Der Prozess des Finanzwesens mithilfe des SAP-ERP-Systems. Eine Fallstudie

Term Paper , 2021 , 28 Pages , Grade: 1.3

Economics - Finance

Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, den Prozess des Finanzwesens anhand des SAP-ERP-Systems näher zu betrachten und zu analysieren. Zunächst wird eine Grundlage und ein Verständnis über die Grundzüge des SAP-Systems geschaffen. Um dies relevant für die spätere Fallstudie abzugrenzen, wird eine grundlegende Definition des SAP-ERP-System geschaffen sowie das Modul SAP-Finanzwesen (FI) erläutert und abgrenzend definiert. Im Anschluss wird das Modellunternehmen, die Global Bike Group, näher betrachtet und vorgestellt.

Es folgt die Bearbeitung der Fallstudie. Diese wird durch die Darstellung des Gesamtprozesses pragmatisch dargestellt, welche als Überblick der darauffolgenden Teilprozesse dient. Hierbei erfolgt weitergehend eine Abgrenzung zu weiteren elementaren Modulen des SAP-ERP-Systems. Im Konsens eines international handelnden Unternehmens und der SAP-Software korrelieren mehrere Module wie das Controlling (CO) und die Materialwirtschaft (MM) mit dem FI, wobei sich in dieser Fallstudie ausschließlich auf die Prozesse des FI konzentriert wird. Aufbauend auf die Darstellung des Gesamtprozesses werden anfallenden Teilprozesse vorgestellt und rudimentär definiert.

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung

2 Theoretische Grundlagen
2.1 SAP-ERP
2.2 SAP-Finanzwesen
2.3 Global Bike Group

3 Ausführung der Fallstudie Finanzwesen in SAP
3.1 Darstellung des Gesamtprozesses Finanzwesen
3.2 Darstellung der Teilprozesse des Finanzwesens
3.2.1 Bankkonto im Hauptbuch anlegen
3.2.2 Abstimmkonto im Hauptbuch anlegen
3.2.3 Aufwandskonto im Hauptbuch anlegen
3.2.4 Kostenart anlegen
3.2.5 Kreditorstammsatz anlegen
3.2.6 Bebuchen des alternativen Kreditoren-Bankkontos
3.2.7 Rechnungseingang anlegen
3.2.8 Rechnungsausgang an Kreditor buchen
3.2.9 Anzeigen und Prüfen des Saldos der Verbindlichkeiten
3.2.10 Erstellen einer Bilanz/ GuV

4 Fazit

5 Quellen- und Literaturverzeichnis

6 Anhang
Anlage 1: Anzeigen und Prüfen Hauptbuchsaldo und einzelne Belegpositionen
Anlage 2: Anzeigen und Prüfen Saldo Verbindlichkeiten und einzelne Belegpositionen
Anlage 3: Stammdaten
Anlage 4: Organisationseinheiten
Anlage 5: Transaktionscodes
Anlage 6: Belegnummern
Anlage 7: Ergänzung zur Aufgabenstellung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Datenintegration innerhalb eines ERP-Systems

Abbildung 2: Unternehmensstruktur des Konzerns Global Bike Group

Abbildung 3: Eigene Darstellung Gesamtprozess

Abbildung 4: Maske Bankkonto anlegen, Typ/Bezeichnung (Links) und Übersetzung (Rechts)

Abbildung 5: Maske Abstimmkonto anlegen, Typ/Bezeichnung (Links) und Übersetzung (Rechts)

Abbildung 6: Maske Aufwandskonto, Typ/Bezeichnung (Links) und Übersetzung (Rechts)

Abbildung 7: Maske Kostenart anlegen (Links) und Grunddaten (Rechts)

Abbildung 8: Maske Kreditor Anschrift (Links) und Zahlungsbedingungen (Rechts)

Abbildung 9: Maske Buchung eines Sachkontenbelegs

Abbildung 10: Sachkontenbeleg Bankkonto

Abbildung 11: Beleg Rechnungseingang

Abbildung 12: Rechnungsausgang

Abbildung 13: Kreditoren Einzelpostenliste

Abbildung 14: Bilanz/ GuV 051*

Einleitung

1.1 Problemstellung

Als SAP im Jahre 1972 von fünf ehemaligen IBM-Mitarbeitern gegründet wurde, war das Ziel des Unternehmens, eine betriebswirtschaftliche Standardanwendungssoftware zu erstellen, welche Unternehmen Abhilfe in verschiedenen Bereichen leisten solle. So kam 1973 die erste Standardsoftware von SAP heraus. Diese war noch kein ERP- System, sondern nur für die Finanzbuchhaltung gedacht.¹ Im Laufe der Zeit wurden die Produkte kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert und es kamen neue Funktionsbereiche wie Materialwirtschaft oder Vertrieb hinzu.² SAP hält im Thema ERP-Systeme noch die Marktführerschaft, verliert in den letzten Jahren jedoch an Umsatz im Vergleich zur Konkurrenz. Dieser Umstand könnte sich darauf zurückführen lassen, dass viele Konkurrenten in den Markt von ERP-Softwares eingestiegen sind und diese Systeme ausgebaut haben. Die Attraktivität und der gesamte Umsatz im Markt der ERP-Software steigt besonders durch die Digitalisierung. Das führt zum Einstieg neuer Konkurrenten wie Microsoft, Infor oder Oracle. Aufgrund der steigenden Komplexität und der Größe von Unternehmen oder Konzernen kann ein ERP-System Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten. Mithilfe des ERP-Systems können alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Prozesse zusammengeführt werden und Daten, Abteilungs- und unternehmensübergreifend genutzt werden.

Die Finanzbuchhaltung war der erste Funktionsbereich, welcher im SAP-System behandelt wurde. Mithilfe der Finanzbuchhaltung können alle Zahlungsströme dokumentiert werden und gegebenenfalls wichtige Standard-Berichte erstellt werden. Durch die Integration in ein übergreifendes und integriertes System mit nur einer Datenbank könne viel Zeit und Arbeit gespart werden. Durch die Integration weiterer Funktionsbereiche erweitern sich diese Einsparungspotenziale.

Eine Integration von SAP ERP Systemen stellt ein Unternehmen vor viel Aufwand und Risiken. Die fachgerechte Einrichtung und Integration stellt einen Schlüsselpunkt für die spätere Funktion des Systems da. Somit gab es auch schon viele Unternehmen, die bei und nach der Integration auf Probleme stießen.³

Viele Hochschulen und Universitäten (die NBS eingeschlossen) lehren bereits SAP als Fach aufgrund der hohen Relevanz. Mithilfe von Modellhandbüchern und Fallstudien soll ein Einstieg in das SAP-ERP System geschaffen werden und ein Grundverständnis aufgebaut werden.

1.2 Gang der Untersuchung

Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, den Prozess des Finanzwesens anhand des SAP- ERP-Systems näher zu betrachten und zu analysieren. Aufbauend auf die in Kapitel 1 beschriebene Einleitung soll in Kapitel 2 die Grundlage und das Verständnis über die Grundzüge des SAP-Systems geschaffen werden. Um dies relevant für die spätere Fallstudie abzugrenzen, wird eine grundlegende Definition des SAP-ERP-System geschaffen sowie das Modul SAP-Finanzwesen (FI) erläutert und abgrenzend definiert. So soll dem Leser eine Grundlage geschaffen werden, sodass dieser in der Lage ist Teilprozesse aus dem FI selbstständig herleiten und erarbeiten zu können. Innerhalb des Kapitels 2 wird abschließend das Modellunternehmen, die Global Bike Group, näher betrachtet und vorgestellt. Aufbauend auf die Einleitung und die theoretischen Grundlagen erfolgt die Bearbeitung der Fallstudie. Diese wird in Kapitel 3 durch die Darstellung des Gesamtprozesses pragmatisch dargestellt, welche als Überblick der darauffolgenden Teilprozesse dienen soll. Hierbei erfolgt weitergehend eine Abgrenzung zu weiteren elementaren Modulen des SAP-ERP-Systems. Im Konsens eins international handelnden Unternehmens und der SAP-Software korrelieren mehrere Module wie das Controlling (CO) und die Materialwirtschaft (MM) mit dem FI, wobei sich in dieser Fallstudie ausschließlich auf die Prozesse des FI konzentriert wird. Aufbauend auf die Darstellung des Gesamtprozesses werden anfallenden Teilprozesse vorgestellt und rudimentär definiert. Diese Fallstudie wurde vollständig von den Autoren Bansmann und Brüggmann bearbeitet und schließt in Kapitel 4 mit dem Fazit ab.

2 Theoretische Grundlagen

2.1 SAP-ERP

Die SAP-ERP-Software, wobei ERP für Enterprise-Ressource-Planning oder Unternehmens-Informationssystem steht, beschreibt eine von dem Unternehmen SAP im Jahre 1992 herausgebrachte Software-Produktlinie mit dem Ziel, alle geschäftsrelevanten Bereiche eines Unternehmens im Zusammenhang betrachten zu können. Die SAP ERP Software bildet betriebswirtschaftliche Prozesse ab, besonders die der Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb und das Thema der Hausarbeit, das Rechnungswesen⁴. Merkmal dieser Standardanwendungssoftware ist die gemeinsame Basis der Daten sowohl abteilungsübergreifend als auch in einigen Fällen unternehmensübergreifend. Im Laufe der Zeit wurde diese Software mehrmals verbessert und überarbeitet. Das neueste Produkt der ERP-Produktlinie trägt den Namen S/4Hana.

Bei der Integration von ERP-Systeme kommt es zu massiven Eingriffen in das bestehende Ordnungssystem und es werden sowohl viele Ressourcen als auch viel fachliches Wissen gebraucht. Bei der Integration lässt sich zwischen zwei Grundstrategien entscheiden. Die erste Strategie namens „Big-Bang-Strategie“ beschreibt einen stichtagsbezogenen Austausch der Systeme. Hierbei findet der Wechsel an einem Tag bzw. in einem sehr kurzen Zeitraum statt. Bei der „Sukzessiv­Strategie“ kann die Integration sich über mehrere Jahre hinziehen. Bei beiden Strategien sind eine genaue Planung und Ausführung entscheidend für die Vollendung des Projektes.⁵

Unterscheidungen bei ERP-Systemen können in der Zugänglichkeit des Quellcodes gemacht werden, welcher frei zugänglich (Open-Source) oder nicht frei zugänglich bzw. geschützt sein kann (Closed-Source), die ERP-Software von SAP, trifft auf Letzteres zu. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal lässt sich bei dem Bereitstellungsmodell machen, dieses kann entweder in der Cloud, also auf einem Server außerhalb des Unternehmens, On-Premise, also im Unternehmen lokal verfügbar oder ein Hybridmodell zwischen den beiden Möglichkeiten. Im Falle von S/4Hana ist es möglich, nach Wunsch des Unternehmens alle Möglichkeiten anzuwenden.⁶

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Datenintegration innerhalb eines ERP-Systems⁷

2.2 SAP-Finanzwesen

Das Finanzwesen ist eines von vielen Modulen im ERP-System. Das Ziel ist eine Sammlung und Verdichtung von Transaktionsdaten, damit anschließend Standardberichte wie die Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Kapitalflussrechnungen erstellt werden können. Es bietet außerdem eine Möglichkeit die vom Management gewählten Methoden bezüglich der Finanzentscheidungen zu unterstützen und relevante Informationen übersichtlich darzustellen, um unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Für die Funktionalität dieses und anderer Module ist eine durchgängige Verbindung der Anwendungsbausteine zu einem Geschäftsprozess nötig, so könne man verhindern, Daten mehrmals eintragen zu müssen.⁸

Die Organisationsstruktur des Finanzwesens gliedert sich in Mandanten, die betriebswirtschaftlich größte organisatorische Einheit in einem SAP-System und dem Regelkreis, der betriebswirtschaftlich kleinsten Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Mithilfe der Buchungskreise kann eine vollständige Buchhaltung mit allen wichtigen Berichten erstellt werden. Möglich ist es außerdem, mehrere Buchungskreise für einen Mandanten/Unternehmen anzulegen für verschiedene Länder.

Die beiden im vorigen Absatz genannten Organisationskomponenten sind obligatorisch. Optionale Organisationskomponenten wie Gesellschaften und Geschäftsbereiche könnten außerdem für eine verbesserte und feinere Organisationsstruktur erstellt werden. Eine weitere obligatorische Komponente ist der Kontenplan, welcher den Rahmen für eine Gruppe von Hauptbuchkonten bildet. Der Kontenplan bildet einen elementaren Bestandteil der doppelten Buchführung ab und habe den Vorteil der Übersichtlichkeit.⁹

2.3 Global Bike Group

Die Global Bike Group ist ein Modellunternehmen, erstellt von Stefan Weidner an der UCC Magdeburg im Jahr 2008. Es wird dafür eingesetzt, praktische Übungen und Fallstudien zum Thema integrierte Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu wurde ein umfangreiches und realistisches Szenario eines Unternehmens mit Geschäftsprozessen entwickelt. Dieses Modellunternehmen steht global rund 1000 Hochschulen zur Verfügung.¹⁰

Die Global Bike Group wurde 2001 von Peter Schwarz und John Davis durch die Fusionierung der beiden Firmen, welche sie vorher besaßen, gegründet. Die Global Bike Group besteht aus zwei eigenständigen Unternehmen. Der Global Bike Deutschland GmbH in Deutschland mit Standorten in Heidelberg und Hamburg und der Global Bike incorporated in den USA mit Standorten in Dallas, Miami und San Diego. Die beiden Gründer sind jeweils Co-Ceo’s und teilen sich die Aufgabenfelder. Das Unternehmen ist einer der Marktführer für Sporträder und Mountainbikes im Bereich Spitzensport und Privatkunden und verkauft diese weltweit. Der Fokus liegt besonders auf der Qualität, Leistung und auf den Stärken des Unternehmens. Es besitzt zurzeit 100 Mitarbeiter, wovon ein Zwei Drittel in den USA tätig sind. Im Jahr 2009 entschloss sich das Unternehmen dazu, alle IT- und ERP-System zu zentralisieren, um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern und Kosten zu reduzieren. Dafür wird an allen Standorten das SAP-ERP 6.0 benutzt.^{11 12}

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Unternehmensstruktur des Konzerns Global Bike Group[12]

3 Ausführung der Fallstudie Finanzwesen in SAP

3.1 Darstellung des Gesamtprozesses Finanzwesen

Im Zuge der Fallstudie Finanzwesen (FI) soll der Global Bike Inc. (GBI GmbH) der Auftrag eines neuen Werkzeuglieferanten angestoßen und abgeschlossen werden. Bei einem externen Lieferanten handelt es sich um einen Kreditor und somit wird der Prozess der Kreditorenbuchhaltung, innerhalb des SAP FI Moduls, angestoßen. Die Kreditorenbuchhaltung ist integraler Bestandteil der Materialwirtschaft (MM) und des Controlling (CO), wobei sich im Zuge dieser Fallstudie ausschließlich auf die anfallenden Prozesse des FI konzentriert wird. Die FI hingegen behandelt jene Prozesse, die für die Tilgung der Verbindlichkeiten notwendig sind.¹³ Somit ist es zunächst von Bedeutung, alle relevanten Kreditorenstammdaten einzupflegen. Dies betrifft sowohl das Anlegen etwaiger Sachkonten sowie das Anlegen des neuen Lieferanten. Die Kreditorenbuchhaltung pflegt und verwaltet alle Finanzdaten der Kreditoren. Kreditoren, sowie u.a. Debitoren und Anlagenverwaltung, werden in Sachkonten der Nebenbücher geführt, welches Auswirkungen auf das Hauptbuch hat. In diesem Konsens soll die Rechnung des neuen Werkzeuglieferanten, Burgmeister Zubehör OHG, angelegt und im Anschluss beglichen werden. Diese Auswirkungen im Hauptbuch werden im Zuge der Teilprozesse und der Fallstudie FI im Nachgang näher betrachtet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Eigene Darstellung Gesamtprozess¹⁴

Die Abbildung 1 zeigt den Gesamtprozess, aufgegliedert in alle konsensabhängigen Teilschritte. Diese Teilschritte werden in dem folgenden Kapitel näher analysiert und im SAP-ERP-System angewendet.

[...]

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¹ Vgl. Frick, Detlev, Gadatsch, Andreas, Schäffer-Külz, Ute G: Grundkurs SAP ERP, 1. Auflage, Wiesbaden 2008, S. 5

² Vgl. o.V: Geschichte der SAP, auf: https://www.sap.com/corporate/de/company/history.html, 18.02.2021

³ Vgl. Reccius, Stefan: “Vielen fehlt das Verständnis für die SAP-Software“ auf: https://www.wiwo.de/unternehmen/it/gefloppte-software-projekte-vielen-fehlt-das-verstaendnis-fuer-die-sap- software/23774170.html, 20.02.2021

⁴ Vgl.: Mauterer, Heiko: Der Nutzen von ERP-Systemen, 1. Auflage, Wiesbaden 2002, S. 7ff

⁵ Vgl.: Vgl. Frick, Detlev/Gadatsch, Andreas/Schäffer-Külz, Ute G, (2008), S. 3f

⁶ Vgl.: o.V: SAP-ERP auf: https://www.gambit.de/wiki/sap-erp/, 16.02.2021

⁷ Vgl.: Frick, Detlev/Gadatsch, Andreas/Schäffer-Külz, Ute G, (2008), S. 2.

⁸ Vgl.: UCC Magdeburg: Finanzwesen, 2019, S. 6ff.

⁹ Vgl.: UCC Magdeburg, (2019), S. 9ff.

¹⁰ Vgl.: Weidner, Stefan: Global Bike Inc. (GBI), auf: https://forschung-sachsen-anhalt.de/project/global-bike-inc-gbi- 14466, 22.02.2021

¹¹ Vgl.: UCC Magdeburg: Global Bike, 2019, S. 6ff

¹² Vgl.: UCC Magdeburg: Global Bike, 2019, S. 9

¹³ Vgl.: Röhricht, Jürgen; Teufel, Thomas; Teufel-Weiss, Birgit; Willems, Peter: SAP-Prozesse: Finanzwesen und Controlling, 2005, S. 121

¹⁴ Eigene Darstellung

• Grade: 1.3
• Author: Julian Brüggmann (Author)
• Publication Year: 2021
• Pages: 28
• Catalog Number: V1162335
• ISBN (PDF): 9783346571625
• Language: German
• Tags: prozess, finanzwesens, sap-erp-systems, eine, fallstudie