Diese Einsendeaufgabe besteht aus zwei Teilen.
Im ersten Teil geht es um die Präsentation einer fiktiven Programmierfirma
und deren Produkt. Im zweiten Teil lernt der Moderator mögliche Schwierigkeiten
zu minimieren.
Inhaltsverzeichnis
1. Aufgabe
1.1 Präsentation „TechPlus Tool“
1.2 Das magische Dreieck
1.3 Die Zeit „läuft“ weg
2. Aufgabe
2.1 Konflikte
2.2 Moderatorische Fragen
2.3 Planung des Workshops
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Aufgabe
1.1 Präsentation „TechPlus Tool“
In der Konzeptentwicklung ihrer Präsentation unternimmt die Geschäftsführerin der fiktiven Programmierfirma TechPlus GmbH den Versuch die Leitfragen wie folgt zu beantworten (Freimuth, die Kunst des Präsentierens, Präsentationsbeispiele).
Welches Ziel soll erreicht werden?
Die Gruppe mit dem Produkt vertraut machen und für das Produktkonzept zu gewinnen.
In welcher Rolle ist die Geschäftsführerin der Programmierfirma?
Ihre Rolle ist der Verkäuferin und der Moderatorin. Probleme dürfen nicht beim Kassenverband oder den Krankenhäusern gesucht werden. Die Ausführungen müssen verständlich sein.
Welche Interessen haben die Zuhörenden?
Durch ihre Anwesenheit zeigen sie Interesse an der Software. Es liegt an der Präsentierenden sie zu überzeugen, dass das Tool etwas ist, was der Verband braucht.
Die Präsentation wird dramaturgisch wie folgt aufgebaut1.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Das Setting, um den kommunikativen Raum optimal zu nutzen?
Eine Halbkreis-Form mit flexiblen Tischen zwischen den Stühlen.
Welche Präsentationstechnik wird genutzt?
Die Präsentation findet hauptsächlich mit PC und Beamer statt. Die Pinnwand wird anschließend benutzt, um die wesentlichen Vorteile zu konkretisieren. Die Handouts werden am Schluss verteilt.
1.2 Das magische Dreieck „Ich-Thema-Gruppe“
Die drei wesentlichen Aspekte, die dem Moderator zur Verfügung stehen, um die Gruppe gezielt für sich zu gewinnen, beinhaltet das magische Dreieck - „Ich - Thema - Gruppe“ (Kiefer, 2012, S. 17-22).
Die drei Faktoren hängen stark von einander ab. Nur wenn eine wechselseitige Beziehung zwischen den Faktoren entsteht, kann von einer erfolgreichen Präsentation gesprochen werden. Die Wechselbeziehung zwischen den Faktoren „Thema“ und „Gruppe“ entfaltet sich dann, wenn das Thema ideal aufbereitet, von der Gruppe gut verstanden und zur Handlungsorientierung animiert wird. Durch die positive Rückmeldung der Gruppe, wird der Präsentierende in seiner Vorgehensweise für die Präsentation bestätigt.
Die Wechselbeziehung zwischen den Faktoren „Ich“ und „Gruppe“ entsteht dann, wenn die persönliche Fähigkeiten und Authentizität des Präsentierenden das Interesse in der Gruppe erweckt. Die zustimmende Resonanz in der Gruppe motiviert und erhöht die Selbstsicherheit des Präsentierenden.
Die Wechselbeziehung zwischen den Faktoren „Ich“ und „Thema“ entsteht, wenn der Präsentierende das Thema souverän beherrscht und diese Souveränität es ihm erlaubt das Thema mit Abstand und Distanz zu betrachtet. Dieser wiederkehrende Kreislauf bestärkt den Präsentierenden und vermittelt der Gruppe das Gefühlt eine guten Präsentation.
Die drei Aspekte sind nicht zwingend notwendig, zeigen allerdings auf, wie komplex das Thema Präsentieren ist und welche Faktoren in welchem Zusammenhang zueinander stehen. Wenn einer der Faktoren zu stark oder zu schwach ausgeprägt ist, dann besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass die Präsentation von der Gruppe negativ aufgenommen wird. Ein Gleichgewicht der Faktoren des magischen Dreiecks ist vom Präsentierenden anzustreben.
1.3 Die Zeit „läuft“ weg
Wenn während einer Präsentation die Zeit davon läuft, hat der Moderator (1) die Möglichkeit nur das Pflichtteil seiner Präsentation zu präsentieren und auf den Kürteil zu verzichten. Eine Lang- und Kurzfassung der Präsentation ist die Vorraussetzung dafür. (2) Eine weitere Möglichkeit auf die davon rennende Zeit zu reagieren, ist die Auswahl von Folien, die Visualisierungen enthalten. Folien mit Bildern werden grundsätzlich von den Anwesenden besser aufgenommen und behalten. Auf gar keinen Fall sollte der Moderator den Frageteil kürzen, da gerade die Vorgesetzten sich gerne zu Fragen äußern (Freimuth, Basis Moderation, Was mach ich, wenn...?).
Wenn das Publikum generell wenig Zeit hat, dann sollte der Moderator (a) gleich auf den Punkt kommen und kein langwieriges Einstiegsmonolog führen. (b) Das Einbringen von Nutzenargumente gibt dem Publikum Sicherheit, genauso wie Verweise auf Referenzen. (c) Gerade bei einem straffen Zeitplan sollte die Präsentation auf die gewollte Zeit maßgeschneidert sein.
Die genaue Planung und Einübung der Präsentation mit einer Zeituhr zu Hause, gerade für Anfänger, ist nicht zu vernachlässigen. Ein Zeitpuffer ist in die Präsentation einzuplanen und das wichtigste - der Moderator sollte vor Präsentation genug Zeit haben, um den Raum vorzubereiten und technische Funktionalität zu überprüfen. Wenn der organisatorische Aspekt einwandfrei funktioniert, gibt es dem Moderator innere Sicherheit und Souveränität.
2. Aufgabe
2.1. Konflikte
Der vom Moderator gefürchtetes Konfliktpotenzial zwischen der Geschäftsführerin der Programmierfirma und einigen Krankenkassenvertretern können vor dem AuftaktWorkshop reduziert werden, in dem der Moderator mit dem Arbeitgeber im Contrakt- inggespräch so präzise wie möglich die grundlegenden Aspekte des Vorhabens wie Ziele, Eckdaten und Rollen zum Projektauftakt festlegt.
Wobei der Arbeitgeber den Moderator im Gespräch darauf aufmerksam machen sollte, dass einige seiner Mitgliedskrankenkassen sich skeptisch zeigen, da sie hohe Kosten befürchten und und ihre „selbst gestrickten Programme nicht missen wollen1. Ein grober Ablaufplan hilft dem Moderator in erster Instanz den Schwierigkeitsgrad seiner Moderation zu visualisieren und Möglichkeiten zu definieren, die Gegenpole der Beteiligten zu vereinen.
Abb. 1: Grober Ablaufplan Auftakt-Workshop „TechPlus Tool“
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 1: Grober Ablaufplan Auftakt-Workshop „TechPlus Tool“ (Freimuth, Lindemann, S. 42)
Für den Moderator ist es äußerst wichtig direkt zu Begin des Workshops mit allen Urteilen aufzuräumen und die Gruppe von seiner Neutralität zu überzeugen. Da der Moderator ein Vertreter des Krankenkassenverbandes ist, wird er seine Rolle als neutraler Helfer mit klaren und offenen Worten untermauern.
Er kann Argumente anwenden wie „einerseits verstehe ich die Bedenken einiger Krankenkassen im Bezug auf die neue Software, weil ...“, und „andererseits verstehe ich die Entscheidung des Verbandsvorstandes die neue Software zu implementieren, weil ...“.
Die Argumentation „einerseits“ und „anderseits“ festigt seine autonome Stellung in dem er Befürchtungen einiger Anwesenden ernst nimmt und ihnen direkt zu Begin der Sequenz die Möglichkeit gibt „Dampf abzulassen“.
So werden Störungen am Anfang des Kommunikationsprozess erkannt und hoffentlich die Grundlage für verdeckte Konflikte in der Gruppe entzogen. In dieser Thematik ist die Neutralität des Moderators von enormer Wichtigkeit, jegliche Einmischung kann zu Konflikten in der Gruppe führen, da der Moderator durch seine Aussagen eine Seite „wählt“.
Ferner hat der Moderator die Möglichkeit die Gruppe auf den Workshop positiv einzustimmen, in dem sich vor dem Workshop die Zeit nimmt und ein Paar freundliche Worte mit den Anwesenden austauscht. Es ist durchaus sinnvoll gerade mit den Krankenkassenvertretern ein Paar Worte zu wechseln, die negativ auf das gesamte Projekt eingestellt sind. Wenn die Zeit es erlaubt und die Geschäftsführerin der TechPlus GmbH früh genug arriviert, wird der Moderator ein informelles Kurzgespräch mit ihr führen, um seine Bedenken mitzuteilen und sie auf ein potenziell schwierigen Beginn der Sitzung vorzubereiten. Die Vorteile eines „Teilnehmer-Welcoms“ (Kiefer, 2012, S. 74) sind enorm, dazu zählen die informelle Kaffeerunde, ein Begrüßungsplakat, Namensschilder. Das Schaffen von Transparenz erzeugt vertrauen und kreiert eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
Darüber hinaus können Konflikte im Laufe des Workshop entstehen, die systembedingter Natur sind. Es sind Konflikte der Organisation und beinhalten Aspekte der Priorität, Termine, Kosten und hierarchischer Machtverteilung (Freimuth, Lindemann, S. 55). Diese Störungen werden vorgebeugt, in dem der Arbeitgeber die Verantwortlichkeit bestimmter Personen(gruppen) klar und offen ausdrückt und der Moderator diese Informationen an die Gruppe weitergibt, sich jeglicher Einmischung im Bezug auf diese Entscheidung komplett enthält, um seine Neutralität nicht zu gefährden.
Die TechPlus GmbH und die Verbandskrankenkassen werden sich in vielen Details einigen müssen, wie zum Beispiel Termine der Fertigstellung der Software und der einzelnen Meilensteine. Der Moderator wird sein ganzes moderatorisches Geschick einsetzen müssen, um diese Gruppe zur Einigkeit zu bewegen und innovative Prozesse voranzutreiben.
Nicht zu unterschätzen sind personale Konflikte und Kommunikationsstörungen. Sie erfordern viel Fingerspitzengefühl vom Moderator. Er wird wachsam sein und jede Störung registrieren. Es muss nicht auf jede Störung eingegangen werden. Bleiben allerdings Konflikte unerkannt, wird das Workshop nicht zum gewünschten Ergebnis führen und Entscheidungen werden verschleppt.
Als wichtigste Regel für den Moderator ist es auf Konflikte und Kommunikationsstörungen eingestellt zu sein. Konflikte sind natürlicher Bestandteil des Diskussionsprozesses und ohne Konfliktklärung kann keine Sachlösung entstehen. (Freimuth, Basis Moderation, Konflikthilfen).
Es gibt eine Reihe von Moderations-Instrumenten und Reflexionsmethoden wie die Einpunkt-Fragen oder das Kreisgespräch, die helfen können Konflikte transparent zu machen. Der Moderator wird sich diese Techniken vor der Durchführung des Workshops aneignen und beherrschen, um aus jedem Konfliktvorfall positive Ergebnisse abzuleiten.
Im äußersten Fall kann ein tiefer persönlicher Konflikt in der Gruppe entstehen. Konflikte können mithilfe von Reflexion beseitigt werden, für einen therapeutischen Ansatz in einer Moderation ist weder Platz noch Raum. Konflikte können durch die richtige Struktur des Workshops verhindert werden. Der Moderator sollte auf die Einhaltung des Tagesplanes achten und die Punkte seines Planung eins nach dem anderen abarbeiten.
Eine feste Struktur des Workshops, präzise Eckdaten und Rollenverteilung erzeugen Sicherheit nicht nur beim Moderator, sondern auch für die Anwesenden des Workshops. Struktur gibt Sicherheit auf der ganzen Linie und trägt zu Konfliktreduzierung deutlich bei.
2.2. Moderatorische Fragen
Bei moderatorischen Fragen kommt es allgemein auf Prozessanstöße in einer Moderation an. Die Fragen dürfen weder spezifisch noch mit einem „ja“ oder „nein“ zu beantworten sein. Sie bedürfen einer gründlichen Vorbereitung mindestens einen Tag vorher und müssen mehrfache Antworten zulassen. Moderatorischen Fragen sind Instrumente, mit welchen der Moderator das Know-How der Gruppe sammelt, die Inhalte gemeinsam mit der Gruppe entwickelt und die Informationen nach Themen sortiert (Frei- muth, Lindemann, S. 27). Auf jede Frage sollten möglichst viele Antworten folgen damit die Problematik sichtbar werden kann. Mit der Art der Fragestellung können unterschiedliche Antworten angestrebt werden wie zum Beispiel Vertiefung in die Thematik, Aufbruch von Konflikten, Reflexionen, Konkretisierung usw. Gute moderatorischen Fragen erfüllen folgende Kriterien:
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1 Information aus der Aufgabenstellung, S. 3
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