Die folgende Arbeit aus dem Bereich des Projektmanagements befasst sich mit der Frage, wie eine gute Präsentation insbesondere eine PowerPoint-Präsentation gelingen kann.
Das Ziel einer Präsentation soll dabei sein, die Teilnehmer mit Präsentationstechniken und dem wirkungsvollem und zielführendem Vortragen vertraut zu machen. Es soll eine Verbindung zwischen den Inhalten und einer professionellen Selbstdarstellung geschaffen werden, mit der möglichen Steigerung des eigenen beruflichen Erfolges. Die Teilnehmer sollen erkennen, dass sie selbst und ihre eigene Arbeit (die sie in zukünftige Präsentationen investieren) der Schlüssel zum Erfolg
ihrer Präsentation sind. In anderen Worten soll den Zuhörern einige Gründe nahegelegt werden sich tiefgreifender mit dem Thema vertraut zu machen.
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Analyse der Zuhörer
Zielsetzung und Kernbotschaft der Präsentation
Konzept der Präsentation
Einstieg in die Präsentation
Hauptteil der Präsentation
Das Finale der Präsentation
PowerPoint-Folie
Erfolg und Bewertung der Präsentation
Lernerkenntnisse
Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
bzw. beziehungsweise
ca. circa
ggf. gegebenenfalls
pt. Punkte - Angabe der Schriftgröße (in PowerPoint)
S. Seite
u.a. unter anderem
z.B. zum Beispiel
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Beispielfolie „Titelfolie und Kernbotschaft der Präsentation"
Analyse der Zuhörer
Eine gute Präsentation orientiert sich am Publikum. Mit dem Analysieren von deren Wünschen, Bedürfnissen, Interessen, Erwartungen, Wissen und Werten wird sichergestellt, dass die Zuhörer weder unter- noch überfordert sind und sich „versanden" fühlen (Flume & Schmettkamp, 2015, S. 18; Thiele, 2000, S. 11, 14). Bei der Analyse der Zuhörer werden nicht nur demografische Aspekte wie das Alter, der Beruf und die Bildung, sondern auch psychografische und präsentationsspezifische Aspekte mit einbezogen. Dazu zählen unter anderem die Motivation, die Erwartung, die Einstellung und die Leistungsbereitschaft der Zuhörer. Bei der Analyse kann sehr systematisch vorgegangen werden, indem im ersten Schritt festgehalten wird, wer die Zuhörer (und ggf. die Auftraggeber) und somit die Zielgruppe sein werden. Die Wünsche und Erwartungen der Zuhörer lassen sich am besten durch direktes Fragen z.B. durch einen Fragebogen herausfinden (Wöss, 2004, S. 30, 31).
Im dargestellten Fall richtet sich der Vortrag „Präsentationstechniken als Erfolgsfaktor für die Karriere" an ca. 20 Personen des Vereins für "High Potentials”. High Potentials sich Erfolgsträger, die unter anderem durch ihr herausragendes Leistungsniveau hervorstechen (Hockling, 2012). Dies muss der Vortragende Verstehen und sich damit auseinandersetzen, denn es ist davon auszugehen, dass es sich bei den Zuhörern um hoch engagierte und motivierte Teilnehmer handelt. Diese werden allerdings auch hohe Erwartungen mitbringen, unter anderem, weil sie sich durch das Erlernen von neuen Präsentationstechniken Aufstiegschancen erhoffen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Freiwilligkeit der Zuhörer, weil diese in der Regel toleranter und offener sind (Wöss, 2004, S. 29).
Ein weiterer Aspekt umfasst das Alter, dass zwischen 18 und 30 Jahren liegt, die unterschiedliche Berufserfahrung und die unterschiedlichen beruflichen Hintergründe. Durch diesen Parameter ist es möglich sich in die Rolle der Zielgruppe hineinzuversetzen um herauszufinden wie die Zuhörer am besten „abgeholt" werden können. Aufgrund des Altersunterschiedes kann davon ausgegangen werden das unterschiedliche Erwartungshaltung an den Vortrag vorliegen und daraus zwei (sich ähnelnde) Interessensgruppen entstehen. Ein Teil der Gruppe wird aus Berufseinsteigern bestehen, die einen eher breiteren Ein- stieg in das Feld der Präsentationstechniken erwarten. Wohingegen der andere Teil wahrscheinlich schon Erfahrungen mit Präsentationen hat und somit konkretere Erwartungen mitbringt. Dieser Personengruppe wird eher an den neuesten Erkenntnissen zu Präsentationstechniken und an Möglichkeit die eigene Überzeugungskraft zu steigern und zu erweitern interessiert sein. Dieses hineinversetzen ermöglicht ein formulieren von Zielen und somit in der Konsequenz ein festlegen des genauen Inhaltes, den Ablauf und die eingesetzten Medien um am Ende nicht am Anlass und den Zuhörern „vorbei zu präsentieren".
Zielsetzung und Kernbotschaft der Präsentation
Das Ziel der Präsentation ist es, die Teilnehmer mit Präsentationstechniken und dem wirkungsvollem und zielführendem Vortragen vertraut zu machen. Es soll eine Verbindung zwischen den Inhalten und einer professionellen Selbstdarstellung geschaffen werden mit der möglichen Steigerung des eigenen beruflichen Erfolges. Die Teilnehmer sollen erkennen, dass sie selbst und ihre eigene Arbeit (die sie in zukünftige Präsentationen investieren) der Schlüssel zum Erfolg ihrer Präsentation sind. In anderen Worten soll den Zuhörern einige Gründe nahegelegt werden sich tiefgreifender mit dem Thema vertraut zu machen.
Die Kernbotschaft für diese Präsentation lautet:
„Präsentationstechniken - eine Schlüsselkompetenz für Ihre zukünftige Karriere"
Konzept der Präsentation
Im Folgenden Konzept wird dargelegt wie die Präsentation aufbereitet und welche Präsentationstechniken zum Einsatz kommen. Wichtige Rahmenbedingungen und Darstellungsmöglichkeiten sollen genauso wie generelle Tipps für die Zuhörer dargelegt werden.
Aufgabenstellung
Die Präsentation soll den Zuhörern ein, auf Grund der Zeit, eingegrenztes Spektrum an Grund- und Vorkenntnisse mitgeben auf dem sie weiteres Wissen aufbauen können, damit diese in Zukunft bessere Präsentationen erstellen und halten können. Durch das mitgeben eines Handouts und während der Präsentation sollen die Zuhörer auf weiterführende Literatur, Seminare oder vertiefende Präsentationen aufmerksam gemacht werden. Es soll ein Verständnis für den Sinn des zielgerichteten Erlernens von Präsentationstechniken aufgezeigt werden. Generell hat jede Präsentation das Ziel, ein Publikum von einer bestimmten Sache zu überzeugen oder zu einer bestimmten Handlung zu motivieren (Thiel, 1996, S. 19). In diesem Fall soll das Publikum dazu motiviert werden sich näher mit dem Thema auseinanderzusetzten (Fey, 2017, S. 49). Daraus ergibt sich die Kernfrage: Mithilfe welcher Techniken und Methoden soll der Inhalt der Präsentation den High Potentials in der gegebenen Zeit von 20 Minuten übermittelt werden und was ist dabei die grundlegende Zielsetzung des Vortrages?
Zeitliche Planung und Gliederung der Präsentation
Es gibt für die Präsentation vom Verein „High Potentials" eine Zeitvorgabe von 20 Minuten. Dieser Zeitumfang ist für einen Vortrag, bei dem das Publikum passiv agiert, ideal (Flume & Schmettkamp, 2015, S. 31). Bei längeren Präsentationen ist ab der Hälfte der Zeit eine Pause sinnvoll und / oder die aktive Einbeziehung des Publikums (Plasa, 2017, S. 25).
Als zeitliche Einteilung und um ein erstes strukturelles Grundgerüst zu erhalten wird eine Methode nach Dr. Albert Thiele angewendet. Diese besagt das für die Einleitung ca. 15% der gesamten Präsentationszeit eingeplant werden sollte, für den Hauptteil etwa 75% und für den Schluss die verbleibenden 10% (Thiel, 2010, S. 85). Es stehen somit drei Minuten für die Begrüßung, fünfzehn Minuten für den Hauptteil und zwei Minuten für den Schluss und die Überleitung in die Diskussionsrunde zur Verfügung.
Das Grundgerüst einer jeden Präsentation sollte aus drei Teilen bestehen:
1. Der Einstieg: Umfasst den ersten Kontakt mit den Zuhörern und die Heranführung an das Thema.
2. Der Hauptteil: Den Zuhörern wird die Botschaft bzw. die Informationen auf verständliche Weise und mit Fakten und Beispielen untermauert präsentiert.
3. Das Finale: Abschießend werden die wichtigsten Punkte der Präsentation noch einmal zusammengefast und Handlungsempfehlungen gegeben. Zum Ende wird in die anschließende Diskussionsrunde übergeleitet (Lamprecht, 2017, S. 16).
Diese Gliederung erlaubt es auch einen „roten Faden" durch die Präsentation „zu ziehen". Diesem kann während der Präsentation gefolgt werden und verleiht einerseits dem Präsentator Sicherheit und zum anderen der Präsentation Struktur und bietet einen Leitfaden für die Zuhörer (Flume & Schmettkamp, 2015, S.26).
Medieneinsatz
Für die Präsentation stehen ein Laptop inklusive PowerPoint, ein Flipchart und ein Whiteboard zur Verfügung. Der richtige Medienmix kann die Zuhörer motivieren, Themen verständlicher näherbringen und generell die Attraktivität einer Präsentation steigern. Allerdings kann der Einsatz eines undurchdachten Medi- enmix sehr stark vom Inhalt der Präsentation ablenken (Flume & Schmettkamp, 2015, S, 180). Je nach Örtlichkeit, Thema, Präsentator und Zielgruppe, muss das geeignete Medium ausgewählt oder mehrere Medien gezielt miteinander kombiniert werden (Lamprecht, 2017. S. 23).
Auf dem Flipchart soll der Namen des Vortragenden, den Titel und eine grobe Gliederung ersichtlich sein, damit die Teilnehmer leicht folgen können, wissen was sie erwartet und bei den anschließenden Diskussionspunkten auf einzelne „Hauptpunkte" zurückkommen können. Das Whiteboard eignet sich dafür Grafiken, Stichpunkte und ggf. Zwischenfragen zu notieren, es soll aber für diesen Vortrag nur als Backup dienen und falls nötig für die Diskussionsrunde zur Verfügung stehen.
Als Hauptmedium wird PowerPoint verwendet, einerseits weil es ein zeitgemäßes Medium ist, andererseits weil dieses sich sehr gut zum Veranschaulichen von Inhalten eignet. Bildliche Informationen werden besser und schneller aufgenommen, bringen Abwechslung und können helfen die Aufmerksamkeit des Zuhörers zu gewinnen und zu behalten (Becker, Ebert & Pastoors, 2018, S. 65).
Die PowerPoint Präsentation soll die Präsentation begleiten bzw. den visuellen Part übernehmen um wichtige Punkte hervorzuheben und bildreich zu verdeutlichen. Die Anzahl der Folien innerhalb einer Präsentation hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für diese Präsentation und als Grundregel für die Zuhörer soll auf die 10-20-30-Regel von Guy Kawasaki zurückgegriffen werden. Diese besagt, dass bei der Verwendung von der Schriftgröße 30pt eine Anzahl von 10 Folien in 20 Minuten optimal sind. Pro Folie sollte eine Präsentationszeit von etwa 2 Minuten eingeplant werden, wobei sich für diesen Vortrag eine maximale Summe von 10 PowerPoint Folien ergibt (Becker, Ebert & Pastoors, 2018, S. 65). Der Einsatz einer Fernbedienung bindet den Sprecher nicht an den Laptop, sondern ermöglicht eine freie Bewegung und eine offenere Interaktion und Kommunikation mit den Zuhörern (Thiele, 2010, S. 94).
Organisatorische Rahmenbedingungen
Die Organisatorischen Rahmenbedingungen können einen Vortrag nicht unwesentlich beeinflussen, deswegen sollte den Zuhörern nahegelegt werden sich vor einem Vortrag Gedanken über diesen zu machen. Eine Grundsatzfrage lautet: Was unterstützt den Vortrag und was könnte ablenken? Einige der wichtigsten Fragen betreffen die Räumlichkeiten, menschliche Grundbedürfnisse und die Alternative, wenn die Technik versagt. Im Anschluss an den Vortrag ist eine Frage- und Diskussionsrunde geplant. Deswegen und aufgrund der Gruppengröße, wird der Raum in U-Form bestuhlt. Jeder Teilnehmer hat uneingeschränkte Sicht auf den Präsentator und in der anschließenden Frage- und Diskussionsrunde ist ein direkter Austausch erleichtert.
Wichtig ist auch zu bedenken das Sauerstoffmangel für schnelle Ermüdung sorgt, deswegen ist es ratsam vor der Präsentation einmal gut durchzu lüften. Überheizte und dunkle Räume wirken sich ebenfalls negativ auf die Konzentrationsleistung aus. Zusätzlich sollte auch das Licht und ggf. die Sonneneinstrahlung überprüft werden. Sonneneinstrahlung kann blenden und das Erkennen von PowerPoint Präsentationen erschweren. Praktische Aspekte für die Teilnehmer wie Garderobe, die nächstgelegene Toilette oder Rauchermöglichkeiten sollten auch nicht außer Acht gelassen werden. (Fey, 2017, S. 138, 147). Auch die Stromzufuhr für den Laptop und ein Glass Wasser für den Redner und Schreibmittel für die Präsentationsteilnehmer können kleine aber entscheidende Unterschiede machen.
Einstieg in die Präsentation
Der erste Eindruck ist auch bei einem Vortrag entscheidend und so sollte direkt Interesse und Neugierde geweckt werden. Die Wissenschaft hat herausgefunden: „Man kann nicht nicht kommunizieren", somit erfolgt der erste Kontaktaufbau in dem Moment, in dem der Sprecher in das Blickfeld der Zuhörer tritt und beinhaltet Kleinigkeiten wie ein Lächeln und Blickkontakt (Watzlawick, 2016, S.15).
Der Einstieg kann mit einer rhetorischen Frage geschehen: „Wer von Ihnen möchte nicht durch das Erlernen von Präsentationstechniken eine Schlüsselkompetenz für seinen Beruf erhalten?". Bei den „High Potentials" kann davon ausgegangen werden das Sie innerlich zustimmen werden deswegen kann nach einer kurzen Pause auch direkt die Antwort geliefert werden: „Genau dies können Sie heute tun. Die Präsentationstechniken, die eine Schlüsselkompetenz für Ihre zukünftige Karriere sein können, erlernen sie heute in dieser Präsentation.". Die Antwort auf die rhetorische Frage ermöglicht auch einen flüssigen Übergang zur Kernbotschaft der Präsentation. Im Anschluss erfolgt die Begrüßung, eine kurze Vorstellung der Person, des Themas und dem Verlauf der Präsentation. Dies ermöglicht es das Publikum an das Thema heranzuführen und wissen zu lassen welchen Erkenntnissen und Nutzen sie aus aktivem Zuhören ziehen können.
[...]
- Citation du texte
- Anonyme,, 2020, Selbstmanagement. Wie gelingt eine gute Präsentation?, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1010700
-
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X. -
Téléchargez vos propres textes! Gagnez de l'argent et un iPhone X.