In der Projektarbeit soll, unter Berücksichtigung der aufgezeigten Probleme, ein Veranstaltungskonzept zur Mitgliedergewinnung und Spendenbeschaffung entwickelt und zugleich eine vergleichbare Veranstaltung als Projekt geplant werden. Hierbei soll einerseits ein theoretischer Leitfaden für eine Veranstaltungsplanung ähnlicher Zielsetzung entstehen und andererseits wird exemplarisch eine solche Veranstaltung geplant und organisiert. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, weist die Arbeit daher in den meisten Punkten auch theoretische Ausführungen auf.
Für den Einstieg in die Veranstaltungsplanung soll zunächst das Szenario aufgezeigt werden, unter dessen Voraussetzung die praktische Projektplanung erfolgen soll. Dem folgt ein Projektauftrag zur Planung und Organisation der Abendveranstaltung unter Berücksichtigung der definierten Ziele, bevor in die eigentliche Projektplanung mit Analysen, Einzelplanung und der Erstellung diverser Projektpläne eingestiegen werden soll. Um die Planung abzurunden, erfolgt zudem eine Risikoanalyse.
Inhaltsverzeichnis:
1. Einleitung
2. Das Szenario
3. Projektauftrag
3.1. Das Projekt
3.2. Projektteam
3.3. Informations- und Kommunikationsstruktur
4. Projektplanung im weiteste Sinne
4.1. Projektziele
4.2. Analysen
4.2.1. Inhaltsbezogene Studie
4.2.1.1. Teilnehmer/ Gäste
4.2.1.2. Programmgestaltung
4.2.1.3. Die Psychologie des Spendens
4.2.1.4. Die Strategie der Mitgliederwerbung
4.2.2. Projektbezogene Analysen
4.2.2.1. Stakeholderanalyse
4.2.2.2Kapazitätsstudie
4.2.2.3. Rechtsstudie
4.2.2.4. Kostenanalyse
4.3. Projektplanung im engeren Sinne
4.3.1. Projektstrukturplan
4.3.2. Detaillierter Ablaufplan und Gantt-Diagramm
4.3.3. Meilensteinplanung
4.3.3. Netzplan
4.4. Risikomanagement
5. Umsetzung und Realisierung
6. Nachbereitung
7. Fazit
Vorwort
Das Thema dieser Projektarbeit liegt mir persönlich sehr am Herzen. Während meines Studiums habe ich mich im europäischen, überpolitischen Bereich ehrenamtlich sehr engagiert und konnte so selbst erfahren, wie bereichernd eine solche Tätigkeit sein kann. Nicht nur, dass sich Gleichgesinnte gern zusammen tun und auf persönlicher Ebene gut verstehen, sondern auch weil hier die Möglichkeit besteht sich selbst zu verwirklichen. Jeder kann auf seiner Weise und größtenteils nach eigener, zeitlicher Planung mitwirken. Ich selbst konnte mich im Hinblick auf die Planung und Organisation von Veranstaltungen ausprobieren und selbst verwirklichen. So hatte ich unter anderem die Gelegenheit eine Vernissage und Informationsabend über das Thema Streubomben und Landminen zu organisieren. Jedoch ohne die theoretische Grundlagen, die mir infolge des Lehrgangs nun zur Verfügung stehen.
Aus eigenen Erfahrungen weiß ich, wie schwierig es sein kann, Teilnehmer für eine Veranstaltung sowie neue Mitglieder für eine Organisation zu werben. Mit dem Eintritt in die Arbeitswelt, schwand auch meine Zeit, um mich weiterhin ehrenamtlich groß zu betätigen. Erschwerend kam ein Umzug hinzu, so dass mir meine vorherigen Strukturen fehlen. Ohne konkreten Bezugspunkt, ist daher schwer die für mich in Frage kommenden Veranstaltungen herauszufiltern oder mich selbst um eine Mitarbeit auf „Sparflamme“ zu bemühen. Mit ist daher bewusst, welche Schwierigkeiten eine ehrenamtliche Aktivität mit sich bringen kann.
Ich bin jedoch der festen Überzeugung, dass eine ehrenamtliche Arbeit nicht nur unserer Gesellschaft zu Nutze kommt, sondern auch jedem Beteiligten ein gutes Gefühl bereitet. Sei es im lokalen Sport- und Turnverein oder in einer politischen Partei. In der Regel wird die Mitarbeit mit Anerkennung und Rückhalt gelohnt.
Die nachfolgende Projektarbeit beschäftigt sich daher intensive mit den gerade angesprochenen Schwierigkeiten. Jedoch aus Sicht einer gemeinnützigen Organisation.
Katrin Hagelstein
1. Einleitung:
„Soziales Engagement: Der deutsche Verein steckt in der Krise“1
Deutschland ist von jeher geprägt von einer starken Zivilgesellschaft und blickt auf eine jahrhundertelange Tradition des ehrenamtlichen Engagements zurück. Bereits im Allgemeinen Preußischen Landrecht von 1794 wurde den Untertanen die Vereinigungs- und Versammlungsfreiheit gewährt und ist heute als Grundrecht in Art. 9 I GG festgeschrieben. Der „Verein“ als Grundtypus für ehrenamtliches, gesellschaftliches und soziales Engagement ist in Deutschland mit ca. 600.000 Vereinigungen stark vertreten.2 Dazu zählen ca. 95% zu den sog. gemeinnützigen bzw. Non-Profit-Organisationen,3 die zur Erfüllung eines bestimmten karitativen und ideellen Zwecks gegründet werden, eine gewisse Entscheidungskompetenz sowie eine Selbstverwaltungsstruktur aufweisen und deren Zielsetzung nicht Gewinnbestreben und Profitmaximierung ist. Gemeinnützige Vereine können als Wohltätigkeitsorganisationen, Berufsverbände, Gewerkschaften, religiöse und künstlerische Einrichtungen oder gar als Forschungseinrichtungen auftreten.
Trotz des bestehenden starken ehrenamtlichen Engagements und einer großen Vereinslandschaft klagen die Organisationen über fehlende Mitglieder und zu wenig Gemeinschaftssinn, insbesondere bei jungen und jüngeren Mitbürgern. Wie diverse Studien aufzeigen, fehlt es an Nachwuchsmitgliedern4, so dass die Organisationen mit Überalterung zu kämpfen haben. Zweidrittel der Vereine gaben an, kaum engagierte Mitarbeiter zwischen 14 und 30 Jahre zu haben, 20 Prozent verzeichnen gar keine Mitglieder unter 30 Jahren.5 Insbesondere in Organisationen, die einen erhöhten zeitlichen und inhaltlichen Einsatz erfordern, sind junge Menschen kaum bis nicht präsent. Gründe hierfür liegen zum einen darin, dass die Vereine junge Menschen nur noch schwer erreichen und zu einer ehrenamtlichen Arbeit mobilisieren können. Social Media haben die Organisationen als Treffpunkt und Kommunikationsort abgelöst. Zudem sind viele Vereine selbst nicht in Social Media oder Online-Foren aktiv. Zum anderen fehlt den jungen Menschen oft die Zeit, um sich aktiv zu engagieren: Ganztagesschulen haben zu genommen, Studienalltage wurde durch die Umstellung auf Bachelor gedrängter und zeitaufwendiger, junge Berufstätige haben infolge hoher Flexibilitäts- und Mobilitätsabforderungen keine Zeit sich dauerhaft zu engagieren.6
Durch die fehlenden aktiven und passiven Mitglieder kämpfen die Vereine auch mit finanziellen Einbußen. Zwar finanzieren sich gemeinnützigen Organisationen größtenteils durch öffentliche Mittel aus deutschen, europäischen oder gar internationalen Töpfen. Doch Mittelkürzungen, strengere Vergabevoraussetzungen, Zweckbindung sowie hoher Wettbewerbsdruck mit anderen nationalen und internationalen Organisationen erschweren immer mehr die Erlangung der notwendigen Fördermittel. Es besteht vielfache finanzielle Planungsunsicherheit.7 Die Organisationen sind mehr denn je auf die Mitgliedsbeiträge und Spenden angewiesen. Hinzu kommt, dass viele junge Menschen nicht bereits sind, neben einer ehrenamtlichen Tätigkeit auch noch einen finanziellen Obolus zu leisten, geschweige denn zu spenden. Die Westdeutsche Zeitung berichtet, dass 40% der heutigen Spender bereits über 70 Jahre alt sind. Im Hinblick auf mögliche Spenden stehen zudem rund 500.000 Vereine und 16.000 Institutionen – Tendenz steigend – in Konkurrenzdruck zueinander.8
In der nachfolgenden Projektarbeit soll, unter Berücksichtigung der aufgezeigten Probleme, ein Veranstaltungskonzept zur Mitgliedergewinnung und Spendenbeschaffung entwickelt und zugleich eine vergleichbare Veranstaltung als Projekt geplant werden. Hierbei soll einerseits ein theoretischer Leitfaden für eine Veranstaltungsplanung ähnlicher Zielsetzung entstehen und andererseits wird exemplarisch eine solche Veranstaltung geplant und organisiert. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, weist die Arbeit daher in den meisten Punkten auch theoretische Ausführungen auf.9
Für den Einstieg in die Veranstaltungsplanung soll zunächst das Szenario aufgezeigt werden, unter dessen Voraussetzung die praktische Projektplanung erfolgen soll. Dem folgt ein Projektauftrag zur Planung und Organisation der Abendveranstaltung unter Berücksichtigung der definierten Ziele, bevor in die eigentliche Projektplanung mit Analysen, Einzelplanung und der Erstellung diverser Projektpläne eingestiegen werden soll. Um die Planung abzurunden, erfolgt zudem eine Risikoanalyse.
2. Das Szenario
Als Beispiel dient eine kleine bis mittelgroße, gemeinnützige fiktive Organisation, die in Bergisch Gladbach ansässig ist und sich regional, deutschlandweit und weltweit für Menschenrecht einsetzt. Diese soll den Namen „We together“ tragen.10 In Eigenregie, wie auch in Zusammenarbeit mit anderen NGOs und internationalen Organisationen betreut, leitet und unterstützt der Verein Projekte, wie beispielsweise Bildungs- und Aufklärungskampanien, Frauenhäuser in lateinamerikanischen Städten oder auch Kinderhäuser für Waisen in verschiedenen Ländern, beispielsweise in Bangladesch. In der heimischen Region selbst bestehen Kooperationen mit einer Grundschule und einem Jugendzentrum, in denen die Organisation unter anderem Workshops, Beiträge für Projekttage sowie Weihnachtsgeschenk-Aktionen anbietet. In den vergangenen Jahren kam es zu einem stetigen Rückgang der aktiven und passiven Mitgliederzahlen. Nachwuchsmitglieder sind sehr erwünscht, aber kaum vorhanden. Auch machte sich, trotz manch staatlicher Fördermittel, ein finanzieller Einbruch bemerkbar, sowohl bei den jährlichen Mitgliedsbeiträgen als auch bei den eingehenden Spenden. So mussten infolge fehlender „Manpower“ und finanzieller Mittel einige Projekte bereits eingeschränkt, verschoben oder beendet werden. Dieser Entwicklung will die Organisation nun aktiv entgegenwirken.
3. Projektauftrag
Die gewünschte Veranstaltung soll als Projekt mit eigenen Mitgliedern durchgeführt werden. Den offiziellen Beginn soll der Projektauftrag markieren.11 Durch den Projektauftrag bestätigt der Projektauftragsgeber – mithin der Vorstand und die Geschäftsführung – die Projektidee und gibt „grünes Licht“ für die Projektplanung. Es handelt sich um eine grobe Projektbeschreibung samt Zielsetzung und der Bestimmung gegebener Rahmenbedingungen sowie des zu erwartenden Projektumfangs. Dies birgt den Vorteil, dass mit einem Blick zu sehen ist, welche Ziele das Projekt verfolgt und auf welche Ressourcen zurückgegriffen werden können. Durch die Unterzeichnung des Dokuments wird dieses zu einer rechtswirksamen Vereinbarung, die der Projektleiterin alle erforderlichen Entscheidungs- und Handlungskompetenzen überträgt.
3.1. Das Projekt
Gemäß der DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, mithin eine Zielvorgabe besitzt, einer zeitlichen, finanzielle, personellen und/ oder anderen Begrenzung unterworfen ist, gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt werden kann und zudem eine projektspezifische Organisation aufweist.
„We together“ wünscht eine Abendveranstaltung, durch die ihre Bekanntheit regional gesteigert, neue aktive wie auch passive Mitglieder gewonnen und Spenden gesammelt werden sollen. Die zu sammelnden Spenden sollen an ein bestimmtes Projekt gehen. Vorliegend fiel die Wahl auf das Kinderhaus in Bangladesch. Drei Personen sollen innerhalb sechs Monate die Veranstaltung planen und durchführen. Im Herbst, wenn das Wetter kälter und die Abende bereits lang sind, soll diese stattfinden, weil Menschen dann gerne zu Innenveranstaltungen gehen. Zudem zeigen Studien, dass die Spendenbereitschaft zum Jahresende hin wächst.12 Dies soll genutzt werden. Als Budget kann „We together“ maximal 5.000,00 EUR bereitstellen. Weitere finanzielle Mittel sind gegebenenfalls durch Sponsoren extern zu beschaffen. Um Kosten zu reduzieren, soll es sich um eine Benefizveranstaltung handeln, wobei die Eintritte auch dem ausgewählten Kinderhaus zu Gute kommen sollen und deshalb nicht in die finanzielle Planung einfließen können. Der Veranstaltungsumfang ist auf 150 Personen ausgelegt. Bei der zu planenden Veranstaltung handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, welches unter den gegebenen, begrenzten Voraussetzungen – finanzieller Umfang in Höhe von maximal 5.000,00 EUR, lediglich drei Projektteammitglieder, eine zeitliche Vorgabe von sechs Monaten – durchgeführt werden soll, um unter anderem das Ziel der Mitglieder- und Spendenakquise zu realisieren.
3.2. Projektteam
Bei dem Projektteam handelt es sich um die Personen, die für die Planung und Durchführung des Projekts zuständig und verantwortlich sind. Es besteht vorliegend aus drei Personen: Zwei ehrenamtliche Mitglieder und eine Praktikantin. Um sich ganz auf die Veranstaltungsplanung konzentrieren zu können, werden die Projektmitarbeiter von ihren sonstigen ehrenamtlichen Aufgaben freigestellt. Als Projektorganisationsform wurde die reine Projektorganisation gewählt – mithin die räumliche und aufgabenmethodische Zusammenfassung der Projektmitarbeiter zu einem eigenen Projektbereich auf Zeit. Diese Organisationsform bietet den Vorteil, sich allein der Projektrealisierung und der anfallenden Aufgaben widmen zu können. Zudem entwickelt sich in der Regel schnell ein gemeinsames Wir-Gefühl. Nachteile, wie höhere Personalkosten oder reduzierte Aufstiegschancen sind vorliegend unbeachtlich, da beides für ehrenamtliches Engagement nicht gegeben ist. Ferner arbeiten Praktikanten bei Wohlfahrtsvereinen nur befristet und erhalten kein oder kaum Entgelt.
3.3. Informations- und Kommunikationsstruktur
Die Realisierung eines Projekts lebt von der Weitergabe der notwendigen Informationen und einer effektiven Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern. Ein stetiger Informationsfluss lässt Probleme und Abweichungen während der Projektrealisierung frühzeitig erkennen, so dass erforderliche Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Um dies zu gewährleisten, bedarf es eines offenen Kommunikationsklimas sowie die Abstimmung auf bestimmte Informations- und Kommunikationsinstrumente. Es ist daher zu klären, wer welche Information bis wann auf welcher Weise weiterzugeben hat. Hierbei hilft die sog. Input-Output-Matrix, eine übersichtliche Darstellung durch die etwaigen Verzögerungen erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.
Zu den wichtigsten Informations- und Kommunikationsinstrumenten zählt der standardisierte projektspezifische Bericht. Als auszufüllende Vorlage dient dieser als geeignete Informationsquelle über den Fortgang des Projekts, wobei zum Zwecke der Übersichtlichkeit darauf zu achten ist, dass die Gestaltung gut lesbar und leicht verständlich und maximal eine Seite umfasst.
Aufgrund des Umstandes, dass die Projektmitarbeiter hier weitgehend ortsunabhängigen arbeiten – in der Regel von zu Hause aus – sollen alltäglich Informationen und einfache Problemstellungen formlos über Handy oder Email kommuniziert werden. Bei Verzögerungen, größeren Problemen und bei Eintritt von Risiken soll jedoch ein kurzer Bericht an die Projektleiterin geschrieben werden. Diese hat die Informationen entsprechend zu verarbeiten, gegebenenfalls weiterzuleiten und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Aufgrund des besonderen Interesses an der Veranstaltung sollen Geschäftsführung und Vorstand in regelmäßigen Abständen kurze Statusberichte erhalten.
Zur Informations- und Kommunikationsstruktur gehören auch die Projektsitzungen. Projektsitzungen garantieren einen bewussten, gegenseitigen Informationsfluss und bieten eine Plattform, um etwaige Probleme persönlich anzusprechen und Lösungsansätze zu finden. Hierzu zählen die Kick-Off-Sitzungen, Jour-Fix-Sitzungen, Meilensteinsitzungen sowie die außerordentlichen Sitzungen. Für ein Veranstaltungsprojekt mit räumlich unabhängigen Arbeitsplätzen wie im vorliegenden Fall, empfiehlt sich eine wöchentliche Jour-Fix-Sitzung. Diese regelmäßigen, fest eingeplanten Sitzungen stellen sicher, dass das Projektteam den aktuellen Projektstand, Probleme oder andere Anliegen persönlich bespricht und gemeinsam Entscheidungen trifft. Es ist darauf zu achten, dass diese nicht zum Selbstzweck eingesetzt werden und belanglose Tagesordnungspunkte aufweist. Je nach Projektfortgang sollen die Sitzungen, aus Gründen der Zeitersparnisse und der Effizienz, auch als Meilensteinsitzungen dienen, in denen der bisherige Projektstand überprüft und das weitere Vorgehen bestimmt wird. Die Sitzungen sollen jeden Montag um 19.00 Uhr in den Büroräumen der Organisation „We together“ stattfinden.
4. Projektplanung im weitesten Sinne
Ist der Projektauftrag unterschrieben, geht es nun an die tatsächliche Planung. Die Projektplanung ist der Dreh- und Angelpunkt des Projektmanagements, da es sich um die Vorbereitung der eigentlichen Projektdurchführung handelt. In dieser Phase werden die Projektpläne erstellt. Es ist zu beachten, dass es sich bei der Projektrealisierung um einen dynamischen Prozess handelt. Die Projektplanung erfolgt auf den zum Zeitpunkt der Planerstellung gegebenen Informationen, die sich im Laufe der Durchführung ändern und erweitern können. Es handelt sich daher gerade nicht um endgültige Pläne, sondern lediglich um eine Grundlage, die regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden muss.
Die Planung selbst umfasst neben der Durchführung der Veranstaltung auch alle Begleitumstände wie Werbung oder Einholung notwendiger Genehmigungen. Aufgrund der knappen Personalsituation können jedoch nicht alle Aufgaben selbst übernommen werden. Soweit möglich sollen Dienstleister herangezogen werden. Die Gesamtplanung wird jedoch zu keinem Zeitpunkt aus den Händen gegeben.
4.1. Projektziele
Ein Projekt ist darauf ausgerichtet, die aufgrund der Projektidee definierten Ziele zu realisieren. Die Projektziele beschreiben den Zustand, der nach Durchführung des Projekts bestehen soll und befinden sich stets im Spannungsfeld der sog. drei Dimensionen: Inhalt – Zeit – Abhängigkeiten. Sie dienen als Grundlage der Planung, Durchführung und Steuerung des Projektes. Eine exakte Formulierung ist daher maßgeblich, um Missverständnisse wie auch Interpretationsspielräume zu vermeiden und um das Projekt ohne Konflikte über die Zielsetzung erfolgreich zu realisieren. Im Einzelnen sind für die Abendveranstaltung folgende Ziele definiert worden:
1. Für „We together“ ist eine Abendveranstaltung als Benefizveranstaltung zu planen und durchzuführen, um ihre eigene Bekanntheit und die ihrer Arbeit zu steigern. Hierzu soll inhaltlich über die Tätigkeit der Organisation sowie über das spezifische Projekt „Kinderhaus in Bangladesch“ informiert werden.
2. Durch die Veranstaltung sollen neue aktive und passive Mitglieder geworben, Spenden für das Projekt akquiriert und Patenschaften gefunden werden. Die Eintrittsgelder sollen dem Projekt ebenfalls zu Gute kommen.
3. Ferner soll die Planung und Durchführung des Vorhabens als Prototyp dienen und die Grundlage für zukünftige Veranstaltungen darstellen.
Um den Projekterfolg messen zu können, sind Erfolgs- bzw. Qualitätskriterien zu bestimmen, die am Ende durch die Umsetzung und Realisierung erfüllt sein müssen. Als messbare Kriterien dienen bei der vorliegenden Veranstaltung primär die Anzahl der tatsächlichen Besucher, die Höhe der Spendeneinnahme sowie die Mitgliedsanträge und Patenschaften. Der inhaltliche Erfolg wird anhand eines Feedback-Fragebogens und einem Gästebuch gemessen. Der Feedback-Fragebogen soll vor Ort sowie später über die eigene Webseite und über Social Media ausgefüllt werden können. Es ist darauf zu achten, dass dies anonym erfolgt, da es sich hier nicht um eine öffentliche Bewertung handelt, sondern um eine interne Erhebung zur Gewinnung wichtiger Informationen für zukünftige Veranstaltungen.
4.2. Analysen
Vor der Planerstellung ist festzustellen, ob das Vorhaben unter den gegebenen inhaltlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten durchführbar ist und welche Strategien zur Mitgliederwerbung und zur Spendenakquise anzuwenden sind. Je nach Projekt und Zielsetzung können unterschiedliche Analysen erforderlich und geboten sein. Hier sind diese in inhaltsbezogene und projektbezogene Analysen untergliedert.
4.2.1. Inhaltsbezogene Studien
Das Erreichen der Ziele kann gefährdet werden durch fehlende oder unzureichende Analyse des Projektumfeldes und der Projektplanung, insbesondere bei fehlenden Besuchern und Gäste und bei falscher verbaler und nonverbaler Kommunikation bezüglich der Mitgliedergewinnung und Spendenbeschaffung. Es gilt daher zu erörtern, welche Methoden eingesetzt werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
4.2.1.1. Teilnehmer / Gäste
Ohne Gäste können die Ziele des vorliegenden Projekts nicht umgesetzt werden und die ganze Veranstaltung wäre als „Flop“ anzusehen. Es müssen daher Wege und Mittel gefunden werden, die Öffentlichkeit zu erreichen und diese zur Teilnahme an der Veranstaltung zu motivieren. Es ist sicherzustellen, dass die Veranstaltung angemessen bis gut besucht wird. Ziel ist, dass 150 Personen die Abendveranstaltung besuchen. Dabei soll nicht eine besondere Zielgruppe im Fokus stehen, vielmehr sind so viele Menschen wie möglich aus unterschiedlichsten Gesellschaftsbereichen anzuschreiben und zum Besuch zu motivieren.
Einladung lokaler Personen des öffentlichen Lebens: Ein entsprechendes öffentlichkeitswirksames Echo liefern direkte Einladungen von Personen des lokalen öffentlichen Lebens. Die Einladungen beinhalten eine Aufforderung zur verpflichtenden Zusage. Zusagen sind stets zu veröffentlichten, damit weithin Interesse geweckt wird, die Veranstaltung auch zu besuchen. In Frage kommen hier Personen aus Politik und Wirtschaft. So soll unter anderem der Bürgermeister eingeladen werden sowie Vertreter der örtlichen Industrie und des Gewerbes. Angedacht sind bis zu 10 Einladungen mit jeweiligen Begleitungen, so dass bereits mit 20 Gästen gerechnet werden kann.
Einladung zufällig ausgesuchter Personen: Da die Veranstaltung nicht nur eine bestimmte Zielgruppe ansprechen soll, sollen auch Personen aus der allgemeinen Bevölkerung eingeladen werden. Um hier ein weites Spektrum abzudecken und indirekt auch mündliche Werbung in vielen Gesellschaftsschichten und Stadtteilen zu erhalten, sollen zufällig ausgesuchte Personen eingeladen werden. Da Bergisch Gladbach in sechs Stadtbezirke eingeteilt ist, soll diese Struktur als Grundlage dienen. Aus jedem Bezirk ist eine, zufällig aus dem Telefonbuch ausgewählt Person einzuladen. Mit einer jeweiligen Begleitperson werden so weitere 12 Gäste eingeplant. Auch hier sind die Einladungen mit einer Aufforderung der verbindlichen Zusagen zu versehen, um Planungssicherheit zu erhalten und um gegebenenfalls weitere Einladungen versenden zu können, sollten die Angeschriebenen kein Interesse haben und absagen.
Ehrenamtliche Mitarbeiter: Zum Zwecke der Mitgliederwerbung werden 10 ehrenamtliche Mitarbeiter ohne Begleitung als „Gäste“ eingeplant. Diese sollen nach den Methoden der Mitglieder- und Spendenwerbung die Besucher und Gäste zu einer Mitgliedschaft und Spenden animieren. Im Einzelnen wird hier auf den Abschnitt „Mitgliederwerbung“ und „Spendenakquise“ verwiesen.
Eltern: In das Veranstaltungsprogramm sollen die lokalen Kooperationspartner Grundschule und Jugendzentrum integriert werden. Es ist anzunehmen, dass Eltern, Verwandte und Bekannte der beitragenden Kinder und Jugendlichen den Wunsch hegen, die jeweiligen Beiträge zu sehen und daher die Veranstaltung auch besuchen. Mithin kann hier mit weiteren Besuchern gerechnet werden.
Werbung / Marketing: Im Hinblick auf weitere Gäste sind aktive Werbemaßnahmen zu ergreifen. So sollen Flyer und Plakate gestalten und gedruckt werden. Die gedruckten Flyer sind dann in regelmäßigen Abständen an verschiedenen Orten, wie öffentlichen Gebäuden, Restaurants, Bars etc. auszulegen. Hier sind auch andere Mitglieder der Organisation als Helfer einzubinden, welche die Flyer an den Orten wie auch an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen verteilen, um Kollegen als Besucher zu gewinnen. Alle Mitglieder sind aufgerufen, die Abendveranstaltung mündlich zu bewerben.
[...]
1 Funk, Albert (5.4.13): Soziales Engagement: Der deutsche Verein steckt in der Krise. Tagespiegel.
2 Funk, Albert (5.4.13): ebd.
3 Mihm, Andreas (29.6.17): Die große Lust der Deutschen am Vereinsleben; Priemer, Jana; Krimmer, Holger; Labigne, Anael (17): ZiviZ-Survey 2017. Vielfalt verstehen. Zusammenhalt stärken. Bertelsmann Stiftung.
4 Vgl. Priemer, Jana; Krimmer, Holger; Labigne, Anael (17): ebd.; Picot, Sibylle: Jugend in der Zivilgesellschaft. Freiwilliges Engagement Jugendlicher im Wandel. Bertelsmann Stiftung.
5 Alscher, Mareike (31.7.12): Der Nachwuchs macht sich rar. In gemeinnützigen Organisationen fehlen aktive junge Menschen. WZB.
6 Funk, Albert (5.4.13): ebd;
7 Funk, Albert (5.4.13): ebd; Heldenrat (5.4.13): Studie. Probleme gemeinnütziger Organisationen.
8 Unbekannter Autor (31.5.17): Non-Profit-Organisationen: Spendenbeschaffung wird schwieriger. Westdeutsche Zeitung.
9 Hinweis: „Alle in der Arbeit verwendeten männlichen oder weiblichen Sprachformen schließen Frauen bzw. Männer mit ein.“
10 Hierbei handelt es sich um einen fiktiven Namen.
11 Hinweis: Die angesprochenen Dokumente und Formulare finden sich in den Anhängen
12 Unbekannter Autor (02.18): Höhe der Geldspenden in Deutschland nach Monaten im Jahr 2017. Statista 2018.
- Arbeit zitieren
- Eva-Katrin Hagelstein (Autor:in), 2018, Planung und Organisation einer Abendveranstaltung. Mitgliederakquise und Spendenbeschaffung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/979867
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