Der Projektstart markiert den Anfang eines Projektes und ist eine wichtige Grundlage für alle folgenden Phasen sowie den Gesamterfolg. Daher ist eine exakte Vorbereitung notwendig, in der die elementaren Rahmenbedingungen geklärt werden. Der Projektauftrag muss beispielsweise formuliert und das Projektteam zusammengestellt werden.
Die Wohnungsbaugesellschaft feiert 2019 ihr 100-jähriges Bestehen und möchte zu diesem Anlass ein Fest für alle Mieter veranstalten. Da die Mitarbeiter der Gesellschaft, abgekürzt WBG, noch nie ein Jubiläum veranstaltet haben und ihnen die nötige Erfahrung fehlt, haben sie beschlossen, dass mit einer lokalen Eventagentur zusammengearbeitet werden soll. Durch mündliche Empfehlungen und Internetrecherche sind sie auf die Eventagentur gestoßen. Die Eventagentur wurde durch ein Telefongespräch über das Vorhaben der Wohnungsbaugesellschaft informiert und zu einem persönlichen Vorstellungstermin, auch Kick-Off-Meeting genannt, eingeladen. Bei diesem Termin am Freitag, den 01. März, konnten sich die Auftraggeberin, Frau Z., und die Projektleiterin der Eventagentur kennenlernen. Zudem wurden die wichtigsten Informationen über die Feier ausgetauscht.
Frau Z. hat im Briefing die Tätigkeiten der Wohnungsbaugesellschaft beschrieben und teilte den Anlass der Veranstaltung mit. Die Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsdauer, -datum, -ort, Budget und Programm wurden jedoch nicht exakt festgelegt. Die Gästeanzahl soll durch Einladungen ermittelt werden. Die WBG benötigte hierbei die Unterstützung der Eventagentur und wollte auf die langjährige Erfahrung zurückgreifen. Der Auftrag für Frau Walter bestand somit darin, ein 100-jähriges Jubiläumsfest zu konzipieren, planen und durchzuführen. Die Beauftragung der Eventagentur gab den Start für das Projekt. Die Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber (WBG) und Auftragnehmer (Eventagentur) finden nach den Vorschlägen von Frau W. statt. Sie soll die erste Konzeption in zwei Wochen am Freitag den 15. März 2019 abgeben. Da werden Kunde und Auftragnehmer die Vorschläge besprechen und einen Vertrag unterschreiben.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Projektstart
- 1.1 Veranstaltungsidee
- 2 Konzeption
- 2.1 Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung
- 2.2 Rahmendaten
- 2.3 Rahmenprogramm
- 2.4 Rücksprache mit dem Auftraggeber
- 3 Projektplanung
- 3.1 Kostenplanung
- 3.2 Ablaufplanung & Terminplanung
- 3.3 Organisatorisches
- 3.4 Ressourcenplanung
- 3.4.1 Personal
- 3.4.2 Catering
- 3.4.3 Rahmenprogramm
- 3.4.4 Sachmittel
- 4 Projektumsetzung
- 4.1 Aufbau
- 4.2 Veranstaltung
- 4.3 Abbau
- 5 Projektkontrolle und -abschluss
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die Zielsetzung dieser Projektarbeit besteht in der detaillierten Darstellung der Konzeption, Planung und Durchführung einer Jubiläumsveranstaltung zum 100-jährigen Bestehen einer Wohnungsbaugesellschaft (WBG). Die Arbeit beleuchtet den gesamten Projektverlauf, von der initialen Idee bis hin zur Umsetzung und abschließenden Kontrolle.
- Konzeption und Planung einer großen Jubiläumsfeier
- Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und Koordination aller Projektphasen
- Entwicklung eines detaillierten Rahmenprogramms
- Kostenplanung und Ressourcenmanagement
- Logistische Herausforderungen bei der Durchführung einer öffentlichen Veranstaltung
Zusammenfassung der Kapitel
1 Projektstart: Der Projektstart beschreibt die Initialphase, in der die grundlegenden Rahmenbedingungen geklärt werden. Hierzu gehört die Formulierung des Projektauftrags und die Zusammenstellung des Projektteams. Die Veranstaltungsidee, ein Fest zum 100-jährigen Bestehen der WBG für Mieter und Mitarbeiter, wird eingeführt. Der Auftrag an die Eventagentur umfasst Konzeption, Planung und Durchführung des Festes. Ein erstes Kick-Off-Meeting dient dem Austausch wichtiger Informationen und der Klärung offener Fragen, jedoch ohne detaillierte Festlegung der Rahmenbedingungen.
2 Konzeption: In diesem Kapitel werden die ersten Konzepte für das Jubiläumsfest entwickelt. Die Eventagentur plant einen "Full-Service", der die Auswahl des Veranstaltungsortes, des Ablaufs, des Rahmenprogramms und der Ressourcen umfasst. Das Brainstorming mit der Projektassistenz legt den Grundstein für die weiteren Planungen. Hier werden die Ziele und die Zielgruppe (Mieter und Mitarbeiter der WBG mit Familien) definiert. Die Notwendigkeit einer umfassenden Planung wird betont.
2.2 Rahmendaten: Dieses Unterkapitel konzentriert sich auf die Festlegung der wesentlichen Rahmenbedingungen der Veranstaltung. Es wird von ca. 500 erwarteten Gästen ausgegangen, wobei die genaue Anzahl durch Einladungen ermittelt werden soll. Das Eichenwäldchen wird als Veranstaltungsort vorgeschlagen, aufgrund seiner Lage und Größe. Der Termin wird auf Samstag, den 18. Mai 2019 von 12-17 Uhr festgelegt. Eine Vorbesichtigung des Ortes ist geplant, um einen Lageplan zu erstellen und Fotomaterial für den Kunden zu sammeln. Die Eventagentur kündigt an, Angebote für die Veranstaltung einzuholen.
2.3 Rahmenprogramm: Hier werden die ersten Überlegungen zum Rahmenprogramm dargestellt. Da der Veranstaltungsort keine Anschlüsse für Strom, Wasser und Müllentsorgung bietet, müssen diese extern beschafft werden. Die Notwendigkeit der Anmietung von Toilettenwägen wird hervorgehoben. Weitere Details des Rahmenprogramms werden in späteren Kapiteln behandelt.
Schlüsselwörter
Jubiläumsveranstaltung, Wohnungsbaugesellschaft, Eventplanung, Projektmanagement, Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Rahmenprogramm, Veranstaltungsorganisation, Logistik.
Häufig gestellte Fragen zur Projektarbeit: Jubiläumsveranstaltung einer Wohnungsbaugesellschaft
Was ist das Thema dieser Projektarbeit?
Diese Projektarbeit dokumentiert detailliert die Konzeption, Planung und Durchführung einer Jubiläumsveranstaltung zum 100-jährigen Bestehen einer Wohnungsbaugesellschaft (WBG). Sie umfasst den gesamten Projektverlauf, von der ersten Idee bis zur finalen Kontrolle.
Welche Phasen des Projekts werden behandelt?
Die Arbeit behandelt alle wichtigen Projektphasen: Projektstart, Konzeption (inkl. Zieldefinition, Rahmendaten und Rahmenprogramm), Projektplanung (Kosten, Ablauf, Organisation, Ressourcen), Projektumsetzung (Aufbau, Veranstaltung, Abbau) und Projektkontrolle/-abschluss.
Wer ist die Zielgruppe der Jubiläumsveranstaltung?
Die Zielgruppe der Jubiläumsfeier sind die Mieter und Mitarbeiter der WBG, inklusive deren Familien.
Welche konkreten Aspekte der Planung werden im Detail beschrieben?
Die Arbeit beschreibt detailliert die Kostenplanung, die Ressourcenplanung (Personal, Catering, Rahmenprogramm, Sachmittel), die Ablaufplanung und die logistischen Herausforderungen bei der Durchführung einer öffentlichen Veranstaltung mit ca. 500 erwarteten Gästen.
Wo findet die Jubiläumsveranstaltung statt und wann?
Die Veranstaltung findet im Eichenwäldchen am Samstag, den 18. Mai 2019 von 12 bis 17 Uhr statt. Die Wahl des Ortes erfolgte aufgrund seiner Lage und Größe.
Welche Herausforderungen gab es bei der Planung?
Eine wesentliche Herausforderung war die fehlende Infrastruktur am Veranstaltungsort (Strom, Wasser, Müllentsorgung), was die Anmietung externer Ressourcen wie Toilettenwägen notwendig machte.
Was umfasst der "Full-Service" der Eventagentur?
Der "Full-Service" der Eventagentur umfasst die Auswahl des Veranstaltungsortes, des Ablaufs, des Rahmenprogramms und der Ressourcen.
Welche Schlüsselwörter beschreiben die Projektarbeit am besten?
Schlüsselwörter sind: Jubiläumsveranstaltung, Wohnungsbaugesellschaft, Eventplanung, Projektmanagement, Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Rahmenprogramm, Veranstaltungsorganisation, Logistik.
Wie ist die Projektarbeit strukturiert?
Die Projektarbeit ist strukturiert in Kapitel (Projektstart, Konzeption, Projektplanung, Projektumsetzung, Projektkontrolle und -abschluss) mit Unterkapiteln, die den Projektverlauf chronologisch und thematisch nachvollziehbar darstellen. Sie enthält ein Inhaltsverzeichnis, eine Zusammenfassung der Kapitel und eine Zielsetzung mit Themenschwerpunkten.
- Quote paper
- Jennifer Wildemann (Author), 2019, Konzeption, Planung und Durchführung einer 100-jährigen Jubiläumsveranstaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/974431
