Katalogsysteme - am Beispiel BMEcat

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Konzeption der Katalogsysteme
2.1 Anwender von Katalogsystemen
2.2 Die technische Komponente und die Phasen des Katalogs

3. Die verschiedenen Varianten der Katalogsysteme
3.1 Lieferantensystem / Online-Shops
3.2 Käufersysteme / Desktop Purchasing Systeme (DPS)
3.3 Elektronische Marktplätze

4. Das BMEcat-Datenaustauschformat
4.1 Die verschiedenen Versionen des BMEcat-Standards
4.1.1 Version 1.0
4.1.2 Version 1.2
4.1.3 Version 2.0
4.2 Technische Grundlagen des BMEcat-Format
4.2.1 XML-Dokumente und -Elemente
4.2.2 Muss- und Kann-Elemente
4.2.3 Datentypen
4.3 Das BMEcat-Katalogdokument

5. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kenngrößen für die Beschaffung von Kostenstellen-Materialien

Abbildung 2: Grundarchitekturen beim E-Commerce

Abbildung 3: Benutzeroberfläche des „cduniverse“-Katalogsystems

Abbildung 4: Die Benutzeroberfläche zeigt ein ausgewähltes Produkt mit Informationen

Abbildung 5: Austausch von Katalogdaten bei der Nutzung des BMEcat-Standards

1. Einleitung

Der technologische Fortschritt der heutigen Zeit kennt kaum noch Grenzen. So entwickeln Unternehmen ihre Teil- und Geschäftsprozesse, unter Berücksichtigung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), laufend weiter. Durch den Einsatz unterschiedlicher Strategien und Techniken, versuchen Firmen effizienter und kostengünstiger zu produzieren, um dem Wettbewerb gegenüber einen Vorteil zu realisieren. Trotzdem haben noch nicht alle Unternehmen erkannt, dass durch individuelle Technologien, in diesem Fall den elektronischen Einkauf und Vertrieb, immense Einsparungen generiert werden können. Dementsprechend dokumentiert ein Bericht der PriceWaterhouseCooper Unternehmensberatung (2002, S. 1), dass die Transaktionskosten, durch die Nutzung netzwerkgestützter Bestellabwicklungen, bis zu 70% gesenkt werden können. Dies wird mittels Bereitstellung elektronischer Kataloge geschafft. Mitte der neunziger Jahre begannen viele Unternehmen schon damit diese Systeme im B2C (Business to Consumer) Bereich zu verwenden, um beispielsweise Bücher oder CDs an die Kundschaft zu bringen. In der jüngsten Vergangenheit werden die Katalogsysteme jedoch mehr und mehr im Bereich B2B (Business to Business) eingesetzt, um das gesamte Einkaufsvolumen einer Firma abzuwickeln. Lediglich Produkte die einmalig beschafft oder die einen besonderen Wert haben, können über Online-Shops, Broker oder andere Wege bezogen werden. Die hauptsächlich von Lieferanten eingesetzten Kataloge, die Produkte und Dienstleistungen präsentieren, die dazugehörigen Produktbeschreibungen und Preise, die eine umfangreiche Suchfunktion beinhalten müssen, und die gerade bei B2B-Prozessen eine integrierte Beschaffungs- bzw. Bestellabwicklungssoftware bereitstellen sollten, müssen auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sein. Hierbei müssen die inhaltlichen und technischen Ansprüche der Kunden primär berücksichtigt werden. Auf die Übersichtlich- und Anwenderfreundlichkeit dieser Systeme wird von allen Nutzern großer Wert gelegt.

In dieser Arbeit soll nicht auf das alles umfassende Konzept des E-Procurement (elektronische Beschaffung) eingegangen, sondern vielmehr der Fokus auf die untergeordneten Katalogsysteme gerichtet werden. Beginnend mit der Katalogkomponente, über die verschiedenen Arten bis hin zum speziell hierfür entwickelten Datenaustauschformat BMEcat, versucht diese Arbeit ein kompaktes, informationsreiches und verständliches Bild der Katalogsysteme und ihrer Umgebung wiederzugeben.

2. Konzeption der Katalogsysteme

Katalogsysteme spielen mehr den je eine wichtige Rolle im B2B (Business to Business) Bereich. Sie sollen den Nutzern die Suche nach bestimmten Produkten, Warengruppen oder Dienstleistungen vereinfachen und den darauf folgenden operativen Einkauf erleichtern. Der Einsatz dieser Kataloge optimiert die Lieferantenbeziehungen, beschleunigt die Informationsbeschaffung, den Ablauf eines Auswahlvorgangs und somit die Bestellung der gewünschten Waren und garantiert eine Verbesserung bezüglich Arbeitszeit- und Kostenaufwand. Gerade im Bereich der geringwertigen Güter kann, durch die Aufbietung standardisierter Online-Produktkataloge im Internet oder Intranet (vgl. Renner 1999, S. 161), eine erhebliche Vereinfachung der Beschaffungsabwicklung realisiert werden (vgl. Hirschsteiner 2002, S. 377). Dies führt wiederum zu einer hohen Kostenreduzierung. Um dies verständlich zu machen, zeigt das folgende Schaubild die Aufwendungen für ABC-Artikel in einem Unternehmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Beschaffung aktuell 8/97

Ein Katalogsystem muss sämtliche relevanten Informationen über ein bereitgestelltes Gut zur Verfügung stellen, um dem Besteller, sowie dem Lieferanten eine genaue Betrachtung des Produktes oder der Dienstleistung zu ermöglichen. Des Weiteren sind verschiedene Beispiele für bedeutungsvolle Informationen genannt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Anwender nutzt den Katalog zur Suche und Auswahl der Produkte. Hat der Nutzer verschiedene Güter ausgesucht, so werden diese in einem Warenkorb gesammelt und anschließend an das Beschaffungssystem des E-Procurement-Systems weitergeleitet. Erst nach dem gerade beschriebenen Vorgang, wird durch die Genehmigung die Bestellung der Artikel ausgeführt (vgl. PwC 2002, S. 12). Die Anwender eines Katalogs können in vier Gruppen unterteilt werden, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Softwarelösung stellen und somit bei der Auswahl der optimalen Kataloglösung berücksichtigt werden sollten. Im nachfolgenden Kapitel werden die unterschiedlichen Bedarfsgruppen beschrieben.

2.1 Anwender von Katalogsystemen

Der Katalogmanager:

Der Katalogmanager hat Aufgaben wie die Verbesserung der Beziehungen zu den einzelnen Lieferanten, die Qualitätskontrolle der Daten, Kontrollaufgaben bezüglich des Produktkatalogs, Verbesserungen des Erscheinungsbildes und der Suchfunktion der Katalogsoftware, sowie die Überwachung, ob die Mitarbeiter die betrieblichen Genehmigungen eines Bestellvorgangs einhalten. Er muss ebenfalls eine Entscheidung darüber treffen, ob das Unternehmen interne oder externe Katalogsysteme einsetzt (s. dazu Kapitel 3).

Der Katalogadministrator:

Der Katalogadministrator steht dem Katalogmanager insbesondere in technischen Fragen des Kataloges zur Seite. Er definiert die Anforderungen an die Software und spielt eine wesentliche Rolle in der Verwaltung des Systems. Da es sich bei Katalogsystemen um sehr mächtige Funktionen handelt, müssen diese vor dem gewöhnlichen Benutzer geschützt werden. Der Administrator ist daher im Regelfall die einzige Person, die eine Zugangs­berechtigung zu den Verwaltungsfunktionen besitzt.

Der Bedarfsträger:

Der Bedarfsträger ist in diesem Fall der Kunde, der an dem ausgeschriebenen Angebot eines Katalogs Interesse zeigt und nur eine geringe Internetaffinität besitzt. Das Layout und die Anwenderfreundlichkeit werden hauptsächlich auf ihn zugeschnitten. Laut Bericht der PwC Unternehmensberatung (2002, S. 4) interagiert der Bedarfsträger oder Kunde ca. 70% der Zeit, die er in einem Katalog verweilt, in der Suchmaschine. Deshalb sind leistungsfähige Suchsysteme ebenso ausschlaggebend für ein gutes Katalogsystem wie benutzerindividuelle Sichten.

Der Lieferant:

Der Lieferant bietet seine Produkte und Dienstleistungen in einem elektronischen Katalog an. Er ist verpflichtet umfassende Informationen über das Angebot für die Bedarfsträger bereitzustellen (s. oben) und jenen eine überschaubare, benutzerfreundliche Oberfläche zu verschaffen. Ebenfalls trägt der Lieferant die Verantwortung für die Bestellabwicklung, das heißt, er muss darauf achten, dass alle Abläufe bei diesem Prozess ordnungsgemäß von statten gehen. Nur so erreicht der Lieferant die angestrebte Kundenzufriedenheit, die er sich wünscht.

2.2 Die technische Komponente und die Phasen des Katalogs

Die Katalogsoftware ist eine Datenbanksoftware, die für die Speicherung und Darstellung der Produktinformationen genutzt wird. Des Weiteren enthält sie Suchfunktionen, um dem Benutzer die Identifikation der gewünschten Ware schnell, bequem und einfach zu ermöglichen. Die Software des Katalogsystems wird durch eine Content Management-Software unterstützt. Ihre Aufgabe ist die Erstellung und kontinuierliche Pflege des Katalogs. Sie enthält Möglichkeiten für weitere Funktionen, mit denen die Anwender des Systems arbeiten können (beispielsweise können Lieferanten, Anbieter oder Organisationen, bestimmte Datenaufbereitungen, Qualitätssicherungen, Datenexporte, usw. durchführen). Sie befähigt auch den Datenexport in verschiedenartige Formate. Die Entwicklung eines Katalogsystems kann in zwei Phasen unterschieden werden:

Entstehungsphase des Katalogs: In dieser Phase suchen professionelle Einkäufer die besten Lieferanten und Kooperationspartner, die vorteilhaftesten Rahmenverträge, die günstigsten Konditionen und fassen diese in einem Katalog zusammen. Hier wird versucht, durch die Reduktion der Anbieter und Lieferanten, das Volumen der Bestellungen beim einzelnen zu erhöhen und dadurch entstehende Vorteile, betreffend Preis und Menge, zu nutzen (vgl. Renner 1999, S. 161). Die Erstellung kann ebenfalls durch Externe erfolgen.

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