Selbstmanagement und Zeitmanagement Methoden. ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip und die SMART-Methode

Tarea entregada , 2021 , 25 Páginas , Calificación: 1,0

Economía de las empresas - Administración de empresas, gestión, organización

Die Einsendeaufgabe befasst sich mit den Methoden des Selbst- und Zeitmanagements.

Dargestellt werden die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip und die SMART-Methode.
Es wird der Bezug zu einem berufstätigen Studenten dargestellt und die Probleme sowie Lösungswege mit Hilfe der Selbst- und Zeitmanagementmethoden aufgezeigt.

Des Weiteren wird kritisch hinterfragt, in wie weit das Programm PowerPoint als Präsentationsmedium geeignet ist.

Zuletzt wird sich mit dem Thema Zeit auseinandergesetzt und am Beispiel einer Studentin, welche neben dem Studium arbeitet und eine Familie hat, veranschaulicht, wie sie ihre Zeit am besten nutzen kann.

Inhalt

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Aufgabe
1.1 SMART-Methode
1.2 ALPEN-Methode
1.3 Eisenhower-Prinzip oder A-B-C-D-Analyse
1.4 Anwendung Methoden des Zeit- und Selbstmanagements während eines Fernstudiums

2. Aufgabe
2.1 PowerPoint als Präsentationsmedium
2.1.1 Die Effektivität und Effizienz von PowerPoint
2.2 Der Einfluss auf die Darstellung von Inhalten
2.3 Der Einfluss auf die Kommunikation zwischen Präsentator und Publikum
2.4 Fazit

3. Aufgabe

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

bspw. beispielsweise

bzw. beziehungsweise

d.h. das heißt

ggfs. gegebenenfalls

lt. laut

z.B. zum Beispiel

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Eisenhower-Prinzip oder ABCD-Analyse (eigene Darstellung) 7

Abbildung 2: Unterteilung der Aufgaben nach Prioritäten (eigene Darstellung) 8

1. Aufgabe

1.1 SMART-Methode

Die SMART-Methode unterstützt bei der Bestimmung und Formulierung von ergebnisorientierten Zielen. (Graf, 2019, S.201)

Sie stellt eine Regel dar, nach welchen Kriterien Ziele formuliert werden sollen. Dabei handelt es sich bei dem WortSMARTum ein Akronym, das für die nachfolgenden Kriterien der Zieldefinition steht: (Dzifa, 2018, S.1)

-Spezifisch: Das Ziel sollte eindeutig und klar sowie nach Möglichkeit so formuliert werden, dass das Erreichen des Ziels ausschließlich von einem selbst abhängig ist.
-Messbar: Zeitliche Angaben als Etappenschritte bei der Zielformulierung sind wichtig für die Erfolgskontrolle, um zu erkennen, ob das Ziel erreicht wurde.
-Attraktiv: Ziele sind attraktiver, wenn es sich lohnt etwas dafür zu tun. Positiv formulierte Ziele steigern außerdem die Motivation.
-Realistisch: Zielformulierungen sollten realistisch sein, d.h. die sollten zum einen eine Herausforderung darstellen, zum anderen dennoch erreichbar bleiben.
-Terminiert: Ein fixer Termin hilft dabei Aufgaben zeitlich bindend zu planen.

(Becker, 2018, S.116; Dzifa, 2018, S.1)

1.2 ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode des Zeitmanagements, welche nur wenige Minuten pro Tag in Anspruch nimmt und dabei hilft den eigenen Tagesablauf effektiv zu planen. Es wird eine schriftlich festgehaltene To-do-Liste erstellt, um sich einen Überblick der Aufgaben zu verschaffen und den Ablauf des folgenden Tages zu organisieren. (McKeever, S.170; Rusch, 2019, S.118–119)

ALPEN ist eine Abkürzung und steht für: A – Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufschrieben als eine Art To-do-Liste, um sich einen Überblick zu verschaffen. L – Länge, d.h. die Dauer der einzelnen Aufgaben wird geschätzt, die zur Erledigung benötigt wird. P – Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen von mindestens 40-50% einplanen. E – Entscheidungen über Prioritäten treffen und ggfs. delegieren und kürzen der Aufgaben. N – Nachkontrolle, ob der Tagesplan eingehalten werden konnte und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten in der Planung gibt. Unerledigtes auf den nächsten Tag übertragen. (Arenberg, 2018a, S.96–97; Handbuch Angewandte Psychologie für Führungskräfte, 2018, S.202–203)

1.3 Eisenhower-Prinzip oder A-B-C-D-Analyse

Das Eisenhower-Prinzip gehört zu den Klassikern des Zeitmanagements und wurde nach dem früheren US-Präsidenten Dwight David Eisenhower benannt. (Fieger & Fieger, 2018, S.220)

Es erleichtert die sinnvolle Prioritätensetzung der Aufgaben vorzunehmen, damit der Fokus auf das Wesentliche gesetzt wird. (Baus, 2015, S.49–50)

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden die Aufgaben in vier Quadranten kategorisiert, wobei die Aufteilung der Quadranten anhand von zwei Parametern erfolgt:

-Wichtigkeitder Aufgabe: Dient die Aufgabe der Zielerreichung, so gilt die Aufgabe als wichtig. (vertikale Achse)
- Dringlichkeit der Aufgabe: Steht ein fixer Termin für die Erledigung einer Aufgabe fest, so ist diese Aufgabe dringlich. (horizontale Achse) (Fieger & Fieger, 2018, S.221)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Eisenhower-Prinzip oder ABCD-Analyse (eigene Darstellung)

A-Priorität: „Feuerwehr-Aufgaben“(Fuhrmann, 2018, S.106)

Dies sind Aufgaben von höchster Priorität, welche sowohl wichtig als auch dringlich sind und sofort und von der Person selbst erledigt werden sollten, da sie zur Erreichung der gefassten Ziele am meisten beitragen und ein fixer Termin für die Erledigung feststeht, die Aufgaben daher unaufschiebbar sind.

B-Priorität: wichtige terminierbare Aufgaben

Aufgaben mit einer hohen Wichtigkeit, die jedoch weniger dringlich sind und somit später erledigt werden können. Diese Aufgaben sind zu terminieren, da die Gefahr besteht, dass diese Aufgaben zu dringlichen Aufgaben werden können.

C-Priorität: delegierbare Aufgaben

Aufgaben dieser Kategorie sind zwar wichtig, aber weniger dringlich, sodass sie später oder von anderen Personen erledigt werden sollten.

D-Priorität: unwichtige „Papierkorb“ Aufgaben ohne Dringlichkeit

„Papierkorb-Aufgaben“ zeichnen sich dadurch aus, dass sie weder wichtig noch dringlich sind. Aufgaben dieser Kategorie sind klassische Energiediebe, die nichts zur Erreichung der Ziele beitragen und daher weniger bis gar keiner Beachtung bedürfen.

(Fieger & Fieger, 2018, S.221–222; Fuhrmann, 2018, S.106–107)

1.4 Anwendung Methoden des Zeit- und Selbstmanagements während eines Fernstudiums

Zeit ist ein knappes Gut und deshalb stellt ein Studium neben Beruf, Familie und Freizeit eine extreme Mehrfachbelastung für einen Fernstudenten dar. Die Anwendung der Methoden des Zeit- und Selbstmanagements - Disziplin und eine gute Organisation des Fernstudenten vorausgesetzt - helfen das Studium erfolgreich zu bewältigen.

Steht der Fernstudent vor dem Problem, dass ihn die unterschiedlichen Anforderungen von Studium, Beruf und Freizeit bzw. Familie scheinbar überfordern, so sollte er zunächst einmal alle anfallenden Aufgaben und Termine zum Beispiel im Verlauf eines ganzen Semesters notieren.

Das verschafft ihm einen groben Überblick. Nachfolgend kategorisiert er die To-do-Liste schriftlich in vier Prioritätsstufen A-D, welche dem Studenten helfen, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren, um so seinen Fokus für die Abarbeitung der Aufgaben richtig zu lenken. Folgende Darstellung zeigt eine beispielhafte Priorisierung möglicher Aufgaben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Unterteilung der Aufgaben nach Prioritäten (eigene Darstellung)

Dringliche und wichtige Aufgaben sind vom Studierenden selbst und möglichst sofort zu erledigen und entsprechen der Prioritätenkategorie A - der höchsten Prioritätsstufe. Wichtige Aufgaben, die noch etwas Zeit bis zur Erledigung haben, werden der Kategorie B zugewiesen, sollten jedoch terminiert werden, sodass sie weiter im Hinterkopf bleiben und in Angriff genommen werden, sobald die Aufgaben der Kategorie A erledigt sind. Dringliche Angelegenheiten, die nicht aufgeschoben werden können, der Student aber nicht selbst erledigen muss, kann er auf eine dritte Person übertragen (Priorität C). Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, kann er verwerfen, da sie Zeit rauben und nichts für die Erreichung seiner Ziele beitragen (Kategorie D). Diese Methode verschafft ihm mehr Zeit für das Wesentliche.

Zu jeder einzelnen Aufgabe schätzt der Student anschließend die ungefähre Dauer, die zur Erledigung erforderlich ist. Zum geschätzten Zeitaufwand plant er weitere Zeit ein, den Puffer, der etwa 40-50% der geplanten Zeit für die jeweilige Aufgabe umfasst.

Pufferzeiten sind wichtig für Unvorhergesehenes wie zum Beispiel der unangemeldete Besuch der Familie oder ungeplante Unterbrechungen wie Krankheit oder technische Probleme, welche zu Verzögerungen in der Bearbeitung führen.

Hilfreich ist außerdem die Formulierung sogenannter „smarter Ziele“, die so konkret wie möglich, positiv und realistisch formuliert werden und parallel terminiert sind. Dies dient dem bewusst machen des eigentlichen Ziels und in welcher Zeitspanne er dies erreichen möchte.

„Ich möchte die Einsendeaufgabe hinter mich bringen.“ oder „Ich möchte die Einsendeaufgabe in fünf Tagen erledigen.“ sind zwar Zielformulierungen, entsprechen jedoch nicht den Regeln der SMART-Methode. Besser wäre: „Ich schließe die Einsendeaufgabe zwei Wochen vor dem eigentlichen Abgabetermin, spätestens also bis zum 15.06.2021, ab und werde diese mit der Mindestnote 2,0 bestehen.“ Die gefassten Ziele sollten den Studenten zudem fordern aber nicht überfordern.

Unterstützend können einzelne Ziele in kleinere Etappenziele zerlegen werden. Diese werden schneller erreicht. Denkbar sind Etappenziele zum Beispiel bei Teilaufgaben einer Einsendeaufgabe. Jede erledigte Teilaufgabe stellt ein motivierendes Erfolgserlebnis für den Studenten dar und gibt ihm ein positives Gefühl.

Schriftlich fixiert hat der Student seine Ziele immer im Blick und kann regelmäßig überprüfen, ob er noch auf dem richtigen Weg ist. Schafft er eine Aufgabe nicht, kann er den Plan überarbeiten und die Aufgabe auf den Folgetag übertragen.

Ein fester Plan gibt dem Studenten eine gewisse Sicherheit und verdrängt „Aufschieberitis“, wenn er sich von seinem Plan leiten lässt und konsequent daran hält. Es hilft ihm mental ausgeglichener zu sein und verschafft zeitlichen Raum für andere Aktivitäten und Aufgaben neben dem Studium.

2. Aufgabe

2.1 PowerPoint als Präsentationsmedium

Geschaffen wurde PowerPoint ursprünglich für den Gebrauch in privatwirtschaftlichen Firmen und für Verkaufssituationen. (Adams, 2008, S.10) Mithilfe des Softwareprogramm war ursprünglich lediglich der Entwurf von Folien, welche im Verkauf eingesetzt wurden, geplant. Jedoch wurde es mit der Zeit erweitert genutzt, um die Folien im Rahmen audiovisuell unterstützter mündlicher Vorträge zu präsentieren. (Schnettler, Knoblauch & Pötzsch, 2007, S.14) Heute gilt es mittlerweile als „Medium des Lehrens und Lernens“ und ist in den unterschiedlichsten Bereichen nicht mehr wegzudenken. (Adams, 2008, S.8)

Doch wie sieht es mit der Effektivität und Effizienz von PowerPoint aus? Inwieweit ist das Programm als Präsentationsmedium geeignet? Welche Faktoren spielen dabei eine Rolle? Diese Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet.

2.1.1 Die Effektivität und Effizienz von PowerPoint

Unterschiedliche Studien, Befragungen und Untersuchungen kommen zu unterschiedlichsten Ergebnissen, was die Effektivität und Effizienz von PowerPoint als Präsentationsmedium betrifft.

Einerseits bevorzugen Studierende PowerPoint gegenüber anderen Präsentationsmedien. Häufig wurden hierbei Vorteile wie eine bessere Struktur des Vortrages und Erleichterung der Mitschrift, ein erhöhter Lernerfolg sowie interessentere Vorträge durch eine Präsentation mit PowerPoint genannt. (Schneider, 2015, S.91) Laut Befragungen von Frey und Birnbaum im Jahr 2002 halten Studierende das Programm für ein nützliches Werkzeug und empfinden Lehrende, die mit PowerPoint arbeiten als "besser organisiert". Andererseits ergab eine spätere Befragung 2004 durch Young eine starke Unzufriedenheit bei Studierenden in Bezug auf den Umgang mit PowerPoint in den Lehrveranstaltungen. (Adams, 2008, S.8) Wieder eine andere kleine Beispielstudie von Susskind (2005) mit 51 Studierenden kam zu dem Ergebnis, dass die Motivation bei Studenten in PowerPoint gestützten Vorlesungen ansteige, der objektive Lernerfolg jedoch maßgeblich von der Gestaltung der PowerPoint-Präsentation im Detail abhänge. (Schneider, 2015, S.91–92)

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• Universidad: SRH - Mobile University
• Calificación: 1,0
• Año de publicación: 2021
• Páginas: 25
• No. de catálogo: V1059674
• ISBN (Ebook): 9783346472090
• ISBN (Libro): 9783346472106
• Idioma: Alemán
• Etiqueta: Selbstmanagement