Ergebnis dieser Aufgabenstellung soll sein, ein Konzept zur Reorganisation eines bestehenden Aktenplanes zu erarbeiten, dessen Ausarbeitung und Umsetzung zu einem zeitgemäßen und modernen Aktenplan führt, der zur Steigerung der gesamten Prozesseffizienz beitragen wird.
Nach einem kurzen, tabellarischen Einblick in den Lahn-Dill-Kreis als Projektgeber wird nachfolgend erläutert, wie das Projekt anhand von Beobachtungen entstanden ist und wie es zukünftig umgesetzt werden sollte.
Vorangestellt ist die Erläuterung eines Aktenplanes auf Basis technisch und fachlich erarbeiteter Grundlagen, um nachfolgend Sinn und Zweck dieser Projektarbeit zu verstehen. In diesem Zusammenhang wird auch der bereits vorhandene und veraltete Aktenplan der Abteilung Gesundheit kurz erläutert. Ein Schwerpunkt der Aufgabenstellung liegt auf der Ermittlung des IST-Zustandes in der Abteilung Gesundheit mit Hilfe einer Evaluation, da dieser Punkt und die daraus resultierenden Aussagen von zentraler Bedeutung sind. Die durchgeführte Evaluation, deren Auswertung wie auch die Ergebniszusammenfassung werden umfassend betrachtet.
Im Weiteren wird der Punkt der Elektronischen Akte aufgegriffen. Die bereits in der Studienarbeit erarbeiteten Vor-und Nachteile der Elektronischen Akte spielen für das zu erarbeitende Konzept eine genauso wichtige Rolle wie auch das zukünftige E-Government Gesetz, da diese für die Aufgabenstellung und deren Umsetzung in der Praxis von Bedeutung sind. Anhand der ermittelten, theoretischen Grundlagen und der Ergebnisse der Evaluation resultiert anschließend die Darstellung des letztlich anzustrebenden SOLL-Zustandes für die Abteilung Gesundheit.
Es folgt eine kurze Erläuterung der Begriffe Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement. Auch wie sich das Enterprise-Content-Management bei der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis bereits wiederfinden lässt, wird erläutert. Das Kapitel schließt mit einem Einblick in eine Marktübersicht von Dokumentenmanagement-Herstellern, deren Leistungsportfolio und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines DMS-Einsatzes.
Der letzte Teil der Projektarbeit widmet sich der Erstellung des Konzeptes zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Nach der Erläuterung, was ein Konzept ist und wozu Konzepte dienen, wird anschließend die erarbeitete Grundstruktur der Reorganisierung anhand von begleitenden Hauptthemen dargestellt.
Inhaltsverzeichnis
- Vorwort
- Inhaltsverzeichnis
- Abbildungsverzeichnis
- Tabellenverzeichnis
- Abkürzungen
- Einleitung
- Der Lahn-Dill-Kreis
- Aktuelle Problematik
- Beobachtung der Problematik
- Bestehender Aktenplan
- Die Projektstellung
- Analyse des IST-Zustandes
- Erläuterung zur Methodik der Evaluation
- Ermittelte Eckdaten aus der Evaluation
- Auswertung der Ergebnisse
- Auswertung der allgemeinen Angaben
- Auswertung Zugriff im Vertretungsfall und Aktenplan/Ordnerstruktur
- Auswertung Archivierung, Schriftverkehr, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ordnung am Arbeitsplatz
- Auswertung des Brainstorming zu verschiedenen Schlagworten
- Fazit
- Darstellung des SOLL-Zustandes
- Grundsätzliche Anforderungen
- Zugriff im Vertretungsfall
- Aktenplan/Ordnerstruktur
- Archiv/Archivnutzung
- Elektronischer Schriftverkehr
- Dienstprogramme
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Ordnung am Arbeitsplatz
- Der Aktenplan
- Bezug
- Allgemeine Struktur
- Allgemeines Verfahren zur Aufstellung und Einführung
- Elektronische Akte
- Ausblick: Zukünftiges E-Government
- Grundsätzliche Anforderungen
- Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management
- Enterprise-Content-Management beim Lahn-Dill-Kreis
- Marktübersicht Dokumentenmanagement-Hersteller
- Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
- Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit
- Managementsummary
- Was ist ein Konzept und wozu dient es?
- Das Konzept
- Hintergrund und Ziel
- Vorgehensweise
- Kosten und Nutzen
- Maßnahmen-/Ressourcen-/Zeitplan
- Managementsummary
- Schlusswort
- Quellenverzeichnis
- Anhang
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Bachelor-Thesis befasst sich mit der Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Ziel ist es, ein Konzept zu entwickeln, das die Abläufe im Bereich der Aktenverwaltung optimiert und gleichzeitig die Anforderungen des modernen E-Government erfüllt.
- Analyse des IST-Zustandes: Begutachtung der aktuellen Situation im Bereich der Aktenverwaltung und Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
- Darstellung des SOLL-Zustandes: Definition von Anforderungen an einen optimierten Aktenplan unter Berücksichtigung der aktuellen Herausforderungen.
- Entwicklung eines Konzeptes: Ausarbeitung eines praktikablen Konzeptes zur Reorganisation des Aktenplanes.
- Bewertung der Wirtschaftlichkeit: Untersuchung der Kosten und Nutzen eines möglichen Dokumentenmanagementsystems.
- Ausblick auf zukünftiges E-Government: Betrachtung der Entwicklungen im Bereich der digitalen Verwaltung.
Zusammenfassung der Kapitel
- Der Lahn-Dill-Kreis: Dieses Kapitel stellt den Lahn-Dill-Kreis als Kontext der Projektarbeit vor und beleuchtet die Besonderheiten der Kreisverwaltung.
- Aktuelle Problematik: In diesem Kapitel werden die bestehenden Probleme im Bereich der Aktenverwaltung der Abteilung Gesundheit aufgezeigt und die Notwendigkeit einer Reorganisation deutlich gemacht.
- Analyse des IST-Zustandes: Hier werden die Ergebnisse der Evaluation der aktuellen Aktenverwaltung vorgestellt und die Schwachstellen des bestehenden Systems aufgezeigt.
- Darstellung des SOLL-Zustandes: Dieses Kapitel definiert die Anforderungen an einen optimierten Aktenplan und legt die Grundlage für die Entwicklung eines neuen Konzeptes.
- Der Aktenplan: Dieses Kapitel präsentiert die Struktur und Funktionsweise des neuen Aktenplanes und erläutert das allgemeine Verfahren zur Aufstellung und Einführung.
- Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management: Dieses Kapitel beleuchtet die Bedeutung von Dokumentenmanagement-Systemen und stellt verschiedene Hersteller vor. Die Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes wird ebenfalls diskutiert.
- Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit: In diesem Kapitel wird das entwickelte Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes vorgestellt. Es enthält einen Managementsummary mit Informationen zu Hintergrund, Ziel, Vorgehensweise, Kosten, Nutzen und Zeitplan.
Schlüsselwörter
Aktenplan, Reorganisation, Abteilung Gesundheit, Lahn-Dill-Kreis, Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, E-Government, Digitalisierung, Effizienz, Kosten, Nutzen, Verfahren, Archivierung, Zugriff, Ordnung, Sicherheit.
- Quote paper
- Christina Bischoff-Moos (Author), 2016, Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/413325
