Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in ein Unternehmen:
Wissen wird zur Ware, gleichbedeutend mit einem Rohstoff oder gar ein zu bearbeitendes Produkt, das zunehmend an Beachtung gewinnt. Neben Arbeit, Kapital und Boden gilt es deswegen schon längst als der »vierte Produktionsfaktor«, der in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltung zum Wettbewerbsfaktor wird.
Informationen müssen für Auswertungen oder aus steuerlichen Gründen über lange Zeiträume aufbewahrt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Die Verwaltung und Speicherung von Wissen in Form von Dokumenten und die Fähigkeit, es in angemessener Zeit aufzufinden, wird deshalb zu einem wichtigen Aspekt heutiger Unternehmensorganisationen.
Ziel dieser Arbeit ist es, dem Leser einen Einblick in die recht heterogene Welt der DMS und dessen heute üblichen Grundfunktionen zu geben.
Im Gegensatz zu Standardsoftware stellt sich die Struktur eines DMS oft als sehr uneinheitlich dar, da sich bislang keine allgemein einheitlichen Standards am Markt entwickelt haben. Aus diesem Grund ist es kaum möglich, eine Musteranleitung für die Einführung eines DMS abzubilden - vielmehr sollen Anregungen zum Aufbau eines eigenen Systems gegeben werden, die durch Hinzuziehung von Literatur gesammelt werden konnten und durch praktische Erfahrungen gefestigt wurden.
Da Dokumentenmanagementprojekte bezüglich Laufzeit, Integrationsanforderung und Akzeptanz durch die Mitarbeiter oft unterschätzt werden, ist eine umfangreiche und frühzeitige Vorbereitung mitbestimmend für den Erfolg des Projektverlaufs. Diese Arbeit soll technische Grundlagen zum Thema DMS und Workflow vermitteln und neben rechtlichen Aspekten einen möglichen Projektablauf aufzeigen.
Zum Abschluss der Arbeit wird das Produkt „Domino.Doc“ des Anbieters IBM/Lotus als ein Lösungsansatz vorgestellt, das sich idealerweise in ein Unternehmen mit bereits bestehender Lotus Notes-Struktur integrieren lässt und deshalb besonders gut für eine kostengünstige Einführung geeignet ist.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einleitung
- 2 Wesen des Dokumentenmanagements
- 2.1 Historie
- 2.2 Begriffsbestimmung
- 2.3 Dokumente
- 2.3.1 NCI-Dokumente (non-coded information)
- 2.3.2 CI-Dokumente (coded information)
- 2.3.3 Lebenszyklus von Dokumenten
- 2.4 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement
- 2.4.1 Normen
- 2.4.2 Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben
- 2.4.3 Die neue Abgabenordnung (AO)
- 2.4.4 Archivierung von eMails im Sinne der AO
- 2.4.5 Schwierigkeiten in der Umsetzung
- 2.5 Vorteile eines DMS
- 2.6 Die Komponenten eines DMS
- 2.7 Anforderungskriterien an ein DMS
- 2.8 Ablauf Dokumentenaufnahme
- 2.8.1 Manuelle Erfassung
- 2.8.2 Aufnahme von Dokumenten in das Archivsystem
- 2.8.3 Indizieren
- 2.8.4 Texterkennung
- 2.8.5 Speicherung der Daten im Archivsystem
- 2.8.6 Archivieren
- 2.8.7 Archivierungs-Strategien
- 2.9 Dokumentenzugriff
- 2.9.1 Retrieval
- 2.9.2 Der Viewer
- 2.9.3 Check in/ Check out
- 2.9.4 Versionsverwaltung
- 2.9.5 Protokollfunktionen
- 2.10 Einbindung von Workflow-Komponenten
- 2.10.1 Funktionalität eines Workflowmanagementsystems
- 2.10.2 Phasen eines Workflows
- 2.10.3 Die Verbindung von WFMS und DMS
- 2.10.4 Vorteile der Kombination
- 3 Einführung in ein Unternehmen
- 3.1 Projektplanung
- 3.1.1 Strategische Ziele
- 3.1.2 Operative Ziele
- 3.1.3 Auswirkungen auf den Betrieb
- 3.1.4 Projektleiter
- 3.1.5 Projektteam
- 3.1.6 Projektantrag
- 3.1.7 Meilensteine
- 3.2 Die Projektdurchführung
- 3.2.1 Informationsphase
- 3.2.2 Vorstudie
- 3.2.3 Verfeinerung der Studie
- 3.2.4 Produktauswahl
- 3.2.5 Einführung
- 3.3 Wartung und Pflege
- 3.4 Aufnahme von Altdokumenten
- 3.4.1 Vollständige Aufnahme
- 3.4.2 Erfassung im Moment des Zugriffs
- 3.4.3 Parallelbetrieb über einen bestimmten Zeitraum
- 3.5 Mögliche Fehler bei der Einführung
- 3.5.1 Unterschätzung der Tragweite
- 3.5.2 Mangelhafte Anforderungsbeschreibung
- 3.5.3 Kommunikationsschwächen
- 4 DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc
- 4.1 Notes als Client-Server-System
- 4.2 Funktionsweise
- 4.2.1 Der Zugriff
- 4.2.2 Check in/ Check out
- 4.2.3 Retrieval
- 4.2.4 Aktivitätenprotokoll
- 4.2.5 Workflow-Komponente
- 4.3 Zusätzliche Module
- 4.3.1 Imaging Client
- 4.3.2 Archiv- und Speichersystem
- 5 Ausblicke und Trends des DMS
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Diplomarbeit untersucht die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Unternehmen. Die Arbeit beleuchtet die verschiedenen Aspekte eines DMS, von der Definition und den rechtlichen Rahmenbedingungen bis hin zur praktischen Implementierung und den damit verbundenen Herausforderungen.
- Definition und Komponenten von DMS
- Rechtliche Aspekte und Anforderungen an ein DMS
- Prozess der DMS-Einführung in Unternehmen
- Praktische Anwendung am Beispiel Lotus Domino.Doc
- Zukünftige Trends im Bereich DMS
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel führt in die Thematik der Diplomarbeit ein und beschreibt die Problemstellung, die durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen adressiert werden soll. Es skizziert den Aufbau der Arbeit und gibt einen Überblick über die behandelten Themen.
2 Wesen des Dokumentenmanagements: Dieses Kapitel definiert den Begriff des Dokumentenmanagements, beleuchtet seine historische Entwicklung und beschreibt die verschiedenen Arten von Dokumenten (NCI und CI-Dokumente), deren Lebenszyklus und die damit verbundenen rechtlichen Aspekte. Es werden die Vorteile eines DMS herausgestellt und die verschiedenen Komponenten sowie Anforderungskriterien eines solchen Systems detailliert erklärt. Der Prozess der Dokumentenaufnahme, vom manuellen Scannen bis zur Archivierung, wird Schritt für Schritt erläutert. Abschließend werden der Dokumentenzugriff, inklusive Retrieval und Versionsverwaltung, sowie die Einbindung von Workflow-Komponenten und deren Vorteile beschrieben.
3 Einführung in ein Unternehmen: Dieses Kapitel beschreibt den Prozess der Einführung eines DMS in ein Unternehmen. Es umfasst die Projektplanung mit der Definition strategischer und operativer Ziele, die Projektdurchführung mit den einzelnen Phasen (Informationsphase, Vorstudie, Verfeinerung der Studie, Produktauswahl, Einführung), die Wartung und Pflege des Systems und die Aufnahme von Altdokumenten, unter Berücksichtigung verschiedener Strategien. Abschließend werden mögliche Fehlerquellen bei der Einführung eines DMS, wie die Unterschätzung der Tragweite oder mangelnde Kommunikation, angesprochen.
4 DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc: Dieses Kapitel untersucht die Funktionalität von Lotus Domino.Doc als Beispiel für ein Dokumentenmanagement- und Workflowsystem. Es analysiert Notes als Client-Server-System, die Funktionsweise des Systems (Zugriff, Check-in/Check-out, Retrieval, Workflow-Komponenten) und zusätzliche Module wie den Imaging Client und das Archiv- und Speichersystem. Die Darstellung dient der Veranschaulichung der im vorherigen Kapitel beschriebenen Konzepte.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, Dokumentenmanagement-System (DMS), Workflow-Management-System (WFMS), Archivierung, Lotus Domino.Doc, Rechtliche Aspekte, Einführung, Projektplanung, Unternehmen, Datenmanagement, Informationsmanagement
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Diplomarbeit: Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS)
Was ist der Inhalt dieser Diplomarbeit?
Diese Diplomarbeit befasst sich umfassend mit der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Unternehmen. Sie behandelt die Definition und rechtlichen Rahmenbedingungen von DMS, die praktische Implementierung, die damit verbundenen Herausforderungen und zukünftige Trends. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Analyse von Lotus Domino.Doc als Beispielsystem.
Welche Themen werden in der Diplomarbeit behandelt?
Die Arbeit deckt folgende Themen ab: Definition und Komponenten von DMS, rechtliche Aspekte und Anforderungen, Prozess der DMS-Einführung, praktische Anwendung am Beispiel Lotus Domino.Doc, und zukünftige Trends im Bereich DMS. Detailliert werden die Historie des Dokumentenmanagements, verschiedene Dokumententypen (NCI und CI), der Lebenszyklus von Dokumenten, Archivierung, Workflow-Integration, Projektplanung und mögliche Fehlerquellen bei der Einführung behandelt.
Welche Kapitel umfasst die Arbeit?
Die Arbeit gliedert sich in fünf Kapitel: Einleitung, Wesen des Dokumentenmanagements, Einführung in ein Unternehmen, DMS und Workflow anhand des Beispiels Lotus Domino.Doc und Ausblicke und Trends des DMS. Jedes Kapitel behandelt spezifische Aspekte des Themas, beginnend mit einer grundlegenden Definition und der historischen Entwicklung bis hin zur praktischen Anwendung und zukünftigen Entwicklungen.
Was wird im Kapitel "Wesen des Dokumentenmanagements" behandelt?
Dieses Kapitel definiert den Begriff des Dokumentenmanagements, erläutert seine historische Entwicklung, beschreibt verschiedene Dokumententypen (NCI und CI-Dokumente), ihren Lebenszyklus und die damit verbundenen rechtlichen Aspekte (Normen, Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben, AO). Es werden die Vorteile eines DMS, seine Komponenten und Anforderungskriterien, der Prozess der Dokumentenaufnahme (manuelle Erfassung, Indizieren, Texterkennung, Archivierung), der Dokumentenzugriff (Retrieval, Check-in/Check-out, Versionsverwaltung) und die Einbindung von Workflow-Komponenten detailliert beschrieben.
Was wird im Kapitel "Einführung in ein Unternehmen" behandelt?
Dieses Kapitel beschreibt den Prozess der DMS-Einführung in Unternehmen, einschließlich Projektplanung (strategische und operative Ziele, Projektteam, Meilensteine), Projektdurchführung (Informationsphase, Vorstudie, Produktauswahl, Einführung), Wartung und Pflege, Aufnahme von Altdokumenten und mögliche Fehlerquellen (Unterschätzung der Tragweite, mangelnde Anforderungsbeschreibung, Kommunikationsschwächen).
Wie wird Lotus Domino.Doc in der Arbeit behandelt?
Kapitel 4 analysiert Lotus Domino.Doc als Beispiel für ein DMS und Workflow-System. Es untersucht Notes als Client-Server-System, die Funktionsweise (Zugriff, Check-in/Check-out, Retrieval, Aktivitätenprotokoll, Workflow-Komponenten) und zusätzliche Module (Imaging Client, Archiv- und Speichersystem). Dies dient der Veranschaulichung der zuvor beschriebenen Konzepte.
Welche Schlüsselwörter beschreiben die Diplomarbeit am besten?
Die wichtigsten Schlüsselwörter sind: Dokumentenmanagement, Dokumentenmanagement-System (DMS), Workflow-Management-System (WFMS), Archivierung, Lotus Domino.Doc, Rechtliche Aspekte, Einführung, Projektplanung, Unternehmen, Datenmanagement, Informationsmanagement.
Welche rechtlichen Aspekte werden behandelt?
Die Arbeit beleuchtet die rechtlichen Aspekte des Dokumentenmanagements, einschließlich Normen, steuer- und handelsrechtlicher Vorgaben, der neuen Abgabenordnung (AO) und der Archivierung von E-Mails im Sinne der AO. Die Schwierigkeiten bei der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen werden ebenfalls angesprochen.
- Quote paper
- Daniel Wittwer (Author), 2002, Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in einem Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/5328
