Dieses Pflichtenheft stellt die Anforderungen an eine komplexe Softwarelösung beispielhaft dar. Dazu gehören Zielbestimmungen, Einsatzmöglichkeiten, Umgebung, Funktionen, die Benutzeroberfläche und Leistungsdaten des Produktes. Ebenso werden Qualitätsziele, Testszenarien und die Entwicklungsumgebung beschrieben. Hintergrund ist die Anforderung eines mittelständischen Unternehmens, die Erfassung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen, indem Bewegungsdaten erfasst, Lieferantenstammdaten verwaltet, Suchfunktionen integriert und Zahlungen für Verbindlichkeiten vorbereitet werden.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Zielbestimmung
- 1.1 Musskriterien
- 1.2 Wunschkriterien
- 1.3 Abgrenzungskriterien
- 2. Produkteinsatz
- 2.1 Anwendungsbereiche
- 3. Produktumgebung
- 4. Produktfunktionen
- 5. Produktdaten
- 6. Produktleistungen
- 6.1 Zeitbezogene Produktleistungen
- 6.2 Umfangsbezogene Produktleistungen
- 7. Benutzeroberfläche
- 7.1 Bildschirmlayout
- 7.2 Drucklayout
- 7.3 Tastenbelegung, Mausfunktionen und Dialoge
- 8. Qualitätszielbestimmung
- 8.1 Qualitätsmerkmale
- 8.2 Qualitätsstufen
- 9. Testszenarien
- 10. Entwicklungsumgebung
- 10.1 Software
- 10.2 Hardware
- 10.3 Orgware
- 10.4 Schnittstellen zur Entwicklung
- 11. Ergänzungen
- 11.1 Akzeptanztest
- 11.2 Abbildungsnachweis
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Das Ziel dieser Arbeit ist die Erstellung eines Pflichtenhefts für ein VBA-gesteuertes Microsoft Excel Programm zur Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen der Automobilbranche. Der Fokus liegt auf der Entwicklung einer effizienten und benutzerfreundlichen Lösung zur zeitsparenden Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Rechnungsdaten. Die manuelle Bearbeitung soll durch eine automatisierte Lösung ersetzt werden.
- Automatisierung der Rechnungsverwaltung
- Benutzerfreundliche Oberfläche für effizientes Arbeiten
- Verbesserung der Datenqualität und Fehlervermeidung
- Integration in bestehende Unternehmensprozesse
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
Zusammenfassung der Kapitel
1. Zielbestimmung: Dieses Kapitel definiert die Ziele und Anforderungen des zu entwickelnden Programms "Wareneingangsbuchung". Es beschreibt den Bedarf an einer zeitsparenden und benutzerfreundlichen Lösung für die Verwaltung von Eingangsrechnungen im Unternehmen. Die Hauptintention besteht in der schnellen und unkomplizierten Anlage von Rechnungen, der Möglichkeit der Filterung und Auswertung sowie der Erzeugung von Überweisungen. Die Aktualisierung von Stammdaten wird als wesentliche Anforderung hervorgehoben. Die Kapitel 1.1 bis 1.3 spezifizieren die Musskriterien (Grundlegende Funktionalität), Wunschkriterien (zusätzliche wünschenswerte Funktionen) und Abgrenzungskriterien (definierte Grenzen des Programms und Datenschutz). Die Musskriterien fokussieren auf die Verbesserung der Arbeitseffizienz in der Buchhaltung durch die Vereinfachung der manuellen Rechnungsverwaltung und die Bereitstellung einer intuitiven Benutzeroberfläche. Wunschkriterien beinhalten u.a. die Kontierung im Kontenrahmen und die automatische Erstellung von elektronischen Überweisungsträgern. Die Abgrenzungskriterien legen fest, dass das Programm ausschließlich für den internen Gebrauch des Unternehmens bestimmt ist und der Zugriff auf die Daten auf die Buchhaltungsabteilung beschränkt ist.
2. Produkteinsatz: Dieses Kapitel beschreibt den Einsatzbereich des Programms "Wareneingangsbuchung" im Unternehmen. Es erläutert die Anwendungsbereiche, die Zielgruppen und die Betriebsbedingungen. Der Fokus liegt auf der ausschließlichen Verwendung innerhalb des Unternehmens zum Zwecke der internen Rechnungsverwaltung und die Beschränkung des Zugriffs auf die Mitarbeiter der Buchhaltung, um Datenintegrität und Datenschutz zu gewährleisten. Trotz der internen Ausrichtung wird die generelle Anwendbarkeit der Software auf andere Unternehmen angedeutet.
Schlüsselwörter
Wareneingangsbuchung, VBA, Microsoft Excel, Rechnungsverwaltung, Datenbank, Benutzeroberfläche, Automatisierung, Buchhaltung, mittelständisches Unternehmen, Automobilbranche, Datenqualität, Datenschutz.
Häufig gestellte Fragen zum Pflichtenheft "Wareneingangsbuchung"
Was ist das Ziel des VBA-gesteuerten Excel-Programms "Wareneingangsbuchung"?
Das Programm zielt auf die Automatisierung der Eingangsrechnungsverwaltung in einem mittelständischen Unternehmen der Automobilbranche ab. Es soll die manuelle Bearbeitung von Rechnungen durch eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung ersetzen, um Zeit zu sparen und die Datenqualität zu verbessern.
Welche Hauptfunktionen bietet das Programm?
Die Kernfunktionen umfassen die zeitsparende Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Rechnungsdaten. Wichtige Aspekte sind die schnelle und einfache Anlage von Rechnungen, die Möglichkeit der Filterung und Auswertung sowie die Erzeugung von Überweisungen. Die Aktualisierung von Stammdaten ist ebenfalls eine wichtige Funktion.
Welche Anforderungen werden an das Programm gestellt (Musskriterien, Wunschkriterien, Abgrenzungskriterien)?
Die Musskriterien konzentrieren sich auf die Verbesserung der Arbeitseffizienz durch Vereinfachung der manuellen Rechnungsverwaltung und eine intuitive Benutzeroberfläche. Wunschkriterien beinhalten beispielsweise die Kontierung im Kontenrahmen und die automatische Erstellung elektronischer Überweisungsträger. Die Abgrenzungskriterien legen fest, dass das Programm intern im Unternehmen genutzt wird und der Zugriff auf die Daten auf die Buchhaltungsabteilung beschränkt ist.
Wo wird das Programm eingesetzt und wer sind die Zielgruppen?
Das Programm wird ausschließlich innerhalb des Unternehmens zur internen Rechnungsverwaltung eingesetzt. Die Zielgruppe sind die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung. Obwohl intern ausgerichtet, ist eine generelle Anwendbarkeit auf andere Unternehmen angedacht.
Welche Themen werden in den einzelnen Kapiteln des Pflichtenhefts behandelt?
Das Pflichtenheft umfasst Kapitel zur Zielbestimmung (inkl. Musskriterien, Wunschkriterien und Abgrenzungskriterien), Produkteinsatz, Produktumgebung, Produktfunktionen, Produktdaten, Produktleistungen (zeit- und umfangsbezogen), Benutzeroberfläche (Bildschirmlayout, Drucklayout, Tastenbelegung etc.), Qualitätszielbestimmung, Testszenarien, Entwicklungsumgebung (Software, Hardware, Orgware, Schnittstellen) und Ergänzungen (Akzeptanztest, Abbildungsnachweis).
Welche Schlüsselwörter beschreiben das Projekt am besten?
Die wichtigsten Schlüsselwörter sind: Wareneingangsbuchung, VBA, Microsoft Excel, Rechnungsverwaltung, Datenbank, Benutzeroberfläche, Automatisierung, Buchhaltung, mittelständisches Unternehmen, Automobilbranche, Datenqualität, Datenschutz.
Wie trägt das Programm zur Verbesserung der Datenqualität und Fehlervermeidung bei?
Durch die Automatisierung der Rechnungsverwaltung und die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche wird die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern reduziert. Die verbesserte Datenorganisation und -verwaltung tragen zur höheren Datenqualität bei.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung der Rechnungsverwaltung?
Die Automatisierung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer effizienteren Arbeitsweise und einer verbesserten Datenqualität. Manuelle Fehler werden minimiert und die Prozesse werden insgesamt optimiert.
- Quote paper
- Dana Henschel (Author), Monique Höche (Author), 2007, Wareneingangsbuchung - Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/90860
