Die in den letzten Jahren und Jahrzehnten gestiegene Komplexität, Größenordnung und Internationalisierung vieler Projekte erfordert noch vor Abschluss eines Vertrages mit Geschäftspartner umfangreiche Vorarbeiten.
Der Autor stellt den Prozess von der Ausschreibung über Angebotsbewertung bis hin zum Inkrafttreten des Vertrages dar.
Berücksichtigt wurde dabei auch die zunehmende Verbreitung von E-Commerce im Rahmen der Beschaffung.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Ausschreibung/Anfrage
3 Bearbeitung der Anfrage und Erstellung eines Angebotes
4 Bewertung der Angebote
5 Verhandlungen
6 Paraphierung, Abschluss und Inkrafttreten des Vertrages
Zielsetzung und Themen
Die Arbeit untersucht den strukturierten Ablauf der Auftragsabwicklung im Projektmanagement, ausgehend von der ersten Anfrage bis hin zur finalen Vertragsunterzeichnung, um die Komplexität moderner Geschäftsbeziehungen zu verdeutlichen.
- Prozessschritte bei öffentlichen und privaten Ausschreibungen
- Methodik der Angebotsbearbeitung und Projektkalkulation
- Kriterien für die objektive Bewertung von Anbieterangeboten
- Strategien zur Durchführung von Vertragsverhandlungen
- Bedeutung der Risikomanagement-Integration in den Angebotsprozess
Auszug aus dem Buch
Bearbeitung der Anfrage und Erstellung eines Angebotes
Nach Eingang des Angebots wird der Kunde über den Eingang der Anfrage benachrichtigt und über die weitere Vorgehensweise informiert.
Zu Beginn wird eine Vorentscheidung getroffen, ob die Anfrage bearbeitet werden soll. Dabei sind folgende Fragen zu klären: Bestehen bei Erteilung des Auftrages Gewinnchancen? Passt das Produkt in die Firmenstrategie? Wie hoch sind die Angebotskosten? Im Falle einer Nichtbearbeitung wird dem Kunden eine förmliche Absage übermittelt. Nach der Entscheidung, dass die Anfrage bearbeitet wird, wird ein Projektleiter bestimmt, der für die Erstellung eines Angebots verantwortlich ist.
Der Anbieter versucht den potenziellen Auftraggeber durch sein Angebot auf die Vorzüge seines Produktes sowie auf die Vorteile, mit ihm zusammenzuarbeiten, hinzuweisen. Manche Unternehmen werden bei ehrlicher Selbsteinschätzung feststellen, dass es kaum Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz gibt. Es bestehen keine Technologievorsprünge oder der Marktpreis lässt sich nicht unterbieten. Deshalb ist in Angeboten auch die Hervorhebung von Besonderheiten erfolgversprechend. Dies können zum Beispiel die Anwendung eines neuen Managementverfahren als ein charakteristisches Merkmal der Projektleitung, eine modulare leicht modifizierbare Bauweise des Produktes oder Vorteile bei der Wartung sein.
Jede Angebotsstrategie sollte außerdem die frühzeitige Definition von Projektoptionen und –alternativen beinhalten. Man kann in den meisten Fällen zwar davon ausgehen, dass Auftraggeber eine klare Vorstellung von der zu erbringenden Leistung hat; andererseits jedoch auf Optionen, die weitere Wünsche ermöglichen, und auf Alternativen, die eine Wahlmöglichkeit zulassen, positiv reagiert. Das Angebot ist gewissermaßen die Fortsetzung der Auftraggebergedanken. Geht der Anbieter nun auf die Gedanken des Auftraggebers genau ein, indem er zuerst ein auf die Kundenforderung möglichst genau zugeschnittenes Basisangebot erstellt, dies jedoch durch zusätzliche Optionen und Alternativen erweitert, wird der Auftraggeber dies in der Regel honorieren.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung skizziert den Wandel der Auftragsabwicklung von informellen Absprachen hin zu hochkomplexen, risikobehafteten Prozessen in internationalen Märkten.
2 Ausschreibung/Anfrage: Hier werden die verschiedenen Arten der Anfragestellung, von öffentlichen Ausschreibungen bis hin zum E-Bidding, sowie die notwendige Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen erläutert.
3 Bearbeitung der Anfrage und Erstellung eines Angebotes: Dieses Kapitel beschreibt die internen Prozesse zur Angebotsstrategie, Projektplanung, Kalkulation und Risikobewertung durch den Projektleiter.
4 Bewertung der Angebote: Der Fokus liegt auf der methodischen Auswahl von Anbietern anhand definierter Kriterienkataloge für Technik, Management und Kosten.
5 Verhandlungen: Dieses Kapitel definiert die Phasen des Verhandlungsablaufs, von der Faktenzusammenstellung bis zur Abschlussverhandlung, um ein vertragsreifes Ergebnis zu erzielen.
6 Paraphierung, Abschluss und Inkrafttreten des Vertrages: Den Abschluss bildet die Erläuterung der formalen Paraphierung und der notwendigen Voraussetzungen für die vertragliche Inkraftsetzung.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Auftragsabwicklung, Ausschreibung, Anfrage, Angebotsstrategie, Projektkalkulation, Risikomanagement, Vertragsverhandlungen, öffentliche Ausschreibung, E-Bidding, Lastenheft, Leistungsverzeichnis, Präqualifikation, Auftragsabschluss.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt den systematischen Prozess der Auftragsabwicklung im Projektmanagement, beginnend bei der Ausschreibungsphase bis hin zur finalen Unterzeichnung eines Vertrages.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen Angebotsstrategien, die Bewertung von Wettbewerbern, kaufmännische und technische Kalkulationsmethoden sowie die Taktik bei Vertragsverhandlungen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, den Leser durch die einzelnen Phasen der Auftragsentstehung zu führen und aufzuzeigen, wie komplexe Projekte professionell vorbereitet und vergeben werden.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine strukturierte theoretische Ausarbeitung, die sich auf einschlägige Fachliteratur und Standards im Projektmanagement stützt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil beleuchtet detailliert den Ablauf der Ausschreibung, die interne Angebotsbearbeitung, die Kriterien für Angebotsbewertungen und die Durchführung von Verhandlungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Auftragsabwicklung, Projektmanagement, Ausschreibung, Risikomanagement und Vertragsverhandlung.
Warum ist die Präqualifikation für Anbieter so wichtig?
Die Präqualifikation dient als Befähigungsnachweis, ohne den eine Teilnahme an vielen Ausschreibungsverfahren technisch oder rechtlich gar nicht erst möglich ist.
Welche Rolle spielt die Kalkulation im Angebotsprozess?
Die Kalkulation bildet die Grundlage für den Angebotspreis und muss sowohl technische, kaufmännische als auch spezifische Risikokosten präzise berücksichtigen, um wirtschaftlich tragfähig zu bleiben.
- Arbeit zitieren
- Reinhard John (Autor:in), 2002, Auftragsabwicklung im Projektmanagement - Von der Anfrage zur Vertragsunterzeichnung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/5594
