Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personalakte einführt.
Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als ?Gebrauchsanleitung?, die offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung umzugehen.
Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.
Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Einführung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4) zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich überhaupt nicht in Frage kommt.
Keinesfalls soll der Leitfaden eine ?Werbemaßnahme? für die Digitalisierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.
Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren.
Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.
Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten und eine elektronische Aktenführung anstreben.
Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B. Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).
Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalaktenführende Stellen ansprechen soll.
Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:
- Behördenleiter
? weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht
- Führungskräfte der Personalverwaltungen
? weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden
- Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung
... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen; somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin
- Organisations- und EDV-Abteilungen
? weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben, die nötigen Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen hinsichtlich der EDV mit einbringen
- Personalvertretung
? weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende Funktion ausübt
- Datenschutzbeauftragte
? weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen Personalakte eine erhebliche Rolle spielt
- sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung
? weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen
Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren, sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Allgemeines
- 1.1 Einleitung
- 1.1.1 Motivation
- 1.1.2 Problemstellung
- 1.1.3 Zielsetzung
- 1.1.4 Themeneingrenzung
- 1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?
- 1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
- 2. Einführung in das Personalaktenrecht
- 2.1 Rechtsgrundlagen
- 2.1.1 Beamte
- 2.1.2 Arbeitnehmer
- 2.2 Personalaktenbegriff
- 2.2.1 Materieller
- 2.2.2 Formeller
- 2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte
- 2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
- 2.3.1 Vollständigkeit und Kontinuität
- 2.3.2 Offenheit und Wahrheit
- 2.3.3 Vertraulichkeit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Diplomarbeit zielt darauf ab, einen Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage, am Beispiel der digitalen Personalakte, zu erstellen. Der Fokus liegt auf der praktischen Umsetzung und den rechtlichen Rahmenbedingungen.
- Einführung einer digitalen Personalakte
- Rechtliche Grundlagen der Personalaktenführung
- Praktische Umsetzung und Herausforderungen
- Vorteile und Nachteile digitaler Aktenführung
- Anforderungen an ein digitales Archivierungssystem
Zusammenfassung der Kapitel
1. Allgemeines: Dieses einführende Kapitel beschreibt die Motivation, Problemstellung, Zielsetzung und Themeneingrenzung der Arbeit. Es definiert die Zielgruppe des Leitfadens und erläutert dessen Aufbau. Es legt den Grundstein für die nachfolgenden Kapitel, indem es den Kontext und die Absicht der Arbeit klar umreißt und die wichtigsten Aspekte des Themas "digitale Personalakten" einführt. Der Leser erhält einen Überblick über den gesamten Inhalt und die Struktur des Leitfadens, wodurch die Lesbarkeit und das Verständnis verbessert werden.
2. Einführung in das Personalaktenrecht: Dieses Kapitel befasst sich eingehend mit den rechtlichen Grundlagen der Personalaktenführung für Beamte und Arbeitnehmer. Es definiert den Personalaktenbegriff sowohl materiell als auch formell und grenzt ihn von der Sachakte ab. Die zentralen Grundsätze der Personalaktenführung, wie Vollständigkeit, Kontinuität, Offenheit, Wahrheit und Vertraulichkeit, werden detailliert erläutert und ihre Bedeutung für die rechtssichere und ethisch korrekte Personalaktenführung hervorgehoben. Das Kapitel bildet die juristische Grundlage für die praktische Umsetzung einer digitalen Personalakte und zeigt die Notwendigkeit einer sorgfältigen Beachtung der rechtlichen Vorgaben.
Schlüsselwörter
Digitale Personalakte, digitale Aktenablage, Personalaktenrecht, Datenschutz, Rechtssicherheit, Verwaltungsmodernisierung, DMS (Dokumenten-Management-System).
Häufig gestellte Fragen zum Leitfaden: Digitale Personalakte
Was ist der Inhalt dieses Leitfadens?
Dieser Leitfaden bietet eine umfassende Einführung in die digitale Personalakte. Er beinhaltet ein Inhaltsverzeichnis, die Zielsetzung und die wichtigsten Themenschwerpunkte, Zusammenfassungen der einzelnen Kapitel und eine Liste der Schlüsselwörter. Der Fokus liegt auf der praktischen Umsetzung einer digitalen Personalakte und den damit verbundenen rechtlichen Rahmenbedingungen.
Welche Themen werden im Leitfaden behandelt?
Der Leitfaden behandelt die Einführung einer digitalen Personalakte, die rechtlichen Grundlagen der Personalaktenführung (für Beamte und Arbeitnehmer), die praktische Umsetzung und Herausforderungen, die Vorteile und Nachteile digitaler Aktenführung sowie die Anforderungen an ein digitales Archivierungssystem. Es werden grundlegende Aspekte des Personalaktenrechts, wie Vollständigkeit, Kontinuität, Offenheit, Wahrheit und Vertraulichkeit, detailliert erläutert.
Welche Zielgruppe spricht der Leitfaden an?
Die Zielgruppe des Leitfadens wird im ersten Kapitel explizit benannt (siehe Kapitel 1.2). Der Leitfaden richtet sich an alle, die sich mit der Einführung und Umsetzung einer digitalen Personalakte befassen, einschließlich Verantwortlicher in Personalabteilungen, IT-Fachleute und Entscheidungsträger in Verwaltungseinrichtungen.
Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
Der Leitfaden ist in Kapitel gegliedert, beginnend mit einer allgemeinen Einleitung (Kapitel 1), die Motivation, Zielsetzung und den Aufbau erläutert. Kapitel 2 befasst sich ausführlich mit dem Personalaktenrecht. Weitere Kapitel (nicht explizit im Preview benannt) werden sich wahrscheinlich mit der praktischen Umsetzung, den Herausforderungen und den Anforderungen an ein digitales Archivierungssystem befassen (siehe Zusammenfassung der Kapitel und die Auflistung der Themenschwerpunkte).
Welche rechtlichen Grundlagen werden behandelt?
Kapitel 2 behandelt die rechtlichen Grundlagen der Personalaktenführung, sowohl für Beamte als auch für Arbeitnehmer. Es werden der materielle und der formelle Personalaktenbegriff definiert und von der Sachakte abgegrenzt. Die zentralen Grundsätze der Personalaktenführung (Vollständigkeit, Kontinuität, Offenheit, Wahrheit und Vertraulichkeit) werden detailliert erläutert.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Leitfaden?
Die wichtigsten Schlüsselwörter sind: Digitale Personalakte, digitale Aktenablage, Personalaktenrecht, Datenschutz, Rechtssicherheit, Verwaltungsmodernisierung, DMS (Dokumenten-Management-System).
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
Die Vorteile einer digitalen Personalakte werden im Leitfaden zwar nicht explizit aufgelistet, sind aber implizit durch die Thematik der Verwaltungsmodernisierung und die Erwähnung von DMS (Dokumenten-Management-System) angedeutet. Es ist zu erwarten, dass der Leitfaden Vorteile wie verbesserte Effizienz, einfachere Suche und Zugriffsmöglichkeiten, bessere Archivierung und höhere Rechtssicherheit thematisiert.
Welche Herausforderungen bestehen bei der Einführung einer digitalen Personalakte?
Der Leitfaden wird sich vermutlich mit den Herausforderungen der Einführung einer digitalen Personalakte befassen, wie beispielsweise der Datenschutz, die Integration in bestehende Systeme, die Schulung der Mitarbeiter und die Sicherung der Rechtssicherheit. Diese Herausforderungen werden wahrscheinlich in den Kapiteln zur praktischen Umsetzung behandelt.
- Quote paper
- Sven Kunzmann (Author), 2009, "Paperless-Office" Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/186703
