Das Thema unserer Projektarbeit entstand im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführerin der Personalberatungsfirma Secretary Search, die seit 1988 bis heute die einzige österreichische Personalberatung ist, die sich vollständig auf die Suche und Selektion von MitarbeiterInnen im Office-Bereich spezialisiert hat.
Noch immer gelten Sekretärinnen als dienstbare Schreibkräfte, dabei erfüllen sie heute vielfach komplexe Managementaufgaben. Gerade im Bereich der Dienstleistung hat sich durch den rasanten Wandel in der Arbeits- und Berufswelt viel verändert. Die früher klar definierte Anforderung und Aufgabenzuordnung wurde einerseits durch die fortschreitende Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien aufgeweicht, andererseits müssen die Angestellten durch den Wandel im Bürobereich in Richtung Höherqualifizierung durchschnittlich mehr können und leisten.
Zusätzliche Qualifikationen und das Beherrschen einer Vielzahl an soft skills zeichnen das Bild einer Sekretärin/Top-Assistentin mit deutlich angestiegenen Managementfunktionen aus. Unternehmerisches und vernetztes Denken, Teamarbeit und grundlegende Lernbereitschaft werden bei der Suche von Personalverantwortlichen immer stärker gefordert.
Als Personalberatungsunternehmen ist es daher sehr wichtig, bei der Auswahl geeigneter Kandidatinnen neben den geforderten beruflichen Qualifikationen auch die sogenannten soft skills wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktstärke, Teamgeist, Eigeninitiative, Flexibilität und noch viele mehr in Erfahrung zu bringen.
Die vorliegende Studie beschäftigt sich einerseits mit dem Wandel des Rollenbilds und Berufsverständnisses der Sekretärin zur Assistentin, andererseits wurde anhand einer Marktforschung mittels Fragebogen und qualifizierten Interviews – die teilweise auf Video aufgenommen wurden – mit Personalverantwortlichen (Human Resources Managern), beziehungsweise mit Geschäftsführern mit Personalverantwortlichkeit von mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen im Raum Wien und Niederösterreich, die aktuellen Anforderungen erhoben.
Das derzeitige Berufsbild, die notwendigen und gefragten Qualifikationen, beziehungsweise Anforderungen an die Assistentin werden im Rahmen dieser Studie ausführlich dargestellt.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel
1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit - Rollenbild im Wandel
1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit
2. Die Entstehung des Berufs
2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine
2.2. Von der Schreibmaschine zum PC
3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin
3.1. Weibliche Fähigkeiten - eine Eignung für Führungsaufgaben?
4. Begriffsdefinition Assistentin
5. Analyse der Ist-Situation - Rechercheergebnisse
5.1. Marktforschung
5.2. Zielgruppen der Marktforschung
5.3. Fragebogen
5.4. Befragungsdauer und Methoden
5.5. Auswertungsmethode
5.6. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Hard Skills
5.7. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Soft Skills
5.8. Statements und Zitate
5.9. Das derzeitige Anforderungsprofil der Assistentin
6. Zukunftsperspektiven der Assistentin
6.1. Computer versus Maschinen
6.2. Unschärfere und variablere Arbeitsteilung
6.3. Reduzierung der Intimität
6.4. Vom Ordnungs- zum Gestaltungssinn
6.5. Freisetzung von Innenvorgängen
6.6. Soft skills
6.7. Mehr Kompetenz, gleicher Lohn
7. Ausbildungen und Trends im internationalen Vergleich
7.1. Ausbildungen
7.2. Organisationen und Vereine
8. Schlusswort
9. Literatur
10. Ergebnisse der Marktforschung - Charts
11. Fragebogen
12. Ergebnis - Einzelinterviews
13. Ergebnis - OMC Befragung
Danksagung
Wir bedanken uns bei Secretary Search für die Beauftragung des Projekts und die tatkräftige Unterstützung in der Umsetzung.
Großen Dank richten wir an die Führungskräfte von namhaften Unternehmen, die wir im Rahmen der Projektarbeit interviewen durften und die die Umsetzung der vorliegenden Arbeit damit erst möglich gemacht haben. Ebenso danken wir den Mitgliedern des OMC für die Unterstützung.
Unser spezieller Dank geht an unsere Projektbetreuerin, Frau Christa-Madhu Einsiedler, für ihre spontane und tatkräftige Hilfe.
Zu guter Letzt, danken wir unserer Lehrgangsleiterin Mag. Eva-Maria Bauer für die Unterstützung und die perfekte Betreuung.
1. Einführung
Das Thema unserer Projektarbeit entstand im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführerin der Personalberatungsfirma Secretary Search, die seit 1988 bis heute die einzige österreichische Personalberatung ist, die sich vollständig auf die Suche und Selektion von MitarbeiterInnen im Office-Bereich spezialisiert hat.
Noch immer gelten Sekretärinnen als dienstbare Schreibkräfte, dabei erfüllen sie heute vielfach komplexe Managementaufgaben. Gerade im Bereich der Dienstleistung hat sich durch den rasanten Wandel in der Arbeits- und Berufswelt viel verändert. Die früher klar definierte Anforderung und Aufgabenzuordnung wurde einerseits durch die fortschreitende Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien aufgeweicht, andererseits müssen die Angestellten durch den Wandel im Büro- bereich in Richtung Höherqualifizierung durchschnittlich mehr können und leisten.
Zusätzliche Qualifikationen und das Beherrschen einer Vielzahl an soft skills1 zeichnen das Bild einer Sekretärin/Top-Assistentin mit deutlich angestiegenen Managementfunktionen aus. Unternehmerisches und vernetztes Denken, Teamarbeit und grundlegende Lernbereitschaft werden bei der Suche von Personalverantwortlichen immer stärker gefordert.
Als Personalberatungsunternehmen ist es daher sehr wichtig, bei der Auswahl geeigneter Kandidatinnen neben den geforderten beruflichen Qualifikationen auch die sogenannten soft skills wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktstärke, Teamgeist, Eigeninitiative, Flexibilität und noch viele mehr in Erfahrung zu bringen.
Die vorliegende Studie beschäftigt sich einerseits mit dem Wandel des Rollenbilds und Berufsverständnisses der Sekretärin zur Assistentin, andererseits wurde anhand einer Marktforschung mittels Fragebogen und qualifizierten Interviews - die teilweise auf Video aufgenommen wurden - mit Personalverantwortlichen (Human Resources Managern), beziehungsweise mit Geschäftsführern mit Personalverantwortlichkeit von mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen im Raum Wien und Niederösterreich, die aktuellen Anforderungen erhoben.
Das derzeitige Berufsbild, die notwendigen und gefragten Qualifikationen, beziehungsweise Anforderungen an die Assistentin werden im Rahmen dieser Studie ausführlich dargestellt.
1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel
Welchem Wandel gerade in der Zukunft dieser Beruf unterliegen wird, zeigt sich in Statements erfahrener Assistentinnen und personalverantwortlichen Führungs- kräften. Die Auswertung und Bewertung der Fragebögen soll einerseits aufzeigen, wie wichtig die weicheren Faktoren und Persönlichkeitsmerkmale einer Assistentin sind und andererseits die Weiterentwicklung eines einst sehr eng beschriebenen Berufsfelds mit wenigen Aufstiegsmöglichkeiten hin zu weitreichenden Kompetenzen und Führungsaufgaben. Im Rahmen der Arbeit sollen auch die Zukunftsaussichten beschrieben werden, in welche Richtung sich Assistentinnen am Arbeitsmarkt bewegen und zugleich eine Prognose über langfristige Ausbildungstrends entwickelt werden. Für Secretary Search ist die Fragebogenanalyse ein wichtiger Schritt zur Festigung der Kompetenz in der Vermittlung von Personal im Office-Bereich.
1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit - Rollenbild im Wandel
Das Bild der klassischen Sekretärin ist heute beinahe ausgestorben, aber ist als Assistentin mit vielschichtigen Aufgaben und Kompetenzen nicht aus den „Vor- zimmern der Macht“ der Top-Manager weg zu denken, wie ein erst kürzlich erschienener Artikel im Wochenmagazin „Format“2 berichtet. Wie in anderen Berufen spielen die soft skills und die emotionale Intelligenz neben den geforderten Ausbildungen auch hier eine wesentliche Rolle - aber werden gerade im Assistenz- Bereich viel stärker eingefordert. Der Typus der klassischen Sekretärin, die dem Chef zudient, Kaffee kocht und seine Anweisungen befolgt, hat an Bedeutung verloren und ist zudem nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr wird sie ersetzt durch das Berufsbild einer multi-taskfähigen Assistentin, welche ebenso einer Führungskraft unterstellt ist, aber eine selbstständige und eigenverantwortliche Tätigkeit ausübt. Sie denkt mit und vielfach auch voraus, nimmt über den engeren Arbeitsbereich auch eine übergeordnete unternehmensspezifische Perspektive wahr.
Von großer Bedeutung sind die Schlüsselfunktionen wie beispielsweise Bereitschaft und Fähigkeit, die Wünsche des Vorgesetzten zu antizipieren und umzusetzen. Auf zwischenmenschlicher Ebene fordert die Kooperation mit dem Chef oder anderen Führungskräften vielfältige persönliche und soziale Qualifikationen. Der Einsatz und der Umgang von Management-Tools unterliegen in diesem Fall nicht nur den explizit ausgewiesenen Führungskräften.
1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit
Literatur- und Internetrecherche wurde als Grundlage und Ausgangsbasis für den historischen Abriss über das Berufsbild der Sekretärin und den Wandel hin zur Assistentin verwendet. Zeitungsartikel, Ausstellungen und Studien, aber auch TVReportagen helfen im Vorfeld bei der Ein- und Abgrenzung des Themas.
Die Marktforschung mittels Fragebogen, die den Hauptteil der Arbeit und Analyse darstellt, liefert wichtige Zahlen und Erkenntnisse. Persönliche Gespräche und Interviews, die auf Video aufgezeichnet wurden, ermöglichen einen Blick in die Zukunft und helfen, die Ergebnisse der Fragebogenanalyse zu unterstreichen und mit Leben zu füllen.
2. Die Entstehung des Berufs
2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine
Die erste im Büro eingesetzte Schreibmaschine des Dänen Malling Hansen von 1868 wurde kaum beachtet. Aber nur zehn Jahre später setzte in den USA mit der Remington die Massenfertigung ein - im Jahre 1874 brachte der Amerikaner Philo Remington die erste „Remington“-Schreibmaschine auf den Markt. Ein großer Rationalisierungseffekt war der Vorderaufschlag der Type auf die Schreibwalze und damit die sichtbare Schrift in den 1890er Jahren, die das zeitaufwendige Hochheben der Walze zwecks Überprüfung des Textes überflüssig machte. Der durch das Kohlepapier ermöglichte Mehrfachdurchschlag war ebenfalls ein zeitsparender Faktor, der für die Mechanisierung des Schreibens sprach.
Die Schreibmaschine wurde als technische Neuerung und Modernisierung em- pfunden, aber nicht angenommen - denn die Männer konnten oder wollten damit nicht umgehen. Viel umwälzender und nachhaltiger als die Entwicklung der Schreib- maschine war die Idee Remingtons, Frauen einzustellen, die er an den neuen Geräten einschulte und ausbildete. Andere Unternehmen konnten nun diese Dienst- leistung zukaufen. Diese Schreibkräfte wurden zum einen schlecht bezahlt und hatten zum anderen eine geringe gesellschaftliche Stellung. Denn sie mussten nicht nur Maschinen bedienen, sondern auch die Büroräume reinigen, die Öfen heizen und die Spucknäpfe entleeren.
Wie alle Frauen, die versuchten, aus eigener Kraft etwas zu leisten, litten die Sekretärinnen von damals unter dem Vorurteil, sie seien unmoralische Personen. Der Beruf der Typistin wandelte sich im Lauf der Zeit zum Beruf der Sekretärin. Ihre Aufgaben und ihr Ansehen stiegen.3
2.2. Von der Schreibmaschine zum PC
Ebenso brachte die Entwicklung neuer bürotechnischer Geräte seit 1950 eine Technisierung der Büroarbeit mit sich. Durch den Einsatz von Diktiergeräten erfolgte die Ablösung der stenografischen Dienstleistung der Typistinnen/Sekretärinnen.
Mitte der 70er-Jahre unterstützten die ersten elektronischen Speicherschreib- maschinen und Schreibautomaten die Schreibarbeiten. Bereits Mitte der 80er-Jahre war der Übergang von der elektromechanischen zur elektronischen Datenver- arbeitung weitgehend vollzogen. Der PC wurde das meist genutzte Arbeitsmittel für die Textverarbeitung.
Heute ist der Umgang mit PC und den dazugehörigen Office-Programmen für Sekretärinnen, Sachbearbeiterinnen und Assistentinnen ein Muss und eine Selbst- verständlichkeit. Trotz rasanter Entwicklung im Bürotechnikbereich, das effizientes Arbeiten ermöglicht, trotz der dadurch entstandenen Rationalisierungen im Personal- bereich sind die Aufgaben der Sekretärin immer vielfältiger geworden. Neben den klassischen Agenden werden höhere Ansprüche gerade in den kaufmännisch- wirtschaftlichen Bereichen und in Führungs- bzw. Koordinationsaufgaben an die Sekretärinnen gestellt.
Helga Borkert von der Akademie Bad Harzburg: „ Vor zehn Jahren waren 70 Prozent der Sekretärinnen nur für einen Chef zuständig. Heute arbeiten sie u.a. auch für Teams. Das heißt auch, dass die neuen Chefs selber mehr machen: Sie schreiben Briefe und beantworten ihre E-mails. Dadurch werden die Sekretärinnen frei für anspruchsvollere Aufgaben wie Projektarbeit oder die Vorbereitung von Meetings.“
Die Stellenangebote in den Zeitungen und Internet-Jobplattformen reflektieren diese Veränderungen deutlich. Das Büro von einst heißt jetzt „Office“, die Sekretärin wurde zur Assistentin oder Office Managerin.4
Dieser Beruf, der aus einer langen Entwicklungsgeschichte nicht nur das Berufsbild der Frauen wesentlich geprägt hat, sondern auch über lange Jahre das Rollenverständnis im Büroalltag selbst - zeigt deutlich die Veränderungen und den Wandel in der Arbeitswelt. Dennoch wird dieser Beruf fast zu 95 Prozent nur von Frauen ausgeübt. Das traditionelle Rollenbild wird zwar fortgesetzt, doch zeigen sich im Wandel der Aufgaben die Aufstiegschancen
3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin
3.1. Weibliche Fähigkeiten - eine Eignung für Führungsaufgaben?
Männer und Frauen unterscheiden sich im Verhalten und in ihren Fähigkeiten. Frauen haben in der Regel bessere Fähigkeiten im kommunikativen Bereich, sie haben die Fähigkeit des ganzheitlichen Denkens und sind z.B. in der Lage, Emo- tionen verbal auszudrücken. Sie sind Expertinnen auf Gebieten wie soziale Kompe- tenz, Kreativität, Team- und Kommunikationsfähigkeit. Frauen können mit Sprache im Allgemeinen besser umgehen und sind häufig verbal geschickter. Für sie ist es selbstverständlich, viele unterschiedliche Tätigkeiten und Aufgaben zu koordinieren und zu organisieren. Im Berufsleben zeigen Frauen Flexibilität und es gelingt ihnen, vielschichtige Aufgaben mit unterschiedlichen Zielen zu bewältigen.
Erfolgreiche Führungskräfte weisen in ihrer Persönlichkeitsstruktur häufig androgyne Merkmale auf. Darunter versteht man eine Kombination von positiven femininen Verhaltensmerkmalen wie Intuition, Einfühlungsvermögen, Kooperations- und Team- fähigkeit und positiven maskulinen Verhaltensmustern wie Durchsetzungsfähigkeit, Dominanz und Stärke. Menschen mit dieser Ausprägung sind fähig, beide Rollen mit ihren femininen und maskulinen Anteilen zu leben. Sie können sich gut in andere Menschen einfühlen, und wenn die Situation es erfordert, sind sie fähig sich durch- zusetzen. Menschen mit diesen Merkmalen sind besonders in Berufen gefragt, wo es darauf ankommt, männliche Eigenschaften wie z.B. Durchsetzungsvermögen und weibliche Eigenschaften wie z.B. Einfühlungsvermögen einzubringen.
Der Beruf der Sekretärin/Assistentin, der sich in den letzten Jahrzehnten vom Rollenbild der „kaffeekochenden Tippse“ verabschiedet hat und sich zu einer ausgebildeten Spezialistin im mittleren und oberen Management entwickelt hat, wird dennoch zum Großteil von Frauen ausgeübt - vielleicht gerade weil sie über die notwendigen Eigenschaften, die sogenannten soft skills, verfügen.
In der Fragebogenanalyse zeigen sich ganz deutlich die Anforderungen, die an eine Sekretärin/Assistentin in der heutigen Zeit gestellt werden.
4. Begriffsdefinition Assistentin
Assistentinnen arbeiten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung eng mit Führungskräften zusammen und sind vor allem für administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie erledigen den anfallenden Schriftverkehr, bearbeiten Geschäftsunterlagen, treffen Terminvereinbarungen für Vorgesetzte und führen den Terminkalender.
Sie erstellen Statistiken, ordnen die eingehende Post nach Dringlichkeit und Auf- gabenbereich und nach Diktat oder Phonodiktat. Routineschreiben erledigen sie selbstständig. Sie legen die verschiedenen Geschäftsunterlagen nach einem Ordnungssystem ab und sorgen dafür, dass diese jederzeit zur Einsichtnahme ver- fügbar sind. Außerdem nehmen sie Telefongespräche entgegen und leiten diese weiter. Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen Assistentinnen Protokoll. Sie empfangen und betreuen Besucher und nehmen bei größeren Einladungen die Pflichten des Gastgebers wahr. Im Auftrag des Vor- gesetzten führen sie Gespräche mit Geschäftspartnern und treffen mit diesen Verein- barungen. Sie leiten Aufträge des Vorgesetzten an Kollegen und Abteilungen weiter und sind daher ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt für Mitarbeiterinnen, Vorgesetzte und Kundinnen. Zusätzlich bereiten sie Sitzungen, Tagungen und Reisen vor. In zunehmendem Maße nehmen Assistentinnen auch Agenden von Sachbearbeiterinnen wahr. So arbeiten sie beispielsweise in der Werbeabteilung mit den Werbemanagerinnen und Werbeassistentinnen zusammen und unterstützen diese bei der Planung von Werbemaßnahmen. In den Verkaufsabteilungen koordi- nieren sie Liefertermine, nehmen Bestellungen entgegen und stellen Rechnungen aus.
Der Verantwortungsbereich von Vorstandssekretärinnen umfasst neben klassischen Sekretariatsagenden, wie z.B. Terminplanung, Reisevorbereitung und Erledigung der Korrespondenz, die effiziente Gestaltung der Arbeitsabläufe im Vorstandssekretariat. Vorstandsassistentinnen unterstützen den Vorstand bei Managementagenden (Vor- bereitung, Organisation und Planung von Einladungen, Management-Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen etc.) Der Aufgabenbereich beinhaltet üblicher- weise auch die Pflege von internen und externen Kontakten sowie die selbständige Bearbeitung von eigenen Projekten.
5. Analyse der Ist-Situation - Rechercheergebnisse
Die Macht im Vorzimmer wächst. Die Damen, die noch vor ein paar Jahren als ein- fache Schreibkräfte in Großraumbüros tätig waren und in erster Linie einfache Aufgaben zu erfüllen hatten, sind heute autonom agierende Managerinnen. Die Kom- munikationswissenschaftlerin Gabriele Cerwinka kann diese These nur untermauern:
Kaum ein Berufsbild hat sich in den vergangenen Jahren so rasant verändert wie jenes der Chefsekretärin.
Die Aufgabenbeschreibung sieht vor, dem Vorgesetzten loyal gegenüberzustehen und diskret mit Informationen umzugehen. Nach Außen hin repräsentiert die Chefsekretärin die Karrierefrau. In ihrer Wirkung unternehmensintern teilt sie die Macht gekonnt zwischen Management, Mutterrolle und weiblicher Pragmatik. Diese Eigenschaften lernen die angehenden Chefsekretärinnen nicht auf der Handelsschule, sondern im individuell abgestimmten Persönlichkeitscoaching.
Claudia Raimann ist Assistentin des Vorstandsvorsitzenden von Böhler-Uddeholm Klaus Raidl und beurteilt ihre Position im Unternehmen wie folgt:
Ich bin seine Visitenkarte - aber wenn es sein muss, bin ich auch sein Rottweiler. Ich weiß ganz genau, wann ich ihm was sagen kann. Seine Laune erkenne ich schon am Schritt. Ich habe auch kein Problem damit, für ihn auf die Bank zu gehen und ihm Kaffee zu bringen. Ich suche sogar seine Krawatten aus. Mein Alltag ist knallhartes Management - aber auch persönliche Dienstleistung.5
Den Unterschied zur herkömmlichen Sekretärin sieht Gerlinde Klapferer, Assistentin von Wienerberger Chef Wolfgang Reithofer, in erster Linie im zeitlichen Umfang ihrer Aufgaben:
Mit meinem Chef verbringe ich mehr Zeit als mit meinem Partner. Mein Tag dauert mindestens 12 Stunden. Ich befinde mich permanent in einer Fact-Finding-Mission - das bedeutet präzise Firmendaten, aktualisierte Aktienkurse, Detailsinfos über Gesprächspartner zu recherchieren. Alle Infos die ich von meinem Chef bekomme, recherchiere ich nach. Ich bin für ihn eine Art wandelnde Agentur.6
BA-CA Aufsichtsratschef Georg Randa vergleicht seine Assistentin - nicht ganz ernst gemeint - mit einem Wachhund aus der antiken Mythologie, denn „[wenn] Sie es nicht schaffen an Frau Amberger vorbeizukommen haben Sie ein Problem“. Susanne Amberger bestätigt das Bild:
Ich werde von meinem Chef ironisch als Vorzimmer-Zerberus bezeichnet. Ich bin der Prototyp der Sekretärin, die gleichzeitig als autonome Managerin agiert. Mein Chef ist nur 2 Tage in der Woche im Büro. Die Tagespläne bekommt er per Mail. Wenn ich seinen Terminkalender offen liegen lassen würde, bekämen die Leute Stielaugen.7
Ingrid Schön ist Assistentin von Siemens Vorstand Albert Hochleitner. Die Eigenschaften Durchhaltevermögen und Konsequenz haben sie in ihrem Unternehmen unabkömmlich gemacht:
Ich gehöre hier zum Inventar. Mir geht es wie dem Road-Manager von Michael Jackson. Ich koordiniere Termine, schaue, dass er rechtzeitig dort ist und bereite die Unterlagen vor.8
Sylvia Kuzmich - eine ehemalige Vorstandsassistentin in einem namhaften Pharma- Konzern in Wien - hat sich mit „Professional Office Manangement“9 selbständig gemacht. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, Aufgaben aus dem Vorstands- sekretariat, die als „Zeitfresser“ gelten, auszulagern. Sie bietet Unternehmen so ein „virtuelles Direktionssekretariat“ und kann durch ihr Netzwerk an Sekretärinnen (die meisten davon sind in Karenz) konkrete Projekte und Aufgabenstellungen für ihre Auftraggeber abwickeln.
Die Sekretärinnen von heute sind in Wahrheit Manager. Sie managen kein Unternehmen, sondern eine einzelne Person. In Zukunft wird diese Anforderung an eine Assistentin noch mehr werden. Immer mehr Managementaufgaben werden durch die Assistentinnen erledigt werden. Es ist ein zeitaufwendiger Job, der in seltenen Fällen mit weniger als 50 Stunden pro Woche auskommt. Für eine Assistentin auf Vorstandsebene ist mindestens Maturaniveau, mehrjährige Berufserfahrung und Bereitschaft zur Weiterbildung Voraussetzung. Die Assistenz für einen Vorstandsvorsitzenden ist in den meisten Fällen auch das Ende der Karriereleiter.
Networking wird von den Assistentinnen noch nicht im gewünschten Maß betrieben. Sylvia Kuzmich hat es sich zur Aufgabe gemacht, mit Ihren Fähigkeiten Netzwerke für Assistentinnen aufzubauen und Plattformen zu bilden.
5.1. Marktforschung
Die Studie basiert im Wesentlichen auf den Ergebnissen aus der Marktforschung. Die Befragung von relevanten Zielgruppen und die Auswertung der damit verbundenen Ergebnisse, ist die Basis für die zukünftige strategische Ausrichtung des Projekt- auftraggebers Secretary Search.
5.2. Zielgruppen der Marktforschung
Im ersten Schritt der Marktforschung wurde gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt, welche Personengruppen in großen Unternehmen befragt werden:
- HR Manager bzw. Geschäftsführer und Vorstände
- Assistentinnen bzw. Sekretärinnen
Die Auswahl der zu befragenden Personen wurde einerseits von Secretary Search selbst getroffen, andererseits wurden seitens der Projektgruppe persönliche Kontakte zu relevanten Personen eingebracht. Für die Befragung der Assistentinnen wurde das OMC-Netzwerk10 von Sylvia Rotheimer genutzt. Ein wesentlicher Punkt in unserer Marktforschung ist der Vergleich zwischen den Antworten der einzelnen Zielgruppen. Diese Widersprüche und unterschiedlichen Meinungen werden in der Auswertung besonders analysiert und hervorgehoben.
5.3. Fragebogen
Bei der Erstellung des Fragebogens wurde besonders darauf geachtet, dass er für alle drei Zielgruppen der Befragung zu verwenden ist. Der Fragebogen wurde in folgende Themengruppen gegliedert:
- Hard Skills - u.a. Ausbildung, Alter, Familienstand, Einkommen, etc.
- Soft Skill - u.a. Kommunikation, Persönlichkeit, etc.
[...]
1 Als soft skills bezeichnet man persönlichen Eigenschaften einer Person
2 Format Ausgabe 47/03 S. 78-84
3 Monika Viehweider, „Genese der Sekretärin“ - AG Innsbruck, 2/99
4 aus Süddeutsche Zeitung, Artikel von Ingrid Brunner, 2002
5 Raimann in: P. Klikovits/G. Schnabel: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84
6 Klapferer in: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84
7 Amberger in: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84
8 Schön in: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84
9 www.professionalofficemanagement.com
10 OMC = Office Managerinnen Circle - Netzwerk für Office Managerinnen
- Arbeit zitieren
- Peter Wilfinger (Autor:in), Irene Ganser (Autor:in), Elisabeth Wursche (Autor:in), 2004, Von der Sekretärin zur Assistentin - Ein Berufsbild im Wandel. Wird die Assistentin von heute die Managerin von morgen?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/43070
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