Das Ziel der Unterweisung ist es, den Posteingang- und ausgang zu bearbeiten laut Ausbildungsrahmenplan §4 Absatz 3 Nr. 1.3 b.
Die Auszubildende kann mit Hilfe der Posteingangsbearbeitung sehr schnell einen Gesamtüberblick über die Abteilung bekommen, in der sie sich momentan befindet, da meist mit der Bearbeitung des Posteingangs die anschließende Verteilung der Post einhergeht. Der Posteingang wird unter Beachtung betrieblicher Vorschriften durchgeführt.
Inhaltsverzeichnis
Inhalt
1. Angaben zum Auszubildenden
2. Unterweisungsort
3. Zeitpunkt und Zeitbedarf der Unterweisung
3.1. Zeitpunkt
3.2. Dauer
4. Arbeitsmittel
5. Didaktische Analyse
5.1. Bedeutung der Thematik für eine Unterweisung
6. Angaben zu den Lernzielen
6.1. Richtlernziel
6.2.Groblernziel
6.3. Feinlernziel
6.3.1. Kognitive Feinlernziele
6.3.2. Affektive Feinlernziele
7. Motivation
8. Angaben zu den angestrebten Kompetenzen
8.1. Fachkompetenz
8.2. Sozialkompetenz und Individualkompetenz
9. Methodische Analyse
9.1. Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan
9.2. Wahl und Begründung der Unterweisungsmethode
10. Durchführung
11. Lernerfolgskontrolle
12. Abschluss
13. Folgethema aus dem Ausbildungsrahmenplan
14. Anlagen
1. Angaben zum Auszubildenden
Es handelt sich um die Auszubildende Lisa S..
Frau S. ist 18 Jahre alt und befindet sich in der ersten Hälfte des
1. Ausbildungsjahres zur Kauffrau für Büromanagement. Sie hat die mittlere Reife mit dem Notendurchschnitt 2,6 abgeschlossen.
Die von mir zu unterweisende Auszubildende hat eine schnelle Auffassungsgabe und bemüht sich sorgfältig und gewissenhaft zu arbeiten.
Frau S. war bisher in der Abteilung Buchhaltung tätig und hat noch keine Erfahrung mit dem Bearbeiten des Posteingangs gesammelt.
Aus der Buchhaltung kennt die Auszubildende Aufbau und Inhalt von Rechnungen, sowie die Bedeutung von Terminen und Fristen.
2. Unterweisungsort
Die Unterweisung findet in einem Besprechungsraum der Firma „ SEGAL GmbH“ statt. Eine mögliche Störung durch ankommende Telefonate wird unterbunden, da sich kein Telefonapparat im Zimmer befindet.
Die Beteiligten sitzen nebeneinander, um das fachgerechte Öffnen der Eingangspost zu erlernen.
3. Zeitpunkt und Zeitbedarf der Unterweisung
3.1. Zeitpunkt
Die Unterweisung findet am Montag, den 06. Januar 2020 von 09.00 Uhr bis 09.15 Uhr statt.
3.2. Dauer
Die Einzelunterweisung dauert circa 15 Minuten und findet um 09.00 Uhr statt.
Diese Zeit wurde gewählt, da die Leistungskurve des Menschen dort optimal ist und ein bestmöglicher Leistungserfolg zu erwarten ist.
4. Arbeitsmittel
- Brieföffner
- Klebeband
- Büroklammern
- Posteingangsstempel
- Eingangspost
- Kugelschreiber/Stift
- Notizblock
- Ablagefächer
5. Didaktische Analyse
5.1. Bedeutung der Thematik für eine Unterweisung
Bei dieser Unterweisung kommen die Prinzipien der Aktivität, der Praxisnähe, der Verknüpfung und der Erfolgssicherung zum Einsatz.
6. Angaben zu den Lernzielen
Die Lernziele für die Auszubildende sind in Richt-, Grob- und Feinlernzielen unterteilt.
6.1. Richtlernziel
Der Auszubildenden sind laut Ausbildungsordnung für Kaufleute für Büromanagement bürowirtschaftliche Abläufe zu vermitteln. ( §4 Absatz 3 Nr.1.3)
6.2.Groblernziel
Das Ziel der Unterweisung ist es, den Posteingang- und ausgang zu bearbeiten laut Ausbildungsrahmenplan §4 Absatz 3 Nr. 1.3 b.
6.3. Feinlernziel
Die Auszubildende kann mit Hilfe der Posteingangsbearbeitung sehr schnell einen Gesamtüberblick über die Abteilung bekommen, in der sie sich momentan befindet, da meist mit der Bearbeitung des Posteingangs die anschließende Verteilung der Post einhergeht. Der Posteingang wird unter Beachtung betrieblicher Vorschriften durchgeführt.
6.3.1. Kognitive Feinlernziele
Frau S. kann die Arbeitsschritte beim Posteingang erklären und begründen.
6.3.2. Affektive Feinlernziele
Zu den affektiven Feinlernzielen dieser Unterweisung gehört das Erkennen der Notwendigkeit von alltäglichen und weniger zeitaufwendigen Aufgaben, als auch das Gefühl für administrative Büroabläufe. Der Auszubildenden soll klar werden, dass es durchaus eine Notwendigkeit ist, die Post in einem Unternehmen ordnungsgemäß zu sortieren, so dass sie anschließend auch an die adressierte Person gelangt und somit auch weitere Arbeitsabläufe fehlerfrei und zeitsparend ablaufen können. Die Auszubildende arbeitet sorgfältig und genau.
7. Motivation
Die Auszubildende trägt mit einer sorgfältigen Postbearbeitung mittelbar zum Betriebsergebnis bei. Sie lernt zu verstehen, dass sie ein Baustein ist, der das Unternehmen festigen oder instabil machen kann. Dabei erhält Frau S. das Bewusstsein entsprechende Verantwortung zu übernehmen, sodass sie nicht stets ein Ausbildungsbeauftragter überwachen und kontrollieren muss.
Unter der Voraussetzung, dass die Auszubildende die Unterweisungseinheit „Posteingang" positiv abschließt, kann die nächste Unterweisung zum Thema „Postverteilung" erfolgen.
Frau S. kann das erlernte Wissen über den Posteingang auch im privaten Bereich nutzen. So lernt sie z. B., dass sie auch privat irrläufige Post aufgrund des Briefgeheimnisses nicht öffnen darf. Hinzu kommt, dass die Postbearbeitung Inhalt der IHK-Zwischenprüfung ist. Diese hat keine Ergebnisgewichtung, dient aber der Ermittlung des Ausbildungsstandes. Die Auszubildende kann hingegen die Chance nutzen um sich zu profilieren und dem Arbeitgeber seinen Wissensstand zu präsentieren. Außerdem wird der Auszubildenden durch diese Unterweisung ermöglicht eine selbst- und eigenständige Arbeit zu erlernen.
8. Angaben zu den angestrebten Kompetenzen
8.1. Fachkompetenz
Das Wissen über die wichtigsten Abläufe der Posteingangsbearbeitung und der weiteren Abwicklung zu vermittelt bekommen.
8.2. Sozialkompetenz und Individualkompetenz
Verantwortung übernehmen und respektvoll mit dem Inhalt und den Daten der eingehenden Korrespondenz, die sowohl den Kunden, als auch das eigene Unternehmen betreffen, umzugehen. Erweiterte Entwicklung des Interessenverhaltens, sowie die Steigerung der Lernbereitschaft. Nachfrage bei eventuell auftretenden Unklarheiten.
9. Methodische Analyse
9.1. Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan
Das Thema Posteingang ist ein alltägliches und wichtiges Thema, da hier der Grundbaustein für weitere Betriebsabläufe gelegt wird.
Die sachliche Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement kann aus der Anlage 2 des Ausbildungsrahmenplan §4 Absatz 3 Nr. 1.3 b ( Posteingang und -ausgang bearbeiten) entnommen werden.
Bei dieser Unterweisung kommen die Prinzipien der Aktivität, der Praxisnähe, der Verknüpfung und der Erfolgssicherung zum Einsatz.
9.2. Wahl und Begründung der Unterweisungsmethode
Lehrgespräch
Die Unterweisung wird in Form eines Lehrgesprächs durchgeführt.
Das Lehrgespräch eignet sich besonders für dieses Thema, da das Thema Posteingang affektive und kognitive Feinziele umfasst, welche mithilfe des Lehrgespräches sehr gut abgefragt, erarbeitet und verinnerlicht werden können. Das Lehrgespräch ist eine besprechende Ausbildungsmethode, mit der die Auszubildende unter Anleitung des Ausbilders das Unterweisungsthema erarbeitet. Mittels dieser Methode wird die Auszubildende zu aktiver Mitarbeit gebracht und hat zudem noch den Zuspruch des Ausbilders. Der Auszubildenden wird am Ende des Gespräches eine Checkliste ausgehändigt, welche sie befähigt, sich zuzutrauen eigenständig und fehlerfrei den Posteingang zu bearbeiten.
10. Durchführung
Das Lehrgespräch findet wie folgt Anwendung:
1. Einleitung ( 3 Minuten) :
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
11. Lernerfolgskontrolle
Durch den Einsatz in der Poststelle im Rahmen des Versetzungsplans, wird der Auszubildende während dieser Zeit den Posteingang selbstständig vorbereiten und bearbeiten. Dort kann der Auszubildende seine erlernten Kenntnisse und Fähigkeiten unter Einhaltung der relevanten Datenschutzbestimmungen nach Unterweisung festigen und vertiefen.
[...]
- Arbeit zitieren
- Katharina Näther (Autor:in), 2019, Bearbeiten des Posteingangs. Unterweisungsentwurf (Kauffrau/ Kaufmann Büromanagement), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/513550
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