Einsatz der Prozesskostenrechnung in Unternehmen zur Ermittlung von Kosteneinsparungen

Inhalt

1 Einleitung

2 Umsetzung einer Prozesskostenrechnung
2.1 Definition und Ziele
2.2 Darstellung von Kosten, Kostenstellung
2.3 Vorgehensweise bei der Anwendung der Prozesskostenrechnung
2.4 Identifizierung von Kostensenkungspotentiale und Kostenineffizienzen

3 Fazit

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Die Prozesskostenrechnung wird in der wissenschaftlichen Literatur kontrovers diskutiert. Das Meinungsbild zur Prozesskostenrechnung ist äußerst different. Auf der einen Seite wird die Prozesskostenrechnung als ein betriebswirtschaftliches Instrument beschrieben, das eine nahezu umfassende, positive Wirkung hat. Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Autoren, die die Prozesskostenrechnung als untauglich und nicht geeignet für den unternehmerischen Alltag halten. Trotzdem ist die Prozesskostenrechnung immer noch ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmen.¹

In diesem Essay geht es um die Frage, ob ein Einsatz der Prozesskostenrechnung in den Unternehmen sinnvoll und geeignet ist, um Potenziale der Kostensenkung zu ermitteln. Um die Frage nach dem Kostensenkungspotential fundiert beantworten zu können, wird zunächst die Umsetzung einer Prozesskostenrechnung dargestellt, bevor es um die Inhalte der internen Variante geht. Schlussendlich widmet sich der Essay einer Darstellung der konkreten Möglichkeiten zur Kostensenkung, bevor das abschließende Fazit die eingangs gestellte Frage beantworten wird.

2 Umsetzung einer Prozesskostenrechnung

2.1 Definition und Ziele

Bei einer Prozesskostenrechnung geht es darum Gemeinkosten möglichst fair auf einzelne Prozesse zu verteilen. Dadurch können die Kosten auf die verursachenden Stellen also im Endeffekt auf die Produkte verteilt werden. Somit ist es möglich, die entstehenden Kosten aufzuteilen und eine Übersicht über die genaue Kostenverteilung zu erhalten. Dies ist wichtig, um zu erfahren, welche Produkte welchen Anteil an den Gemeinkosten verursachen. Aus den Einzelkosten und den Gemeinkosten sowie entsprechenden Zuschlägen können nun die Kosten für die Produkte bewertet werden.²

Wesentlich ist es, die Prozesse im Unternehmen transparent darzustellen und zu dokumentieren. Diese Aufstellung soll dazu dienen, dass die Entscheidungen der Führungskräfte auf einer fundierten und transparenten Datenbasis erfolgen. Auch kann so das Bewusstsein in einzelnen Abteilungen des Unternehmens und der jeweiligen Einheiten verbessert werden, es können unnötige Kosten vermieden werden. Die Prozesskostenrechnung fungiert in diesem Sinne als Instrument des Controllings und kann dazu beitragen, überflüssige Kosten zu reduzieren. Um die verschiedenen Ziele zu erreichen, bedarf es jedoch einer adäquaten Umsetzung im Unternehmen. Nur, wenn die Prozesskostenrechnung im konkreten Unternehmen erfolgreich und professionell implementiert wird, stehen die Chancen gut, dass mit der Prozesskostenrechnung der erhoffte Mehrwert ermöglicht werden kann.³

Die Prozesskostenrechnung ist nicht nur wichtig, um die Kostenverteilung für die einzelnen Produkte aufzuzeigen, sondern auch, um die Angebotspalette zu optimieren und zu erweitern. Das Leistungsangebot muss kontinuierlich optimiert werden, sodass eine Überprüfung notwendig ist. Die finanziellen Mittel eines Unternehmens sind wichtige Faktoren bei der Arbeit und müssen dementsprechend verteilt und eingesetzt werden. Ohne eine Kenntnis der Kosten kann der Einnahmenüberschuss nicht bestimmt werden und es wird nicht festgestellt, welche Produkte am lukrativsten sind und welche wenig bis keinen Gewinn erzielen. Daher ist das Prozesskostenmanagement für alle Branchen und Unternehmensgrößen sinnvoll und notwendig. Voraussetzung ist, dass mit dem Unternehmen Gewinn erzielt werden soll und kein gemeinnütziger oder sonstiger Zweck im Vordergrund steht. Da die Prozesskostenrechnung jedoch auch mit Ausgaben und Aufwand verbunden ist, muss vor der Einführung überprüft werden, ob die Anwendung in allen Unternehmen und Unternehmensbereichen neue Erkenntnisse bringt. Ist beispielsweise die Angebotspalette sehr homogen gestaltet oder es wird bereits eine übersichtliche und gut strukturierte Aufteilung der Gemeinkosten betrieben, dann kann ein explizites Prozesskostenmanagement überflüssig sein.⁴

Die Prozesskostenrechnung ist vor allem dann von Vorteil, wenn die Angebotspalette relativ heterogen ist sowie hohe Gemeinkosten und hohe Zuschlagssätze vorhanden sind. Häufig kommt die Prozesskostenrechnung daher bei der Logistik und der Informationstechnologie zum Einsatz.⁵

2.2 Darstellung von Kosten, Kostenstellung

Die Prozesskostenrechnung bildet die Kosten eines Unternehmens in den indirekten Leistungsbereichen ab. Dabei können Lage-, Einzel- und Prozesskosten erfasst und betrachtet werden. Es wird eine umfangreiche und detaillierte Kostenverteilung und -kontrolle ermöglicht.⁶

Durch diese Abbildung wird eine gerechte Verteilung der Gemeinkosten erst möglich.

Wurden alle Kosten im Rahmen der Prozesskostenrechnung aufgeteilt, dann können nicht-wertschöpfende Prozesse aufgedeckt und Veränderungen initiiert werden. Somit ist die Prozesskostenrechnung ein wichtiges Instrument, um den Unternehmenserfolg zu verbessern. Produkte, die zu hohe Kosten verursachen, können identifiziert werden und es werden anschließend Überlegungen angestellt, ob die Produkte in der Angebotspalette verbleiben oder nicht beziehungsweise ob die Kosten für die Produkte gesenkt werden können.⁷

Um das Ziel und den Mehrwert der Prozesskostenrechnung wirklich zu erreichen, kommt es auf die adäquate Darstellung der Kosten in der Prozesskostenrechnung an. In den Einzelkosten einer Vollkostenrechnung findet eine Darstellung der leistungsmengeninduzierten Kosten dar. Diese lassen sich mit Hilfe der identifizierten Kostentreiber den verschiedenen Kostenträgern direkt zurechnen. Demgegenüber gibt es ebenfalls die leistungsmengenneutralen Kosten, die den sogenannten Imi-Kosten nur anteilig zugerechnet werden. Dabei handelt es sich um die sogenannte Zuschlagskalkulation im Zuge der Vollkostenrechnung, die auch bei der Prozesskostenrechnung als eine Erweiterung der Vollkostenrechnung naturgemäß zur Anwendung kommt.⁸

2.3 Vorgehensweise bei der Anwendung der Prozesskostenrechnung

Es existieren verschiedene Vorgehensweisen bei der Anwendung der Prozesskostenrechnung, wie beispielsweise die indirekt-differenzierte Kalkulation. Indizien zur fallbezogenen Eignung der indirekt-differenzierten Kalkulation sind eine inhomogene Produktpalette und eine hohe Produktkomplexität.⁹

Eine Alternative ist die direkt-undifferenzierte Kalkulation. Voraussetzung für die Anwendung dieser Vorgehensweise ist das Vorliegen eines direkten Zusammenhangs der Kosten und der Leistungen. Die Prozessinanspruchnahme der Leistungen muss homogen sein.¹⁰

Zusätzlich zu den beiden aufgeführten Vorgehensweisen wurden Mischformen geschaffen, vor allem die direkt-differenzierte Kalkulation. Die Kalkulation erfolgt hierbei auf der Hauptprozessebene. Trotzdem wird eine mengen- und variantenabhängige Auflösung ermöglicht. Im Vergleich zur indirekt-differenzierten Kalkulation ist der Rechenaufwand bei der direkt-differenzierten Kalkulation geringer. Bedingung für die Anwendung der direkt-differenzierten Kalkulation ist ein gut identifizierbarer Zusammenhang zwischen Hauptprozessen und Produkten. Die indirekt-undifferenzierte Kalkulation ist eine weitere Mischform. Die Kostenzurechnung findet auf Teilprozessebene statt. Eine Unterscheidung zwischen mengen- und variantenabhängiger Anteile findet nicht statt. Insbesondere in Fällen, bei denen die Bestimmung der Teilprozesskosten eines Produktes gewünscht ist, ohne das die Hauptprozesskosten heruntergebrochen werden sollen, ist dieses Vorgehen geeignet.¹¹

Der Prozesskostenrechnung geht die Schaffung von Transparenz voraus. Die Entscheidungsträger müssen bereit sein, hinsichtlich der Prozesse Einsicht zu gewähren und für Veränderungen offen zu sein.¹²

Für die Prozesskostenrechnung sind die vorhandenen Kosten und Strukturen zu analysieren. Das Unternehmen ermittelt Kostentreiber, um Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden. Die Strukturen und die Abläufe im Unternehmen müssen hinreichend analysiert sein. Wichtig ist, die Kosten den einzelnen Vorgängen zuzuordnen. Es muss ersichtlich sein, ob die Kosten durch einzelne Projekte, Aufträge oder durch fixe Positionen entstehen.¹³

Das Prozeßkostenmanagement setzt an der Prozessstruktur, dem Prozessvolumen und der Proesseffizienz an. Realisiert das Unternehmen Veränderungen der Prozessstruktur, so ist sind Einflüsse auf den Verlauf und die Höhe der Prozesskosten möglich. Abläufe müssen rational und transparent gestaltet werden. Lässt sich das Prozessvolumen senken, dann haben die Unternehmen die Chance auf eine dauerhafte Reduktion der Prozesskosten. Insbesondere sollten die Akteure Kostentreiber identifizieren, um grundlegende Verbesserungen zu erreichen. Die Thematik der Prozesseffizienz befasst sich mit dem Verhältnis zwischen den Prozesskosten und der Anzahl der Kostentreiber. Je geringer der Ressourcenverbrauch ist, desto optimaler ist das Prozesssystem.¹⁴

Die Prozesskostenrechnung kann im gesamten Unternehmen oder auch nur in Teilbereichen eingesetzt werden. Es ist nicht in jedem Fall möglich, tatsächlich umfangreiche Verbesserungen der Prozesskosten zu erreichen. Beispielsweise ist die Chance auf durch die Prozesskostenrechnung erlangte neue Erkenntnisse gering, wenn bereits eine stark differenzierte Gemeinkostenverrechnung vorgenommen wird. Sind im Fertigungsbereich effiziente Verfahren - wie Plankostenrechnung und Maschinenstundensätze - in Anwendung, dann ist der anzunehmende Mehrwert durch die Prozesskostenrechnung ebenfalls gering.¹⁵

[...]

¹ Vgl. Reckenfeldbäumer, M., Perspektiven, 2013, S. 2.

² Vgl. Schulze, M., Gestaltung, 2007, S. 3.

³ Vgl. Tauberger, A., Controlling, 2014, S. 152.

⁴ Vgl. Posluschny, P./Treuner, F., Instrumente, 2009, S. 14.

⁵ Vgl. Posluschny, P./Treuner, F., Instrumente, 2009, S. 15.

⁶ Vgl. Schulze, M., Gestaltung, 2007, S. 4.

⁷ Vgl. Schulze, M., Gestaltung, 2007, S. 3.

⁸ Vgl. Rudorfer, M., Fiedler, R., Kostenrechnung, 2015, S. 213.

⁹ Vgl. Weichert, R., Prozesskostenrechnung, 2003, S. 62.

¹⁰ Vgl. Weichert, R., Prozesskostenrechnung, 2003, S. 63.

¹¹ Vgl. Weichert, R., Prozesskostenrechnung, 2003, S. 40.

¹² Vgl. Reichmann, T./Fröhling, O., Prozeßkostenrechnung, 1995, S. 153.

¹³ Vgl. Schneider, R., Prozeßkostenrechnung, 1996, S. 190.

¹⁴ Vgl. Bechtel, P., Smerdka-Arhelger, I., Pflege, 2012, S. 155.

¹⁵ Vgl. Hildebrandt, B., Prozesskostenrechnung, 2011, S. 4.