1. Stufe Vorbereiten, 2. Stufe Erklären und Vormachen durch den Ausbilder, 3. Stufe Nachmachen und erklären lassen. Durchführung der Arbeitsschritte durch den Auszubildenden. Der Auszubildende führt die einzelnen Arbeitsschritte selbst durch. Er gibt stets dabei an, was, wie und warum es getan wird. Er erklärt und begründet jeweils die einzelnen Schritte nach dem Schema Was – Wie – Warum wird es so gemacht. Durch Fragenstellung kann ich den Lernerfolg feststellen, 4. Stufe Üben und festigen - Mündliche Wiederholung der Arbeitsschritte durch den Auszubildenden. Der Auszubildende gibt mir die einzelnen Arbeitsschritte mit seinen eigenen Worten mündlich wieder. Dabei auftretende Lücken werden von mir geschlossen und aufkommende Fragen beantwortet und ggf. einzelne Schritte nochmals wiederholt.
Inhaltsverzeichnis
1. 1. Stufe: Vorbereiten
1.1. Vorbereitung der Unterweisung
1.2. Begrüßung des Auszubildenden (Kontaktherstellung Befangenheit nehmen)
1.3. Vorkenntnisse erfragen
1.4. Lernzielbekanntgabe und Sinn und Zweck der Aufgabe nennen
1.5. Motivierung des Auszubildenden zum Lernen/ Wecken von Interesse
2. 2. Stufe: Erklären und Vormachen durch den Ausbilder
2.1. Personalakte anlegen
2.2. Reiter der Personalakte mit Namen des Mitarbeiters beschriften
2.3. Personalakte öffnen
2.4. Sortieren der Unterlagen
2.5. Lochen der Unterlagen
2.6. Mitarbeiterunterlagen abheften
3. 3. Stufe: Nachmachen und erklären lassen
3.1. Durchführung der Arbeitsschritte durch den Auszubildenden
3.2. Erklären und begründet jeweils die einzelnen Schritte nach dem Schema Was – Wie – Warum
3.3. Eventuelle Wiederholung des Ausbilders
3.4. Konstruktive Kritik bei Fehlern
3.5. Kontrolle durch den Ausbilder/ Lob bei guter Ausführung
4. 4. Stufe: Üben und festigen
4.1. Mündliche Wiederholung der Arbeitsschritte durch den Auszubildenden
4.2. Lob / Anerkennung
4.3. Ausblick auf die kommende Unterweisung
4.4. Hinweisung auf Eintragung ins Berichtsheft
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Unterweisung ist es, den Auszubildenden dazu zu befähigen, Personalakten selbstständig und fehlerfrei anzulegen sowie eingehende Mitarbeiterunterlagen systematisch den richtigen Registern zuzuordnen.
- Anwendung der 4-Stufen-Methode in der betrieblichen Ausbildung
- Systematische Ablage von Personaldokumenten
- Einhaltung von Ordnung und Struktur in der Personalverwaltung
- Förderung der selbstständigen Arbeitsweise durch das Was-Wie-Warum-Schema
- Integration von Datenschutzgrundsätzen bei der Arbeit mit sensiblen Unterlagen
Auszug aus dem Buch
2. Stufe: Erklären und Vormachen durch den Ausbilder
• Personalakte anlegen. Verschafft der Personalabteilung einen Überblick der Mitarbeiter und alle persönlichen und dienstlichen Unterlagen hat man bei einem Griff zur Hand.
• Reiter der Personalakte mit Namen des Mitarbeiters beschriften. Das Etikett vom Reiter der Personalakte herausnehmen. Übersichtlichkeit der Personalakten, jeweilige Mitarbeiter ist im Aktenschrank gleich zu finden.
• Personalakte öffnen. Die Personalakte besteht aus einer Sichthülle und ist in sechs Register unterteilt. Auf dem Deckblatt steht die Beschriftung der einzelnen Register. Das Deckblatt dient als Inhaltsverzeichnis und zur Orientierung der Ablage von Mitarbeiterunterlagen.
• Sortieren der Unterlagen: Bewerbung, Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Lohnsteuerkarte, Urlaubs- und Krankheitsliste, Personalbogen, Führerscheinkopie. Einzelne Unterlagen anhand des Inhaltsverzeichnisses Register 1 – 6 sortieren und auf den jeweiligen Stapel legen. Register 1: Bewerbung, Zeugnisse, Personalbogen. Register 2: Arbeitsvertrag, Lohnsteuerkarte. Register 3: Personalentwicklung, keine Unterlagen vorhanden. Register 4: Urlaubs- und Krankheitsliste. Register 5: Führerscheinkopie. Register 6: Ablage der Unterlagen die nicht gelocht werden dürfen z.B. Ausweis der Sozialversicherung. Schafft einen Überblick der vorhandenen Unterlagen und verhindert, dass diese falsch abgelegt werden.
• Lochen der Unterlagen. Locher auf DIN A4 einstellen. Sortierte Stapel nacheinander lochen. Einheitliche Ablage der Unterlagen in der Akte (Größe u. Format). Allgemeines Erscheinungsbild beim Öffnen der Akte.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Stufe: Vorbereiten: Hier werden die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen, der Auszubildende begrüßt und durch die Lernzielbekanntgabe motiviert.
2. Stufe: Erklären und Vormachen durch den Ausbilder: In diesem Teil demonstriert der Ausbilder den korrekten Prozess des Aktenanlegens und Sortierens unter Anwendung des Was-Wie-Warum-Prinzips.
3. Stufe: Nachmachen und erklären lassen: Der Auszubildende führt die Schritte nun selbst aus und erläutert seine Handlungen, während der Ausbilder unterstützend eingreift.
4. Stufe: Üben und festigen: Der Abschluss dient der mündlichen Wiederholung durch den Azubi, der Anerkennung der Leistung und der Dokumentation im Berichtsheft.
Schlüsselwörter
4-Stufen-Methode, Unterweisung, Personalakte, Personalverwaltung, Auszubildender, Ablagesystem, Dokumentenmanagement, Arbeitsorganisation, Mitarbeiterunterlagen, Register, Datenschutz, Ausbildungsplan, Büroorganisation, Ordnungssystem, Fachkompetenz
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung grundlegend?
Die Unterweisung vermittelt einem Auszubildenden die praktische Tätigkeit des Anlegens einer neuen Personalakte innerhalb einer Personalabteilung.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Felder umfassen die systematische Strukturierung von Personaldokumenten, die Einhaltung von Ordnung in der Personalablage und die korrekte Anwendung der pädagogischen 4-Stufen-Methode.
Was ist das primäre Ziel der Ausbildungseinheit?
Das Ziel ist, dass der Auszubildende nach 15 Minuten in der Lage ist, Personalakten fehlerfrei anzulegen und Unterlagen korrekt zuzuordnen.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Vermittlung verwendet?
Es wird die klassische 4-Stufen-Methode angewendet, bestehend aus Vorbereiten, Erklären/Vormachen, Nachmachen/Erklären lassen sowie Üben/Festigen.
Welche Aspekte stehen im Hauptteil der Arbeit besonders im Fokus?
Im Hauptteil steht die kleinschrittige Anleitung des Arbeitsprozesses: vom Beschriften der Reiter über das Sortieren nach Registern bis hin zum fachgerechten Lochen und Abheften.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren diese Unterweisung?
Wichtige Begriffe sind 4-Stufen-Methode, Personalakte, systematische Ablage, Ausbildungsqualität und eigenverantwortliches Arbeiten.
Wie ist eine Personalakte nach dieser Anleitung typischerweise unterteilt?
Die Akte ist in sechs spezifische Register unterteilt, die von Bewerbungsunterlagen bis hin zu nicht zu lochenden Dokumenten wie Sozialversicherungsausweisen reichen.
Warum ist das "Was-Wie-Warum"-Schema für den Auszubildenden so wichtig?
Dieses Schema stellt sicher, dass der Auszubildende nicht nur mechanisch ausführt, sondern den Sinn und Zweck (das Warum) hinter jedem Arbeitsschritt versteht.
- Quote paper
- Corina Kink (Author), 2008, Personalakte anlegen nach der 4-Stufen Methode (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau), Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/92613
