Parte fundamental del éxito de toda empresa es que los departamentos que la componen operen de forma eficiente para el logro de los objetivos. Así, un departamento de suma importancia es el área de adquisiciones y es en este departamento, particularmente de la empresa Marelli Global Business Services America donde se llevó a cabo un proyecto de mejora. En este departamento se detectó como problemática la ausencia de procedimientos o implementación de estrategias que permitan la estandarización de tareas que eficienten el proceso de creación de órdenes de compra y reduzcan el tiempo de respuesta a los requisitores. En un análisis inicial al departamento de adquisiciones se observó que no contaban con un proceso definido y estructurado en el que los trabajadores pudieran guiarse al realizar la actividad por lo que se presenta esto como área de mejora y de lo cual trata el presente informe.
A fundamental part of the success of any company is that the departments that comprise it operate efficiently to achieve the objectives. Thus, a department of utmost importance is the area of acquisitions and it is in this department, particularly in the company Marelli Global Business Services America, that an improvement project was carried out. In this department, the absence of procedures or implementation of strategies that allow the standardization of tasks that streamline the process of creating purchase orders and reduce the response time to the requisitioners was detected as a problem. In an initial analysis of the procurement department, it was observed that they did not have a defined and structured process in which the workers could be guided when carrying out the activity, which is why this is presented as an area for improvement and which is the subject of this report.
Parte fundamental del exito de toda empresa es que los departamentos que la componen operen de forma eficiente para el logro de los objetivos. Asi, un departamento de suma importancia es el area de adquisiciones y es en este departamento, particularmente de la empresa Marelli Global Business Services America donde se llevo a cabo un proyecto de mejora. En este departamento se detecto como problematica la ausencia de procedimientos o implementation de estrategias que permitan la estandarizacion de tareas que eficienten el proceso de creacion de ordenes de compra y reduzcan el tiempo de respuesta a los requisitores. En un analisis inicial al departamento de adquisiciones se observo que no contaban con un proceso definido y estructurado en el que los trabajadores pudieran guiarse al realizar la actividad por lo que se presenta esto como area de mejora y de lo cual trata el presente informe.
Por lo anterior, el presente trabajo describe como se implementaron algunas herramientas y metodologi'as de la Ingenieria Industrial en el departamento de adquisiciones y como estas apoyaron a lograr la estandarizacion del proceso de compras y a su vez, a reducir los tiempos de respuesta de dicha actividad. Como parte de las estrategias implementadas se realizaron diagramas de flujo de proceso con el objetivo de definir el correcto layout del proceso y asi' definir las etapas/tareas a realizar para completar la actividad y entregar el producto final. A su vez, se hizo uso de un diagrama Supplier - Inputs- Process- Outputs - Customers (SIPOC) para identificar las entradas y salidas del proceso y mejorar su gestion. Se realizo tambien una matriz de responsabilidades en la que se designo al departamento o persona responsable para cada tarea o paso del proceso y por ultimo se llevo a cabo la capacitacion a los trabajadores para el nuevo proceso ya establecido y se comenzo a trabajar con el.
Una vez implementada las anteriores estrategias y evaluado los resultados que fueron generandose y cuantificandose, se pudo establecer que las mismas si generaron una mejora sustancial en el departamento lograndose los objetivos establecidos de inicio, la estandarizacion del proceso de adquisiciones.
Palabras clave: departamento de adquisiciones, diagramas de flujo de proceso, SIPOC, matriz de responsabilidades, estandarizacion del proceso.
Abstract
A fundamental part of the success of any company is that the departments that comprise it operate efficiently to achieve the objectives. Thus, a department of utmost importance is the area of acquisitions and it is in this department, particularly in the company Marelli Global Business Services America, that an improvement project was carried out. In this department, the absence of procedures or implementation of strategies that allow the standardization of tasks that streamline the process of creating purchase orders and reduce the response time to the requisitioners was detected as a problem. In an initial analysis of the procurement department, it was observed that they did not have a defined and structured process in which the workers could be guided when carrying out the activity, which is why this is presented as an area for improvement and which is the subject of this report.
Due to the above, this paper describes how some Industrial Engineering tools and methodologies were implemented in the procurement department and how they helped to achieve the standardization of the purchasing process and, in turn, to reduce the response times of said activity. As part of the implemented strategies, process flow diagrams were made in order to define the correct lay-out of the process and thus define the stages/tasks to be carried out to complete the activity and deliver the final product. In turn, a Supplier- Inputs-Process-Outputs-Customers (SIPOC) diagram was used to identify the inputs and outputs of the process and improve its management. A matrix of responsibilities was also made in which the department or person responsible for each task or step of the process was designated and finally the workers were trained for the new process already established and work began with it.
Once the previous strategies were implemented and the results that were generated and quantified were evaluated, it was possible to establish that they did generate a substantial improvement in the department, achieving the objectives established at the beginning, the standardization of the acquisition process.
INTRODUCCION
En 2018, las empresas Calsonic Kansei y Magneti Marelli anunciaron que aplicari'an sinergia con el objetivo de incrementar su capacidad como proveedor de componentes automotrices independiente, convirtiendose asi' en el septimo proveedor del ramo mas grande del mundo en funcion de los ingresos totales.
Asi, en 2019, se formo oficialmente MARELLI representando su marca como se muestra en la Figura 1. La union de estos dos gigantes industriales fue reconocida globalmente por reunir una experiencia industrial sobresaliente y un patrimonio unico. Las dos compani'as no solo eran altamente complementarias en terminos de sus lmeas de productos combinadas, sino tambien en terminos de presencia geografica. La formacion de Marelli presento una union de calidad e innovacion, para crear un nuevo jugador global dentro de los proveedores de componentes electronicos.
Actualmente, la generacion de las ordenes de compra es una de las actividades de mayor volumen de trabajo dentro del area de adquisiciones ya que al di'a llegan aproximadamente 20 requisiciones por planta a las que se le da servicio. Es ademas una actividad que demanda una alta calidad en el proceso ya que los errores en su gestion pueden representar diversos problemas con el cliente directamente o bien, con los proveedores con los que cuenta la empresa.
DESARROLLO
OBJETO DE ESTUDIO
Estandarizar el proceso de creacion de ordenes de compra con la implementacion de diagramas para reducir el tiempo de respuesta a los usuarios.
METODOLOG^A
Una vez descrita y definida la problematica a abordar en el presente informe, se establecio un conjunto de pasos y acciones con el fin de resolver el problema y lograr alcanzar los objetivos planteados al inicio. Asi, en este apartado se especifican las herramientas empleadas para el desarrollo y logro de los objetivos trazados.
3.1 Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt consiste en una representacion grafica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
Su funcionalidad es establecer en orden cronologico las actividades y su temporalidad, es decir el tiempo requerido o demandado por tarea y la secuencia de las mismas. Esto se desarrolla de tal modo que puedan evitarse periodos innecesarios, tiempos muertos entre tareas y se proporcione al administrador una vision completa de la utilizacion de los recursos que se encuentran bajo su supervisi on. Es a su vez una forma de programar la secuencia de todo proyecto y de dar seguimiento a las etapas planificadas.
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- Citation du texte
- Bernardo De Alba Salas (Auteur), 2022, Implementación y Mejora en Procesos del Área de Compras, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1266947
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