Eventorganisation und Durchführung am Beispiel von Tennisreisen zum Gardasee

I. Inhaltsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

1.0. Ausgangslage und Aufgabenstellung

2.0. Allgemeine Eventplanung
2.1. Vorüberlegungen bzw. die Konzeption in der Vorplanung
2.2. Organisation und Realisation des Events
2.3. Pro-Event-Phase
2.4. Force-Event-Action-Phase
2.5. Post-Event-Phase I
2.6. Post-Event-Phase II
2.7. Zusammenfassung zur allgemeinen Eventplanung

3.0. Eventplanung, Organisation und Durchführung am konkreten Beispiel
3.1. Idee, Veranstalter, Partner und Ziele
3.2. Die Konzeption in der Vorplanung
3.2.1 Umfeldanalyse relevanter Umweltbereiche
3.2.1.1. Demographische Entwicklung
3.2.1.2. Wertewandel
3.2.1.3. Freizeitgestaltung
3.2.1.4. Ausgaben für Freizeit und Sport
3.2.1.5. Konsequenzen
3.2.2. Marktanalyse
3.2.2.1. Entwicklung des Gesamtmarktes Tennis
3.2.2.2. Entwicklung wichtiger Teilmärkte im Tennis
3.2.3. Endabnehmer (Verbraucher)
3.2.4. Konkurrenten Wettbewerber = Konkurrenzanalyse
3.2.5. Fazit
3.2.6. Festlegung der Zielgruppe
3.2.7. Grober Ablaufplan der Eventplanung
3.3. Die Organisation und Realisation des Sportreiseangebots
3.3.1. Festlegung der Termine, Preise des Hotel und der Tennisplätze und die Vorab - reservierung eines gewissen Zimmerkontingents
3.3.2. Schnürung des Angebots , Kalkulation der Tennisreisen und Preisfestlegung, Sponsorensuche
3.3.3. Erstellung der Werbemittel und Anschreiben der potenziellen Interessenten
3.3.4. Buchungsbestätigungen und Anzahlungen / letztes Anschreiben und Rechung für die Teilnehmer / Endgültige Buchung des Hotels und der Tennisplätze
3.3.5. Vorbereitung der Pre-Event-, Force-Event- und Post-Event Phase

4.0. Fazit und Ausblick in die Zukunft

5.0. Anhang
5.1. Anmeldeformular der Tennisreise
5.2. Erstes Anschreiben
5.3. Ausschreibung und Flyer bzw. Plakat
5.4. Zweites Anschreiben
5.5. Reisebestätigung

6.0. Literaturverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

ABBILDUNG 1: ZUSTÄNDIGKEITEN ORGANISATIONSTEAM

ABBILDUNG 2: INHALTE VORPROGRAMM

ABBILDUNG 3: INHALTE DURCHFÜHRUNG

ABBILDUNG 4: LEISTUNGSANGEBOT DER TENNISREISEN

ABBILDUNG 5: KONSEQUENZEN FÜR DEN SPORTMARKT

ABBILDUNG 6: DEMOGRAPHISCHE MITGLIEDERANALYSE

ABBILDUNG 7: GRÜNDE / MOTIVATION FÜR SPORT

ABBILDUNG 8: LANGFRISTIGE ENTWICKLUNG IM TENNISSPORT

ABBILDUNG 9: SPORTARTEN NACH GESCHLECHT

ABBILDUNG 10: SPORTPROFILE NACH ALTER

ABBILDUNG 11: SPORTPROFILE NACH EINKOMMEN

ABBILDUNG 12: ZUSTÄNDIGKEITEN DES ORGANISATIONSTEAMS

ABBILDUNG 13: DAS ORGANISATIONSTEAM UND WICHTIGSTE PARTNER

ABBILDUNG 14: TERMINE , PREISE HOTEL UND TENNISPLÄTZE

ABBILDUNG 15: KALKULATION DER KOSTEN UND PREISE

ABBILDUNG 16: ANGEBOT FÜR INTERESSIERTE KUNDEN

ABBILDUNG 17: MATERIALBEDARF TENNISREISE

ABBILDUNG 18: RAHMENABLAUFPLAN UND TRAININGSPLAN VON 2007

1.0. Ausgangslage und Aufgabenstellung

In dem Kurs Eventorganisation und -durchführung wurden wir vor die Aufgabe gestellt einen Event für einen bestimmten Kundenkreis zu erarbeiten und. Aus aktuellem Anlass haben wir uns dazu entschieden, die Vorgehensweise zur Organisation und Durchführung von Tennisreisen zum Gardasee näher zu beschreiben. Ein aktueller Anlass ist es aus diesem Grund, da ein Kunde von unserer Firma, uns mit der Organisation und Durchführung eben solcher Eventreisen in diesem Jahr beauftragt hat. In dieser Studienarbeit werden wir zunächst auf die Idee für diese Reisen eingehen und auf das Angedachte Leistungsprogramm, dass festgelegt wurde.

Danach beschreiben wir wie man bei der Planung eines vorgehen kann und wenden dies anschließend auf das ausgewählte Praxisbeispiel an. Dort erläutern wir dann die verschiedenen Phasen der Eventplanung von der Vorplanung über dir Durchführung bis zur Post-Event-Phase bzw. der Nachbereitung der Veranstaltung.

2.0. Allgemeine Eventplanung

Zu Beginn wollen wir kurz auf die einzelnen Phasen eingehen, die zur generellen Planung, zur Organisation, zur Durchführung und zur Nachbereitung eines Events gehören.

2.1. Vorüberlegungen bzw. die Konzeption in der Vorplanung

Nachdem man den Entschluss gefasst hat einen Event durchzuführen, den Zweck und den Rahmen bzw. das Thema festgelegt hat, sollte man die Zielgruppe die man mit der Veranstaltung ansprechen will genau analysieren um auf Besonderheiten und Gegebenheiten des Personenkreises genaustes eingehen zu können. Hier wären Dinge zu analysieren wir die Altersstruktur, Geschlechtsstruktur, Bildungsstand, finanzielle Ressourcen, Interessen aber auch spezielle Gegebenheiten der Zielgruppe wie zum Beispiel der Fitnesszustand.

2.2. Organisation und Realisation des Events

Bei der Organisation und Realisation eines Events gilt es erst einmal eine Eventleitung bzw. eine „Chefetage“ zu erstellen. Diese Eventleitung ist zusammen mit dem Organisationsteam dafür zuständig folgende Punkte zu klären:

Zuständigkeiten des Teams:

- Sportprogramm entwickeln
- Rahmenprogramm entwickeln
- Bewirtung regeln
- Sponsoren und Partner mit einbeziehen bzw. gewinnen
- Anlage und Ausrüstung
- Zeitpunkt der Veranstaltung
- Ablaufplan der Veranstaltung / Ausweichplan
- Personalplanung
- Marketingstrategie
- Materialbedarf
- Kontakt Presse bzw. Öffentlichkeitsarbeit
- Aufgabenverteilung

Abbildung 1: Zuständigkeiten Organisationsteam^[1]

2.3. Pro-Event-Phase

Zur Pro-Event-Phase gehören Maßnahmen wie der Aufbau der Veranstaltungs- und Ausstellungsstätte, die Überprüfung der Einrichtungen, ein Einsatzplan für die benötigten Helfer und eine Turnier- bzw. Veranstaltungsgaranten mit Ersatzpersonal. Nicht zu vergessen sind ebenfalls Maßnahmen bzw. eine Möglichkeit der Last-Minute-Registration. Solche Dinge sollten in dieser Phase der Eventplanung beachtet werden.^[2]

2.4. Force-Event-Action-Phase

Zu dieser Phase gehören sowohl die Durchführung, als auch die Vorprogramme vor dem eigentlichen Event. Bei den Vorprogrammen können folgende Punkte eine Rolle spielen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Inhalte Vorprogramm^[3]

Bei der Durchführung kommen solche und ähnliche Punkte in der Regel in betracht:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Inhalte Durchführung^[4]

2.5. Post-Event-Phase I

Zur Post-Event-Phase oder auch Abschlussphase eines Events gehören Dinge wie die Pressemitteilung, die Überwachung des Abbaus, ein Fototermin möglichst mit allen Beteiligten, die Versammlung des Personals mit Würdigung für die geleistete Arbeit, die Reinigung des Veranstaltungsortes und natürlich auch das Abrechnungswesen.

2.6. Post-Event-Phase II

Ein Event sollte natürlich auch nachbereitet werden, man spricht von der Post-Event-Phase II. In diesem Stadium die auf keinen Fall vergessen werden sollte, sind Dinge wichtig wie die Katalogisierung der Fotos, die Erstellung des endgültigen Presseberichts, der Versand des Berichts an Sponsoren, Teilnehmer und andere wichtige Besucher des Events. Das Dankesschreiben an die Sponsoren sollte auch nicht fehlen genauso die spätere Aufarbeitung des gelaufenen Events, mit ein bisschen Abstand. Dort bespricht man zum Beispiel, was gut geklappt hat, was weniger gut, was man ändern sollte oder ähnliche Dinge. Dies sollte so als eine Art von „Manöver-Kritik“ verstanden werden um in Zukunft ähnliche Fehler zu vermeiden oder gute Inhalte und Abläufe beizubehalten.^[5]

2.7. Zusammenfassung zur allgemeinen Eventplanung

Das Vorgehen bei der Planung, Organisation und Durchführung eines Events kann, wie in den vorangegangen Punkten dargestellt, immer in die oben beschriebenen Phasen unterteilt werden. Natürlich muss man je nach Event oder Veranstaltung einige individuelle Anpassungen machen. Eine Sportreise, wie in unserem Beispiel erfordert eine zum Teil etwas andere Vorgehensweise als eine zum Beispiel Eintagesveranstaltung. Dennoch bleiben die einzelnen Phasen der Eventplanung im Großen und Ganzen gleich, wie wir in den folgenden Punkten, in denen wir nun die Theorie auf die Praxis beziehen, aufzeigen werden.

3.0. Eventplanung, Organisation und Durchführung am konkreten Beispiel

Bei diesem konkreten Beispiel für eine Veranstaltungsplanung werden wir nach folgendem Schema die einzelnen Punkte abarbeiten. Zu Beginn werden wir kurz die Idee, die Veranstalter, die Partner und die Ziele darstellen. Anschließend folgt die Konzeption in der Vorplanung mit all ihren Facetten, um anschließend auf die Inhalte und Komponenten der Organisations- und Realisationsphase einzugehen. Danach werden wir noch auf Pre-Event- Phase, die Force-Event-Phase und die Post-Event Phase eingehen.

3.1. Idee, Veranstalter, Partner und Ziele

Die Idee des Unternehmens war bzw. ist es Tennisreisen zum Gardasee im Zeitraum zwischen dem 22.03.2008 und dem 27.04.2008 zu organisieren und Umzusetzen. Folgende Leistungen wurden hierfür angedacht und festgelegt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Leistungsangebot der Tennisreisen^[6]

Der Veranstalter der Reisen ist die Tennisschule Breakpoint in Zusammenarbeit mit der Firma Bernhard Öl Sportdienstleistungen, die mit der Organisation und Umsetzung des Reiseangebots betraut wurde. Die Ziele dieser einzelnen Reisen sind rein Gewinnorientiert, es werde keine sonstigen Marketingziele primär verfolgt. Dennoch konnten einzelne Firmen gewonnen werden, die diese Reisen dazu nutzen, ihre Produkte zu präsentieren. Zum eine die Firma Lotto die die Trainer vor Ort mit der notwendigen Bekleidung versorgen wird und zum anderen die Firma Head die uns zugesagt hat, uns mit den notwendigen Materialien zu versorgen (z.B. Bälle, Schläger, Testschläger, Preise, Saiten, usw.). Die Werbepartner erwarten sich hierbei eine entsprechende Präsentation Ihrer Produkte, durch die Veranstalter vor Ort.

3.2. Die Konzeption in der Vorplanung

In dieser Phase der Planungen haben wir folgende Komponenten analysiert und festgelegt.

- Voranalysen wie die Umfeldanalyse, Marktanalyse, Konkurrenzanalyse, Zielgruppenanalyse
- Fazit der Analysen und Festlegung der Zielgruppe
- Ablaufplan der Eventorganisation

3.2.1 Umfeldanalyse relevanter Umweltbereiche

3.2.1.1. Demographische Entwicklung

Es gibt in Deutschland immer mehr Singelhaushalte und eine beträchtliche Abnahme der Geburtenraten ist zu verzeichnen. Außerdem wird der Anteil der älteren Menschen an der Bevölkerung immer größer. Es kommt darüber hinaus zu einer immer spätern familiären und beruflichen Bindung.

3.2.1.2. Wertewandel

In der Bevölkerung kommt es zu immer stärkeren Individualisierungsprozessen durch veränderte Lebensstile. Die Freizeit nimmt für die Menschen einen höheren Stellenwert ein als noch vor ein paar Jahren Trends werden immer kurzlebiger und verlieren immer schneller an Attraktivität außerdem ist ein zunehmendes Gesundheitsbewusstsein in der Bevölkerung zu erkennen.

3.2.1.3. Freizeitgestaltung

Der Anteil an individueller Freizeit nimmt immer mehr zu, dadurch ist der Zeitpunkt der Freizeit nicht mehr klar definiert. Es ist eine steigende Anzahl von Freizeitangeboten zu verzeichnen, dadurch entsteht das subjektive Gefühl der Zeitknappheit – Freizeitstress.

3.2.1.4. Ausgaben für Freizeit und Sport

Die Ausgaben für diesen Bereich nehmen immer mehr zu. Die Ausgaben im Sport verteilen sich aber auf immer zahlreichere Anbieter und Aktivitäten.

3.2.1.5. Konsequenzen

Daraus entwickeln sich folgende Konsequenzen für die Anbieter von Sportangeboten:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Konsequenzen für den Sportmarkt^[7]

3.2.2. Marktanalyse

3.2.2.1. Entwicklung des Gesamtmarktes Tennis

Der Gesamtmarkt der Sport und Freizeitindustrie werden national und international weiter wachsen. Wachstumsimpulse kommen sowohl einerseits durch innovative, technisch hochfunktionale Produkte als auch andererseits durch stark modebetonte Angebote. Doch während dieser Bereiche trotz wirtschaftlicher schlechter Zeiten eine Tendenz nach oben Zeigen, hat der Tennissport mit einem stark rückläufigen Trend in allen Bereichen zu kämpfen. Das Geschäft mit der gelben Filzkugel ist stark rückläufig und der Markt stagniert. Sowohl der Sportfachhandel, Tennisanlagenbetreiber und auch Vereine mussten starke Verluste hinnehmen. Der Tennismarkt ist im Moment gesättigt und es herrscht sogar in vielen Gebieten ein Überangebot an Leistungen in diesem Bereich. Die Vereine haben zum Teil einen Mitgliederverlust von bis zu 30%, sind überaltert und es fehlt an Kindern und Jungen Erwachsenen, die die neue Generation bilden würden. Dies wird belegt durch demographische Darstellungen der Altersstruktur in Vereinen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Demographische Mitgliederanalyse^[8]

Die Kundenstruktur für diesen Markt wird folglich auch älter was zu Käuferkonzentrationen bei den älteren Jahrgängen führt. Die Kaufmotive sind in dieser Branche häufig der Spaß, die Geselligkeit, Erhaltung der Fitness usw.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7: Gründe / Motivation für Sport^[9]

Pessimisten behaupten, dass Tennis sich hin zur Randsportart entwickelt, und die Mitglieder- entwicklung im DTB ist stark Rückläufig. Der Boom der Ära Becker, Graf ist vorbei, aber wie viele Studien belegen ist Tennis immer noch ein Interessantes Produkt, das richtig vermarktet werden will.^[10]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8: Langfristige Entwicklung im Tennissport^[11]

3.2.2.2. Entwicklung wichtiger Teilmärkte im Tennis

Viele hauptberuflichen Tennislehrer mussten einen deutliche Rückgang ihrer Stundenzahlen hinnehmen. Auch hier war die einhellige Meinung, dass der Markt zunehmend überaltert und der Nachwuchs fehlen. Viele von ihnen sind auch nicht bereit die Initiative zu ergreifen und vielleicht auch mal entgeltlos Angebote wie Schnuppertrainings oder ähnliches anzubieten. Es gibt aber auch Leute unter den Übungsleitern die sich mit guten Ideen und Konzepten in ihren Bereich eine Nische geschaffen haben und dem Markt Tennisstunden durchaus noch Potential zusprechen. Zusammenfassend lässt sich hier sagen, dass der Teilmarkt der Tennisstunden durchaus noch Potential nach oben hat. Es bedarf nur guter und innovativer Ideen um die Kunden zu gewinnen und an den Sport zu binden. Als Fazit, es gibt noch genug Tennisverrückte und solche die es noch werden können.

[...]

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^[1] VGL. ED MENSING, Einführung in das Eventmanagement, 2006.

^[2] VGL. DERS.

^[3] VGL. DERS.

^[4] VGL. DERS.

^[5] VGL. DERS.

^[6] Eigene Darstellung.

^[7] VGL. VERONIKA RÜCKER, ARBEITSTAGUNG LSB.

^[8] VGL. KOCH P., Jahreshauptversammlung TVR.

^[9] VGL. DERS.

^[10] VGL. KOCH P., Jahreshauptversammlung TVR

^[11] VGL. DERS.