Das Wichtigste vorweg:
- Weniger ist mehr – unterteile deinen Text nicht in zu viele Abschnitte. Dabei gilt die Regel: 1 Gedanke = 1 Abschnitt
- Vermeide Hurenkinder und Schusterjungen.
- Setze bewusst harte bzw. weiche Umbrüche.
Viele Menschen setzen in ihrem Text entweder zu viele oder zu wenige Absätze, sodass die Leser:innen entweder mit vielen kurzen Abschnitten oder einem einzigen großen Textblock konfrontiert werden. Beides ist nicht optimal. Ein Absatz sollte einen Sinnabschnitt abschließen, also einen Gedankengang vervollständigen, damit du mit dem nächsten beginnen kannst. Er kann aber auch dazu dienen, einen Aspekt aus einem anderen Blickwinkel zu beleuchten oder Ergänzungen zu einem Sachverhalt hinzuzufügen, den du bereits zuvor beschrieben hattest.
Für die Leser:innen sind sinnvolle Sinnabschnitte wichtig, denn sie helfen dabei, den Text besser zu verstehen und seinen Inhalt zu verinnerlichen. Absätze können deinen Text so gliedern, dass dessen Lesbarkeit und damit auch die Lesemotivation steigt.
Alle Tipps, die wir dir hier vorstellen, beziehen sich auf die aktuelle Version von Microsoft Word, die in Office 365 und Office 2019 enthalten ist.
Die Ästhetik des Absatzes: Von Hurenkindern und Schusterjungen
Bei der Absatzformatierung gibt es ein paar Grundregeln, die verhindern sollen, dass der Textfluss unschön unterbrochen wird. Zwei Phänomene stechen dabei besonders heraus: das Hurenkind (auch „Witwe“ genannt) und der Schusterjunge. Sicher sind sie auch dir schon einmal begegnet: Als Schusterjungen bezeichnet man die erste Zeile eines neuen Absatzes, die allein am Seitenende steht. Die letzte Zeile eines Absatzes, die allein am Anfang einer neuen Seite steht, wird hingegen Hurenkind genannt. Zur Illustration:
Mithilfe von Microsoft Word kannst du diese Formatierungstabus jedoch leicht vermeiden: Markiere den Absatz, der zusammengehalten werden soll und gehe im Reiter Start auf „Absatz“, wo du unten rechts ein Pfeilsymbol findest. In dem Kontextmenü, das daraufhin erscheint, wechselst du zum Reiter „Zeilen- und Seitenumbruch“ und setze das Häkchen bei „Absatzkontrolle“.
Mit der Absatzkontrolle hält Word immer die ersten oder letzten zwei Zeilen eines Absatzes zusammen. Manchmal reicht das jedoch nicht aus, denn eine weitere Regel besagt, dass Überschriften nur dann am Ende einer Seite stehen sollten, wenn anschließend noch mindestens drei Zeilen Fließtext folgen. Der nachfolgende Screenshot zeigt, wie es nicht geht:
Aus ästhetischen Gründen solltest du vermeiden, dass entweder eine Überschrift allein am Seitenende steht und der zu ihr gehörige Text erst auf der nächsten Seite beginnt, oder dass der Überschrift nur ein oder zwei Zeilen Fließtext folgen, bevor der Absatz auf der nächsten Seite fortgeführt wird. Setze in solchen Fällen am besten einen Seitenumbruch vor der Überschrift – beim Reiter Layout findest du ganz links unter „Seite einrichten“ den Punkt „Umbrüche“. Alternativ kannst du aber auch einfach die Tastenkombination STRG + Enter verwenden, um einen Seitenumbruch zu erzeugen.
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Noch mehr Ästhetik: Von weichen und harten Zeilenumbrüchen
Je nach Seitenformat ist in Word eine bestimmte Zeilenlänge voreingestellt. Überschreitet ein Wort diese Zeilenlänge, fügt Word automatisch einen Zeilenumbruch ein: das Wort rutscht in die nächste Zeile und der Text kann fortgeführt werden, ohne dass du dich darum kümmern musst. Darüber hinaus gibt es weiche und harte Zeilenumbrüche, die du manuell setzen kannst.
Kennst du den Unterschied?
Den harten Zeilenumbruch erzeugst du mithilfe der Enter-Taste. Du beginnst dadurch einen neuen Absatz und schließt deinen vorherigen Gedanken ab. In Listen erzeugst du mit dieser Taste einen neuen Listeneintrag, wobei Word zugleich automatisch ein neues Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen generiert.
Der weiche Zeilenumbruch dagegen beendet lediglich die aktuelle Zeile, nicht jedoch den Absatz. Der Unterschied wird besonders dann sichtbar, wenn du deine Absätze so formatiert hast, dass davor und/oder danach ein zusätzlicher Abstand erzeugt wird. Mit dem weichen Zeilenumbruch verlässt du die Formatierung innerhalb deines Absatzes nicht, sodass auch kein Abstand entstehen kann. Du brauchst dafür lediglich die Tastenkombination Shift + Enter. Das ist vor allem bei Adressblöcken oder in Gedichten sinnvoll, doch auch innerhalb eines normalen Fließtexts kann der weiche Zeilenumbruch manchmal seine Berechtigung haben. Aber Vorsicht: Hast du deinen Absatz im Blocksatz formatiert, kann ein weicher Zeilenumbruch große Lücken zwischen den Wörtern in deiner Zeile verursachen. Auch dafür gibt es allerdings einen einfachen Trick: Füge vor dem Umbruch noch einen Tabstopp ein, bleiben die Wortabstände so, wie sie sein sollen.
Übrigens: Wenn du den weichen Zeilenumbruch in Listen verwendest, sieht das Ganze so aus:
- Beispielzeile 1
- durch Enter abgetrennt von Beispielzeile 2,
aber durch einen weichen Zeilenumbruch von Beispielzeile 3
Wie du siehst, erzeugt Word in diesem Fall kein neues Aufzählungszeichen. Experimentiere doch einmal ein bisschen mit den verschiedenen Möglichkeiten – du wirst sehen, dass die Formatierung in Word kein Hexenwerk sein muss.
Weitere Regeln für Zeilenumbrüche:
- Vermeide das Umbrechen von Abkürzungen: ein „z. B.“ am Zeilenende sollte nicht so auseinandergerissen werden, dass das „z.“ in der einen und das „B.“ in der nächsten Zeile steht – du kannst das mit einem sogenannten „geschützten Leerzeichen“ verhindern, denn dieses sorgt dafür, dass Verbindungen zusammengehalten werden. Du erzeugst es durch die Tastenkombination STRG+ Shift + Leerzeichen. Dasselbe gilt bei einem Datum oder einer Uhrzeit.
- Einzelne Worte, die du ausgezeichnet hast (fett, kursiv, farbig, in Kapitälchen oder Großbuchstaben), solltest du ebenfalls nicht trennen, denn dann geht der Effekt der Textauszeichnung verloren.
- Gedankenstriche sollten nicht allein am Ende oder Anfang einer Zeile stehen. Dasselbe gilt für Anführungszeichen.
- Vermeide es, Prozentzeichen oder Währungssymbole von ihrem jeweiligen Wert zu trennen. Das gilt auch für alle anderen Wert- und Maßangaben.
- Trenne Initialen nicht vom Familiennamen (z. B. J. K. Rowling). Das gilt auch für den akademischen Grad, z. B. Dr. Meier. Auch Walther von der Vogelweide würde es begrüßen, wenn sein Name möglichst in einer Zeile stünde – und wenn es doch nicht anders geht, achte bitte darauf, dass der Namenszusatz (z. B. „von“) nicht am Zeilenende steht.
- Trenne eine Hausnummer nicht von ihrem Straßennamen und eine Postleitzahl nicht von ihrem Ort.
- Und ganz generell: Wenn du das Gefühl hast, dass Verbindungen nicht durch einen Umbruch getrennt werden sollten, dann höre auf deinen Instinkt, denn meistens wird dieser dich nicht täuschen.
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Externe Quellen:
- https://www.typolexikon.de/umbruch/
- https://www.heise.de/tipps-tricks/Zeilenumbruch-in-Word-einfuegen-so-klappt-s-4323222.html