„Das tägliche Leben ist seit jeher durch Informationen geprägt. Ständig empfangen wir Informationen und entscheiden über deren Bedeutung, die dann zum Teil Eingang in unser Verhalten finden. Wer beispielsweise morgens im Radio in den Wetternachrichten hört, dass Regen vorhergesagt ist, wird sich beim Verlassen des Hauses darauf einstellen und eventuell einen Regenschirm mit sich führen.“ In ähnlicher Weise verhält es sich in der Wirtschaft. Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist heute wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Jedes Unternehmen ist auf Informationen angewiesen bzw. ohne Informationen nicht überlebensfähig. Die Information wird somit zu einem entscheidenden Produktionsfaktor. Informationen als einen solchen zu betrachten, ist deswegen schon geboten, weil jeder Leistungserstellungsprozess und damit jedes wirtschaftliche Handeln und Entscheiden von Informationen geleitet wird. Ein zweckmäßiges und effizientes Informationsmanagement gewinnt dadurch immer mehr an Bedeutung. Informationen und Informations- und Kommunikationssysteme nehmen gegenwärtig eine dominante wettbewerbsstrategische Rolle ein, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Der Umfang der verfügbaren Informationen kann wettbewerbsorientiert nicht nur einen Informationsvorsprung ermöglichen und damit die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Daher befasst sich die vorliegende Diplomarbeit mit der Optimierung des Informationsmanagements in einer Kommunikationsagentur. Vor allem in der Medienbranche und in einer Kommunikationsagentur ist die Information nicht nur ein Produktionsfaktor, sondern gleichzeitig das Produkt. Letztlich werden in einer Agentur ausschließlich Informationen verarbeitet. Sie werden gesammelt, aufbereitet, mit Kunden und Partnern ausgetauscht und fließen anschließend in die Umsetzung der Gestaltung und der Technik ein. Daher ist es zwingend notwendig, ein effektives und effizientes Informationssystem zu entwickeln, um die Informationsflüsse sowohl intern als auch extern im Netzwerkverbund zu optimieren. Ein weiterer Grund für die Optimierung ist, dass der Leistungsbereich Informationssysteme bei einer Kommunikationsagentur ein elementarer Bestandteil des Produktportfolios darstellt.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Vorstellung des Unternehmens
- Konzeption der Diplomarbeit
- Ausgangssituation
- Zielsetzung der Diplomarbeit
- Grundlagen
- Informationsmanagement
- Informationsbedarf
- Probleme im Informationsmanagement
- Analyse
- Aufbauorganisation
- Ablauforganisation
- Print-Projekt
- Initialisierung
- Feinkonzeption
- Realisierung
- Druckvorstufe
- Druck
- Bewertung Print-Projekt
- Initialisierung
- Feinkonzeption
- Realisierungsphase
- Druckvorstufe
- Druck
- IT-Infrastruktur und Anwendungen
- IT-Infrastuktur
- Anwendungen
- Informationen
- Struktur der Ablage von Daten
- Versionierung von Dokumenten
- Austausch von Informationen über „Hilfe“-Systeme
- Listen
- Mitarbeiterbefragung
- Bewertung der Analyse
- Optimierung
- Optimierungsziele für die Benutzerumgebung
- Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)
- Funktionen
- SPS-Portal Login
- DMS-Funktionen
- Suchfunktionen
- Umsetzung
- Intranet xxxXXXX GmbH
- Dokumentbibliotheken
- Bibliothek Geschäftsleitung
- Bibliothek xXXXXXX
- Bildbibliotheken
- Listen
- AgenturNews
- Aufgaben
- Kunden
- Projekte/Kunden
- Typo Links
- Wichtige Links
- Diskussionsrunden
- Umfragen
- Kundenseiten
- Dokumentbibliotheken
- Besprechungsberichte
- Material
- Bildbibliotheken
- Listen
- Aufgaben
- KundenNews
- Projekte
- Team
- Diskussionsrunden
- Umfragen
- Projektseiten
- Dokumentbibliotheken
- Besprechungsberichte
- Freigaben
- Konzepte
- Material
- Projektdaten
- Vorprojektphase
- Bildbibliotheken
- Bilder
- Endversion
- Entwürfe
- Logo
- Schriften
- Listen
- Aufgaben Projektleitung
- Aufgaben Projektteam
- Hyperlinks
- ProjektNews
- Projektablauf
- Projektteam
- Diskussionsrunden
- Umfragen
- Fazit
- Informationsmanagement und Best Practices
- Analyse der aktuellen Situation und Herausforderungen im Informationsmanagement
- Konzeption und Implementierung eines SharePoint-basierten Informationsmanagementsystems
- Bewertung der Implementierung und Analyse der erzielten Ergebnisse
- Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ableitung von Empfehlungen für die zukünftige Nutzung des Informationsmanagementsystems
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Diplomarbeit befasst sich mit der Umsetzung eines Informationsmanagementsystems auf Basis von SharePoint Portal unter Berücksichtigung von Best Practices. Ziel ist es, eine praxisnahe Lösung für die Verbesserung des Informationsmanagements in einem Unternehmen zu entwickeln und zu implementieren.
Zusammenfassung der Kapitel
Die Diplomarbeit beginnt mit einer Einleitung, die das Unternehmen und die Konzeption der Diplomarbeit vorstellt. Anschließend werden die Ausgangssituation und die Zielsetzung der Arbeit dargelegt. Im Kapitel „Grundlagen“ werden die theoretischen Grundlagen des Informationsmanagements, der Informationsbedarf und die Probleme im Informationsmanagement erläutert.
Das Kapitel „Analyse“ befasst sich mit der Analyse der aktuellen Situation im Unternehmen. Es werden die Aufbauorganisation, die Ablauforganisation, die IT-Infrastruktur und die Anwendungen sowie die Informationen und deren Struktur analysiert. Die Ergebnisse der Analyse werden in einem Fragekatalog zusammengefasst.
In der „Optimierung“ werden die Optimierungsziele für die Benutzerumgebung definiert und der Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) als Lösung vorgestellt. Die Funktionen des SPS werden detailliert beschrieben. Im Kapitel „Umsetzung“ wird die Implementierung des SPS-Portals im Intranet des Unternehmens, auf den Kundenseiten und den Projektseiten vorgestellt.
Schlüsselwörter
Die Diplomarbeit befasst sich mit den Schlüsselbegriffen Informationsmanagement, SharePoint Portal Server, Best Practices, Intranet, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Benutzerumgebung, IT-Infrastruktur, Anwendungen und Analyse.
- Arbeit zitieren
- Dipl. Ing. Medien (FH) Andreas Eckert (Autor:in), 2005, Informationsmanagement mit Microsofts Sharepoint Portal. Anforderungen, Umsetzung und Best Practices., München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/50002
