Ziel dieser Arbeit ist es, festzustellen ob es für eine mittelständische GmbH sinnvoll ist, den Rechnungseingang mittels E-Invoicing zu automatisieren. Untersucht wird dies am Beispiel eines Service Anbieters. Als Alternative wird eine Erhöhung der Personalstärke im Bereich der Rechnungsbearbeitung in Betracht gezogen. Mit Hilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse soll die wirtschaftlichere Maßnahme herausgearbeitet werden.
Was vor wenigen Jahren noch eher ein Thema für Großunternehmen war, entdecken nun zunehmend auch die Inhaber kleiner und mittlerer Firmen. Im Zeitalter der Digitalisierung übermitteln immer mehr Firmen ihre Rechnungen digital. Die E-Rechnung befindet sich also auf dem Vormarsch, wie die Studie des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden zum Einsatz von IT in den deutschen Unternehmen zeigt.
Durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht und somit mit einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Die bisher sehr hohen Anforderungen an eine elektronische Übermittlung entfallen damit. Dennoch stellt sich für jedes Unternehmen individuell die Frage, ob sich ein solcher Umstieg lohnt.
Im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse unter Einbeziehung maßgeblicher Faktoren soll dies nun für die Firma XY GmbH ermittelt werden. Seit 1961 als Zulieferer der Automobilindustrie tätig, beschäftigt es heute rund 500 Mitarbeiter. Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben, entschied sich das Unternehmen im letzten Jahr für eine Erweiterung des Produktionsbereichs und verfügt seitdem über ein größeres Produktportfolio.
Die Anzahl der Lieferanten, sowie die Menge der Materialeinkäufe sind daraufhin deutlich angestiegen und verursachen nun erhebliche Probleme und Verzögerungen bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Das derzeit bestehende manuelle Abwicklungsverfahren für Eingangsrechnungen ist zu zeitintensiv, was oft zu Mahnungen seitens der Lieferanten führt. Ebenso kommt es aufgrund des enorm gestiegenen Zeitdrucks immer häufiger zu Fehlern in der Bearbeitung der Rechnungseingänge.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Problemstellung
- Zielsetzung und Vorgehensweise
- E-Invoicing
- Grundlagen und Begriffe
- Funktionsweise
- Rechtliche Grundlagen
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Merkmale und Methodik
- Anwendung E-Invoicing bei der Firma XY GmbH
- Kosten und Einsparpotenzial
- Weitere Einflussfaktoren
- Vergleich und Gegenüberstellung
- Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit untersucht die Wirtschaftlichkeit der Einführung von E-Invoicing bei der Firma XY GmbH. Es wird eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, um die Entscheidungsgrundlage für den Umstieg vom manuellen zum elektronischen Rechnungseingang zu liefern. Die Analyse berücksichtigt dabei die aktuellen Herausforderungen des Unternehmens aufgrund des gestiegenen Arbeitsaufkommens im Bereich der Rechnungsbearbeitung.
- Analyse der Kosten und des Einsparpotenzials von E-Invoicing.
- Bewertung der rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungsstellung.
- Vergleich des manuellen Verfahrens mit der E-Invoicing-Lösung.
- Berücksichtigung weiterer Einflussfaktoren auf die Wirtschaftlichkeit.
- Ableitung von Handlungsempfehlungen für die Firma XY GmbH.
Zusammenfassung der Kapitel
Einleitung: Die Einleitung beschreibt die Problemstellung der Firma XY GmbH, die aufgrund des gestiegenen Arbeitsaufkommens im Bereich der Rechnungsbearbeitung mit Verzögerungen und Fehlern konfrontiert ist. Das manuelle Verfahren ist zu zeitintensiv und ineffizient. Die Arbeit zielt darauf ab, die Wirtschaftlichkeit eines Umstiegs auf E-Invoicing zu untersuchen.
E-Invoicing: Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen und die Funktionsweise von E-Invoicing. Es werden verschiedene Begriffe definiert und die rechtlichen Grundlagen, die den Umgang mit elektronischen Rechnungen regeln, dargestellt. Der Fokus liegt auf der Klärung der zentralen Konzepte und der gesetzlichen Rahmenbedingungen, um den nachfolgenden Kosten-Nutzen-Analyse einen soliden theoretischen Hintergrund zu bieten.
Kosten-Nutzen-Analyse: Dieses Kapitel führt eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse für die Implementierung von E-Invoicing bei der Firma XY GmbH durch. Es werden die Kosten des Umstiegs auf E-Invoicing mit dem Einsparpotenzial durch Effizienzsteigerungen und Fehlerreduktion verglichen. Die Analyse berücksichtigt dabei auch zusätzliche Einflussfaktoren, wie z.B. den Personalaufwand und mögliche Anpassungen der Prozesse. Ein wichtiger Aspekt ist dabei der Vergleich mit dem Szenario einer Erhöhung der Mitarbeiterzahl als alternative Lösung für das Problem der Rechnungsbearbeitung.
Schlüsselwörter
E-Invoicing, Kosten-Nutzen-Analyse, elektronische Rechnung, Rechnungseingang, Automatisierung, Effizienzsteigerung, XY GmbH, manuelle Rechnungsverarbeitung, Rechtliche Grundlagen, Kosten, Einsparpotenzial, Mitarbeiterzahl.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu: Wirtschaftlichkeitsanalyse von E-Invoicing bei der Firma XY GmbH
Was ist der Gegenstand dieser Arbeit?
Diese Arbeit analysiert die Wirtschaftlichkeit der Einführung von E-Invoicing bei der Firma XY GmbH. Sie untersucht, ob der Umstieg vom manuellen zum elektronischen Rechnungseingang wirtschaftlich sinnvoll ist, insbesondere im Hinblick auf das gestiegene Arbeitsaufkommen in der Rechnungsbearbeitung.
Welche Themen werden behandelt?
Die Arbeit umfasst eine Einleitung mit Problemstellung und Zielsetzung, ein Kapitel zu den Grundlagen des E-Invoicings, eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse für die Firma XY GmbH und ein abschließendes Fazit. Die Analyse berücksichtigt die Kosten des Umstiegs, das Einsparpotenzial durch Effizienzsteigerungen und Fehlerreduktion, sowie zusätzliche Einflussfaktoren wie Personalaufwand und Prozessanpassungen. Ein Vergleich mit der Alternative der Mitarbeiteraufstockung wird ebenfalls durchgeführt.
Welche Methode wird angewendet?
Die zentrale Methode ist eine Kosten-Nutzen-Analyse. Dabei werden die Kosten der E-Invoicing-Einführung mit dem Einsparpotenzial durch die Automatisierung und Effizienzsteigerung der Rechnungsverarbeitung verglichen. Zusätzliche Einflussfaktoren werden berücksichtigt, um ein umfassendes Bild der Wirtschaftlichkeit zu erhalten.
Welche Ergebnisse werden präsentiert?
Die Arbeit präsentiert eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse für die Firma XY GmbH, die die Wirtschaftlichkeit des Umstiegs auf E-Invoicing bewertet. Sie enthält einen Vergleich mit dem manuellen Verfahren und berücksichtigt alternative Lösungsansätze. Das Ergebnis liefert Entscheidungsgrundlagen für die Firma XY GmbH.
Wer ist die Zielgruppe dieser Arbeit?
Die Zielgruppe dieser Arbeit ist primär die Firma XY GmbH selbst, um ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einführung von E-Invoicing zu liefern. Sekundär kann die Arbeit auch für andere Unternehmen relevant sein, die vor ähnlichen Herausforderungen im Bereich der Rechnungsbearbeitung stehen.
Welche konkreten Vorteile bietet E-Invoicing laut der Arbeit?
E-Invoicing bietet laut der Arbeit Vorteile durch Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Dies führt zu Einsparungen im Vergleich zum manuellen Verfahren. Die Arbeit quantifiziert diese Vorteile im Rahmen der Kosten-Nutzen-Analyse.
Welche Herausforderungen werden im Zusammenhang mit E-Invoicing angesprochen?
Die Arbeit thematisiert die Kosten des Umstiegs auf E-Invoicing, den Anpassungsaufwand für Prozesse und Systeme sowie die Notwendigkeit der Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen. Es wird auch die Herausforderung der Integration von E-Invoicing in die bestehenden Unternehmensstrukturen angesprochen.
Welche Schlussfolgerungen werden gezogen?
Die Arbeit zieht Schlussfolgerungen zur Wirtschaftlichkeit von E-Invoicing für die Firma XY GmbH basierend auf den Ergebnissen der Kosten-Nutzen-Analyse. Diese Schlussfolgerungen münden in Handlungsempfehlungen für das Unternehmen.
Welche Schlüsselbegriffe sind relevant?
Relevante Schlüsselbegriffe sind: E-Invoicing, Kosten-Nutzen-Analyse, elektronische Rechnung, Rechnungseingang, Automatisierung, Effizienzsteigerung, XY GmbH, manuelle Rechnungsverarbeitung, Rechtliche Grundlagen, Kosten, Einsparpotenzial, Mitarbeiterzahl.
- Quote paper
- Kathrin Frank (Author), 2016, Kosten-Nutzen-Analyse für den Umstieg auf elektronischen Rechnungseingang bei einem mittelständischen Zulieferbetrieb, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/339174
