E-Mail ist als Kommunikationsmittel in Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken. Es wird zunehmend auch für den Versand von Geschäftsdokumenten verwendet. Dies wirft jedoch einige rechtliche Probleme auf, da E-Mails in Deutschland genauso zu behandeln sind wie andere Geschäftsdokumente. Dadurch unterliegen diese den gleichen Archivierungspflichten und -fristen wie nicht elektronische Geschäftsdokumente.
Um diese Archivierungspflichten zu erfüllen, gibt es spezielle IT-Systeme, die die Unternehmen dabei unterstützen, bzw. dieses überhaupt erst ermöglichen. Die Systeme können in verschiedene Klassen unterteilt werden, die unterschiedliche Anforderungen abdecken.
Die Arbeit soll mittelständische Unternehmen dabei unterstützen, die gesetzlichen, technologischen und organisatorischen Herausforderungen der E-Mail-Archivierung zu erkennen und Wege aufzeigen, durch welches System die damit verbundenen Probleme am besten gelöst werden können.
Dazu werden die rechtlichen Grundlagen geklärt, sowie die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen an E-Mail-Archivierungssysteme in einem Fragebogen erfasst und ausgewertet. Auf Basis der Ergebnisse werden verschiedene Klassen von Systemen anhand der ermittelten Kriterien miteinander verglichen und bewertet. Anhand der Bewertung kann für unterschiedliche Unternehmensgrößen eine Empfehlung für das jeweils beste System ausgesprochen werden.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Zweck der Arbeit
- Gang der Untersuchung
- CEMA AG
- Grundlagen und Begriffsbestimmung
- E-Mail-Archivierung
- Storage Management
- Compliance
- Zusammenfassung
- E-Mail-Archivierungssysteme
- Softwarelösung
- Appliance
- Hosted Service
- Journaling
- Single Instancing
- Mittelständische Unternehmen
- Gesetzliche Anforderungen
- Deutschland
- Handelsbriefe
- Abgabenordnung
- Handelsgesetzbuch
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
- Ausland
- Sarbanes-Oxley Act
- Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates
- Sanktionen
- Schlussfolgerung
- Organisatorische und technologische Herausforderungen
- Revisionssicherheit
- Zugriffsfähigkeit
- Spam
- Umgang mit privaten E-Mails
- Verschlüsselung
- BCC
- E-Mail-Verteiler
- Anforderungen an die Systeme
- Implementierungsdauer
- Schulungsbedarf der Benutzer
- Schulungsbedarf der Administratoren
- Administrationsaufwand
- Sicherheit
- Erweiterbarkeit
- Integration in vorhandene Infrastruktur
- Zusatznutzen
- Zusammenfassung
- Hypothesen
- Kostenvergleich
- Anschaffungskosten
- Laufende Kosten
- Zusammenfassung
- Ermittlung der Kundenanforderungen
- Grundlagen
- Vor- und Nachteile von Online-Fragebögen
- Arten von Fragen
- Filter
- Erstellung des Fragebogens
- Auswertung
- Statistik
- Nutzenwertanalyse
- Empfehlung
- Zusammenfassung und Ausblick
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Evaluierung von E-Mail-Archivierungssystemen, wobei der Fokus auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen liegt. Ziel ist es, die verschiedenen Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit zu vergleichen und Empfehlungen für die Auswahl des optimalen Systems zu geben.
- Gesetzliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung
- Technische Funktionsweise und Funktionsumfang verschiedener E-Mail-Archivierungssysteme
- Herausforderungen und Best Practices im Umgang mit E-Mail-Archivierung in Unternehmen
- Praktische Anwendung und Implementierung von E-Mail-Archivierungssystemen
- Kostenvergleich und Wirtschaftlichkeitsanalyse verschiedener E-Mail-Archivierungssysteme
Zusammenfassung der Kapitel
- Kapitel 1: Einleitung - Dieses Kapitel stellt den Zweck der Arbeit, den Gang der Untersuchung und die CEMA AG als Fallbeispiel vor.
- Kapitel 2: Grundlagen und Begriffsbestimmung - Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der E-Mail-Archivierung, definiert relevante Begriffe wie Storage Management, Compliance und Journaling und beschreibt verschiedene E-Mail-Archivierungssysteme, darunter Softwarelösungen, Appliances und Hosted Services.
- Kapitel 3: Mittelständische Unternehmen - Dieses Kapitel befasst sich mit den gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland und im Ausland. Dazu gehören beispielsweise die Handelsbriefe, die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch, der Sarbanes-Oxley Act und die Richtlinie 2006/43/EG. Des Weiteren werden mögliche Sanktionen bei Nichtbeachtung der Vorschriften erläutert.
- Kapitel 4: Organisatorische und technologische Herausforderungen - Dieses Kapitel beleuchtet organisatorische und technologische Herausforderungen im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung. Dazu gehören beispielsweise die Revisionssicherheit, die Zugriffsfähigkeit, der Umgang mit Spam, private E-Mails, Verschlüsselung und BCC.
- Kapitel 5: Anforderungen an die Systeme - Dieses Kapitel beschreibt wichtige Anforderungen an E-Mail-Archivierungssysteme, wie Implementierungsdauer, Schulungsbedarf, Administrationsaufwand, Sicherheit, Erweiterbarkeit, Integration in vorhandene Infrastruktur, Zusatznutzen und Kosten.
- Kapitel 6: Kostenvergleich - Dieses Kapitel vergleicht die Anschaffungskosten und laufenden Kosten verschiedener E-Mail-Archivierungssysteme anhand von Beispielrechnungen.
- Kapitel 7: Ermittlung der Kundenanforderungen - Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der Online-Umfrage und die Erstellung des Fragebogens, um die Kundenbedürfnisse im Bereich der E-Mail-Archivierung zu erfassen.
- Kapitel 8: Auswertung - Dieses Kapitel präsentiert die Ergebnisse der Umfrage, die mithilfe von Statistiken und einer Nutzenwertanalyse ausgewertet wurden. Es enthält auch Empfehlungen für die Auswahl des optimalen E-Mail-Archivierungssystems.
Schlüsselwörter
Die Diplomarbeit beschäftigt sich mit den zentralen Themen E-Mail-Archivierung, Compliance, Revisionssicherheit, Datenzugriff, Prüfbarkeit, Mittelständische Unternehmen, Softwarelösungen, Appliances, Hosted Services, Kostenvergleich, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Umfrage und Nutzenwertanalyse.
Häufig gestellte Fragen
Warum müssen Unternehmen E-Mails archivieren?
E-Mails gelten in Deutschland als Geschäftsdokumente und unterliegen daher denselben gesetzlichen Archivierungspflichten und -fristen wie Papierbriefe.
Welche Arten von Archivierungssystemen gibt es?
Man unterscheidet zwischen reinen Softwarelösungen, Appliances (Hardware-Software-Kombinationen) und Hosted Services (Cloud-Lösungen).
Was bedeuten „Compliance“ und „Revisionssicherheit“?
Compliance bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Revisionssicherheit stellt sicher, dass archivierte Daten nicht nachträglich verändert werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Journaling und Single Instancing?
Journaling erfasst jede E-Mail sofort beim Ein- oder Ausgang. Single Instancing spart Speicherplatz, indem identische Anhänge nur einmal gespeichert werden.
Welche Herausforderungen haben mittelständische Unternehmen?
Herausforderungen sind unter anderem der Umgang mit privaten E-Mails der Mitarbeiter, die Verschlüsselung und die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.
Wie wurden die Anforderungen der Kunden in der Arbeit ermittelt?
Die Ermittlung erfolgte über einen Online-Fragebogen, dessen Ergebnisse mittels einer Nutzenwertanalyse ausgewertet wurden.
- Quote paper
- Marco Viets (Author), 2010, Evaluierung von E-Mail-Archivierungssystemen auf Basis der Anforderungen mittelständischer Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/146781
