schulsekretariat, wobei dort der Träger der Berliner Senat ist.

Ich hoffe mit meiner Präsentation einen fundierten Einblick in die Sekretariatsarbeit zu geben. Leider werde ich die Wahlqualifikation Sekretariat/Assistenz nicht wählen. Trotzdem fühle ich mich mit dieser Wahlqualifikation verbunden und freue mich auch in diesem Bereich etwas Neues zu erfahren.

2. Vorstellung der Schule I und der Schule II

Die Schule I liegt in Oberhavel und beschult eine Vielzahl von Schülern und verfügt über viele Lehrer, sowie einem Schulsekretariat. Die Oberschule erteilt Unterricht für die Klasse 7 – 10 und es handelt sich um eine Gesamtschule, die alle Schulabschlüsse nach 9 beziehungsweise 10 Schuljahren anbietet. Dabei können folgende Abschlüsse erworben werden: Berufsbildungsreife, Erweiterte Berufsbildungsreife, Fachoberschulreife und Fachoberschulreife mit der Erlaubnis zum Besuch der gymnasialen Oberstufe.

Daneben habe ich an einigen Tagen die Schule II kennengelernt. Diese Schule hatte einen wesentlich kleineren Umfang, weil diese Einrichtung sich erst in Gründung befindet. Die Schule ist zweizügig und hat nur eine erste und zweite Klasse. Wichtig für die Arbeit im Sekretariat war das Aufnahmeverfahren Ü1. Ich habe die Arbeit mit den kleinen Kindern nicht so gemocht und war lieber an der S I.

3. Aufgaben und Tätigkeiten während des Praktikums

Ich werde in den folgenden Abschnitten der Frage nachgehen, was man so in einem Schulsekretariat macht. Ich habe meine Präsentation in neun Abschnitte gegliedert. Dabei berücksichtige ich die Abwesenheitsmeldung der Schüler und des Personals, das Postwesen, die Buchhaltung und andere organisatorische Aufgaben. Ich hoffe, dass ich alle wesentlichen Aufgaben abgebildet habe.

3.1. Abwesenheiten und Krankmeldung der Schüler

Um es vorweg zu nehmen, das papierlose Büro lässt sich noch nicht verwirklichen. Viele Vorgänge existieren in analoger und digitaler Form nebeneinander und ergänzen sich oder verweisen sogar auf einander. Gerade bei den täglichen Abwesenheitsmeldungen der Schüler lässt sich diese Tendenz zu doppelter Erfassung nachweisen. Trotzdem erleben wir die digitale Revolution, wo alte Techniken neben den neuen Techniken koexistieren. Ohne die alten Vorgänge lassen sich keine neuen Vorgänge implementieren. Alle Prozesse verweisen aufeinander

Was ich interessant für diese Praktikumsvorstellung finde, ist es die Arbeitsschritte bei der Abwesenheitsmeldung detailliert darzulegen. Zunächst stellen die Eltern fest, ob sie ihre Kinder in die Schule schicken können oder wollen. Wenn diesmal wegen Krankheit nicht der Fall sein sollte, so rufen sie in der Schule I an, wo ich den Hörer abnehme und mich als S I vorstelle. Dabei folgen entlang der Tabelle:

Uhrzeit | Klasse | Name und Abwesenheitsgrund | Kommunikation (Vater, Mutter, Betreuer)

Fragen, um zu ermitteln, weshalb die Schüler fehlen. Zwei oder drei Rückfragen im telefonischen Gespräch sind üblich, weil man den Namen des Schülers nicht beim ersten Mal mitbekommt oder noch etwas zum Abwesenheitsgrund wissen möchte. Wenn diese Zeile in die Tabelle des Abwesenheitsbuches eingetragen ist, erfolgt dann meist der nächste Anruf. In der Woche nach den zweiwöchigen Weihnachtsferien hatten wir wegen der Busstaus infolge der Bauernproteste viele Abwesenheitsmeldungen zu fertigen, [1] da die Schüler nicht durch die Stadt kamen. Es wurde dann Distanzunterricht angewiesen.

Nach dem die Schüler im Buch erfasst wurden, erfolgte eine weitere Erfassung bei Webuntis, wo die fehlenden Schüler entlang einer Maske eingetragen werden. Wir haben zunächst S I aufgerufen, dann die persönlichen Daten (Nutzername und Kennwort) eingetragen, und sind dann auf Klassenbuch, und dann später auf Abwesenheiten gesprungen. Somit erhielten wir den Bildschirm, in dem die Schüler geordnet nach Klasse oder nach Namen angezeigt werden können. Durch die Abfrage des Computers geleitet, konnten die oben genannten Angaben eingetragen werden. Es gab ein Dropdown-Menü, in dem die Abwesenheitsgründe (u.a. Klinikunterricht, Distanzunterricht, blieb den Unterricht, Krankheit und anderes) eingetragen werden konnten.

Somit wurde jede Abwesenheit zweimal (analog im Buch und digital in Webuntis) erfasst. Durch die elektronische Erfassung konnten die Lehrer über Webuntis erfahren, wie der Status des Schülers am fraglichen Tag war und somit konnten sie ihn entschuldigen. Ein einzelner Anruf jedoch reichte manchmal nicht aus, um den Schüler verbindlich zu entschuldigen. Bei einem mehrtätigen Fernbleiben von der Schule musste ein elterlicher Entschuldigungszettel oder eine ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden.

3.2. Krankmeldung der Lehrer

Wenn man so will, lassen sich die Krankmeldungen der Lehrer dem personalwirtschaftlichen Teil des Praktikums zu ordnen.

Die Abwesenheitsmeldung wegen Krankheit [2] ist bei den Lehrern in Folge des Beamtenstatus oder des Angestelltenverhältnisses etwas komplizierter als bei den Schülern. Da die Lehrer unter Personal abgelegt werden und es sich um eine Personalangelegenheit handelt, die vom Schulleiter abgezeichnet werden muss und dann an das staatliche Schulamt geschickt werden muss, sind andere Arbeitsschritte als bei den Schülern erforderlich, die sich auch auf Formulare und interne Listen beziehen. Die Arbeitsschritte bei der Abwesenheit der Lehrer möchte ich im Rahmen der Praktikumspräsentation vorstellen. Da es umfangreiche und mehrstufige Büroprozesse sind, werde ich sie detailliert unter Beachtung der Gesetze darlegen, um das Wesentliche herauszuarbeiten.

Zunächst einmal war es aus verwaltungstechnischen Gründen noch nötig, dass uns Krankenscheine vorgelegt werden müssen. Auch war bei der Bearbeitung der Abwesenheiten der Lehrkräfte es erforderlich, dass verschiedene Formulare benutzt werden müssen. So gibt es drei verschiedene und am häufigsten gewählte Abwesenheiten:

- Fernbleiben vom Dienst nach § 61 Abs. 1 Landesbeamtengesetz

- Antrag auf bezahlte Dienstbefreiung aus persönlichen Anlässen nach §§ 11,12 EUrlDbV

- Arbeitsunfähigkeits- und Dienstantrittsmeldung

Die einfachste Form der Abwesenheitsmeldung ist die Arbeitsunfähigkeitsmeldung, wo ein diesbezüglicher Krankenschein samt dem entsprechenden Formular (Arbeitsunfähigkeits- und Dienstantrittsmeldung nach dem letzten Krankheitstag) vorgelegt werden musste. Diese Form der Abwesenheitsmeldung ist wohl für alle logisch und beinhaltet neben der Dauer der krankheitsbedingten Abwesenheit auch noch den Dienstantritt (stets der erste Arbeitstag). Der Krankenschein wird vom Schulleiter gegengezeichnet und dann zusammen mit dem Formular an das staatliche Schulamt geschickt. Auch die Angabe der Krankenkasse und die Unterschrift der Lehrkraft darf nicht fehlen.

Die Abwesenheitsmeldung wegen persönlicher Anlässe ist eine an Arbeitsschritten umfangreiche Meldung. Zunächst wird entsprechend §§ 11 oder 12 EUrlDbV eine Anspruchsgrundlage bestimmt. Zulässig sind folgende Anlässe: Teilnahme an Wahlen, Wahrnehmung von gerichtlichen und polizeilichen Terminen, Heilkur, Niederkunft der Ehefrau, Tod naher Angehöriger, Umzug aus dienstlichen Anlass, Dienstjubiläum (25 beziehungsweise 40 Jahr), schwere Erkrankung eines Angehörigen, schwere Erkrankung eines Kindes, Bildungsfreistellung, Ehrenämter, Verteidigung, Gewerkschaft, Tarifverhandlungen, fachliche, staatspolitische, kirchliche und sportliche Zwecke und Mitgliedschaft im Wahlvorstand. Liegt eine dementsprechende Begründung vor, wird vom Sekretariat eine diesbezügliche Genehmigung in schriftlicher Form vorbereitet. Das Original des Antrages und des vom Schulleiter abgezeichnete Genehmigungsschreiben werden dann an das staatliche Schulamt versendet. Diese Stelle entscheidet abschließend und besoldungsrechtlich.

Schließlich die komplexeste Form der Abwesenheitserklärung der Lehrer ist die Abwesenheit nach § 61 Absatz 1 Landesbeamtengesetz. In dessen § 61 Absatz 1 heißt es wie folgt:

„[…] Der Beamte darf dem Dienst nicht ohne Genehmigung fernbleiben. Der Beamte hat seinen Vorgesetzten unverzüglich von seiner Verhinderung zu unterrichten. Die Dienstunfähigkeit wegen Krankheit ist auf Verlangen oder bei einer Dauer von mehr als drei Tagen unverzüglich durch ärztliche Bescheinigung nachzuweisen […].“

Dem Beamten wird bei Mitteilung an seinen Vorgesetzten das Fernbleiben vom Dienst gestattet. Oft wurden diese Karenztage dann genehmigt, wenn der Beamte weniger als drei Tage krank war. Auch dieses Formular muss vom Beamten und der Schulleitung unterschrieben werden. Auch wenn die gesetzliche Formulierung dem Ganzen ein gewisses Maß an Komplexität gibt, ist dieser formale Akt manchmal vollzogen worden.

Meine vornehmste Arbeit in Zusammenhang mit den Abwesenheiten war, dass ich die eingehenden Krankschreibungen unter Angabe der Anschrift des Lehrers in das elektronische Posteingangsbuch eintragen musste. Durch unsere Bearbeitung kamen zu diesen Krankschreibungen, Anträgen und Erklärungen noch Formulare und Genehmigungen hinzu, die alle samt in das Postausgangsbuch eingetragen werden mussten. Dadurch gab es einen Überblick über die Abwesenheiten des Personals. Auch wurden die Abwesenheiten nach Abwesenheitsgrund in eine fortlaufende Excel-Tabelle eingetragen, um stets den Überblick über die Abwesenheiten zu behalten.

3.3. Posteingang und Postausgang in der S I und in der S II

Schon am zweiten Tag war ich mit dem im Berufsförderungswerk Mühlenbeck kennengelernten Posteingang und Postausgang betraut. Anfangs hatte ich viele Fragen, wie ein Brief in das jeweilige Buch eingetragen wird. Mit der Zeit gewann ich bei dieser Aufgabe im Sekretariat Routine und wusste was zu tun war. Schon aus praktischen und didaktischen Gründen existiert ein doppeltes Postbuch: Das Postausgangsbuch ist ein materielles Buch und das Posteingangsbuch ist ein virtuelles Buch im Rechner. Die Gründe für diese doppelte Buchung ähneln damit der Aufschrift der Abwesenheit im Buch (Eingang) und die Weitergabe über Webuntis (Ausgang).

Hauptsächlich habe ich im Posteingang Kurswechselanträge der Eltern, Rechnungen aufgenommen und Krankschriften von Lehrer, da diese zunächst von uns bearbeitet werden mussten und dann dem Schulamt gemeldet werden müssen. Das Posteingangsbuch bildet, wie im Unterricht besprochen, den ersten Schritt allem unternehmerischen Handeln. Das Posteingangsbuch hat folgenden Aufbau in Excel:

Eingang | Schreiben | Name und Anschrift des Absenders | Inhalt | Zuständigkeit

Demnach nimmt das Posteingangsbuch das Datum des Eingangs auf und das Datum des Schreibens auf. Dann folgten die Anschrift und der Name des Absenders. Schließlich folgten noch der Inhalt des Schreibens und dann zuletzt die Zuständigkeit, die oft die Schulleitung war. Das Tagesdatum von Eingang und Schreiben konnten den Briefen entnommen werden. Auch die Übernahme der Namen und der Anschriften waren Abschreibübungen; hilfreich waren hier die Kenntnisse vom Aufbau des Anschriftenfeldes einer Eingangsrechnung und einer Ausgangsrechnung. Dadurch ließen sich alle Rechnungen und ihre Richtung (Eingang oder Ausgang) zweifelhaft feststellen.

Auch beim Postausgang war halt das physische Buch, in dem man die einzelnen Briefe eintragen konnte, im Mittelpunkt der Arbeit. Es gab Briefe zur Verhaltensmissbilligung von Schülern, Androhung von Ordnungsmaßnahmen, Ausschluss vom Unterricht, aber auch die Meldung an das staatliche Schulamt, wozu die bereits dargestellten Abwesenheiten der Lehrer zählen. Ferner gab es 47 Briefe zur Berufsschulpflicht, bei denen die Abgänger der Schule befragt wurden, ob sie an einer Schule eingeschrieben sind. Darüber hinaus wurden die Meldungen zum Kurswechsel an die Eltern der Schüler geschickt. Der Postausgang war fast jeden Tag zu machen.

Da der Postausgang in das physische Buch einzutragen war, gab es folgende Spalten:

Ausgang | Schreiben | Anschrift | Inhalt | Gebühr | Bestand

Jeder ausgehende Brief wurde in diese Tabelle erfasst, gefalzt, kuvertiert und mit einer Briefmarke frankiert. Da die Briefe mal das Format A4 hatten, musste überlegt werden, ob ein DIN-Lang-Briefumschlag verwendet wird oder ob der Brief in einen C4-Umschlag kam. Davon hing dann auch im Weiteren das Porto für die Briefe ab. Es gab Briefmarken für 0,85 Euro, für 1,00 Euro und für 1,60 Euro. Somit verminderte sich der Bestand mit jedem versandten Brief um die jeweilige Gebühr. Jeden Freitag wurde die Briefmarkenkontrolle durchgeführt. Dabei musste das verausgabte Porto dem rechnerischen Bestand an Briefmarken entsprechen.

Exkurs: Die Schule II hatte ein anderes System der Postbearbeitung. Dort wurden die einzelnen eingehenden Briefe nicht erfasst. Die Ausgangspost wird jedoch in ein elektronisches Verzeichnis im Computer mit Tagesdatum abgelegt. Dadurch können die Briefe später nachvollzogen werden. Die S II ist dem papierlosen Büro deutlich nähergekommen. Ferner werden die Briefe in das Postausgangsbuch der Schule samt Porto eingetragen. Auch kommt anders als in der S I (Schule I) ein Kurzbrief mit hinzu auf dem die versandten Dokumente vermerkt werden.

Ich habe darüber hinaus noch einen kurzen, emphatischen Bericht zu einem Vormittag an der S II angefertigt:

„[…] Ich habe in dieser Woche nur an einem Tag in der Schule II gearbeitet, da alle Arbeit schon im Vorfeld erledigt wurde oder auf den Januar geschoben wurde. Leider hatte ich nicht viel zu tun. Interessant war, dass ich dann doch einige Aufträge abarbeiten konnte. Ich habe am gestrigen Tag die Post von der Stadt und vom Briefkasten geholt. Dann habe ich die Post zur Stadt (Schulverwaltung) gebracht und ein Dankeschön in Form einer Süßigkeit von der Stadt bekommen. Ich habe 3 Akten in der Schule angelegt, die zu anderen Schulen geschickt werden. Die Schulen haben je nach Straße ein unterschiedliches Einzugsgebiet und nehmen die Kinder dementsprechend auf. Die Akten mussten an die zuständigen Schulen verwiesen werden. Die Akten sind im Rahmen von Ü1 erstellt worden. Meine Aufgabe war es bei der dritten Akte ein Deckblatt aus den anderen Akten/Dateivorlagen zu erstellen und diese dann zu Frau Betreuerin II in das Fach Schule II zu bringen. Dadurch konnte die Zuordnung der Kinder zu den jeweiligen Schulen gewährleistet werden.

Frau Betreuerin II, die Schulsekretärin von der Schule II, hatte mir 2 Seiten hingelegt, worin das Prozedere zum Übergangsverfahren drinstand, damit die Schüler an den neuen Schulen angemeldet werden können. Ich hatte am besagten Tag die Gelegenheit mit Frau Betreuerin II ein Chat zu machen, um offene Fragen zu klären und war vor um 9 Uhr mit den Haufen Arbeit fertig. Ich habe mich an diesem Tage sehr darüber gefreut. […]“

Das Postwesen der S II bestand darüber hinaus auch in Besuchen von anderen Büros und war mit einer Botentätigkeit verbunden.

3.4. Vorbereitende Buchhaltung für die Stadt

Da das Sekretariat nicht nur für die Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung der Abwesenheiten und des Postverkehrs zuständig ist, gab es auch noch die erfreuliche Arbeit der vorbereitenden Buchhaltung für die Stadt. Wie unschwer im Logo der Schule zu erkennen, ist die Stadt der Träger der Schule I. Durch diese Übernahme der Kostentragungspflicht hat das Schulsekretariat seit je her auch die Verantwortung eine vorbereitende Buchhaltung für die Stadt anzufertigen. Die Stadt widmete sich dann der Buchung des Zahllaufes und der endgültigen Kontierung.

Im Rahmen des Buchhaltungsprozesses wurde eine Rechnung mehrmals angefasst. So wurde die Rechnung zunächst im Rahmen des Posteingangs bearbeitet, dann wurde sie mit dem Prüfungsstempel, der ausgefüllt und um weitere Angabe ergänzt wurde, versehen. Sodann wurde die Rechnung dem Schulleiter zur Unterschrift vorgelegt. Intern wurde die Rechnung dann in der Haushaltsüberwachungsliste für das Schuljahr 2023 / 2024 eingetragen. Nachdem diese Arbeitsschritte geschehen sind, wurde die Rechnung an die Stadt geschickt, sofern sie im Postausgangsbuch verzeichnet ist.

Die Stadt ist für die Erstellung des Haushalts, die tatsächliche Mittelbewirtschaftung und den Zahllauf zuständig. Wir haben zwar in unseren Excel-Tabellen die einzelnen Sachkonten abgebildet, aber die endgültigen Bankkontenbewegungen finden bei der Stadt statt. Die Rechnungen wurden zusätzlich noch kopiert und im Haushalt 2023 abgelegt.

Interessanterweise lauteten die Rechnungen auf die Aufträge der Stadt, sodass es in der Mittelbewirtschaftung zunächst Aufträge gibt, die dann von uns bebucht werden, damit die Stadt dann die Rechnungen bezahlen kann.

Ein Buchungsvermerk auf den Rechnungen sah in etwa so aus:

PK: Kontonummer

AXX-2023

sachliche und rechnerische Richtigkeit Ware erhalten

Stadt, den 9.11.2023 am 8.11.2023

Schulleiter Herr Schulleiter

Cod.: Schulnummer und Konto

Ich habe die Vermerke einige Male geschrieben, da die Schule I im Dezember einen Schuladventsmarkt durchführte. Bei diesem Schuladventsmarkt gab es Produkte, die von den Schülern nach Absprache mit den Lehrern im Unterricht (Produktives Lernen) angefertigt wurden. Dafür haben die Lehrer verschiedene Produkte über das Portal von „Amazon Business“ bestellt. Ich hatte den Wareneingang durchzuführen und Frau Betreuerin I (Schulsekretärin an der Schule I) hatte die Rechnungen dazu aus dem Portal heruntergeladen.

3.5. Mitwirkung am Schuladventsmarkt einschließlich Vor- und Nachbereitung, sowie Betreuung des Fördervereins

Der Schuladventsmarkt war das größte Projekt, an dem ich in assistierender Form beteiligt war. Am xx.12.2023 war es soweit und der Verkauf von schulischen Produkten konnte starten. Doch bis es soweit war, musste viel Arbeit geleistet werden. Die Lehrer bestellten munter über das Portal „Amazon Business“ Produkte und Waren, die sie für den Schuladventsmarkt und den dem vorbereitenden Unterricht benötigten. Es wurden tatsächlich sehr viele Waren bestellt, was für uns im Sekretariat viel Arbeit bedeutete. Jede eingehende Rechnung, die vom Portal „Amazon Business“ heruntergeladen wurde, musste durch den Posteingang, geprüft, vorkontiert, gegengezeichnet und an die Stadt gesandt werden. Problematisch war, dass nicht jede Rechnung auch auf Rechnung lautete, da die Stadt anderslautende Schreiben nicht bezahlt.

Ich habe während der Arbeit an den Rechnungen festgestellt, dass der Wareneingang im dreistelligen Bereich lag. Leider stellte Amazon keine Sammelrechnungen aus, sodass unser Vorgehen sehr kleinteilig war

Nun folgt ein kurzer Bericht, den ich im Zusammenhang mit dem Schuladventsmarkt erstellt habe und den ich an unsere Lehrer vom BFW in Mühlenbeck geschickt habe: Er gibt am Tage des Schuladventsmarkts einen begeisterten Ausblick auf den Abend.

„[…] Heute ist der große Adventsmarkt in der Schule. Da der Adventsmarkt von 16:00 Uhr bis 19:00 Uhr dauert habe ich am Vormittag frei bekommen und kann unter anderen diesen Bericht schreiben. In der Schule war die letzten beiden Tage geschäftiges Treiben, bei 18 unterschiedlichen Gruppen hatten die Lehrer viel zu tun. Die eine Gruppe packte um die 700 Geschenke ein. Eine andere Gruppe bereitete gebrannte Mandeln zu. Wiederrum eine dritte Gruppe war mit dem Eindecken der Tafel im Lehrerzimmer beschäftigt. Eine weitere vierte Gruppe managte den Aufbau der Festzelte im Freien. Es schien so, als ob die Schule ein Großprojekt stemmte.

Bei uns im Sekretariat lief ein Teil der Fäden zusammen. Frau Betreuerin I, meine Praxisanleiterin, war damit beschäftigt, die Konten zu bewirtschaften. Es gab für den Adventsmarkt gefühlte 5 Konten, die unterschiedliche Ausgaben der Lehrer abdeckten. Die Lehrer kamen mit Quittungen, Bons (am häufigsten) und sogar Rechnungen, die alle beschriftet, vorkontiert und später in der Stadt oder Förderverein der Schule I gebucht werden mussten. Meine Aufgabe war es unterstützend tätig zu sein. Ich fertigte von den Belegen Kopien für die Stadt an, dann kümmerte ich mich in verschiedenen Fällen um die Auszahlung. Ferner nummerierte ich die Belege. Es war geschäftiges Treiben. Während das Stadtgeld als Vorschuss in Höhe von 700 € existierte, musste es gewechselt werden, damit jede Kasse der Stände Hartgeld, Papiergeld und anderes hat. Es war viel zu tun. […]“

Das Ausmaß der organisatorischen Vorarbeiten wird am folgenden Bericht besonders deutlich:

„[…] Was kann ich noch berichten? Da viele Heizplatten, Warmhaltegeräte und andere technische Einrichtungen der Küche benötigt werden, musste sogar ein Stromversorgungsplan erstellt werden. Ein Mitarbeiter war mit dieser Koordinierung beschäftigt. Schön für die Mandelrösterei brauchte man ein Starkstromkabel, was an der Schule hoch verlegt wurde und seinen Ausgang in der Küche hatte und an der Fassade nach oben ging. Oben angekommen ging es quer durch das Lehrerzimmer und führte raus auf den großen Flur zur Mandelrösterei. Als ich nach oben kam, um Kopien zu ziehen, musste ich aufpassen, dass ich nicht darüber stolpere. Der Stromversorgungsplan war für mich das beeindruckendste Werk, was erstellt wurde und wo auch der Schulleiter mit beteiligt war.

Auch im Gastro-Bereich der Küche war ich eingesetzt. Ich habe die Aufgabe übertragen bekommen, gut 384 Becher der Schule I abzuspülen. Ich habe dazu eine Einweisung in den Industriespüler der Schule bekommen. Anschalten, Becher einfüllen (immer 30 Stück), dann zweimal durchspülen. Umgekippte, und vollgelaufene Becher waren zu entleeren und wiederaufzurichten. Dass dauerte zwei Vormittage und es gab Stress mit der Küchenfrau, die um 11:00 Uhr kam, weil ich mit meiner Arbeit nicht fertig war. […]“

Nach dieser persönlichen Schilderung der Vorbereitungen des Schuladventsmarktes möchte ich nun vom eigentlichen Schuladventsmarkt sprechen. Am Tage des Schuladventsmarktes war ich als Betreuer des Fördervereins eingeteilt, mir oblag es, die Mitglieder des Fördervereins beim Kochen des Glühweins zu unterstützen. Dazu muss gesagt werden, dass wir kaum Strom hatten, um unsere Glühweinheizgeräte zu betrieben. Daher musste ich immer in die WAT-Küche laufen, um den Glühwein durch die WAT-Lehrerin zu erhitzen. Der fertige Glühwein wurde dann rausgebracht. Es waren lange Wege durch das Schulhaus und den Festplatz zurück zu legen. Aber am Ende gelang es, den Stand mit Glühwein zu versorgen.

Neben den Glühwein haben wir auch noch Kuchen zu Gunsten des Fördervereins verkauft. Dabei haben wir schon Tage vor dem Schuladventsmarkt Kuchen gebacken. Auch die Kinder versuchten sich im Backen des Kuchens, was in vielen Fällen nicht gelang, weil beispielsweise beim Käsekuchen aus Unachtsamkeit Zucker vergessen wurde. Wir haben es dann doch fertigbekommen, Kuchen zu erstellen, der dann auf dem Schuladventsmarkt am Stand des Fördervereins aufgestellt und verkauft wurde. Ich habe sehr gerne Kuchen verkauft und Einnahmen im zweistelligen Bereich gehabt.

Es ist nun soweit: ich konnte nach dem Schuladventsmarkt die Auswertung der Rechnungen für den Adventsmarkt vornehmen. Ich habe alle Rechnungen zunächst in eine Excel-Tabelle mit dem Kopf (lfd. Nummer, Ausgabegrund, Betrag und Person) eingetragen. Dadurch wollten wir einen Überblick bekommen, welche Ausgaben entstanden sind. Schließlich müssen die Ausgaben den einzelnen Personen zugeordnet werden, was bereits geschah, da alle Lehrer in Vorkasse gingen und nun die Leistungen dementsprechend zurückerstattet bekommen haben. Die Excel-Tabelle lässt sich jetzt mit Funktionen auswerten, um die Summe je Person anzuzeigen.

Ich war erstaunt, wieviel Umsatz die einzelnen Ausgaben machten. Aus jedem ausgegebenen Euro wurden 3,50 Euro Umsatz generiert. Dafür, dass die Schüler sehr intensiv drei Tage mit den Vorbereitungen beschäftigt waren, mussten wir keine Personalkosten gesondert geltend machen. Da die Kosten nur Materialkosten waren und verdeckte Kosten (Strom und Wasser) nicht ermittelt wurden, kann sich das Ergebnis sehen lassen.

Ich bin gespannt und wissbegierig, in der weiteren Ausbildung zu erfahren, wie der Adventsmarkt ökonomisch ausgewertet werden kann. Die Zahlen über den Gewinn des Schuladventsmarkts wurden den Lehrern über Teams mitgeteilt. Eine tiefergehende Auswertung war daher vorerst nicht erforderlich.

3.6. Arbeit mit den Schülerakten (Ablage), Akteneinsicht und Vorbereitung der Archivierung

Die Arbeit mit den analogen Schülerakten war interessant und für die Schule I üblich. Im Sekretariatsbüro befand sich ein großer Aktenschrank, in dem die Schüler- und Personalakten der Lehrer aufbewahrt werden. Am fünften Tag habe ich begonnen, die Schülerakten um zuheften: nach dem Stammblatt, auf dem die Schülerdaten standen, sollten immer die Zeugnisse sein. In der dritten Woche habe ich die Schüler hochgestuft.

Ich habe in der dritten Woche die Schüler hochgestuft. Seit den Sommerferien hatte keiner diese Aufgabe gemacht, sodass ich die Schülerakten der siebten Klasse um das Stammblatt ergänzte. Diese konnte ich bei WeBBSchule abrufen und dann in die Akte heften, damit die Schüler ihren Schulverlauf in der Akte erhalten. Auch kann dadurch zweifelsfrei festgestellt werden, welche Schullaufbahn die Schüler hatten. Damit war ich gut 2 halbe Tage beschäftigt. Zunächst hat Frau Betreuerin I (Schulsekretärin an der S I) mir das Portal „WeBBSchule“ geöffnet, sodass ich darin arbeiten konnte.

Bei den Schülern der Klassen 8,9,10 wurde der Satz “2023/2024 Jahrgang [Klasse] Bildungsgang” ergänzt, sodass diese Schüler nun auch in den richtigen Klassen waren. Diese Arbeit hatte mich auch 2 halbe Tage beschäftigt.

Auch habe ich Frau Betreuerin I bei einer Akteneinsicht in die Schülerakte unterstützt. Es war so: zwei Tage zuvor rief eine Mutter an, die eine Kopie eines psychologischen Attestes benötigte. Dann hat Frau Betreuerin I die Akte aus dem Archiv geholt und der Mutter vorgelegt. Ich bin dann hoch zum Kopierer, nach dem die Mutter die Akte mit Klebezettel versehen hat, um die Akten in Auszügen, dort wo die Klebezettel waren, zu kopieren. Da alles zusammen getackert war, hat es ganz schön lange gedauert, die Kopien zu ziehen. Ich wurde aber bald fertig und konnte der Mutter die Kopien aushändigen.

Ich war erstaunt, wie einfach eine Akteneinsicht sein kann. Als ich als angehender Historiker im Archiv gearbeitet habe, da gab es noch Übergabeprotokolle mit Signaturen, wo die Akteninhalte vermerkt sind. Ich bin erstaunt, wie unproblematisch manche Dinge im Alltag sind. Sicher man muss bei einer Akteneinsicht in eigener Sache das Informationsfreiheitsgesetz beachten und bei Akteneinsicht in forschender Hinsicht gilt das Archivrecht. Demnach werden die Vorgänge in unterschiedlicher Weise gehandhabt.

Eine weitere Aufgabe, die mein Interesse als Historiker weckte, war die Archivierung der Förderakten von einigen Schülern. Zunächst einmal ist die Stadt verpflichtet, die jeweiligen Förderakten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Zunächst wurden die Akten aus den Hängemappen genommen und mit einem Deckblatt versehen. Danach kamen sie in unser hausinternes Zwischenarchiv, um dann später in das städtische Archiv überstellt zu werden.

Die Arbeit mit den Schülerakten stellt sich als unproblematisch und unbürokratisch heraus. Diese Akten sind einfach für Mitarbeiter und Eltern der Schüler auf Antrag zugänglich und werden hauptsächlich durch das Sekretariat gepflegt.

3.7. Unfälle, Unfallberichte und Unfallanzeigen

An jedem Tag passierten in etwa zwischen zwei bis sechs Unfälle, die dokumentiert werden mussten. Grund für die Dokumentation der Schülerunfälle ist, dass die Unfallkasse den Versicherungsschutz gewährleistet, wenn es zu einer Verschlechterung der ursprünglichen Verletzung kommt und der Unfall im Unfallbuch eingetragen ist. Die Arbeit mit den Unfällen hat mir große Freude bereitet. Nicht etwa aus Schadensfreude, sondern weil sie einfach und gut strukturiert war. Schon am ersten Arbeitstag war ich mit der Abschrift des manuell geführten Unfallbuches betraut. Die Unfälle wurden in eine Excel-Tabelle übernommen. Die Eintragungen zwischen Unfallbuch (analog) und Excel-Tabelle (digital) waren identisch, um eine Vorstellung zu geben, welche Angaben im Falle eines Unfalles erforderlich sind, folgt nun eine Auflistung dieser Angaben:

Name, Vorname, Klasse:

Arbeitsbereich:

Datum, Uhrzeit:

Hergang:

Verletzte Körperteile:

Zeugen des Unfalls:

Nach dieser Kurzbeschreibung des Unfalls erfolgt nun eine Nennung der ersthelfenden Person. Während einer Erste-Hilfe-Maßnahme sind die Helfer durch die Unfallkasse versichert. Nun folgt die Nennung der weiteren Angaben:

Datum und Uhrzeit der Erste-Hilfe-Maßnahmen:

Maßnahmen:

Name des Ersthelfenden:

Diese Angaben sind für die Dokumentation des Unfalls wichtig und stellen einen Leitfaden für das Aufnahmegespräch des Unfalls dar. Entlang dieses Rasters können die jeweiligen W-Fragen gestellt werden. In vielleicht fünf Situationen war es erforderlich einen Krankenwagen zu rufen oder die Betroffenen zum Durchgangsarzt zu schicken, damit die Verletzungen adäquat versorgt werden konnten.

3.8. Berufsschulpflicht – Mahnung der abgegebenen Schüler, sowie Serienbriefe über WeBBSchule

Neben den Arbeiten zum Schuladventsmarkt gab es noch ein weiteres Projekt, womit ich beschäftigt war. Im November 2023 war es soweit, dass von den abgehenden Schülern die Berufsschulpflicht überprüft werden musste. Es wurde dazu mehrstufig gearbeitet: zunächst haben wir anhand unserer Datenquellen geprüft, welche Schüler des Schuljahres 2022/2023 abgegangen sind. Als wir diese Daten in Listenform (Name, Anschrift, Abgangsdatum) vorzuliegen hatten, haben wir ein weiteres Feld zur Eintragung des Nachweises in der Liste gelassen.

Wir haben dann unsere bereits erhaltenen Nachweise, zu deren Abgabe die Schüler mit der Zeugnisausgabe (Halbjahr 2022/2023) informiert wurden, gesichtet, um festzustellen, wo die Schüler verblieben sind. In das leere Feld unserer Liste haben wir, die Nachweise eingetragen. Wir haben über WeBBSchule verschiedene Listen von den Berufsschulen und Oberstufenzentren erhalten, die wir mit den abgehenden Schülern abgleichen konnten.

Dann haben wir die eingereichten Nachweise in unsere Liste eingetragen. Darunter waren sehr viele Schüler, die an den OSZs angenommen wurden. Es gab einige Spezialfälle mit Krankheit, Auslandspraktikum und Ähnlichen, die auch als Schulzeit anerkannt wurden.

Die Schüler, die nicht eingetragen werden konnten, haben ein Mahnschreiben erhalten. Dieses Mahnschreiben wurde über WeBBSchule erstellt und musste in jedem Fall auf den jeweils lautenden Sorgeberechtigten, bei dem das Kind wohnte, angepasst werden. Es beschäftigte mich gut drei Tage, die Schreiben für den Versand vorzubereiten. Dann mussten die 47 Schreiben in das Postausgangsbuch eingetragen werden. Nachdem die mit Frist auf Ende November lautenden Schreiben ausgegangen waren, trudelten bei uns die Nachweise der Schüler ein. So konnte festgestellt werden, an welcher Schule der jeweilige Schüler war.

Es blieben dann 7 Schüler, bei denen der Verbleib ungeklärt war. Die diesbezügliche Liste erhielt der Schulleiter, der die weiteren Schritte einleiten wird und die entsprechenden Daten dem Schulamt zuleiten wird. Damit ein weitergehendes Verfahren eingeleitet werden kann.

Im Land ist die Berufsschulpflicht im Schulgesetz geregelt. Ich werde im Nachfolgenden, die beiden Paragraphen darstellen, die die Berufsschulpflicht behandeln. Zunächst stelle ich den § 39 des Schulgesetzes als Zitat dar:

„[…] § 39 Dauer und Erfüllung der Berufsschulpflicht

(1) Nach Erfüllung der Vollzeitschulpflicht beginnt die Berufsschulpflicht. Die Berufsschulpflicht kann an einer Förderschule erfüllt werden, jedoch nicht an einer Schule mit dem sonderpädagogischen Förderschwerpunkt "Lernen ".

(2) Wer vor Vollendung des 21. Lebensjahres ein Berufsausbildungsverhältnis beginnt, ist bis zum Ende des Ausbildungsverhältnisses berufsschulpflichtig.

(3) Für Jugendliche ohne Berufsausbildungsverhältnis dauert die Berufsschulpflicht bis zum Ablauf des Schuljahres, in dem sie das 18. Lebensjahr vollenden. Berufsschulpflichtige, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, können durch das staatliche Schulamt von der Berufsschulpflicht befreit werden. Die Berufsschulpflicht endet vor Vollendung des 18. Lebensjahres, wenn eine mindestens einjährige berufliche Förderung abgeschlossen wurde. Absatz 2 bleibt unberührt.

(4) Wer nach dem Ende der Berufsschulpflicht ein Berufsausbildungsverhältnis beginnt, ist berechtigt, den Bildungsgang gemäß § 15 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 Buchstabe e an einem Oberstufenzentrum zu besuchen, solange das Ausbildungsverhältnis besteht. Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Umschulungsmaßnahmen gemäß dem Berufsbildungsgesetz oder der Handwerksordnung kann für die Dauer der Maßnahme ein Besuch des Bildungsgangs nach Satz 1 ermöglicht werden. Das gilt auch für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung gemäß dem dritten Buch Sozialgesetzbuch, die zu Abschlüssen in nach Landesrecht geregelten Berufen führen. Darüber hinaus kann das für Schule zuständige Ministerium anderweitig gesetzlich bestimmte Maßnahmen insbesondere zur Berufsvorbereitung und Berufsorientierung als Voraussetzung für einen möglichen Schulbesuch zulassen. […]“

Demnach können Schüler von der Berufsschulpflicht befreit werden, die über 18 Jahre alt sind. Ferner sind sie berufsschulpflichtig, wenn sie unter 21 Jahre alt sind und einer Ausbildung nachgehen. Die Befreiung von der Berufsschulpflicht verhindert nicht, dass im späteren Leben ein OSZ besucht werden kann. Wer eine einjährige berufliche Förderung vor dem 18. Lebensjahr absolviert, ist von der Berufsschulpflicht befreit. Zudem bestehen bei Maßnahmen nach SGB III und zur Berufsvorbereitung und Orientierung besondere Bestimmungen, die nach Landesrecht geregelt sind.

Viele unserer Nachweise, die eingereicht wurden, erfüllten diese Voraussetzung, da sie auf ein OSZ lauteten und zumindest eine einjährige Förderung darstellten. Einige Schüler waren bereits über 18 Jahre und ließen sich von der Berufsschulpflicht befreien.

Der § 40 des Schulgesetzes behandelt das Ruhen von der Schulpflicht:

„[…] § 40 Ruhen der Schulpflicht

(1) Die Berufsschulpflicht ruht

- während des Besuchs eines Bildungsgangs einer weiterführenden allgemeinbildenden Schule in öffentlicher Trägerschaft oder einer entsprechenden Ersatzschule,

- während des Besuchs einer Hochschule,

- während des Freiwilligen Wehrdienstes

- während eines freiwilligen sozialen, eines freiwilligen ökologischen Jahres oder eines Bundesfreiwilligendienstes,

- während eines öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnisses, wenn der Dienstherr in eigenen Einrichtungen einen dem Berufsschulunterricht gleichwertigen Unterricht erteilt,

- während des Besuchs einer Ausbildungseinrichtung für Heil- oder Heilhilfsberufe in öffentlicher Trägerschaft, einer entsprechenden Ersatzschule oder einer staatlich anerkannten Einrichtung in freier Trägerschaft,

- vor und nach der Niederkunft in entsprechender Anwendung des Mutterschutzgesetzes,

- wenn der Nachweis geführt wird, dass durch den Schulbesuch die Betreuung des Kindes der Schülerin oder des Schülers gefährdet wäre,

- während des Besuchs einer Einrichtung des Zweiten Bildungsweges zum nachträglichen Erwerb eines schulischen Abschlusses,

- während des Besuchs einer staatlich anerkannten Ergänzungsschule oder einer Ergänzungsschule, wenn deren Unterricht vom für Schule zuständigen Ministerium, gegebenenfalls nach Anhörung des fachlich zuständigen Ministeriums, als Ersatz für den Berufsschulunterricht anerkannt worden ist oder

- während der Teilnahme an besonderen Maßnahmen zur beruflichen Einstiegsqualifizierung.

Für das Ruhen der Vollzeitschulpflicht gilt Satz 1 Nr. 7 und 8 entsprechend.

(2) Die Schulpflicht kann für Personen gemäß § 36 Absatz 2 vom Beginn des Aufenthalts im Land Brandenburg bis zu drei Monaten ruhen. Das für Schule zuständige Mitglied der Landesregierung wird ermächtigt, das Nähere zum Ruhen der Schulpflicht für Personen gemäß § 36 Absatz 2 durch Rechtsverordnung zu regeln, insbesondere zum zeitlichen Umfang

- während des verpflichtenden Aufenthalts in einer Aufnahmeeinrichtung des Landes nach dem Asylgesetz und

- in den Fällen, in denen keine Unterbringung in einer Aufnahmeeinrichtung des Landes erfolgt.

(3) Das für Schule zuständige Ministerium kann für einzelne Ergänzungsschulen zulassen, dass bei deren Besuch die Vollzeitschulpflicht ruht, wenn es dafür ein besonderes öffentliches Interesse festgestellt hat und eine gleichwertige Förderung der Schülerinnen und Schüler gewährleistet ist.

(4) Das Ruhen der Schulpflicht wird auf Antrag der Eltern oder der volljährigen Schülerinnen und Schüler auf die Dauer der Schulpflicht angerechnet. […]“

Der Paragraph 40 des Schulgesetzes behandelt das Ruhen der Berufsschulpflicht. In einigen Fällen lag auch ein Ruhen der Berufsschulpflicht vor. Da ich nur die Nachweisliste führte, war für mich das Verhältnis von Erfüllung und Ruhen der Berufsschulpflicht unerheblich.

Ich habe das Projekt „Berufsschulpflicht“ gerne gemacht und war erstaunt, wie lange ein Büroprozess dauern kann. Fast täglich sind Nachweise eingelangt worden, oft per Post oder über die Geschwisterkinder. Jeden Tag habe ich die Schüler mit den Nachweisen in die Liste nachgetragen. Bedauerliche Weise konnten wir bei der Erstellung der Serienbriefe keine Funktion entdecken, die als Schnittstelle zwischen WeBBSchule und Word diente.

3.9. Lagerwirtschaft und Hauswirtschaft in der S I

Die Arbeiten des Schulsekretariats waren insgesamt mit dem Arbeiten im Lager und der Hauswirtschaft verwoben, weil sich unser Archiv im Keller befand und viele hauswirtschaftliche Produkte aus dem WAT-Unterricht oder dem produktiven Lernen im Keller gelagert wurden. Dadurch kam es zu Zuarbeiten für den WAT-Unterricht, bei denen Handtücher, Küchentücher und Schürzen gesammelt, gewaschen, gereinigt und getrocknet wurden. In jeder Woche wurde zumindest eine Wäscheladung dieses Materials durchgeführt.

Anhand der Vorbereitungen für den Sachsenhausener Weihnachtsmarkt, der am Wochenende vom 15. Dezember 2023 bis zum 17. Dezember 2023 stattfand, möchte ich die Fülle an Lagerarbeiten in der Schule I erläutern. In meinen Wochenberichten schrieb ich dazu:

„[…] Heute im neuen Jahr schreibe ich den Wochenbericht für die Zeit vom 18.12.2023 – 22.12.2023. Diese Woche stand im Zeichen der Weihnachtsfreude und es näherte sich das Ende des Jahres. Es gab Gespräche zu Weihnachten und es waren auch Weihnachtsvorbereitungen und -nachbereitungen bei den Weihnachtsmärkten zu treffen. Für unsere Teilnahme am Sachsenhausener Weihnachtsmarkt waren Autos mit Glühwein, selbstgebastelten und anderen Leckereien zu beladen. Ich half auch den Lehrern den Glühwein ins Auto zu verladen. Auch unterstützte ich das Entladen der Weihnachtssachen nach dem Ende des Weihnachtsmarktes. An den Tagen des Weihnachtsmarktes befand ich mich bei Freunden in Braunschweig und konnte mich nicht an den Feierlichkeiten in Sachsenhausen beteiligen. […]“

Der Weihnachtsmarkt in Sachsenhausen offenbarte mir, welche weiteren Aufgaben mit einer Schule und ihrem Förderverein verbunden sind. Viele der zu verkaufenden Waren für den Weihnachtsmarkt waren im Keller gelagert und mussten geholt, verladen und nach Nutzung zurückgebracht werden. Die Vorfreude anlässlich der Weihnachtstage war überall zu spüren. Im selben Wochenbericht befand sich auch folgender Text:

„[…] Am Montag, den 18.12.2023, stand alles im Zeichen des Aufräumens. Ich habe an diesem Tag die umfangreichen Lagerräume der Schule kennen gelernt. Es wurden papierne Teller, Glühwein, Apfelsaftpunsch und anderes in die neuerrichteten Regale eingeräumt. Es war viel Arbeit nötig, mal Trepp auf und mal Trepp ab. Doch bald war alles, was für den Keller bestimmt war, auch dort. Es war eine willkommene Abwechselung und ich sah, wie sich alles änderte. Zudem habe ich alle Gläser für Marmelade abgespült und eingeräumt. Ich habe mitbekommen, dass auch hauswirtschaftliche Tätigkeiten zum Bereich der Assistenz gehören können und in den Verwaltungen entsprechende Funktionsräume eingerichtet sind. Mir macht die Vielfalt der Arbeit Spaß und ich hätte nicht gedacht, dass die Schule über ein eigenes Archiv verfügt, in dem die alten Schulakten und Ähnliches aufbewahrt werden. […]“

Ich habe schon versucht im Text zu schildern, wie viele verschiedene Lagerorte in unserer Schule eingerichtet sind. Um den Text zu vervollständigen, verfügt die Schule über Lager, Wäscherei, Stauraum für Weihnachtsdeko, Papierteller und Becher, sowie ein Archiv. Damit verbunden ist auch die entsprechende Logistik (alles für den Adventsmarkt und Weihnachtsmarkt herausholen, dann zur Nutzung zur Verfügung stellen und alles wieder wegräumen), Verzeichnung der Schülerakten und Durchführung von Reinigungsarbeiten.

4. Zusammenfassung und Schlusswort

Ich habe in der Zeit vom 01.11.2023 bis zum 01.02.2024 in der Schule I gearbeitet. In dieser Zeit wurde ich mit einer Reihe von Büroprozessen vertraut gemacht, die ich am Ende des Praktikums selbstständig durchführen konnte. Wie jede Geschichte war auch die Arbeit im Praktikumsbetrieb gegliedert: alles hatte eine Einleitung, Hauptteil und Schluss oder etwas informationstheoretisch – es gab Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe. Wir hatten im Sekretariat unterschiedliches Schriftgut bekommen und es nach verschiedenen Regeln übersetzt, um dann weitergehende Prozesse innerhalb und außerhalb der Schule anzustoßen. Insoweit erinnerte mich das Praktikum doch an eine Art chinesisches Zimmer nach Searles, einem Philosophen. Ging es ihm zufolge nur um die Übersetzung von Eingangsbotschaften in Ausgangsbotschaften? Oder waren die Aufgaben eines Sekretariats weitergehender Natur? Ich persönlich gehe davon aus, dass wir mehr leisteten als die Übersetzung von Eingangsbotschaften (Posteingang) in Ausgangsbotschaften (Postausgang), da wir in ein komplexes soziales System eingebettet waren.

Warum kann es sich bei der Sekretariatstätigkeit nicht um einen einfachen Übersetzungsprozess handeln? Nicht nur dass ein komplexes soziales System sich um das Sekretariat befand, sondern es war auch in eine Hierarchie und ein funktionales Verwaltungssystem eingebunden, bei dem jeder Prozess mit einer Vielzahl von Akteuren abgestimmt werden musste. Ich erinnere nur allein an die komplexen Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung bei der eine externale Kommunikation mit der Stadt, den Schulleitern und den einzelnen Kostenstellen zu erfolgen hatte. Aber auch die Koordination und Abrechnung des Schuladventsmarkts zog eine Vielzahl von externaler Kommunikation mit Akteuren nach sich. Dadurch war das Sekretariat weitaus mehr als ein Übersetzungsbüro von eingehenden und ausgehenden Nachrichten.

Gleichwohl freue ich mich, dass das Sekretariat informationstheoretisch betrachtet werden kann:

Posteingang und Meldungen → Verarbeitung → Postausgang und Entscheidungen

<=>

externale Kommunikation

mit Akteuren

Insoweit wird deutlich, dass die Büroprozesse weitergehende soziale Interaktion bedingen. Anhand der in dieser Präsentation des Praktikums geschilderten Arbeitsweisen lassen sich alle Kernprozesse des Sekretariats in das obige Schema einbinden. So war die Poststellentätigkeit Start- und Zielpunkt vieler Büroprozesse. Auch die Abwesenheitsmeldungen der Lehrer und Schüler lässt sich in das Raster einfügen, da alles mit einer Meldung (Abgabe des Krankenscheins, Anruf der Eltern) begann und zu einer Entscheidung (Information des Schulamts und Weitergabe der Information über Webuntis an die Lehrer) führte, die den Endpunkt der Tätigkeit darstellte. Innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses war eine Vielzahl von Genehmigungen durch Akteure, wie dem Schulleiter, zu erteilen. Zu den internen Verarbeitungsprozessen zählte in allen Fällen die Arbeit mit den Schülerakten.

An verschiedenen Beispielen zeigte ich, wie die internen Prozesse der Unfallaufnahme, Überwachung von Fristen und der Organisation der Lager und Hauswirtschaft von statten gingen. Alles erfolgte auf Aufforderungen und durch Planungen, die an Sekretariat herangetragen wurden. Diese Planungen führten durch verschiedene Aktionen zu Ereignissen, die wiederum Aktionen begünstigten. Mir haben diese Prozesse viel Spaß gemacht und ich war von der Vielfalt der Arbeit beeindruckt, die die verschiedenen Prozesse, Aktionen, Entscheidungen und Meldungen nach sich zogen.

Auch wenn es sich methodisch so einfach und klar einordnen lässt, fielen mir verschiedene Aufgaben im Sekretariat schwer. Es gab selten, außer vielleicht am Nachmittag mal ruhige Momente. Die Gespräche waren sehr arbeitsbezogen und angenehm. Mit dem Schulleiter habe ich wenig geredet, weil immer etwas war, was seine Präsenz erforderte. Es hat manchmal, wie bei dem Erstellen der Namensschilder für den Tag der offenen Tür, Zeit gefehlt, um alle wichtigen Details der Aufgabe zu erklären. Dadurch sind Fehler entstanden, die bei mehr Zeit in der kommunikativen Vorbereitung hätten vermieden werden können. Trotzdem war das Arbeiten angenehm und auch machbar. Es gab keinen Tag, an den ich Angst vor der Arbeit hatte.

Von den Kompetenzen her wurden wir gut auf unseren Einsatz im Sekretariat vorbereitet. Sodass ich nach kurzer Einarbeitung die wichtigsten Aufgaben selbstständig erledigen konnte. Ich habe hauptsächlich die in dieser Praktikumspräsentation genannten Aufgaben durchgeführt. Manchmal habe ich mich bei der Durchführung der Aufgaben wie in einem chinesischen Zimmer isoliert gefühlt. Aber durch die nächsten Aufträge und den non-stoppen Arbeitsfluss bin ich gar nicht zum großartigen Nachdenken über die Aufgaben gekommen. Insoweit war das Praktikum gelungen.

Ein höherer Grad der Kommunikation und eine schnellere Einarbeitung hätten dazu geführt, dass ich weitergehende Aufgaben bekommen hätte. Aber das war nicht vorgesehen, weil ich doch einige Momente brauchte, um manches Grundsätzliches in der Praxis zu lernen. Ich habe überlegt, ob das Sekretariat für mich ein richtiger Einsatzort ist und ich bin zum Schluss gekommen, dass es für mich zum Teil zu trifft. Wenn es hart auf hart kommt, ziehe ich mich eher zurück, als auf die Bühne zu treten, was sicherlich auch krankheitsbedingt ist. Ich war erstaunt, wie lange man seinen Mann im Sekretariat stehen kann und wie viele Anfragen und Anliegen man bearbeiten kann. Ein so hohes Tempo konnte ich nicht an den Tag legen. Trotzdem schätze ich die Ausbildung als zielführend ein.

Ich habe während des Praktikums von meiner Anleiterin die Rückmeldung bekommen, eine Tätigkeit in der Buchhaltung zu suchen. So hatte Frau Betreuerin I gesagt, dass du zwar gerne im Sekretariat arbeitest, aber auf Dauer dich eine Tätigkeit im Sekretariat nicht befriedigen würde. Ich fand es gut, dass ich in dieser Zeit im Sekretariat arbeiten konnte, und so meine sozialen Ängste bearbeiten konnte. Ich hätte gedacht, dass die Ängste hinderlicher sind als ich es erlebt habe. Aber auch Frau Mitschülerin I hat mir nach unseren Chats während des Praktikums bestätigt und mir gut zugesprochen, dass eine Tätigkeit in der Buchhaltung richtig sei. So habe ich mich nun während des Praktikums zur Prüfungsanmeldung für Personalwesen und Kleinere und Mittlere Unternehmen entschieden. Ich bin froh gewesen, dass ich an der Verwaltung der Prozesse mitwirken konnte. Zwischenzeitlich habe ich mich dementsprechend beworben.

Ich habe mich recht frühzeitig auf das Praktikum an der Schule I in Deutschland beworben. Im Februar 2023 wurde der Vertrag geschlossen, der nach einem Vorstellungsgespräch in der S I folgte. Ich habe mich mit den üblichen Bewerbungsunterlagen bei der Stadt beworben, um die Praktikumsstelle zu erhalten. Im Rahmen eines Beratungsgesprächs vom Jobcenter in einer anderen Stadt habe ich festgestellt, dass meine beruflichen Themen nicht im Bereich Assistenz und Sekretariat liegen. Trotzdem habe ich mich auf das Praktikum eingelassen, weil die Atmosphäre der Schule positiv war. Ich habe schon im Gespräch mit dem Schulleiter und der Sekretärin Frau Betreuerin I festgestellt, dass die Schule große Erfahrung in der Ausbildung von den Fachkräften und Facharbeitern von morgen hat, sodass ich nach Vorlage der Rückseite von unseren Zeugnissen, den Satz zuhören bekommen, dass wir Aufgaben für mich finden. Und so war es.

Ich hatte die Möglichkeit während des Praktikums einem multidisziplinären Team von Lehrkräften verschiedener Profession anzugehören. Dadurch habe ich auch überprüfen können, ob der Beruf Lehrkraft, der oft ein Plan B für mich darstellte, überhaupt in Frage kommt. Endlich konnte ich feststellen, dass mein wirklicher Platz, wenn es einen Platz in der Schule gibt, im Sekretariat liegt. Was mir nämlich schwer fiel, war, dass man auch als Schulsekretär erziehen muss. Da hatte ich meine Schwierigkeiten, weil ich manchmal nicht das Durchsetzungsvermögen hatte, um die Ordnungen der Schule anzuwenden. Frau Betreuerin I hatte die Angewohnheit, die Schüler herunterzuholen, damit sie ordentlich grüßen und sich vernünftig vorstellen. Ich habe festgestellt, dass der Bereich der Erziehung nicht zu mir passt.

Um meine Ausführungen zum Sekretariat und zum Erstellen der Berichte zusammenzufassen, lasse ich meine Aussagen aus den Wochenberichten sprechen:

„[…] Manche Teile des Berichtes machen mich Stolz und ich bin froh, dass ich alle relevanten Aufgaben im Sekretariat kennen gelernt habe. Was mir Schwierigkeiten bereitete war die ganze Situation der Schule im Blick zu behalten, da braucht man echt Zeit um in alles reinzukommen. Sich alle Lehrer und deren Namen zu merken, ist eine komplexe Aufgabe. Wer was wann, wie macht, war mir oft nicht immer ganz schlüssig. Das bedauere ich, da ich dann hätte mehr leisten können. Manchmal fühlte ich mich am Rand der ganzen Situation und stelle fest, dass ich sehr zurückhaltend bin. Klar habe ich meinem Dienst gemacht, klar wurde ich auch positiv aufgenommen, aber ganz war man nicht Teil der Schule, das betrübt mich. [...]”

In diesem Wochenbericht vom 19.01.2024 habe ich mich auf die positiven und negativen Seiten des Sekretariatsberufs bezogen, wobei trotz des Stolzes die Anfangsschwierigkeiten überwiegen.

Schließlich lassen sich die Aufgaben im Sekretariat laut der dem Webportal „beruf.net“ der Bundesagentur für Arbeit so zusammenfassen:

„[…] Sekretäre und Sekretärinnen entlasten Vorgesetzte oder eine Abteilung ihres Unternehmens, indem sie administrative Aufgaben übernehmen. So erledigen sie die Korrespondenz, nehmen Telefonate entgegen, koordinieren Termine und Meetings, erstellen bzw. kontieren Rechnungen. Sie übernehmen die Reiseplanung oder organisieren Geschäftsreisen, empfangen Besucher und sorgen für deren Bewirtung, und geben Kunden Auskünfte. Daneben verwalten sie das Büromaterial oder erledigen die Ablage. Sie beschaffen Informationen, bereiten Unterlagen auf und erstellen Präsentationen nach Vorgabe bzw. Absprache.

Darüber hinaus verwalten Sekretäre und Sekretärinnen z.B. das Abteilungsbudget, bearbeiten Urlaubs- oder Krankmeldungen und betreuen Marketingmaßnahmen. [...]”

Dementsprechend haben Sekretäre folgende Aufgaben, die ich dementsprechend durchgeführt habe:

Entlastung von Abteilungen, 8

Verwaltung, 10

Korrespondenz, 2

Telefonieren, 10

Koordination, 1

Vorkontieren von Rechnungen, 6

Reiseplanung, 0

Empfang und Bewirtung, 3

Beschaffung Büromaterial, 3

Erledigung der Ablage, 8

Beschaffung von Informationen, 2

Aufbereitung von Unterlagen, 7

Erstellung von Präsentationen, 10

Bearbeiten von Krank- und Urlaubsmeldungen, 5

Durchführung von Marketingmaßnahmen. 5

Die vorstehenden Aufgaben bewerte ich auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 sehr häufig gemacht bedeutet und 1 selten gemacht bedeutet, wie in der obigen Tabelle ersichtlich wird.

5. Abbildungs- und Literaturverzeichnis

Wochenberichte, erstellt in der Zeit vom 01.11.2023 bis zum 01.02.2024.

Gesetz über die Schulen im Land Brandenburg (Brandenburgisches Schulgesetz - BbgSchulG) , in: https://bravors.brandenburg.de/gesetze/bbgschulg , Zugriff am 15.01.2024.

§ 61 Absatz 1 Landesbeamtengesetz, in: Beamtengesetz für das Land Brandenburg (Landesbeamtengesetz - LBG) , in: https://bravors.brandenburg.de/gesetze/lbg , Zugriff am 15.01.2024.

§ 11 und 12 Verordnung über Erholungsurlaub und Dienstbefreiung der Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter im Land Brandenburg (Erholungsurlaubs- und Dienstbefreiungsverordnung - EUrlDbV) , in: https://bravors.brandenburg.de/verordnungen/eurldbv , Zugriff am 15.01.2024.

Berufsbeschreibung aus dem Webportal „berufe.net“ der Bundesagentur für Arbeit, in: Startseite - BERUFENET - Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de) , in: https://web.arbeitsagentur.de/berufenet/ , Zugriff: 24.01.2024

[1] Genauso verhielt es sich nach dem Schuladventsmarkt, als Corona wieder ausbrach.

[2] Krankheit und Abwesenheit werden im nachfolgenden Abschnitt als Synonym verwandt.

• Autor: Constantin Schmidt (Autor)
• Año de publicación: 2024
• Páginas: 31
• No. de catálogo: V1442213
• ISBN (PDF): 9783964878205
• Idioma: Alemán
• Etiqueta: Praktikum Schulsekretariat, Büroprozesse im Schulalltag, Verwaltungsaufgaben in Schulen, Berufliche Orientierung im Schulsekretariat, Schulsekretariat Berlin