Ein ausschließlich analoges Personalmanagement ist heutzutage undenkbar, sehr aufwändig und praktisch nicht mehr durchführbar. Digitale Helfer sind deswegen auch in diesem Bereich nicht mehr wegzudenken. Da erscheint es logisch, auch die Personalakte zu digitalisieren und die damit verbundenen Potentiale zu nutzen.
Was sind Chancen und Risiken der digitalen Personalakte? Welche Voraussetzungen muss das Personalmanagement für eine Einführung dieser Personalaktenführung erfüllen? Und welche rechtlichen Aspekte der Personalaktenführung sind zu beachten?
Der Autor Chris Röbbert klärt die wichtigsten Fragen zum Thema digitale Personalakte in Unternehmen. Röbbert beleuchtet Chancen und Risiken dieser Personalaktenführung und erläutert administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, die das Personalmanagement bei der Einführung der digitalen Personalakte beachten sollte.
Aus dem Inhalt:
- Digitalisierung;
- Arbeit 4.0;
- Projektmanagement;
- Transparenz;
- Datenschutz;
- Berechtigungskonzept
Inhaltsverzeichnis
- I. Einleitung
- 1. Ausgangssituation
- 2. Themeneingrenzung und Fragestellungen
- 3. Motivation und Nutzen
- 4. Abgrenzung
- 5. Aufbau der Arbeit
- II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen
- 1. Grundlagen der (digitalen) Personalakte
- 1.1. Begriff der Personalakte
- 1.2 Begriff der digitalen Personalakte
- 1.3 Führung von Personalakten
- 1.4 Führung von digitalen Personalakten
- 2. Rechtlicher Rahmen der (digitalen) Personalaktenführung
- 2.1 Grundsätze der Personalaktenführung
- 2.2 Inhalt von Personalakten
- 2.3 Aufbewahrungsfristen
- 2.4 Das Schriftformerfordernis und die digitale Personalakte
- 2.5. Rechte des Arbeitnehmers
- 2.6 Rechte des Betriebsrates bei der digitalen Personalakte
- 2.7 Die digitale Personalaktenführung und die DSGVO und das BDSG
- III. Zwischenfazit
- IV. Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen
- 1. Vorstellung des Unternehmens
- 2. Vorstellung der Personalabteilung des Unternehmens
- 3. Gründe des Unternehmens und der Personalabteilung für die digitale Personalakte
- 4. Darstellung, Ablauf und derzeitiger Stand des Projekts zur Einführung der digitalen Personalakte im Unternehmen
- 5. Umsetzung der wesentlichen Erkenntnisse im Projekt
- 5.1 Registerstruktur der digitalen Personalakte
- 5.2 Rollen- und Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitale Personalakte
- 5.3 Auswahl des Software-Anbieters für die digitale Personalakte
- 5.4. Digitalisierung bzw. Einscannen der Personalakten in Papierform
- 5.5 Beteiligung des Gesamtbetriebsrates
- V. Kritische Auseinandersetzung und Ausblick
- VI. Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit untersucht die Einführung einer digitalen Personalakte aus der Perspektive der Personalabteilung, basierend auf einem realen Projekt. Die Hauptziele sind die Klärung der relevanten rechtlichen Aspekte der Personalaktenführung im digitalen Kontext und die praktische Umsetzung dieser Erkenntnisse in einem konkreten Projekt. Die Arbeit analysiert die Vorteile und Herausforderungen der Digitalisierung.
- Rechtliche Grundlagen und Rahmenbedingungen der digitalen Personalakte
- Rechte von Arbeitnehmern und Betriebsrat bezüglich der digitalen Personalakte
- Datenschutzrechtliche Aspekte der digitalen Personalaktenführung (DSGVO, BDSG)
- Praktische Umsetzung der rechtlichen Erkenntnisse in einem konkreten Projekt
- Vorteile und Herausforderungen der Einführung einer digitalen Personalakte
Zusammenfassung der Kapitel
I. Einleitung: Die Einleitung führt in die Thematik der digitalen Personalakte ein und beschreibt die Ausgangssituation in Personalabteilungen, die häufig von hohem administrativen Aufwand geprägt sind. Sie grenzt das Thema ein, formuliert die zentralen Forschungsfragen und erläutert die Motivation und den Aufbau der Arbeit. Die Digitalisierung der Personalakte wird als Chance zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung dargestellt.
II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen: Dieses Kapitel behandelt die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen der digitalen Personalakte. Es differenziert zwischen formellen und materiellen Personalaktenbegriffen und erläutert die Grundsätze der Personalaktenführung (Wahrheit, Vollständigkeit, Vertraulichkeit, Transparenz). Der rechtliche Rahmen umfasst die Rechte von Arbeitnehmern (Einsichtsrecht, Berichtigungsrecht, Auskunftsrecht) und des Betriebsrats (Mitbestimmungsrecht), sowie die relevanten Datenschutzbestimmungen (DSGVO, BDSG). Die Herausforderungen der Schriftform im digitalen Kontext werden ebenfalls diskutiert.
IV. Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen: Dieses Kapitel präsentiert ein konkretes Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte in einem Unternehmen des Bankensektors. Es beschreibt das Unternehmen, die Personalabteilung und die Beweggründe für die Digitalisierung. Der Projektverlauf, der Aufbau und die Umsetzung der im vorherigen Kapitel gewonnenen Erkenntnisse (Registerstruktur, Berechtigungskonzept, Softwareauswahl, Digitalisierung der Papierakten, Beteiligung des Betriebsrats) werden detailliert dargestellt. Der aktuelle Projektstand und Herausforderungen werden erörtert.
V. Kritische Auseinandersetzung und Ausblick: Dieses Kapitel bietet eine kritische Auseinandersetzung mit den Vor- und Nachteilen der Einführung einer digitalen Personalakte. Es werden sowohl die Chancen (Effizienzsteigerung, verbesserte Datensicherheit, Einhaltung rechtlicher Vorgaben) als auch die Risiken (Kosten, technischer Aufwand, Datenschutzbedenken) abgewogen. Der Ausblick befasst sich mit den zukünftigen Entwicklungen im Personalbereich und den damit verbundenen Herausforderungen für das Arbeitsrecht.
Schlüsselwörter
Digitale Personalakte, elektronische Personalakte, Personalaktenführung, Arbeitsrecht, Datenschutz, DSGVO, BDSG, Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Arbeitnehmerrechte, Betriebsratsrechte, Datenschutzgrundsätze, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Softwareauswahl, Projektmanagement, Risiken, Chancen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Einführung einer digitalen Personalakte
Was ist der Inhalt dieses Dokuments?
Dieses Dokument ist eine umfassende Vorschau auf eine wissenschaftliche Arbeit über die Einführung einer digitalen Personalakte in einem Unternehmen. Es beinhaltet ein Inhaltsverzeichnis, die Zielsetzung und Themenschwerpunkte, Zusammenfassungen der einzelnen Kapitel und Schlüsselwörter. Der Fokus liegt auf der rechtlichen Grundlage, der praktischen Umsetzung in einem konkreten Projekt und der kritischen Auseinandersetzung mit Chancen und Risiken.
Welche Themen werden in der Arbeit behandelt?
Die Arbeit behandelt die rechtlichen Grundlagen der digitalen Personalaktenführung, die Rechte von Arbeitnehmern und Betriebsrat in diesem Kontext, datenschutzrechtliche Aspekte (DSGVO, BDSG), die praktische Umsetzung in einem konkreten Projekt (inkl. Softwareauswahl, Rollenkonzept, Digitalisierung bestehender Akten), sowie eine kritische Auseinandersetzung mit den Vorteilen und Herausforderungen der Digitalisierung.
Welche Kapitel umfasst die Arbeit?
Die Arbeit gliedert sich in folgende Kapitel: Einleitung, Grundlagen und rechtlicher Rahmen, Zwischenfazit, Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen, Kritische Auseinandersetzung und Ausblick, und Fazit. Jedes Kapitel behandelt spezifische Aspekte der Thematik, beginnend mit der Einführung und den rechtlichen Grundlagen bis hin zur konkreten Projektumsetzung und einer kritischen Bewertung.
Welche rechtlichen Aspekte werden behandelt?
Die Arbeit behandelt umfassend die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Personalaktenführung, einschließlich der Rechte von Arbeitnehmern (Einsichtsrecht, Berichtigungsrecht, Auskunftsrecht) und des Betriebsrats (Mitbestimmungsrecht). Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) werden ebenso detailliert betrachtet wie das Schriftformerfordernis im digitalen Kontext.
Wie wird das Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte beschrieben?
Das Dokument beschreibt ein reales Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte in einem Unternehmen des Bankensektors. Es werden die Beweggründe, der Projektverlauf, die Umsetzung wesentlicher Erkenntnisse (Registerstruktur, Berechtigungskonzept, Softwareauswahl, Digitalisierung bestehender Akten, Beteiligung des Betriebsrats) und der aktuelle Projektstand detailliert dargestellt.
Welche Vorteile und Herausforderungen werden im Zusammenhang mit der digitalen Personalakte diskutiert?
Die Arbeit diskutiert sowohl die Vorteile der digitalen Personalakte (Effizienzsteigerung, verbesserte Datensicherheit, Einhaltung rechtlicher Vorgaben) als auch die Herausforderungen und Risiken (Kosten, technischer Aufwand, Datenschutzbedenken). Es erfolgt eine Abwägung der Chancen und Risiken, um ein ganzheitliches Bild zu vermitteln.
Wer ist die Zielgruppe dieser Arbeit?
Die Zielgruppe dieser Arbeit sind Personen, die sich mit der Einführung und Umsetzung einer digitalen Personalakte befassen, insbesondere Personalabteilungen, Unternehmensleitungen und Personen mit Interesse an Arbeitsrecht und Datenschutz im digitalen Kontext. Die Arbeit bietet sowohl theoretische Grundlagen als auch praktische Einblicke in ein reales Projekt.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt der Arbeit?
Schlüsselwörter sind: Digitale Personalakte, elektronische Personalakte, Personalaktenführung, Arbeitsrecht, Datenschutz, DSGVO, BDSG, Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Arbeitnehmerrechte, Betriebsratsrechte, Datenschutzgrundsätze, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Softwareauswahl, Projektmanagement, Risiken, Chancen.
- Quote paper
- Chris Röbbert (Author), 2021, Die digitale Personalakte. Was Unternehmen bei der digitalen Personalaktenführung beachten sollten, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/988307
