Die funktionale Aufbauorganisation der Hospitalia GmbH (fiktives Unternehmen) möchte ein Softwaresystem einführen, um in den
Verwaltungsbereichen des Klinikums die Prozesseffizienz zu steigern und die Prozesskosten zu reduzieren. Hierbei könnte die Implementierung eines ERP-Systems Abhilfe schaffen, um die gesetzten Ziele unserer Unternehmensführung zu realisieren. Um jedoch eine Entscheidung hinsichtlich der Implementierung dieser Softwaresystemlösung und des geeignetsten Softwareanbieters treffen zu können, sollen im vorliegenden narrativen Memo ERP-Softwaresysteme und deren Anbieter thematisiert werden.
1 Zweck des Dokuments
Die funktionale Aufbauorganisation der Hospitalia GmbH (fiktives Unternehmen), eine Privatklinik welche mithilfe von 500 Mitarbeitern die Grund- und Regelversorgung der Stadt und des Landkreises Würzburg sichert, unterteilt sich in die drei Funktionsbereiche Medizin, Pflege und Verwaltung. Während sich der medizinische und pflegerische Bereich den betrieblichen Kernprozessen und somit der primären Leistungserbringung widmet und durch die Untersuchung und Behandlung von Patienten den Umsatz unseres Krankenhauses erwirtschaftet, übernimmt die Verwaltung vorwiegend Querschnittsprozesse und ist demnach der tertiären Leistungserbringung zuzuordnen. Da jedoch Unternehmensbereiche wie beispielsweise das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft, das Controlling und das Personalwesen ebenfalls von hoher Relevanz für den Erfolg und die Existenz unserer Klinik sind, möchte unsere Unternehmensleitung ein Softwaresystem einführen, um in den Verwaltungsbereichen unseres Klinikums die Prozesseffizienz zu steigern und die Prozesskosten zu reduzieren.
Hierbei könnte die Implementierung eines ERP-Systems Abhilfe schaffen um die gesetzten Ziele unserer Unternehmensführung zu realisieren. Um jedoch eine Entscheidung hinsichtlich der Implementierung dieser Softwaresystemlösung und des geeignetsten Softwareanbieters treffen zu können, sollen im vorliegenden narrativen Memo ERP-Softwaresysteme und deren Anbieter thematisiert werden.
Zuerst soll der Begriff ERP definiert und aufgezeigt werden, was unter einem ERP-System zu verstehen ist. Anschließend sollen dessen mögliche Anwendungsbereiche und Funktionsmodule dargestellt werden. Darauf aufbauend sollen die Vor- und Nachteile einer Einführung und Nutzung eines ERP-Systems erörtert sowie mögliche Softwareanbieter miteinander verglichen werden. Abschließend erfolgt eine persönliche Empfehlung basierend auf den dargelegten Informationen.
2 ERP-Systeme
2.1 Definition
Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ was übersetzt als UnternehmensRessourcenplanung zu bezeichnen ist. Die Begriffsdefinition ist jedoch sowohl im Englischen als auch in der deutschen Übersetzung fehlerhaft, da hierbei nicht nur die Planung, sondern auch die Verwaltung und Steuerung von Ressourcen betroffen ist. Hinzuzufügen ist, dass ERP nicht nur auf Unternehmen sondern auch auf Organisationen anwendbar ist (vgl. Osterhage 2014, 3). Ein weiterer Irrglaube besteht darin, dass „Enterprise Resource Planning“ als Synonym für eine Softwaresystemlösung gehalten wird (vgl. ebd., 3). „ERP ist aber in erster Linie ein organisatorisches Konzept, auf dem Prozesse - meistens Geschäftsprozesse - aufgebaut sind, die dann in großen Teilen eine Stützung durch die gleichnamigen ERP-IT- Systeme erfahren können.“ (ebd., 3)
Spricht man von einem ERP-System, so ist hiermit eine betriebswirtschaftliche, branchenneutrale Softwarelösung zur Planung, Verwaltung und Steuerung von Ressourcen wie Mitarbeiter, Betriebsmittel und Kapital, eines Unternehmens oder einer Organisation, gemeint (vgl. Grobman 2008, 3). Sie bilden in der IT-Architektur einer Organisation eine sogenannte „Rückgratfunktion“, da sie operative oder dispositive Geschäftsprozesse übernehmen die von hohen Massenvolumen und weitgehend standardisierten Abläufen geprägt sind. Zudem interagieren diese Softwaresysteme mit zahlreichen anderen betrieblichen Anwendungssystemen wie beispielsweise Web-Shops beziehungsweise Produktkatalogen, Reporting-Anwendungen und CRM (vgl. Jacob 2008, 2).
Neben industriellen Großunternehmen greifen auch zunehmend mittelständische Unternehmen sowie Organisationen des Gesundheitswesens auf die Nutzung von ERP-Systemen zurück, um essenzielle Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu optimieren (vgl. Gadatsch 2013, 76).
Diese Softwaresysteme verfolgen das Ziel, möglichst alle Geschäftsprozesse in einer Applikation abzubilden und sogenannte „Insellösungen“, was die Nutzung unterschiedlicher IT-Programme, welche nur innerhalb der eigenen Grenzen wirksam und nicht mit verwandten IT-Systemen kompatibel sind, beschreibt, zu vermeiden. Folglich wird es ermöglicht, sämtliche Unternehmensressourcen über ein einziges System zu verwalten. Im Vordergrund steht hierbei die Integration der verschiedenen Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten durch eine zentrale Datenbank, wodurch Datenredundanzen, was die doppelte Daten- beziehungsweise Informationserfassung meint, vermieden und abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse unterstützt werden (vgl. Grobman 2008, 4).
2.2 Anwendungsbereiche und Funktionen
Typisch von ERP-Systemen unterstützte Unternehmensbereiche im Rahmen der Verwaltung in Gesundheitsorganisationen sind das Finanz- und Rechnungswesen, das Controlling, die Materialwirtschaft, das Personalwesen, und die Patientenverwaltung. Im Vordergrund steht hierbei die interne Prozessunterstützung, weniger die Unterstützung zwischenbetrieblicher Geschäftsprozesse, was die Kommunikation mit anderen Unternehmen oder Organisationen meint (vgl. Gadatsch 2013, 74).
Ein ERP-System ist in der Lage, die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation, durch Funktionsmodule abzubilden und somit intern alle Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Daten gesammelt, übersichtlich und einheitlich darzustellen. Diese können wiederum ohne großen Aufwand neu angelegt oder geändert werden. Umden Rahmen des vorliegenden narrativen Memos nicht zu sprengen, wurde sich lediglich auf Basismodule für Verwaltungsabteilungen wie die Materialwirtschaft, das Personalwesen, das Finanz- und Rechnungswesen sowie auf branchenübergreifende ERP-Funktionen beschränkt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
(Abbildung 1: ERP-Basismodule)
Wie in der Abbildung 1 zu erkennen ist, verfügen ERP-Systeme über gewisse Kernfunktionen im Rahmen der verschiedenen Unternehmensbereiche, welche über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verknüpft sind. Diese können wiederum durch Zusatzfunktionen ergänzt werden um bei Bedarf weitere Arbeitsabläufe im Rahmen dieser Geschäftsbereiche zu unterstützen und optimieren.
Für den Bereich Materialwirtschaft könnte beispielsweise noch auf Funktionsmodule wie die Materialdatenverwaltung, Kontakt- und Kundenverwaltung sowie eine Wareneingangsbearbeitung zurückgegriffen werden.
Im Rahmen des Personalwesens stehen neben den Kernfunktionen wie die Gehaltsabrechnung, unter anderem Zusatzmodule wie die Personalbeschaffung, Stellenbesetzungen, Personalentwicklung, sowie das Modul Reisemanagement und -abrechnungen zur Verfügung. Der Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen kann durch die Nutzung eines ERP- Systems außerdem auf Zusatzfunktionen wie die Sachkontenverwaltung und -abrechnung, die Zahlungen, Mahnungen sowie auf Abschreibungen zugreifen.
Branchenübergreifende ERP-Funktionen sind beispielsweise das Dokumenten- und Workflowmanagement sowie die Archivierung und Datenbankverwaltung. Insbesondere das Modul Dokumentenmanagement könnte für unsere Klinik von besonderem Interesse sein, da mittlerweile ein Großteil unserer konkurrierenden Krankenhäuser auf sogenannte „papierlose Büros“ umgestiegen ist. Ein ERP-System bietet hierfür beste Voraussetzungen, da mittels eines Dokumentenmanagement-Systems alle Unterlagen ausschließlich digital gespeichert und verwaltet werden können. Dies wird umgesetzt, indem beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine und Personalunterlagen eingescannt und in einem ERP-System abgelegt werden.
2.3 Vor- und Nachteile
Im Rahmen dieses Kapitels sollen die Vor- und Nachteile der Einführung und Nutzung eines ERP-Systems erläutert werden. Da es jedoch sowohl zahlreiche positive als auch negative Aspekte gibt, wurde sich lediglich auf jeweils drei Gesichtspunkte beschränkt, um den Rahmen dieses narrativen Memos nicht zu sprengen.
Ein relevanter Aspekt im Rahmen dieser Softwareimplementierung, stellt die Handhabung dar. Im Vorfeld sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter unserer Verwaltungsbereiche jederzeit auf die für sie relevanten Daten und Informationen zugreifen können. Diese Voraussetzung wird durch ein ERP-System erfüllt, da sich die Benutzer mit ihren Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) jederzeit an ihrem Arbeitsplatz einloggen und die benötigten Dokumente nutzen und bearbeiten können. Weiterhin wird durch gewisse Zugriffsrechte ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter lediglich Zugriff auf fachbezogene Daten hat, die für ihn von Relevanz sind. Diese Einschränkung gewährleistet zudem, dass versehentliche oder absichtliche Löschungen und Veränderungen von Dokumenten und Dateien durch unbefugte Arbeitnehmer vermieden werden.
Aufgrund der fehlerfreien Programmierung der Abläufe innerhalb eines ERP-Systems, werden die Benutzer Schritt für Schritt durch die einzelnen Teilaktivitäten eines Prozesses geleitet. Folglich wird die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass die Mitarbeiter gewisse Bearbeitungsschritte versäumen. Hinzuzufügen ist, dass gewisse Prozesse auch automatisiert werden können, da das ERP-System durch seine Programmierung die Prozesse kennt. Hierbei sind lediglich die notwendigen fachbereichsspezifischen Daten wie beispielsweise Materialname, Bestellnummern, Name und Adresse des Lieferanten sowie Namen der Mitarbeiter und deren Vergütungsstufen in das ERP-System einzupflegen. Das Softwaresystem kann diese Daten im Anschluss verarbeiten, sodass vollständige Prozesse wie beispielsweise der Einkauf und die Gehaltsabrechnung automatisiert abgeschlossen werden. Folglich werden die jeweiligen Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeiten entlastet, was dazu führt, dass die Personalkosten für diese Aktivitäten gesenkt werden und diese Arbeitnehmer sich neuen Aufgabenbereichen widmen können.
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- Arbeit zitieren
- Florian Koch (Autor:in), 2021, ERP-Systeme und ihre Anbieter. Implementierungsmöglichkeiten in einer funktionalen Aufbauorganisation, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1334128
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