„Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.“
Dennoch verlangt es mehr als „Planung“, wenn man heutzutage Erfolg bei der Durchführung von Projekten und Plänen haben möchte. An dieser Stelle kommt die Projektplanung ins Spiel, ein wichtiger Schritt zur Verwirklichung von Projekten, gleich welcher Größe.
Ziel dieser Hausarbeit ist es, die ersten Schritte des Projektmanagements von der Situationsanalyse über die Problemanalyse bis zur Zieldefinition anhand eines praktischen Beispiels zu erläutern. Auslöser des zu bewältigenden Projektes ist die Weisung, einen neuen Standort an die bestehende IT-Infrastruktur der Bundeswehr anzubinden, um so einen reibungslosen Ablauf der Schließung eines Standortes auf der einen und der Errichtung eines anderen auf der anderen Seite zu realisieren.
Neben der grundlegenden Definition eines Projektes, soll im Rahmen der weiteren Ausführungen vorrangig auf die Start- und Planungsphase eingegangen werden, wobei die Steuerungs- und Abschlussphase weitgehend unberücksichtigt bleiben.
Nachfolgend wird die Situationsanalyse skizziert, in welcher eine genauere Beschreibung des Projektes erfolgen soll, die Ausgangssituation ermittelt wird und die Projektziele festgelegt werden. Es folgen neben der Problemanalyse die Erläuterung der „SMART “en Ziele und ein Fazit zur Wichtigkeit des Projektmanagements.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Definition Projekt
3 Situationsanalyse
4 Problemanalyse
5 Zieldefinition
6 Fazit
Quellenverzeichnis
1. Einleitung
„Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.[1]“
Dennoch verlangt es mehr als „Planung“, wenn man heutzutage Erfolg bei der Durchführung von Projekten und Plänen haben möchte. An dieser Stelle kommt die Projektplanung ins Spiel, ein wichtiger Schritt zur Verwirklichung von Projekten, gleich welcher Größe.
Ziel dieser Hausarbeit ist es, die ersten Schritte des Projektmanagements von der Situationsanalyse über die Problemanalyse bis zur Zieldefinition anhand eines praktischen Beispiels zu erläutern. Auslöser des zu bewältigenden Projektes ist die Weisung, einen neuen Standort an die bestehende IT-Infrastruktur der Bundeswehr anzubinden, um so einen reibungslosen Ablauf der Schließung eines Standortes auf der einen und der Errichtung eines anderen auf der anderen Seite zu realisieren.
Neben der grundlegenden Definition eines Projektes, soll im Rahmen der weiteren Ausführungen vorrangig auf die Start- und Planungsphase eingegangen werden, wobei die Steuerungs- und Abschlussphase weitgehend unberücksichtigt bleiben.
Nachfolgend wird die Situationsanalyse skizziert, in welcher eine genauere Beschreibung des Projektes erfolgen soll, die Ausgangssituation ermittelt wird und die Projektziele festgelegt werden. Es folgen neben der Problemanalyse die Erläuterung der „SMART[2] “en Ziele und ein Fazit zur Wichtigkeit des Projektmanagements.
2. Definition Projekt
Nach DIN 69901[3] ist ein Projekt ein ‚Vorhaben’, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.
Wendet man diese Definition auf das o.g. Vorhaben an, so kommt man zu dem Schluss, dass es sich hierbei um ein Projekt handeln muss, da die Neuerrichtung ein einmaliger Vorgang ist oder klare Zielvorgaben mit zeitlichen, finanziellen und personellen Beschränkungen gegeben sind. Hiermit grenzt sich das vorliegende Projekt eindeutig von der Linienorganisation ab, zumal auch hierfür eine projektspezifische „Organisation“ gegründet wird.
3. Situationsanalyse
Die Situationsanalyse, welche ein wichtiger Teilprozess der Initiierung ist, ist eine Lagebeurteilung, welche die Projektidee im Hinblick auf das Projektumfeld untersucht, strategisch einordnet und Konsequenzen für die Realisierung prognostiziert[4]. Es ist wichtig, dass hierdurch der IST-Zustand erkannt wird, denn nur auf Grundlage dessen, ist es möglich, einen Startpunkt zu ermitteln und etwaige Probleme im Vorfeld zu erfassen.
Hier stellen sich Fragen wie: „Wo stehen wir? Was ist der Auslöser des Projektes? Wer ist vom Projekt betroffen? Was sind kritische Erfolgsfaktoren?“[5]
Angewandt auf das vorliegende Beispiel ergibt sich als Auslöser des Projektes die Weisung der Dienststellenleitung zur Neuerrichtung eines Standortes. Die Mitarbeiter sind die Betroffenen, welche im Vorfeld des Projektes bereits mit der IT-Infrastruktur der Bundeswehr arbeiten und nach Umsetzung des Projektes am neuen Standort verzugslos wieder in die IT-Infrastruktur eingebunden werden müssen.
Die einzelnen Projektziele spezifizieren sich anhand konkreterer Fragestellungen, wobei die Kernfrage lautet: „Mit welchen Ressourcen soll welches Ergebnis erzielt werden.“ Bezogen auf das vorliegende Projekt soll eine Ausfallquote von < 5% an Hard- und Software mit vorhandenem IT-Fachpersonal gewährleistet werden.
Der idealtypische Ablauf einer Situationsanalyse sieht wie folgt aus:
- Einholen von Basisinformationen
- Festlegen einer Untersuchungsstrategie
- Datenerfassung
- Erhebung primärer Entwicklungsfaktoren (z. B. notwendige Technologien)
- Untersuchung der dispositiven Bereiche (Ressourcen, Logistik)[6]
4. Problemanalyse
„Problemlösen ist das, was man tut, wenn man nicht weiß, was man tun soll“.[7] Ausgehend von dieser Gedankengrundlage sollte eine Analyse des Problems folgende Gedanken enthalten:
[...]
[1] Luc de Clapiers Vauvenargues, (1715 - 1747), Marquis de, französischer Philosoph, Moralist und Schriftsteller
[2] SMART ist ein Akronym für „ S pecific M easurable A ccepted R ealistic T imely“ und dient im Projektmanagement als Kriterium
zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung.
[3] DIN 69901-1 „Grundlagen“ des Deutschen Instituts für Normung e.V.
[4] Vgl. Peter Nausner: Projektmanagement, S. 128 ff. Utb; Auflage: 1., Aufl. (1. September 2006)
[5] Vgl. Susanne Kowalski: Projekte planen mit Excel, S. 23
[6] Vgl. Nausner a.a.O. S 128 f.
[7] G. H. Wheatley: Problem solving in school mathematics. Im Original: „What you do when you don't know what to do“
- Quote paper
- Mathias Hirsch (Author), 2012, Grundlagen des Projektmanagements anhand eines Praxisbeispiels der Bundeswehrverwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/232902
