Betriebskosten werden vom Vermieter nicht länger als reine Durchlaufposten gesehen. Aufgrund hoher Preissteigerungsraten bei nahezu allen Betriebskostenarten kommt das Management nicht länger umhin, das Geschäftsfeld „Betriebskostenmanagement“ nach Optimierungsgesichtspunkten zu betreiben. Primärziele sind, eine Fluktuation zu vermeiden, Leerstände zu verringern und die Grundmiete zu steigern, ohne die Gesamtbelastung für den Mieter zu erhöhen. Um in diesem noch jungen Geschäftsfeld Erfolge verbuchen zu können, benötigt das Bewirtschaftungsmanagement ein aussagekräftiges Kennzahlensystem.
Jedes Kennzahlensystem muss auf die Gegebenheiten der jeweiligen Branche und auf die unternehmensbezogenen Tatbestände abgestimmt werden. Hierfür war im ersten Teil dieser Arbeit eine Definition und Abgrenzung der Begriffe Immobilien und Woh-nungswirtschaft notwendig. Dabei wurde auf die bereits angespannte wirtschaftliche Situation dieser Branche und die zu erwartenden Auswirkungen der absehbaren demographischen Entwicklung auf die Wohnungswirtschaft eingegangen. Mit Hilfe eines kennzahlgesteuerten Betriebskostenmanagements wurde ein Weg vorgestellt, der es dem Management ermöglicht, erfolgreich auf die bereits bestehenden und neuen Anforderungen zu reagieren.
In Kapitel 2 wurden die notwendigen Grundlagen über Kennzahlen vermittelt, um ein Kennzahlensystem für Betriebskosten in einem Wohnungswirtschaftsunternehmen einzuführen zu können. Dies wurde erreicht, indem Kennzahlen unter Zuhilfenahme von branchenspezifischen Beispielen in einen sinnvollen Kontext gestellt und miteinander verknüpft wurden.
Die in Kapitel 3 vorgestellte Fallstudie zeigt die spezifischen Aufgaben und Herausforderungen, mit denen sich ein Betriebskostenmanagement bei der Einführung eines Kennzahlensystems konfrontiert sieht. Aufgrund der heterogenen Immobilieneigenschaften wird zunächst auf Basis von Selektion und Segmentierung sowie Auswahl relevanter Kostenarten eine Vergleichbarkeit auf Detailebene hergestellt. Die auf dieser Ebene ermittelten Kennzahlen werden danach in ein Kennzahlensystem überführt und ermöglichen somit eine ganzheitliche Betrachtung des Geschäftsfeldes Betriebskosten. Eine elementare Voraussetzung für die Realisierung eines Kennzahlensystems besteht in der Möglichkeit, auf die benötigten Daten strukturiert und automatisiert zugreifen zu können.
Inhaltsverzeichnis
Einführung in das Thema Betriebskostenmanagement
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Bedarf eines kennzahlgesteuerten Betriebskostenmanagements
1.1 Immobilienwirtschaft
1.1.1 Funktion und Institution
1.1.2 Charakteristik der Immobilien
1.2 Wohnungswirtschaft
1.2.1 Definition und Abgrenzung
1.2.2 Daten zur Wohnungswirtschaft
1.3 Betriebskosten
1.3.1 Betriebskostenverordnung
1.3.2 Betriebskosten als Erfolgsfaktor
1.3.3 Neue Aufgaben des Betriebskostenmanagements
2 Aufbau und Verwendung von Kennzahlen
2.1 Charakteristik von Kennzahlen
2.2 Klassifizierung von Kennzahlen
2.3 Absolute Zahlen (Grundzahlen)
2.4 Verhältniszahlen (Relativzahlen)
2.4.1 Beziehungszahlen
2.4.2 Gliederungszahlen
2.4.3 Indexzahlen (Messzahlen)
2.5 Kennzahlensysteme
2.5.1 Ordnungssysteme
2.5.2 Rechensysteme
2.6 Benchmarking
2.7 Bedeutung für das Management
3 Fallstudie
3.1 Ausgangssituation
3.1.1 Untersuchter Bestand
3.1.2 Systemlandschaft
3.2 Betriebskostenbenchmarking
3.2.1 Auswahl der Objekte mittels Selektion
3.2.2 Auswahl relevanter Kostenarten
3.3 Die Technische Umsetzung des Betriebskostenkennzahlensystems
3.3.1 Stammdaten
3.3.2 Bewegungsdaten
3.4 Verbindung von Daten zu einem Betriebskostenkennzahlensystem
3.4.1 Bezugsgrößen
3.4.2 Oberste Zielkennzahl
3.4.3 Detailkennzahlen
3.4.4 Messgrößen für Betriebskostenkennzahlen
3.4.5 Aufbau des wohnungswirtschaftlichen Kennzahlensystems
4 Schlussbetrachtung
Literaturverzeichnis
Einführung in das Thema Betriebskostenmanagement
Die Wohnungswirtschaft befindet sich derzeit in einer Phase, die durch niedrige Renditen und teils gestiegene Leerstandsraten gekennzeichnet ist. Während in der Vergangenheit noch hohe Erträge zu verzeichnen waren, wandelt sich seit Mitte der 1990er Jahre der Wohnungsmarkt, bedingt durch eine subventionsinduzierte Angebotserweiterung, vom Anbieter- zum Nachfragermarkt. Verstärkt wird dieser Trend durch den bevorstehenden demographischen Wandel sowie durch Prognosen, die zwar von einer deutlichen Steigerung der Anzahl der Haushalte bis ca. 2020 ausgehen, ab 2030 allerdings einen beschleunigten Rückgang der Wohnflächennachfrage voraussagen (vgl. Spieker 2005: 181 ; Just 2005: 10).
Aktuell zeigen sich gestiegene Abgaben und Energiepreise verantwortlich für eine rasante Steigerung der Mietnebenkosten und wirken sich so zunehmend negativ auf den Unternehmensgewinn aus. Laut Aussagen des Deutschen Mieterbunds entfallen inzwischen rund 37% der Gesamtwohnkosten auf die Betriebskosten (vgl. Deutscher Mieterbund.e.V. 2008). Immer mehr Vermieter erkennen die Bedeutung der sogenannten „zweiten Miete“ und sehen sie nicht länger als reinen Durchlaufposten. Somit dienen verhältnismäßig niedrige Betriebskosten als positives Vermietungsargument und helfen die Leerstände zu reduzieren. Zudem erhöhen sie auch – da der Mieter meist mit der Gesamtbelastung rechnet – die Möglichkeit für Erhöhungen der Grundmiete und steigern somit den Nettoertrag des Eigentümers.
Ziel dieser Hausarbeit ist es aufzuzeigen, dass durch eine Optimierung der Nebenkosten unter Zuhilfenahme eines Kennzahlensystems Wohnungswirtschaftsunternehmen auch zukünftig in der Lage sein werden, höhere Erträge zu generieren, um sich somit am Wohnungsmarkt behaupten zu können. Die grundsätzliche Vorgehensweise orientiert sich an der Einführung eines Betriebskostenkennzahlensystems für Wohnimmobilien. Die daraus resultierenden Kennzahlen und Erkenntnisse sollen als leistungsfähiges Kosteninformationssystem dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen, um somit von einer nachhaltigen Verbesserung der Kostensituation zu profitieren.
Im ersten Kapitel werden Begriffe und Gegebenheiten definiert und beschrieben, um ein notwendiges Verständnis über Funktion und Situation der Immobilien- und Wohnungswirtschaft zu erhalten. Anschließend wird gezeigt, welchen Status Betriebskosten als nachhaltiger Erfolgsfaktor in einem Wohnungswirtschaftsunternehmen einnehmen.
Das zweite Kapitel befasst sich mit den Grundlagen von Kennzahlen und deren Bedeutung für die Immobilien- und Wohnungswirtschaft, wobei speziell auf die Voraussetzungen für ein Betriebskostenkennzahlensystem eingegangen wird. Die Ausführungen werden durch branchenspezifische Formeln und Kennzahlen veranschaulicht.
Im dritten Kapitel wird am Beispiel eines Wohnungswirtschaftsunternehmens eine mögliche Lösung dargestellt, wie ein Kennzahlensystem für den Bereich Betriebskosten implementiert werden kann. Dazu wird im ersten Schritt mittels Benchmarking und Portfoliobildung eine Vergleichbarkeit der heterogenen Immobilien hergestellt. Diese auf Detailebene durchgeführte Selektion und Segmentierung ermöglicht das Auffinden von Einzelkennzahlen und die anschließende Überführung in ein Kennzahlensystem, welches dem Management eine ganzheitliche Betrachtung erlaubt.
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Wohnungsbestand je 1.000 Einwohner (Quelle: Statistisches Bundesamt, Fachserie 5, R3, 2007)
Abbildung 2: Entwicklung der Wohnungsmieten (Quelle: Statistisches Bundesamt, Fachserie 17, R7, 11/2007)
Abbildung 3: Kennzahlen im Entscheidungsfluss (Quelle: Preißler 2008: 4)
Abbildung 4: Kennzahlen u. Kennzahlensysteme (Quelle: Preißler 2008: 12)
Abbildung 5: Verhältniszahlen (In Anlehnung an: Preißler 2008: 14)
Abbildung 6: Ordnungssystem für Immobilien (Quelle: eigene Darstellung)
Abbildung 7: Kennzahlenpyramide, dargestellt am Beispiel Ist-Mieterlöse (In Anlehnung an: Schulte, Thomas 2007: 231)
Abbildung 8: Auszug eines ADABAS Daten Reportes (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Abbildung 9: Kennzahlenpyramide für BK (Quelle: Hellerforth 2007: 80)
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Immobilienanlagevermögen in Deutschland (Quelle: Seilheimer 2007: 84)
Tabelle 2: Betriebskostenartensystem (Quelle: Gondring, Wagner 2007: 76)
Tabelle 3: Strukturierung der Untersuchungsobjekte (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Tabelle 4: Kostenartensystem für Betriebskosten (Quelle: Erndt 2006: 171)
Tabelle 5: Objekt-Stammdaten (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Tabelle 6: Stammdaten Code-Plan (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Tabelle 7: Alternative Messgrößen (Quelle: Erndt 2006: 185)
Tabelle 8: Einflussfaktoren auf die Kostenart Wasser (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Tabelle 9: Abweichungsanalyse Top 10 auffällige Objekte (Quelle: eigene Darstellung: Immobilia)
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Bedarf eines kennzahlgesteuerten Betriebskostenmanagements
Die systematische Erfassung von Betriebskostenarten sowie das Auffinden von Vergleichskennzahlen sind Voraussetzungen, um eine spezifizierte Entscheidungsgrundlage für das Vermietungsmanagement zu schaffen. Mit Hilfe der ermittelten Kennzahlen soll eine nachhaltige Verbesserung der Kostensituation herbeigeführt werden. Für den Mieter kann dies zu einer höheren Nutzerzufriedenheit und für den Vermieter zu Ertragssteigerungen führen. Für das Verständnis der Thematik sind Definition und Abgrenzung bestimmter Begriffe sowie eine Beschreibung von Gegebenheiten und tendenziellen Entwicklungen notwendig.
1.1 Immobilienwirtschaft
Obwohl die Immobilienwirtschaft in Deutschland der größte Teilmarkt der gesamten Volkswirtschaft ist, wird ihr in der Öffentlichkeit nur eine untergeordnete Aufmerksamkeit zu teil (vgl. Lechelt 2001: 13). Das deutsche Volksvermögen wies im Jahr 2005 einen Kapitalstock von ca. 8,4 Bil. € auf, hiervon sind 7,14 Bil. € (85%) in Immobilien angelegt (vgl. Seilheimer 2007: 83).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tabelle 1: Immobilienanlagevermögen in Deutschland (Quelle: Seilheimer 2007: 84)
1.1.1 Funktion und Institution
Die Bereiche der Immobilienwirtschaft lassen sich am Lebenszyklus einer Immobilie abgrenzen und festmachen (vgl. Viering et al. 2007: 2 f.). Zu unterscheiden ist hierbei zwischen Funktionen und Institutionen der Immobilienwirtschaft. Zu den Funktionen zählen die Projektentwicklung, die Grundstücksbeschaffung, die Finanzierung, die Vermietung und Verpachtung, die Verwaltung und Bewirtschaftung sowie der Verkauf von Immobilien. Bewerkstelligt werden diese Funktionen von den Institutionen der Immobilienwirtschaft, die sich in ihren Tätigkeitsfeldern oft überschneiden und aus diesem Grund eine präzise Abgrenzung nicht ermöglichen. Auszugsweise sind hier insbesondere Bauträger, Architekten, Bauunternehmen, Immobilienmakler, Immobilienfondsgesellschaften, Immobiliengesellschaften jeglicher Rechtsform sowie Wohnungsunternehmen aufzuzählen (vgl. Brauer 2006: 18 f. ; Lechelt 2001: 13).
1.1.2 Charakteristik der Immobilien
Wie in der Einführung bereits dargestellt, befinden wir uns im Immobilienmarkt zum größten Teil in einem „gesättigten Markt“. Kennzeichnend für gesättigte Märkte ist eine Verschiebung des Käuferinteresses von objektiv bewertbaren Produkteigenschaften zu individuellen Nutzenerwartungen (vgl. Liebchen 2002: 10).
Allerdings erschwert der Immobilienmarkt aufgrund seiner Beschaffenheit dem Immobilienmanagement, die durchaus spezifizierten Kundenanforderungen flächendeckend umzusetzen und im Rahmen eines Kennzahlensystems in reale Messgrößen zu überführen. Während man beispielsweise in der Automobilindustrie noch zu einem gewissen Grad von Homogenität der Produkte sprechen kann, handelt es sich bei der Immobilienwirtschaft um einen heterogenen und vielschichtigen Markt.
Dies zeigt sich an den Besonderheiten des Wirtschaftsguts Immobilie. So zählt zu ihren wesentlichen Merkmalen die Einmaligkeit und Standortgebundenheit. Dies hat zur Folge, dass die Immobilie an die wirtschaftlichen Gegebenheiten wie Arbeitsmarkt und demographische Entwicklung der Region angepasst werden muss. Kann die Immobilie nicht an ihrem Standort genutzt werden, ist sie nahezu wertlos (vgl. Brauer 2006: 26).
Ein weiteres Merkmal von Immobilien ist die lange Produktionsdauer. Zwischen der Planung und der Realisierung können je nach Größe des Projektes 2 bis 5 Jahre liegen (vgl. Kampe 2006: 27). Somit kann nur mit Zeitverzögerung auf eine veränderte Nachfrage reagiert werden. Aufgrund dieser Zeitverzögerung besteht die Gefahr, dass Immobilien selbst dann noch auf den Markt drängen, wenn bereits eine Sättigung der Nachfrage erreicht ist, was einen mehr oder weniger drastischen Preisverfall zur Folge hat.
Abschließend sind noch Merkmale wie hohe Kapitalbindung verbunden mit einer meist schlechten Verzinsung des eingesetzten Kapitals sowie ihre lange Zweckbindung, meist 20 – 100 Jahre, und damit verbundene Instandhaltungskosten zu erwähnen (vgl. Brauer 2006: 27f).
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