Diese Arbeit dient der Analyse, ob ein digitales Vertragsmanagement (VM) ein wirtschaftlich vorteilhaftes Verfahren sein kann. Dies wird am Beispiel der Stadt X anhand der aktuellen Literatur sowie empirisch durch Experteninterviews, Erfahrungen externer Institutionen und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erörtert. Nähere Erläuterungen zum methodischen Vorgehen werden jeweils an entsprechender Stelle vorgenommen.
Ziel ist es eine Arbeitsgrundlage zu schaffen, die zunächst der Entscheidung – digitales VM ja oder nein – sowie dem potenziellen Aufbau eines umfassenden VM innerhalb der Kommunalverwaltung dient. Es ist nicht das Ziel der Bachelorthesis eine endgültige Entscheidung zu treffen. Jedoch soll das künftige Vertragswesen in der Stadt X effektiver und effizienter gestaltet werden. In diesem Zusammenhang soll diese Arbeit Anregungen geben und einen Beitrag dazu leisten, eine zielführende Organisationsalternative zu finden, die zur Optimierung des Vertragswesens in der öffentlichen Verwaltung beitragen kann. Die zentrale Frage lautet daher: „Kann ein digitales Vertragsmanagement ein vorteilhaftes Verfahren sein?“
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1 Anlass zur Untersuchung
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit
1.3 Hinleitung zur Thematik
2. Zentrale Begriffe
2.1 Vertrag
2.2 Vertragsmanagement
2.3 Digitales Vertragsmanagement-System
3. Vertragsmanagement
3.1 Einordnung in den Vertragslebenszyklus
3.2 Elemente des Vertragsmanagements
3.2.1 Vertragsverwaltung
3.2.2 Vertragscontrolling
3.2.3 Vertragsarchivierung
3.3 Ziele und Nutzenpotenziale eines Vertragsmanagements
3.4 Chancen und Risiken eines Vertragsmanagements
4. Erfahrungen externer Institutionen
4.1 Interkommunaler Vergleich – hessische Sonderstatusstädte
4.1.1 Methodisches Vorgehen
4.1.2 Ergebnisse
4.2 Sparkasse [Name der Sparkasse]
4.2.1 Methodisches Vorgehen
4.2.2 Ergebnisse des Experteninterviews
5. Untersuchung des Vertragswesens bei einer Kommunalverwaltung
5.1 Methodisches Vorgehen
5.2 Ablauf des Vertragswesens bei der Stadt [Name der Stadt]
5.3 Analyse der Expertenbefragung
5.3.1 Ist-Analyse
5.3.2 Bestandsaufnahme der Verträge
5.3.3 Digitales Vertragsmanagement
6. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
6.1 Gegenüberstellung der Kosten für die IT-Infrastruktur und Einsparpotenziale
6.1.1 Kosten für die IT-Infrastruktur
6.1.2 Einsparpotenziale
6.2 Nutzwertanalyse
6.2.1 Auswahl der Methode
6.2.2 Durchführung und Ergebnis der Nutzwertanalyse
7. Entscheidungsvorschlag
8. Zusammenfassung und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert, ob die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements ein wirtschaftlich vorteilhaftes Verfahren für eine Kommunalverwaltung darstellen kann, um ineffiziente Prozesse zu optimieren.
- Analyse des aktuellen Ist-Zustands des Vertragswesens in der untersuchten Stadt.
- Erfahrungsaustausch mit externen Institutionen zur Ableitung von Erfolgsfaktoren.
- Ermittlung von Kosten-Nutzen-Potenzialen durch IT-gestützte Verfahren.
- Durchführung einer Nutzwertanalyse zur Entscheidungsfindung für eine Organisationsalternative.
Auszug aus dem Buch
3.1 Einordnung in den Vertragslebenszyklus
In Kapitel 2 wurden bereits die verschiedenen Definitionsansätze des VM dargestellt. Darauf aufbauend wird an dieser Stelle das VM im Kontext des Vertragslebenszyklus betrachtet. Welche Rolle spielt VM in diesem Zusammenhang? Wo beginnt und hört VM auf? Das sind zwei zentrale Fragen, die von besonderem Interesse sind.
Es ist wichtig, dass eine Institution ihre Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet. Dieser besteht grundsätzlich aus den sechs Phasen, die in der Abbildung 1 dargestellt werden.
In Anlehnung an die Funktionen des Managements Planung, Organisation, Durchsetzung und Kontrolle sowie unter Einbezug der Phasen des Vertragslebenszyklus kann das VM in die Phasen
• Vertragsplanung,
• Vertragsverhandlung,
• Vertragsdesign,
• Vertragsdurchführung bzw. -verwaltung und
• Vertragscontrolling
untergliedert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Darstellung der Problematik im Vertragswesen öffentlicher Institutionen und Formulierung der Forschungsfrage nach der Vorteilhaftigkeit eines digitalen Vertragsmanagements.
2. Zentrale Begriffe: Definition der für die Arbeit relevanten Begriffe wie Vertrag, Vertragsmanagement und digitales Vertragsmanagement-System zur fachlichen Abgrenzung.
3. Vertragsmanagement: Analyse des Vertragslebenszyklus und der Kernkomponenten wie Vertragsverwaltung, -controlling und -archivierung sowie deren Ziele und Risiken.
4. Erfahrungen externer Institutionen: Untersuchung und Vergleich der Vorgehensweisen anderer Kommunen und der Sparkasse im Hinblick auf den Einsatz digitaler Vertragstools.
5. Untersuchung des Vertragswesens bei einer Kommunalverwaltung: Empirische Erhebung und Analyse der aktuellen Situation sowie der Schwachstellen im Vertragswesen der Fallstudien-Kommune.
6. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Durchführung einer Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung und einer Nutzwertanalyse zur objektiven Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines digitalen Systems.
7. Entscheidungsvorschlag: Zusammenführung der Erkenntnisse und Ableitung einer Empfehlung für die weitere Vorgehensweise bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements.
8. Zusammenfassung und Ausblick: Retrospektive Betrachtung der Untersuchungsergebnisse und Aufzeigen von Anknüpfungspunkten für künftige Prozessoptimierungen.
Schlüsselwörter
Vertragsmanagement, Kommunalverwaltung, Digitale Archivierung, Vertragscontrolling, Prozessoptimierung, Wirtschaftlichkeit, Nutzwertanalyse, Vertragslebenszyklus, Vertragsverwaltung, IT-Infrastruktur, Datensicherheit, Transparenz, Verwaltungsmodernisierung, E-Government, Risikomanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Bachelor-Thesis untersucht, ob die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements eine sinnvolle und wirtschaftlich vorteilhafte Lösung für eine Kommunalverwaltung darstellt.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die Arbeit behandelt den Vertragslebenszyklus, die Identifikation von Schwachstellen in analogen Prozessen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen und die Evaluierung technischer IT-Lösungen.
Was ist das primäre Ziel der Forschung?
Das Ziel ist die Erarbeitung einer Arbeitsgrundlage, die als Entscheidungshilfe für die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements in der Stadtverwaltung dient.
Welche wissenschaftliche Methode wurde gewählt?
Es wurde eine qualitative Primärforschung durchgeführt, bestehend aus leitfadengestützten Experteninterviews in verschiedenen Ämtern sowie einer Nutzwertanalyse zur Entscheidungsfindung.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Begriffsbestimmung, die Analyse von Erfahrungen externer Institutionen, eine detaillierte Bestandsaufnahme der städtischen Abläufe sowie eine Wirtschaftlichkeitsprüfung.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit ist durch Begriffe wie Vertragsmanagement, Prozessoptimierung, Nutzwertanalyse und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im kommunalen Kontext geprägt.
Warum wird das Rechtsamt in der Untersuchung gesondert betrachtet?
Es stellte sich während der Untersuchung heraus, dass das Rechtsamt keine eigenen Verträge abschließt, sondern nur beratend tätig ist, wodurch der Fokus der Befragung dort primär auf dem digitalen Vertragsmanagement lag.
Welche Rolle spielt die Sparkasse in der Analyse?
Die Sparkasse dient als externe Referenzinstitution, die bereits erfolgreich ein digitales Vertragsmanagement implementiert hat und somit als Best-Practice-Beispiel für die kommunale Verwaltung dient.
- Quote paper
- Vera Weißmüller (Author), 2013, Kann ein digitales Vertragsmanagement ein vorteilhaftes Verfahren sein?, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/418114
