"Paperless-Office" Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte

Diploma Thesis , 2009 , 960 Pages , Grade: 1

Communications - Multimedia, Internet, New Technologies

Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personalakte einführt.
Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als ?Gebrauchsanleitung?, die offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung umzugehen.
Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.
Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Einführung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4) zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich überhaupt nicht in Frage kommt.
Keinesfalls soll der Leitfaden eine ?Werbemaßnahme? für die Digitalisierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.
Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren.
Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.

Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten und eine elektronische Aktenführung anstreben.
Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B. Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).
Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalaktenführende Stellen ansprechen soll.

Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:

- Behördenleiter
? weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht

- Führungskräfte der Personalverwaltungen
? weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden

- Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung
... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen; somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin

- Organisations- und EDV-Abteilungen
? weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben, die nötigen Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen hinsichtlich der EDV mit einbringen


- Personalvertretung
? weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende Funktion ausübt

- Datenschutzbeauftragte
? weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen Personalakte eine erhebliche Rolle spielt

- sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung
? weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen


Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren, sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Hinweise

1. Allgemeines
1.1 Einleitung
1.1.1 Motivation
1.1.2 Problemstellung
1.1.3 Zielsetzung
1.1.4 Themeneingrenzung
1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?
1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.1 Rechtsgrundlagen
2.1.1 Beamte
2.1.2 Arbeitnehmer
2.2 Personalaktenbegriff
2.2.1 Materieller
2.2.2 Formeller
2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
2.3.1 Vollständigkeit und Kontinuität
2.3.2 Offenheit und Wahrheit
2.3.3 Vertraulichkeit
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
2.4.1 Grundakte
2.4.2 Teilakten
2.4.3 Nebenakten
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
2.5.1 Allgemeines
2.5.2 Verfahren der Einsichtgewährung
2.5.2.1 Ort
2.5.2.2 Zeitpunkt
2.5.2.3 Kontrolle
2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften, Kopien und Ausdrucken
2.5.3 nach Beendigung des Beamtenverhältnisses
2.5.4 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
2.5.5 durch Dritte
2.6 Aufbewahrungsnormen und -fristen

3. Datenschutzrechtliche Regelungen
3.1 Recht auf informationelle Selbstbestimmung
3.2 Anwendungsbereich des LDSG
3.3 Verbot mit Erlaubnisvorbehalt
3.3.1 Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift
3.3.2 Erlaubnis durch Einwilligung des Betroffenen
3.4 Wahrung des Datenschutzes
3.4.1 Datenschutzbeauftragte
3.4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
3.5 Individualrechte des Betroffenen
3.5.1 Benachrichtigung
3.5.2 Auskunft
3.5.3 Berichtigung, Löschung und Sperrung

4. Grundlagen der digitalen Aktenablage
4.1 Dokumenten-Management-System
4.1.1 Aufbau und Funktion
4.1.2 Eingabe und Ablage von Dokumenten
4.1.2.1 Document Imaging
4.1.2.2 Indizierung von Dokumenten
4.1.2.3 Übernahme von CI-Dokumenten
4.1.3 Archivierung von Dokumenten
4.1.4 Ausgabe von Dokumenten
4.2 Ordnungsgemäße Archivierung
4.3 Beweisqualität elektronischer Dokumente
4.4 Qualifizierte elektronische Signatur

5. Einführung der digitalen Personalakte
5.1 Beweggründe
5.2 Beteiligung der Personalvertretung
5.3 Das Projekt „Elektronische Personalakte“
5.3.1 Projektphasen
5.3.2 Phase 1: Konzeption
5.3.2.1 Projektbeteiligte
5.3.2.2 Projektstart-Workshop
5.3.2.3 Projektantrag
5.3.2.3.1 Situation vor der Digitalisierung
5.3.2.3.2 Situation nach der Digitalisierung
5.3.2.4 Projektstrukturplan
5.3.2.5 Definition der Anforderungen
5.3.3 Phase 2: Realisierung
5.3.3.1 Ausschreibung und Anbietersuche
5.3.3.2 Registerstruktur
5.3.3.3 Berechtigungskonzept
5.3.3.3.1 Relative Berechtigung
5.3.3.3.2 Individuelle Berechtigung
5.3.3.3.3 Ausschluss der eigenen Akte
5.3.3.3.4 Temporäre Berechtigung
5.3.3.3.5 Dezentrale Zugriffsmöglichkeiten
5.3.3.3.6 Zugriff der Personalvertretung
5.3.4 Phase 3: Implementierung
5.3.4.1 Einführung des DMS
5.3.4.2 Anbindung anderer Personalprogramme
5.3.4.2.1 Stammdaten
5.3.4.2.2 „Führendes System“
5.3.4.3 Aufklären und Schulen der Mitarbeiter
5.3.5 Phase 4: Betrieb
5.3.5.1 Test- und Pilotphase
5.3.5.2 Anpassung der Anforderungen
5.3.6 Phase 5: Überführung der Papierakte
5.3.6.1 Aufbereiten der Personalakten
5.3.6.2 Erstverscannen
5.3.6.3 Scannen der Tagesablage
5.3.6.3.1 Frühes Archivieren
5.3.6.3.2 Spätes Archivieren
5.3.6.3.3 Archivieren bei Bearbeitung
5.4 Wirtschaftlichkeit und Kosten
5.5 Nachteile, Probleme und Lösungsansätze

6. Schlussworte
6.1 Zusammenfassendes Fazit
6.2 Ausblick

Glossar der Fachbegriffe

Literaturverzeichnis

Anhangverzeichnis und Anhang

Erklärung gem. § 36 Abs. 3 APrOVw gD Anhang Seite

Vorwort

DANK

Mein Dank gilt all denjenigen, die mich bei der Erstellung dieser Arbeit unterstützt haben

Vorweg bei Frau Prof. Dr. Birgit Schenk für die Erstbetreuung seitens der Hochschule Kehl sowie für die vielen Beiträge und Denkanstöße, welche aus zahlreichen Dialogen mit ihr hervorgegangen sind. Bei Fragen und Unklarheiten, die während der Erstellungsphase auftraten, hatte sie immer ein offenes Ohr für mich, zugleich lieferte sie durch ihr fundiertes Fachwissen hilfreiche Lösungsansätze. Ihr großes Interesse an der Erstellung dieser Diplomarbeit und ihr umfangreiches Engagement verbunden mit ihrer Menschlichkeit motivierten mich immer von neuem

Gleicher Dank gilt auch meinem Zweitbetreuer, Herrn Torsten Hauck, seitens meiner ehemaligen Praxisstelle beim Landratsamt Main-Tauber- Kreis für die Übernahme der Zweitkorrektur. Außerdem ermöglichte mir Herr Hauck die Teilnahme an einem Seminar der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie (VWA) Stuttgart über Personalaktenführung, bei dem mir grundlegendes Fachwissen rund um die Personalakte vermittelt wurde

Weiterhin möchte ich mich bei Herrn Prof. Herbert Kienzler bedanken, der mir bei beamten- und arbeitsrechtlichen Fragen Rede und Antwort stand

Ebenso bedanke ich mich auch bei allen Mitarbeitern meiner Praxisstellen im Rahmen meiner fachpraktischen Ausbildung:

Bei der Stadtverwaltung Eberbach: Herrn Rainer Menges, Ordnungsamtsleiter, für den großzügigen Freiraum, den er mir zwecks Materialrecherche eingeräumt hat

Beim Landratsamt Heilbronn: Frau Beate Raatz-Nübel, Stabsstelle Ver- waltungsmodernisierung, die mir die Teilnahme an einem Workshop zur Ausarbeitung eines Anforderungskataloges zur Einführung eines DMS ermöglicht hat

Beim Landratsamt Main-Tauber-Kreis: Frau Anette Krug, Ausbildungsleiterin, und insbesondere Herrn Bernhard Paul, Sachgebietsleiter, gilt für die mir entgegengebrachte Unterstützung mein weiterer Dank, sowie allen nicht namentlich aufgeführten Mitarbeitern der Praxisstellen

Sehr dankbar bin ich auch dem Bibliothekspersonal der Hochschule Kehl, welches mir bei Recherchen, Literaturbeschaffung und Fragen stets behilflich war

Zu guter letzt möchte ich mich bei meinen Eltern und besonders bei meiner Schwester für ihre Motivation, mehrmaliges Korrekturlesen und die nützlichen Verbesserungsvorschläge bedanken. Sie haben mir stets konzentriertes Arbeiten in einem angenehmen Umfeld ermöglicht

Vielen Dank für Ihre / Eure Unterstützung!

Kehl / Oberschefflenz im April 2009 Sven Kunzmann

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Grundstruktur eines DMS

Abbildung 2: Barcode-Erkennung

Abbildung 3: Zusammenwirken der Metainformationen auf der Datenbank und Dokumentenablage (Archiv) in der Jukebox

Abbildung 4: Graphische Darstellung der Signaturerstellung

Abbildung 5: Graphische Darstellung der Signaturprüfung

Abbildung 6: Das System der elektronischen Signatur

Abbildung 7: Projektdefinition

Abbildung 8: Projektphasen der Einführung der digitalen Personalakte

Abbildung 9: Phase 1: Konzeption

Abbildung 10: Phase 2: Realisierung

Abbildung 11: Benutzeroberfläche einer digitalen Personalakte (Beispiel)

Abbildung 12: Phase 3: Implementierung

Abbildung 13: Phase 4: Betrieb

Abbildung 14: Phase 5: Überführung der Papierakte

Abbildung 15: Frühes Archivieren

Abbildung 16: Spätes Archivieren

Abbildung 17: Archivieren bei Bearbeitung

Abbildung 18: Beispiel einer Registerstruktur Anhang Seite 14

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung

Tabelle 2: Beispiel für einen Projektstrukturplan

Tabelle 3: Beispiel für eine Berechtigungsstruktur

Tabelle 4: Softwareangebot Anbieter 1

Tabelle 5: Softwareangebot Anbieter 2

Tabelle 6: Softwareangebot Anbieter 3

Tabelle 7: Glossar der Fachbegriffe

Tabelle 8: Aufbewahrungsfristen- und form Anhang

Hinweise

Hinweis zur sprachlichen Regelung

In dieser Arbeit wird bei geschlechtsabhängigen Bezeichnungen wie z. B. bei „Beamter“ auf die zusätzliche weibliche Form „Beamtin“ aus Vereinfachungsgründen verzichtet. Mit der männlichen Form sind deshalb beide Geschlechter gemeint.

Die Begrifflichkeiten „digital“, „elektronisch“ und „virtuell“ werden in der Diplomarbeit als Synonyme verwendet.

Sonstige Hinweise

Der Begriff „digitale Personalakte“ wird im Folgenden ausschließlich für die digitale Ablage und Archivierung der Personalakte im Rahmen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) verwendet.

Alle in dieser Arbeit aufgeführten Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, etc. sind - teils auszugsweise - im Anhang abgedruckt.

Bei Nennung von Landesgesetzen (z. B. LBG, LDO, LDSG) bezieht sich dies auf die Landesgesetze von Baden-Württemberg. Auf Abweichendes wird hingewiesen.

Paragraphen werden im Fließtext in Klammern zitiert, z. B. (§ 113 LBG). Quellenangaben gehen aus den Fußnoten hervor (siehe Literaturverzeichnis). Kursiv gedrucktes in der Fußleiste beinhaltet Verweise auf andere Gliederungspunkte und sonstige ergänzende Hinweise.

Alle mit einem Sternchen (*) versehenen Wörter werden im „Glossar der Fachbegriffe“ am Ende dieser Arbeit erklärt.

1. Allgemeines

1.1 Einleitung

1.1.1 Motivation

Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach „Personal, Organisation, Kommunikation“ entschieden habe, reifte bei mir der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde. Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber- Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems¹ die digitale Personalakte imple- mentiert.

Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleichzeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.

Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.

Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.

Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen in diesen Leitfaden mit ein.

1.1.2 Problemstellung

Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschaftspolitische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Verwaltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.

Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am „paperless-office“ vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der Trend dorthin zu; doch stellt sich die Frage, ob das papierlose Büro überhaupt erstrebenswert ist.

Speziell im Hinblick auf die Personalaktenverwaltung hat diese Innovation auch im Personalbereich Einzug gehalten. Immer mehr personal- verwaltende Stellen versuchen durch Modernisierungsmaßnahmen ihre anfallenden Arbeiten und Verwaltungsabläufe zu optimieren. Dabei ist es wichtig, an Arbeitsprozesse anzuknüpfen, die von wesentlicher Bedeutung für die Personalarbeit sind.

Die Sachbearbeiter in den Personalämtern müssen tagtäglich mit Personalakten arbeiten. Hier stellen die Ablage von Schriftgut und die Recherche nach Informationen zur Vorbereitung von Personalent- scheidungen die Hauptaufgaben dar und nehmen die meiste Arbeitszeit in Anspruch. Diese Vorgänge sollen mit der digitalen Personalakte erleichtert werden. Die Umstellung von der manuellen zu der elektronischen Personalakte ist für die personalverwaltenden Stellen allerdings eine große Herausforderung.

Einerseits ist die Einführung einer digitalen Personalakte mit hohen Erwartungen, andererseits aber auch mit großen Bedenken verbunden. Die Erwartungen beziehen sich auf enorme Einsparpotentiale in Bezug auf Personal- und Sachkosten, aber auch einer zeitlichen Komponente. Die Bedenken sind durch Unsicherheiten geprägt:

Kann die digitale Personalakte wirklich den rechtlichen Anforderungen ge- nügen? Kann der Zugriff auf Akten und die Recherche über deren Inhalt vereinfacht werden und schneller erfolgen? Können wirklich alle Schrift- stücke digitalisiert werden, oder müssen nach wie vor Dokumente in Papierform abgelegt werden? Welche technischen Ansprüche müssen erfüllt werden? Welche Schritte müssen bei dem Einführungsprozess beachtet werden? Welche organisatorischen Veränderungen bringt die Implementierung mit sich? Werden die Mitarbeiter das neue Medium auch annehmen?

An diesen und weiteren interessanten Fragestellungen knüpft dieser Leitfaden an. Er klärt die Zulässigkeit der digitalen Aktenführung und zeigt die organisatorischen Schritte ihrer Umsetzung auf.

1.1.3 Zielsetzung

Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personal- akte einführt.

Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als „Gebrauchsanleitung“, die offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung umzugehen.

Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.

Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Ein- führung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4) zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich überhaupt nicht in Frage kommt.

Keinesfalls soll der Leitfaden eine „Werbemaßnahme“ für die Digitalisierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.

Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren. Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.

1.1.4 Themeneingrenzung

Obwohl sich diese Arbeit umfassend mit der Einführung der digitalen Personalakte befasst, kann nicht für jedes dabei auftretende Problem eine allgemein gültige Musterlösung gegeben werden. Bestimmte Probleme können auftreten, die einer individuellen Lösung bedürfen. Auch liegt es in der Natur eines Leitfadens, nicht gänzlich auf jedes noch so kleine Detail eingehen zu können; hierfür wäre die behandelte Thematik zu komplex. Deshalb möchte der Autor an dieser Stelle auf die im Literaturverzeichnis niedergeschriebenen Quellen verweisen. Aus dieser umfangreichen Literatur können weitere Informationen zur behandelten Thematik entnommen werden.

Dennoch sollte eine weitestgehend reibungslose Einführung der elektronischen Aktenführung anhand dieses Leitfadens möglich sein. Die digitale Personalakte wird in Form eines Projektes eingeführt. Allerdings soll im vorliegenden Leitfaden nicht explizit auf Projektmanagement-Grundlagen eingegangen werden.

1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?

Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten und eine elektronische Aktenführung anstreben.

Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B. Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).

Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalaktenführende Stellen ansprechen soll.

Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:

Behördenleiter

… weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht

Führungskräfte der Personalverwaltungen

… weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden

Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung

... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen; somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin

Organisations- und EDV-Abteilungen

… weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben, die nötigen Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen hinsichtlich der EDV mit einbringen

1. Allgemeines 1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?

Personalvertretung

… weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende Funktion ausübt

Datenschutzbeauftragte

… weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen Personalakte eine erhebliche Rolle spielt

sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung

… weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen

Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren, sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.

1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?

Nach der Einleitung gliedert sich der Leitfaden in fünf Teilbereiche:

Zunächst werden im zweiten Abschnitt die Grundlagen der Personal- aktenführung aufgezeigt. Hierunter fallen beispielsweise die einschlägigen Rechtsgrundlagen im Beamten- und Arbeitnehmerbereich. Im Anschluss wird der Personalaktenbegriff materieller und formeller Art sowie die Abgrenzung zur Sachakte erläutert. Den nächsten Unterpunkt bilden wichtige Grundsätze der Personalaktenführung. Eingehend auf den Aufbau, den Inhalt und die Einsichtnahme der Personalakte endet der erste Abschnitt mit den Aufbewahrungsnormen und -fristen der Personal- aktenschriftstücke.

Im Fokus des dritten Teils steht der Datenschutz. Anfangs wird das Recht auf informationelle Selbstbestimmung dargelegt. Danach wird die Frage geklärt, ob die digitale Personalakte im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überhaupt zulässig ist. Des Weiteren wird auf Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes und auf die Individualrechte der Betroffenen eingegangen.

Der vierte Teil beschäftigt sich mit den Grundlagen der digitalen Aktenablage. Zunächst werden der Aufbau und die Funktion eines Dokumenten-Management-Systems dargestellt, sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Archivierung erläutert. Anschließend wird im Rahmen der Beweisqualität digitaler Dokumente vor Gericht auf die qualifizierte elektronische Signatur* eingegangen.

Gliederungspunkt Fünf bildet den Hauptteil der Diplomarbeit. Hier sollen vorab die Beweggründe für den Einsatz der digitalen Personalakte aufgezeigt werden. Im weiteren Verlauf befasst sich dieser Bereich mit dem Einführungsprozess. Dabei wird dem Leser Schritt für Schritt die Vorgehensweise bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte näher gebracht. Wichtige Bestandteile sind beispielsweise die Beteiligung der Personalvertretung, das Festlegen von Anforderungen an ein DMS, dessen Einführung und die Einigung über eine Register- und Berechtigungsstruktur. Einen weiteren Meilenstein des Vorhabens stellt die Überführung von der Papierakte in die elektronische Akte mittels Scanner dar.

Der fünfte Abschnitt geht auch auf die Anbindung anderer Personalprogramme und die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Personalakte ein. Außerdem werden die Vorteile und Risiken, sowie die Probleme, welche die digitale Personalakte vor, während und nach der Einführung mit sich bringt, hervorgehoben und kritisch betrachtet. Diesbezüglich werden Ansätze zur Problemlösung genannt.

Der Leitfaden endet mit einem Fazit, in welchem der Autor die Ergebnisse zusammenfasst und eine persönliche Bewertung vornimmt. Des Weiteren gibt der Verfasser einen Ausblick auf die voraussichtliche Entwicklung im Themengebiet „paperless-office“.

2. Einführung in das Personalaktenrecht

2.1 Rechtsgrundlagen

2.1.1 Beamte

Die Pflicht zur Führung von Personalakten für Beamte* ergibt sich aus unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Grundnorm bildet § 50 Beamtenstatusgesetz.² Die hier niedergeschriebenen Regelungen gelten verbindlich für alle Bundesländer.

Durch Art. 72 Abs. 1 i. V. m. Art. 74 Abs. 1 Nr. 27 GG³ wird den Ländern das Recht eingeräumt, ergänzende Vorschriften zum Personalaktenrecht der Beamten zu erlassen, sofern diese nicht den Regelungen aus dem BeamtStG entgegenstehen. Von dieser Befugnis hat das Land Baden- Württemberg Gebrauch gemacht und ausführlichere Rechtsnormen zur Führung von Personalakten im Landesbeamtengesetz in den §§ 113 bis 113 g festgelegt.

Demnach besteht für jeden Dienstherren* die Pflicht, über jeden seiner Beamten eine Personalakte anzulegen und zu führen (vgl. § 113 Abs. 1 S. 1 LBG). Hierbei kommt es nicht darauf an, in welcher Art des Beamtenverhältnisses (auf Lebenszeit, auf Zeit, auf Probe oder auf Widerruf, vgl. § 7 Abs. 1 Nr. 1 - 4 LBG) sich der Beamte befindet.⁴ Neben diesen gesetzlichen Normen hat das Innenministerium BW eine Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des LBG erlassen. Diese Vor- schrift gibt detaillierte Hinweise zur Personalaktenführung, präzisiert damit die im Landesgesetz aufgeführten Regelungen und hat Wirkung auf nachgeordnete Behörden.⁵

Außerhalb dieser Vorschriften steht es den personalverwaltenden Stellen frei, weitere eingehendere Regelungen durch Dienstvereinbarungen* zu treffen.⁶

2.1.2 Arbeitnehmer

Das Recht zur Führung von Personalakten über die Arbeitnehmer* im öffentlichen Dienst ist unbestritten. Es hat Bedeutung für die Personal- planung, den sachgemäßen Einsatz der Beschäftigten auf den verschie- denen Arbeitsplätzen, die berufliche Entwicklung und den Vergleich der einzelnen Arbeitnehmer untereinander.⁷ Eine gesetzliche Verpflichtung zur Führung von Personalakten der Arbeitnehmer gibt es allerdings nicht.⁸

Aus § 3 Abs. 5 TVöD ergibt sich lediglich das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine Personalakte. Es wird daher als selbstverständlich angesehen, dass Personalakten auch im Arbeitsverhältnis geführt werden. Hier gelten mangels spezieller Vorschriften die allgemeinen Grundsätze des Personalaktenrechts (siehe 2.3).⁹

Bis zur Einführung des TVöD am 1. Oktober 2005 war das Personalaktenrecht für die Angestellten und Arbeiter (jetzt Beschäftigte) des öffentlichen Dienstes in § 13 BAT geregelt. Diese Regelungen wurden überwiegend aus dem Beamtenrecht übernommen.

Obwohl durch die Einführung des TVöD eine Loslösung vom Beamten- recht erfolgt ist, werden in der Praxis nach wie vor die beamtenrechtlichen Vorschriften (§§ 113 - 113 g LBG) zur Personalaktenführung auch auf die Arbeitnehmer angewandt. Dies wird hauptsächlich aus Gründen der Praktikabilität und des weitgehend einheitlichen Vollzugs als sinnvoll angesehen. Dieser Ansicht ist auch das Innen- und Finanzministerium Baden-Württemberg.¹⁰

Des Weiteren verweist § 36 Abs. 3 LDSG, für den Bereich der Verarbeitung von Personalaktendaten von Beschäftigten, auf die für Beamte geltenden Vorschriften der §§ 113 bis 113 g LBG.

2.2 Personalaktenbegriff

Der Personalaktenbegriff unterscheidet sich im formellen und materiellen Sinne.¹¹ Bestimmte Unterlagen, auch Sachakten* genannt, müssen außerdem getrennt von der Personalakte geführt werden (vgl. § 113 Abs. 1 S. 4 LBG).

Der Personalaktenbegriff ist im Arbeitnehmerbereich gesetzlich nicht definiert.¹² Das BAG unterscheidet in Anlehnung an die Rechtsprechung des BVerwG aber ebenso zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.¹³ Die Vorschriften des Beamtenrechts finden demnach entsprechende Anwendung für die Beschäftigten¹⁴ des öffent- lichen Dienstes.¹⁵

2.2.1 Materieller

Der materiellrechtliche Personalaktenbegriff umfasst alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich mit der Person eines bestimmten Bediensteten befassen. Hierzu gehören auch Unterlagen, welche die Entwicklung des Dienstverhältnisses betreffen.¹⁶

Das Beamtenrecht kennt eine materielle Begriffsdefinition, die auf den Inhalt der Personalakte abstellt (vgl. BVerwGE 67, 300). Hiernach versteht man unter der Personalakte eine Sammlung von Personalunterlagen und dienstlichen Beurteilungen, sowie Vorgänge, die den Inhalt des Dienst- verhältnisses insgesamt oder einzelner aus ihm fließender Rechte und Pflichten bestimmen oder verändern; des Weiteren Unterlagen, aus denen die Art und Weise zu ersehen ist, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren (vgl. Nr. 1.1 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).¹⁷

Ferner kommt es nicht darauf an, ob eine Akte formal als Personalakte bezeichnet wird, entscheidend ist ihr Inhalt (vgl. BVerwGE 35, 255 und 36, 134; 32, 135).¹⁸

2.2.2 Formeller

Die Personalakte im formellen Sinne umfasst die Anwendung formeller Kriterien im Hinblick auf die förmliche Aktenanlage, Behandlung, Registrierung und Aufbewahrung der Personalunterlagen.¹⁹

Sie bezeichnet alle in Ordnern, Heftern, Aktendeckeln und sonstigen Blattsammlungen untergebrachte, chronologisch oder alphabetische geordnete, ggf. nach Untergruppen (Grund- und Teilakten) gegliederte Sammlungen, wie sie einheitlich im öffentlichen Dienst angelegt und als solche gekennzeichnet wird.²⁰

2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte

Sachakten enthalten alle Unterlagen, die nicht unter den materiellen oder formellen Personalaktenbegriff gefasst werden können;²¹ also Vorgänge, die nicht in einem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Dienstverhältnis stehen, sondern anderen sachlich zu trennenden Zwecken dienen (vgl. Nr. 1.5 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Sachakten sind keine Bestandteile der Personalakte, für sie besteht kein Einsichts- und Auskunftsrecht.²²

Zu den Sachakten gehören (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g):

Prüfungsakten

Hierunter fallen alle Unterlagen über einzelne Prüfungsleistungen (z. B. Klausuren) einschließlich ihrer Bewertung.²³ Ausgenommen hiervon sind Prüfungszeugnisse (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Sicherheitsakten

Das Ergebnis einer Sicherheitsprüfung* nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz ist Bestandteil der Personalakte. Nicht jedoch Unterlagen, die ausschließlich bei dem Geheimschutzbeauftragten* als Sachakten geführt werden.²⁴

Kindergeldakten

Sie dürfen wegen ihrer tatbestandsmäßigen Verknüpfung mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden. Allerdings müssen sie von der übrigen Personalakte getrennt sein (z. B. durch Registeraufteilung) und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit verarbeitet werden (vgl. 1.5 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Untersuchungsunterlagen des ärztlichen Dienstes des Dienstherrn Unberührt bleiben hierbei die für die Personalakte bestimmten Zeugnisse und Stellungnahmen, die der Vorbereitung einer dienstrechtlichen Entscheidung dienen.²⁵

Prozessakten

Besetzungsvorgänge

Unterlagen der Personalvertretung und des Landespersonalausschusses

Vorgänge der Erteilung von Ausnahmegenehmigungen nach den Laufbahnvorschriften

Vorgänge über die Personalplanung, Stellenausschreibungen, Ausleseverfahren, Stellenbewertungen, Geschäftsverteilung

Wie oben festgestellt, können Sachakten auch Personaldaten enthalten. Es gibt also eine gewisse Schnittmenge zwischen dem Inhalt der Sachakten und dem der Personalakten.

Auch Sachakten unterliegen dem Datenschutz. Für Sie gelten i. d. R. spezielle Vorschriften, welche die jeweiligen Bereiche betreffen (z. B. Sozialdatenschutz, Steuergeheimnis, ärztliche Schweigepflicht), aber auch die allgemeinen Regelungen aus dem LDSG.²⁶

2.3 Grundsätze der Personalaktenführung

Die folgenden Grundsätze der Personalaktenführung gelten für die Beamten und Arbeitnehmer in gleichem Maße (s. o.). Aus Vereinfachungsgründen werden die Grundsätze daher aus der Sicht des Beamtenrechts dargestellt.

2.3.1 Vollständigkeit und Kontinuität

Der Grundsatz der Vollständigkeit bezieht sich auf den materiellen Personalaktenbegriff und die Führung der Personalakte. Die Vollständig- keit der Personalakte ist dann gegeben, wenn sie aus allen den Beamten betreffenden Vorgängen* gebildet wird;²⁷ d. h. eine chronologische und vollständige Sammlung von Schriftstücken, welche in Bezug auf die Person des Arbeitnehmers von dienstlichem Interesse sind.²⁸

Der Grundsatz der Vollständigkeit wird durch § 113 e LBG eingeschränkt. Diese Regelung stärkt die Rechte des Beamten insofern, dass eine eindeutige gesetzliche Grundlage für die Entfernung und Vernichtung²⁹ von Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen über den Beamten geschaffen wurde (vgl. § 113 e Abs. 1 LBG sowie Nr. 7 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Eine Bereinigung der Personalakte zur Verhinderung einer Überfrachtung steht dem Grundsatz der Vollständigkeit nicht entgegen. Unterlagen, die für das Dienstverhältnis keine Bedeutung mehr haben und für die keine Aufbewahrungspflicht besteht, können aus der Personalakte entfernt werden. Eine Bereinigung wäre nicht zulässig, wenn die Personalakte dadurch ein unrichtiges Bild über den Arbeitnehmer und sein Arbeits- verhältnis vermittelt.³⁰ Werden Unterlagen aus der Personalakte entfernt, muss der Arbeitnehmer hiervon unterrichtet und ggf. eine Zustimmung hierüber eingeholt werden. Einer Unterrichtung bedarf es nicht bei Unterlagen, welche für den Bediensteten nachteilig sind (z. B. negative Beurteilungen, Verwarnungen, Verweise und Abmahnungen).³¹

Unter dem Kontinuitätsgrundsatz versteht man die möglichst lückenlose Führung der Personalakten über den beruflichen und dienstlichen Werdegang des Beamten,³² sowie dienstlich relevante Daten über seine Befähigung und Leistung.³³

2.3.2 Offenheit und Wahrheit

Der Grundsatz der Offenheit findet zum einen Ausdruck in dem Einsichts- recht in die Personalakte, welches jedem Beamten zusteht, zum anderen besagt er, dass das Führen von sog. Geheim- oder Sonderakten über den Beamten unzulässig ist.³⁴ Dabei handelt es sich um nichtoffizielle Neben- akten oder Zweitakten, die ohne Wissen des Beamten geführt werden. Sie verstoßen gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung³⁵ und das im Grundgesetz verankerte Persönlichkeitsrecht (vgl. Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 GG).³⁶

Der Grundsatz der Wahrheit besagt, dass aus den Personalakten ein zutreffendes, wahrheitsgemäßes, zuverlässiges und objektives Bild über die Persönlichkeit des Bediensteten ersichtlich sein muss.³⁷ Dies setzt voraus, dass die Personalaktendaten richtig, umfassend offen und vertraulich dokumentiert werden. Ansonsten vermittelt die inhaltliche Führung der Personalakte ein falsches Persönlichkeits-, Verhaltens- und Leistungsbild des Beamten. Es kommt nicht darauf an, ob die Unterlagen und Vorgänge für den Beamten vorteilhaft oder nachteilig sind. Wahrheitswidrige Unterlagen in der Personalakte sind gegebenenfalls richtig zu stellen und gemäß § 113 e LBG zu entfernen und zu vernichten.³⁸

2.3.3 Vertraulichkeit (sog. Personalaktengeheimnis)

Der Grundsatz der Vertraulichkeit ergibt sich aus dem im Grundgesetz festgelegten allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) und der Fürsorgepflicht des Dienstherrn.³⁹ Weitere Gesichtspunkte der Vertraulichkeit stellen der Vertrauensschutz, die Schweigepflicht und der Datenschutz dar.⁴⁰

Konkretisiert wird diese Vorschrift durch die im LBG genannten Regelungen (vgl. § 113 Abs. 1 S. 1 LBG). Danach sind Personalakten der Beamten vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen (vgl. Nr. 1.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).

Dies bedeutet, dass der Dienstherr dafür verantwortlich ist, die Personal- akten vor dem Zugriff Dritter* zu sichern. Um das Aktengeheimnis* zu wahren sollte der Kreis der zugangsberechtigten Personen so klein wie möglich gehalten werden. Lediglich die im Rahmen der Personalverwal- tung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Personen sollen Zugang zu den Akten haben (vgl. § 113 Abs. 3 LBG). Aus dem hierarchischen Behördenaufbau ergibt sich, dass darüber hinaus auch der Behördenleiter und sein ständiger Vertreter Zugang zu den Personalakten haben dürfen.⁴¹ Diese Regelung gilt, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung* oder der Personalwirtschaft* erforder- lich ist; ebenso greift diese Vorschrift für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren (vgl. §§ 113 Abs. 1 S. 3 sowie 113 Abs. 3 LBG).⁴²

Besonders sensible Unterlagen, wie beispielsweise der körperliche, geistige oder seelische Zustand eines Mitarbeiters sind vor Einblick zu schützen.⁴³ Wenn es möglich ist, sind solche Daten getrennt der formellen Akte in einem separaten Raum oder Aktenschrank aufzubewahren. Falls nicht, so schreibt das BAG vor, müssen diese Schriftstücke in einem verschlossenen Umschlag in der Akte aufbewahrt werden, um zu verhindern, dass sie nicht ohne konkreten Anlass bei der regelmäßigen Sachbearbeitung ins Auge fallen (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g sowie BAG 15.07.1987, DB 87, 2571 und BAG 12.09.2006 - 9 AZR 271/06-).⁴⁴

2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte

Wie bereits oben aufgeführt, darf über jeden Beamten nur eine Personal- akte geführt werden. Diese kann aber nach sachlichen Gesichtspunkten in Grund-, Teil- und Nebenakten aufgeteilt werden (vgl. § 113 Abs. 2 LBG sowie Nr. 2.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).^{45 46} Im Rahmen des pflicht- gemäßen Ermessens⁴⁷ bleibt es der personalaktenverwaltenden Stelle selbst überlassen, wie sie die einheitliche⁴⁸ Personalakte verwaltungs- technisch gliedert.⁴⁹

2.4.1 Grundakte

Die Grundakte, auch Hauptakte genannt, enthält insbesondere Unterlagen über die Begründung des Dienstverhältnisses sowie den dienstlichen Werdegang und Einsatz des Beamten (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g):

- Personalbogen
- Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild
- Ablichtungen des Reisepasses und des Personalausweises, Personenstandsurkunden und Staatsangehörigkeitsnachweise sowie Nachweis über die Rechtsstellung als Deutscher
- Nachweise über Vor-, Aus- und Weiterbildung einschließlich Prüfungs- zeugnissen und anderweitigen Befähigungsnachweisen
- Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
- Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung für einen bestimmten Dienstposten, Nachweis der Schwer- behinderteneigenschaft
- Nachweis über Wehr- oder Zivildienst
- Unterlagen über Ernennungen, Vereidigung, Beförderungen, Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen, Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, Ehrungen
- mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen, sowie die Äußerung des Beamten dazu
- abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis sowie aus Regress- und Schadensersatzverfahren
- dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse
- aktuelle Leistungsfeststellungen nach der Leistungsstufenverordnung
- Besoldungsunterlagen einschließlich der Unterlagen über vermögens- wirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse
- Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reise- kostenvergütung
- Unterlagen über die Bewilligung von Leistungsprämien
- Unterlagen über Dienstunfälle und Sachschadenersatz

Um die Transparenz der Personalakte gegenüber dem Beamten zu wahren, enthält die Grundakte stets ein aktuelles und vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten (vgl. § 113 Abs. 2 S. 4 LBG).⁵⁰

2.4.2 Teilakten

Zwingend sieht das Gesetz die Errichtung von Teilakten für Unterlagen über Disziplinarverfahren (vgl. § 113 Abs. 2 Satz 1, 2. HS LBG), für die Beihilfeakte (vgl. § 113 a LBG) sowie für Heilfürsorge und -verfahren vor.⁵¹ Im Hinblick auf die besonderen Entfernungs-, Vernichtungs- und Tilgungs- fristen (§§ 113 e, 113 f LBG, 118 Abs. 4 LDO) sollten folgende Unterlagen in Teilakten geführt werden (vgl. 2.2 VwV-LBG zu §§ 113 - 11 g LBG):⁵²

- Unterstützungen und Zuschüsse
- Urlaub (Erholungs-, Sonder- u. Erziehungsurlaub, Dienstbefreiung)
- Erkrankungen, Kuren
- Umzugs- und Reisekostenvergütung
- Versorgung
- missbilligende Äußerungen eines Dienstvorgesetzten
- Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen gegeben haben
- strafgerichtliche Verurteilungen und andere Entscheidungen in Straf-, Bußgeld- sowie Ermittlungs- und berufsgerichtlichen Ver- fahren, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen ge- geben haben.

Des Weiteren empfiehlt sich die Anlage von Teilakten für Unterlagen über

- Besoldung (einschließlich vermögenswirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse)
- Trennungsgeld
- dienstliche Beurteilungen
- Nebentätigkeiten
- Dienstunfälle
- Sachschadensersatz.

Je nach Bedarf können weitere Teilakten angelegt werden.

Die Führung von Teilakten kann auch dazu dienen, das Einsichtsrecht (s. u.) sachgerecht zu ermöglichen, da im Laufe der Dienstzeit ein erheblicher Unterlagenbestand entsteht.⁵³

In der Praxis werden Grund- und Teilakten meist zusammen in einem sog. Organisationshefter mit mehreren Unterregistern geführt. Das erste Register beinhaltet hierbei die Grundakte. Die nachfolgenden Register, also die Teilakten, können je nach Bedarf angelegt werden.

Um die Übersichtlichkeit zu wahren, empfiehlt es sich, ein Deckblatt zu führen, auf dem der Inhalt der einzelnen Register genauer beschrieben wird und welches so die Ablage von Schriftstücken erleichtert.⁵⁴

2.4.3 Nebenakten

Nebenakten (also Aktendoppelstücke) dürfen nur Unterlagen enthalten, welche im Original oder als Mehrstück auch in der Grundakte oder in einer Teilakte enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgaben- erfüllung der betreffenden Behörde erforderlich ist (vgl. § 113 Abs. 2 S. 3 LBG sowie Nr. 2.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g). Die Erforderlich- keit zur Errichtung von Nebenakten ist dann gegeben, wenn dies zu einer reibungslosen Personalverwaltung zwingend notwendig ist.⁵⁵ Sie dürfen nur angelegt werden, wenn die Beschäftigungsbehörde nicht zugleich die Personalakte führt, der Beamte bei einer Außenstelle der personalaktenführenden Behörde beschäftigt ist, welche nicht für die Führung der Personalakte zuständig ist, oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind.⁵⁶ Dies ist bei einem mehrstufigen Verwaltungsaufbau häufig der Fall.⁵⁷

Sobald eine Notwendigkeit für die Führung von Nebenakten bei der jeweiligen Behörde nicht mehr besteht, muss das Doppel aufgelöst und vernichtet werden.⁵⁸

2.5 Einsichtnahme* und Auskunft*

2.5.1 Allgemeines

Das Recht zur Einsicht in die vollständige⁵⁹ Personalakte ist ein hergebrachter Grundsatz des Berufsbeamtentums⁶⁰ (vgl. Art. 33 Abs. 5 GG) und steht jedem Beamten auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses zu (vgl. § 113 c Abs. 1 LBG).

Die Einsichtnahme für Beschäftigte* des öffentlichen Dienstes ergibt sich aus § 3 Abs. 5 TVöD⁶¹ sowie § 3 Abs. 6 TV-L. Die folgenden Ausführungen werden aus der Sichtweise des Beamtenverhältnisses dargestellt. Sie gelten entsprechend auch für Tarifarbeitnehmer.⁶²

Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf die Personalakte im materiellen Sinn. Hierzu zählen nicht nur die papiergeführten Akten, sondern alle den Beamten betreffende Daten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit seinem Beamtenverhältnis stehen. So auch diese, die in Karteien oder automatisiert geführten Dateien gespeichert sind (vgl. § 21 Abs. 1 u. 3 S. 2 LDSG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Personenbezogene Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftige Schrift- stücke müssen vor der Einsichtnahme herausgenommen werden. Hier bestünde sonst unvermeidlich die Gefahr, den Grundsatz der Vertraulich- keit hinsichtlich der Daten anderer Bediensteten zu verletzen.⁶³ Ist die Trennung nicht möglich oder mit unverhältnismäßig großem Auf- wand verbunden, kann eine mündliche Auskunft gegeben werden (vgl. § 113 c Abs. 4 S. 2 u. 3 LBG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Besonders sensible Daten wie z. B. ärztliche Gutachten und Unter- suchungsergebnisse werden i. d. R. in verschlossenen Umschlägen auf- bewahrt. Auf Verlangen ist dem Beamten auch in diese Unterlagen Einsicht zu gewähren. Im Rahmen der Fürsorgepflicht kann die Dienststelle die Akteneinsicht in die verschlossenen Umschläge verweigern, wenn ärztlich begründet die Gefahr besteht, dass der Beamte bei Kenntnisnahme des Befundes erheblichen Schaden an seiner Gesundheit nehmen wird. Hier kann alternativ ein bevollmächtigter Arzt Einsicht nehmen (vgl. Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Einsicht nehmen können auch Personen, die vom Beamten namentlich/ schriftlich dazu bevollmächtigt wurden (vgl. § 113 c Abs. 2 S. 1 LBG). Dabei ist die Vollmacht den Personalakten hinzuzufügen. Es genügt nicht, einen Personenkreis (z. B. den Personalrat) zu benennen. Verstirbt der Beamte, besteht außerdem die Möglichkeit, den Hinterbliebenen des Beamten und derer Bevollmächtigten die Einsichtnahme zu gewähren. Diese sind aber in der Regel nicht an die Amtsverschwiegenheit ge- bunden. Es muss daher eine sorgfältige Abwägung über die Berechtigung der Interessen der einsichtnehmenden Person gegenüber den dienst- lichen Belangen erfolgen.⁶⁴ Stehen dienstliche Gründe entgegen, kann die Einsichtnahme dem Bevollmächtigten verwehrt werden (Geheimhaltungs- interesse).⁶⁵

Das Einsichtsrecht kann mehrfach ausgeübt werden⁶⁶ und bedarf keiner Begründung.⁶⁷

Die gleichen Regelungen gelten nicht nur für die Einsichtnahme in die Personalakte, sondern auch für Auskünfte aus derselben (vgl. § 113 c Abs. 2 LBG).⁶⁸

Schwerbehinderte Menschen können nach § 95 Abs. 3 S. 1 SGB IX die Schwerbehindertenvertretung bei der Einsichtnahme hinzuziehen.⁶⁹

⁶⁴ Z. B die konkrete Bef ü rchtung des unsachgem äß en Gebrauchs des Akteninhalts durch den Bevollm ä chtigten.

Das Recht zur Einsichtnahme in die Personalakte sollte möglichst großzügig durchgeführt werden. Dies fördert das Vertrauen zwischen Mitarbeitern gegenüber der Dienststelle und dem Personalamt.

2.5.2 Verfahren der Einsichtgewährung

2.5.2.1 Ort

Wo die Akteneinsicht stattfindet, bestimmt die personalaktenführende Behörde (vgl. § 113 c Abs. 3 S. 1 LBG).⁷⁰ In der Regel wird die Personal- akte dort eingesehen, wo sie verwaltet wird. Befindet sich die Arbeitsstätte des Bediensteten anderenorts, kann auf Wunsch die Personalakte dorthin übersendet und zugänglich gemacht werden.⁷¹ Die Übersendung wird im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens der Personalstelle ausgeübt. Der Beamte kann nicht darauf bestehen, seine Personalakte in seinem Arbeitszimmer einsehen zu können.⁷²

2.5.2.2 Zeitpunkt

Der Zeitpunkt der Einsichtnahme richtet sich nach den üblichen Dienst- zeiten der aktenführenden Stelle der Behörde.⁷³ Befindet sich die Perso- nalakte zur Bearbeitung an einer anderen Stelle, so muss sie unverzüglich zur Gewährung des ungehinderten Einsichtsrechts zurück übersendet werden. Diese Verzögerung muss der Beamte akzeptieren. Allerdings darf der Dienstherr den Zeitpunkt der Einsichtnahme nicht willkürlich bzw. missbräuchlich aufschieben.⁷⁴

Da die Einsichtnahme nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis des Beamten steht, dürfen hierüber keine Aufzeichnungen (z. B. Datum, Dauer, angefertigte Abschriften) gemacht werden (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Abweichend der Regelung im Beamtenverhältnis kann beim Beschäftigten die erfolgte Einsichtnahme dokumentiert (Ort, Datum, Beteiligte, Bemerkungen) werden.⁷⁵

Der Arbeitgeber* ist nicht dazu berechtigt, eine Aufwandsentschädigung für die Zeit der Einsichtnahme zu erheben oder sogar das Arbeitsentgelt des Beschäftigten zu kürzen.⁷⁶

2.5.2.3 Kontrolle

Um einer Veränderung der Personalaktenunterlagen vorzubeugen, erfolgt die Einsichtnahme unter Anwesenheit eines Personalsachbearbeiters der Behörde (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g), so können gleichzeitig auftauchende Fragen beantwortet und Unklarheiten (z. B. Vermerke in Kurzschrift) geklärt werden.

Bei der Aufsicht sollte die damit betraute Person zum einen die aus- reichende Kontrolle gewährleisten, zum anderen aber entsprechend den Umständen des Einzelfalls Zurückhaltung üben, um den Eindruck eines unberechtigten Misstrauens gegenüber dem einsichtnehmenden Mitar- beiter zu vermeiden.⁷⁷

2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften, Kopien und Aus- drucken

Das Einsichtsrecht erlaubt dem Beschäftigten ausdrücklich, Auszüge, Abschriften und Fotokopien seiner Personalakte anzufertigen, sofern dienstliche Gründe (z. B. wenn das Dokument auch andere Bedienstete betrifft) dem nicht entgegenstehen (vgl. § 113 c Abs. 3 S. 2 LBG sowie § 3 Abs. 5 S. 3 TVöD). Es ist allerdings unzulässig, die ganze Personalakte abzuschreiben oder abzukopieren⁷⁸ und sich hierdurch praktisch ein Doppel der Akte zu beschaffen.⁷⁹ Die durch die Erstellung von Kopien entstehenden Kosten müssen vom Einsichtnehmenden getragen werden (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Werden personenbezogene Personalaktendaten automatisiert gespeichert (z. B. im Rahmen einer digitalen Personalakte), muss die Dienststelle für diese Daten einen kostenlosen Ausdruck erstellen und diesem bei Bedarf eine Erklärung beifügen (vgl. Nr. 5.4 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g). Die Abschrift von einem Computerbildschirm wird als unzumutbar an- gesehen.⁸⁰

Entstehen dem Beamten für die Einsichtnahme Kosten (z. B. Reisekosten), so muss der Beamte dafür selbst aufkommen (vgl. Nr. 5.3 VwVLBG zu §§ 113 bis 113 g).

2.5.3 Nach Beendigung des Beamtenverhältnisses

Das Einsichtsrecht in seine vollständige Personalakte steht jedem Beamten auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses (vgl. §§ 113 c Abs. 1; § 39 LBG) zu.⁸¹ Hierunter fallen auch Beamte, die vorläufig des Dienstes enthoben wurden (vgl. § 89 LDO), zwangsbeurlaubt (vgl. § 78 LBG, § 39 BeamtStG) oder in den einstweiligen Ruhestand versetzt worden sind (vgl. §§ 60 ff. LBG, §§ 30, 31 BeamtStG).

Von der Einsichtnahme ausgenommen sind Beamte, deren Ernennung sich als nichtig erwiesen hat (vgl. § 13 LBG, §§ 11 BeamtStG) oder bestandskräftig zurückgenommen wurde (vgl. § 14 LBG, § 12 BeamtStG).⁸² Für sie besteht die Möglichkeit, das Recht auf Akteneinsicht über die allgemeinen Vorschriften der Verwaltungsverfahrensgesetze (vgl. § 29 LVwVfG) und der Datenschutzgesetze (vgl. § 21 Abs. 1 und 3 LDSG) geltend zu machen.⁸³

2.5.4 Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Im Gegensatz zum Beamtenverhältnis besteht das Recht auf Personalakteneinsicht im Arbeitnehmerbereich nach herrschender Meinung nur während des aktiven Arbeitsverhältnisses.⁸⁴

Allerdings kann in Ausnahmefällen ein konkret berechtigtes Interesse geltend gemacht werden (z. B. zur Vorbereitung von Rentenanträgen).⁸⁵ Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers* kann sich auch durch eine nachvertragliche Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ergeben, die durch die Abwägung der beiderseitigen schutzwerten Interessen bestimmt wird.⁸⁶

2.5.5 Dritte

Neben der Einsichtnahme des Beamten selbst, seiner Bevollmächtigten, der Hinterbliebenen oder derer Bevollmächtigten, ist die Vorlage und Auskunft an „Dritte“ (vgl. § 113 d LBG) zu unterscheiden. Die Vorlage und Auskunft der Personalakte muss sich in diesen Fällen auf den notwendigen Umfang beschränken (vgl. § 113 c Abs. 3 LBG). Maß- stäbe sind hier der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz sowie die Berücksich- tigung gesetzlicher Vorgaben (unten aufgeführt). Zu prüfen ist dabei, ob die Aktenvorlage nicht gegen die Schutzbedürftigkeit der in der Personal- akte gespeicherten Daten verstößt und ob die anfordernde Stelle diese Daten für ihre Aufgabenerfüllung benötigt. Sofern eine Einzelauskunft aus der Personalakte genügt, ist diese der Vorlage vorzuziehen (vgl. Nr. 6.1 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).

Zur Vorlage und Auskunft berechtigte Stellen sind:

- Die Personalvertretung (vgl. § 68 Abs. 2 S. 3 LPVG)

Ein namentlich bestimmtes Mitglied des Personalrates darf mit Zustimmung des Beschäftigten⁸⁷ Einsicht in die Personalakte nehmen. Fehlt diese Zustimmung, darf eine mündliche Auskunft in dem Umfang gegeben werden, wie sie für die gesetzliche Aufgabenerfüllung der Personalvertretung benötigt wird.⁸⁸

- Die Verwaltungsgerichte (vgl. § 99 VwGO)

Behörden sind grundsätzlich zur Vorlage und Auskunft gegenüber Verwaltungsgerichten verpflichtet.

- Die Untersuchungsausschüsse des Landtages (vgl. § 14 des Gesetzes über Einsetzung und Verfahren von Untersuchungsausschüssen des Landtags)

Demnach sind alle Behörden des Landes sowie die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, unmittelbar zur Aktenvorlage und Auskunftserteilung verpflichtet.

- Der Petitionsausschuss des Landtags (vgl. § 1 des Gesetzes über den Petitionsausschuss des Landtags)

Er hat ein Recht auf Aktenvorlage zur Vorbereitung seiner Beschlüsse über Bitten und Beschwerden nach Art. 2 Abs. 1 LV sowie Art. 17 GG. Auf Verlangen muss ihm mündlich Auskunft gegeben werden.

- Der Landespersonalausschuss (vgl. § 129 LBG)

Soweit es zur Durchführung seiner Aufgaben gemäß § 125 LBG erforderlich ist, müssen alle Behörden dem Landespersonalausschuss Amtshilfe leisten. Ihm müssen auf Verlangen Auskunft erteilt und Akten übermittelt werden.

[...]

---

¹ Siehe hierzu Gliederungspunkt 4.1, Dokumenten-Management-System.

² Mit Wirkung vom 1. April 2009 wurde das BRRG durch das BeamtStG ersetzt.

³ Sog. konkurrierende Gesetzgebung.

⁴ Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 2.

⁵ Z. B. f ü r Gemeinden, Landkreise und den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden K ö rperschaften, Anstalten und Stiftungen des ö ffentlichen Rechts (vgl. II. VwV-LBG).

⁶ Siehe hierzu auch 3.3.1, Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift.

⁷ Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.

⁸ Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 4.

⁹ Neben den Grunds ä tzen der Personalaktenf ü hrung ist hier auch die Rechtsprechung des BAG heranzuziehen (z. B. bei der Auslegung von Begriffen). Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 2.

¹⁰ Vgl. [Wenz2007], S. 11.

¹¹ Vgl. [Kessler1997], S. 8.

¹² Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 63.

¹³ Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.

¹⁴ Besch ä ftigte i. S. v. § 1 Abs. 1 TV ö D.

¹⁵ Vgl. [Graz2004], S. 9.

¹⁶ Vgl. [BoltenPulte2002], S. 18.

¹⁷ Vgl. hierzu auch BVerwGE 67, 300.

¹⁸ Vgl. [DürrDürr2003], S. 76.

¹⁹ Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 3.

²⁰ Vgl. [Küttner2006], S. 1928, Rn. 3.

²¹ Vgl. [Kessler1997], S. 10.

²² Siehe hierzu auch 2.5, Einsichtnahme und Auskunft.

²³ Vgl. [Kessler1997], S. 10.

²⁴ Vgl. [Kessler1997], S. 11.

²⁵ Vgl. [Bergauer1996], S. 22.

²⁶ Vgl. [Wenz2007], S. 20.

²⁷ Vgl. [Geulen1984], S. 46.

²⁸ Vgl. [Bartosch2008], S. 40.

²⁹ Entfernung und Vernichtung sind als physische Herausnahme und Zerst ö rung zu verstehen. Eine Schw ä r zung zu tilgender Unterlagen reicht nicht aus. Vgl. [Born et al. 2004], § 113 e, Rn. 2.

³⁰ Siehe hierzu auch 2.3.2, Grundsatz der Offenheit und Wahrheit.

³¹ Vgl. [Bartosch2008], S. 42.

³² Vgl. [Geulen1984], S. 46.

³³ Vgl. [Bartosch2008], S. 40.

³⁴ Vgl. [MüllerBeck1996], § 113 Rn. 4.

³⁵ Siehe hierzu auch 3.1, Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

³⁶ Vgl. [Graz2004], S. 12.

³⁷ Vgl. [Geulen1984], S. 48.

³⁸ Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 35.

³⁹ Vgl. [Küttner et al. 2006], S. 1928.

⁴⁰ Vgl. [Bergauer1996], S. 23.

⁴¹ Vgl [Born et al. 2005], § 113, Rn. 16.

⁴² Bei der Personalaktenf ü hrung mittels EDV ist das LDSG anzuwenden. Vgl. [Bergauer1996], S. 68. Siehe hierzu auch 3., datenschutzrechtliche Regelungen.

⁴³ Vgl. [Ehmann2008], Teil 6/2.1, S. 5.

⁴⁴ Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 64.

⁴⁵ Vgl. [Kessler1997], S. 20.

⁴⁶ Nachfolgende Ausf ü hrungen ü ber den Aufbau und Inhalt der Personalakte gelten im Arbeitnehmerbereich entsprechend z. B: Arbeitsvertrag beim Angestellten; Ernennungsurkunde beim Beamten. Vgl. [Bremecker Hock2008], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 3.

⁴⁷ Ausnahmen hierzu siehe 2.4.2, Teilakten.

⁴⁸ Einheitlich, weil materiell rechtlich definiert.

⁴⁹ Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 13.

⁵⁰ Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 15.

⁵¹ Vgl. [Born et al. 2005], § 113 Rn. 13.

⁵² Vgl. [Kessler1997], S. 20 f.

⁵³ Vgl. [Kathke1994], Rn. 124.

⁵⁴ Siehe hierzu auch Anhang Seite 14, C: Beispiel einer Registerstruktur.

⁵⁵ Vgl. [Kathke1994], Rn. 128.

⁵⁶ Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 14.

⁵⁷ Vgl. [Kessler1997], S. 21.

⁵⁸ Vgl. [Kathke1994], Rn. 132.

⁵⁹ S iehe hierzu auch 2.4, Aufbau und Inhalt der Personalakte sowie 2.3.1, Grundsatz der Vollst ä ndigkeit.

⁶⁰ Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.

⁶¹ Z uvor geregelt in § 13 Abs. 2 BAT.

⁶² Vgl. [Wenz2007], S. 82.

⁶³ Vgl. [Dörner et al. 2003], Rn. 2379.

⁶⁵ Vgl. [Schaub et al. 2005], Seite 1520.

⁶⁶ Vgl. [Scheerbarth et al. 1992], S. 465.

⁶⁷ Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.

⁶⁸ Vgl. [Born et al. 2005], § 113 c, Rn. 5 - 7.

⁶⁹ G ilt f ü r Beamte und Arbeitnehmer gleicherma ß en.

⁷⁰ Vgl. [WichmannLanger2007], S. 428.

⁷¹ Vgl. [Geulen1984], S. 83.

⁷² Vgl. [Wenz2007], S. 88. Bei der elektronischen Personalaktenf ü hrung ist es m ö glich, dass jeder Mitarbeiter seine Personalakte am eigenen PC einsehen kann; siehe hierzu auch 5.3.3.3, Berechtigungskonzept.

⁷³ Vgl. [SchallHeupel2007], S. 43 Rn. 66.

⁷⁴ Vgl. [Geulen1984], S. 83.

⁷⁵ Vgl. [Schaub et al. 2005], S. 1520.

⁷⁶ Vgl. [BremeckerHock2005], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 7.1.

⁷⁷ Vgl. [Wenz2007], S. 90.

⁷⁸ Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 7.2.

⁷⁹ Vgl. [Geulen1984], S. 85.

⁸⁰ Vgl. [Wenz2007], S. 91.

⁸¹ Vgl. [DürrDürr2003], S. 76.

⁸² Vgl. [PostBraun1991], S. 124.

⁸³ Vgl. [Wenz2007], S. 92.

⁸⁴ Vgl. [Wenz2007], S. 91.

⁸⁵ Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 7.2.

⁸⁶ Siehe hierzu auch 2.6, Aufbewahrungsnormen- und fristen.

⁸⁷ Besch ä ftigte i. S. d. LPVG sind Arbeitnehmer und Beamte.

⁸⁸ Vgl. [Schnellenbach et al. 2005], Rn. 524.

• College: Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
• Grade: 1
• Author: Sven Kunzmann (Author)
• Publication Year: 2009
• Pages: 960
• Catalog Number: V186703
• ISBN (eBook): 9783656995760
• ISBN (Book): 9783869433752
• Language: German
• Tags: paperless-office, leitfaden, einführung, aktenablage, beispiel, personalakte