Enthüllen Sie die verborgenen Mechanismen effizienter Beschaffung! Tauchen Sie ein in die Welt der Bestellabwicklung mit SAP R/3, wo jede Transaktion eine Symphonie aus Daten und Entscheidungen ist. Dieses Buch seziert den komplexen Prozess der Bestellungsbearbeitung und enthüllt, wie Unternehmen ihre Einkaufsprozesse optimieren können. Von den Grundlagen der Materialwirtschaft, einschließlich Materialstamm, Lieferantenstamm und Einkaufsinfosätzen, bis hin zur detaillierten Analyse der Einkaufsabwicklung, werden alle Aspekte beleuchtet. Entdecken Sie, wie Bestellanforderungen in Bestellungen umgewandelt werden, wie Anfragen und Angebote verwaltet werden und wie Rahmenverträge langfristige Vorteile sichern. Erfahren Sie, wie die Materialdisposition den Bedarf steuert und wie die Bestellrechnung den optimalen Zeitpunkt für Bestellungen ermittelt. Verstehen Sie die Anforderungen an die Beschaffung, die Bestellabwicklung und die Bestellüberwachung, um sicherzustellen, dass Materialien in der richtigen Menge, Qualität und zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden. Ein besonderes Augenmerk liegt auf den Positionstypen und Kontierungstypen, die den Bestellvorgang steuern. Die detaillierte Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung in SAP R/3 bietet praktische Anleitungen für die tägliche Arbeit. Dieses Buch ist ein unverzichtbarer Leitfaden für Einkäufer, Disponenten und alle, die ihre Kenntnisse im Bereich SAP Materialwirtschaft vertiefen möchten. Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse, senken Sie Kosten und steigern Sie die Effizienz mit diesem umfassenden Handbuch zur Bestellungsbearbeitung in SAP R/3. Lassen Sie sich dieses Wissen nicht entgehen, um Ihr Unternehmen im Wettbewerb einen entscheidenden Schritt nach vorne zu bringen. Nutzen Sie die Kraft von SAP R/3, um Ihre Bestellungen zu meistern und Ihre Lieferkette zu perfektionieren.
I Inhaltsverzeichnis
1 Problemstellung und Gang der Untersuchung
2 Grundlagen der Einkaufsbearbeitung
2.1 Geschäftsprozess
2.2 Stammdaten der Materialwirtschaft
2.2.1 Materialstamm
2.2.2 Lieferantenstamm
2.2.3 Einkaufsinformationssatz
2.2.4 Konditionen
2.3 Materialdisposition
2.4 Bestellrechnung
2.5 Zeitpunkt der Bestellrechnung
3 Einkaufsabwicklung
3.1 Anforderungen an die Beschaffung
3.2 Bestellabwicklung
3.3 Bestellanforderung
3.4 Anfragen und Angebote
3.5 Bestellungen
3.5.1 Einmalige Bestellungen
3.5.2 Rahmenverträge
3.6 Aufbau der Bestellung
3.6.1 Positionstyp
3.6.2 Kontierungstyp
3.7 Bestellüberwachung
4 Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung
5 Zusammenfassung
II Literaturverzeichnis
Problemsstellung und Gang der Untersuchung
Diese Arbeit beschäftigt sich mit den Zusammenhängen und Voraussetzungen des Prozessbausteins “Bestellungsbearbeitung” im Einkaufssystem von SAP R/3. Die Bestellabwicklung stellt ein Beispiel für einen Geschäftsprozesses im Unternehmen dar. Sie ist bereichsübergreifend zu verstehen, da durch sie zumindest die Bereiche Disposition, Einkauf und Lager betroffen sind. Erfolgt eine Zerlegung in Teilprozesse, so kann die Bestellungsbearbeitung für Lagermaterial und Verbrauchsmaterial als eine Unterkomponente zu den Bereichen bzw. Prozessen angesehen werden.
Bestellungsbearbeitung, Bestellanforderungsbearbeitung, Anfrage-/Angebotsbearbeitung und Warenannahme stellen Teilprozesse des Geschäftsprozesses „Bestellabwicklung“ dar.1
Unter Ziffer 2 dieser Arbeit werden die Grundlagen der Einkaufsbearbeitung insgesamt erörtert, die als Voraussetzung für die eigentliche Bestellbearbeitung anzusehen sind. Dies erfolgt im Rahmen einer zusammenhängenden Darstellung mit den anderen betroffenen Prozessen. Unter Ziffer 3 wird die Einkaufsabwicklung behandelt, die zu einem näheren Verständnis der einzelnen Funktionen und Ereignisse innerhalb der Bestellungsbearbeitung aus Sicht des Einkaufs führt. In Ziffer 4 erfolgt eine schrittweise Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung, die im System SAP R/3 durchzuführen ist. Mit Ziffer 5 folgt eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die in dieser Arbeit erörtert werden, als Abschluss.
2 Grundlagen der Einkaufsbearbeitung
2.1 Geschäftsprozess
Die Bestellabwicklung stellt ein Beispiel für einen Geschäftsprozess im Unternehmen dar. Die überwiegend betroffene Einkaufsabteilung setzt dabei u.a. eine bereits vorliegende Bestellanforderung in Bestellungen um. Dabei wird entschieden, ob schon vertragliche Vereinbarungen (Angebote, Rahmenverträge) vorhanden sind und daher sofort bestellt werden kann oder ob zunächst Anfragen vorausgeschickt werden müssen.
Die Lieferantenbeurteilung bzw. Lieferantenauswahl unterstützt mit ihren Informationen den Einkaufsprozess.
2.2 Stammdaten der Materialwirtschaft
Die Materialstammdaten werden im System SAP R/3 nur einmal in Form von Stammsätzen zentral angelegt. Von allen Modulen aus kann dann auf diese Daten zurückgegriffen werden. Dies betrifft also auch den Prozess Bestellabwicklung mit seinem Teilprozess Bestellungsbearbeitung, bei dem u.a. Informationen aus den Material, Lieferanten- und Einkaufsstammdaten, den Konditionen, dem Orderbuch oder ggf. vorhandenen Quotierungen genutzt werden.
2.2.1 Materialstamm
Im Materialstamm können einkaufsrelevante Daten gepflegt werden, was sich u.a. auf die Art der Erfassung von Bestellmengeneinheiten auswirkt, d.h. ob z.B. Bestellanforderungen automatisch in Bestellungen umgesetzt werden oder sich darüber hinaus in Vorschlagswerten bei der Bestellungsbearbeitung niederschlagen.2
2.2.2 Lieferantenstamm
Der Einkauf greift auf die Lieferantenstammdaten im Rahmen der Anfrageschreibung, Angebots-und Bestellabwicklung zurück. Es können Informationen zu Lieferkonditionen, Ansprechpartnern und Mindestbestellwerten genutzt werden.
2.2.3 Einkaufsinformationssatz
Der Einkaufsinformationssatz stellt eine Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz dar, da hier Informationen eines Lieferanten und einem von ihm bezogenen Material enthalten sind. Neben allgemeinen Daten einer Lieferbeziehung enthält der Infosatz Daten, die für jede einzelne Einkaufsorganisation und jedes einzelne Werk gepflegt werden können. Beim Erfassen von Bestellungen kann somit u.a.
automatisch eine Bestellpreisentwicklung fortgeschrieben werden. Die im Einkaufsinfosatz enthaltenen Angebots- und Bestelldaten (Konditionen, Zahlungsbedingungen etc.) werden als Vorschlagswerte beim Anlegen einer Bestellung verwendet.
2.2.4 Konditionen
Bei Bestellungen dienen Stammkonditionen der zentralen Preisfindung. Sie werden automatisch in die Bestellung einbezogen.
2.3 Materialdisposition
Bei der Materialdisposition wird ein Bestellvorschlag aufgrund eines Bedarfs durch Bedarfsteuerung, Verbrauchssteuerung oder aufgrund des Unterschreitens eines Mindestbestandes (Bestellpunktverfahren) ausgelöst. Zu den Aufgaben der Materialdisposition gehört die Bedarfsrechnung und die Bestellrechnung.3
Eine Bestellrechnung kann sich in seiner einfachsten Form direkt an die Bestandführung anschließen. Eine Bestellung wird danach direkt ausgeführt, sobald der verfügbare Bestand unter den Bestellpunkt sinkt. Oftmals geht der Bestellrechnung jedoch eine Bedarfsrechnung voraus.
Bei der Verbrauchssteuerung greift die Bestellrechnung auf die Ergebnisse der Bedarfsvorhersage zurück. Bei einer Bedarfssteuerung erfolgt eine Bestellrechnung auf Grundlage der Nettobedarfsfeststellungen.
2.4 Bestellrechnung
Im einfachsten Fall wird der Bestellpunkt vom Disponenten aufgrund des Verbrauchs in der Vergangenheit festgelegt und als fixe Mengenangabe im Materialstammsatz geführt. Alternativ kann auch der Lager- und Bestellbestand eines Materials dem Bedarf der Wiederbeschaffungszeit entgegengestellt werden, was folgendermaßen berechnet werden kann:
Lagerbestand
- Bestellbestand
- (Durchschnittsverbrauch x Beschaffungszeit)
- Sicherheitsbestand
= Bestellpunkt
Das Ergebnis der Berechnung des Bestellpunktes ergibt ggf. die Notwendigkeit einer Fremdbeschaffung. Die zu bestellende Menge resultiert aus der Bestellmengenrechnung und der Losgrößenermittlung.
2.5 Zeitpunkt der Bestellrechnung
Die Bestellrechnung kann grundsätzlich in einem bestimmten periodischen Rhythmus (Bestellrhythmusverfahren) oder unmittelbar nach Feststellung einer Unterdeckung (Bestellpunktverfahren) erfolgen. Das Bestellpunktverfahren ist mit der Lagerbestandsführung gekoppelt. Bei jeder Entnahme wird geprüft, ob der Mindestbestand unterschritten ist und damit eine Bestellung erforderlich wird. Der Zeitpunkt für den Anstoß zur Nachbestellung wird als Bestellpunkt bezeichnet. Der Bestellpunkt ist so zu wählen, dass der noch vorhandene Lagerbestand zur Abdeckung des Bedarfs während der Wiederbeschaffung ausreicht. Der Meldebestand (Bestellpunkt) wird entweder manuell vom Disponenten vorgegeben oder maschinell mit Hilfe von Prognosemodellen ermittelt. Ein Mehrverbrauch während der Beschaffungszeit sowie ein etwaiger Zusatzbedarf bei Lieferverzögerungen wird durch den Sicherheitsbestand abgedeckt.
3 Einkaufsabwicklung
Aufgabe des Geschäftsprozesses „Einkauf“ im System SAP R/3 ist die Entlastung oder Entbindung des Einkäufers von routinemäßigen Tätigkeiten, wie z.B. der Anfrageschreibung, der Angebotseinholung und nicht zuletzt der eigentlichen Bestellschreibung. Der normalerweise hierfür erforderliche Zeitaufwand steht dadurch für andere Tätigkeiten zur Verfügung.4
Der Einkäufer erhält vom Materialdisponenten Bestellanforderungen. In diesen sind Art und Menge der zu bestellenden Materialien enthalten sowie eine Terminvorgabe. Die Bestellanforderungen können auf zwei Weisen erfasst werden: Entweder erfolgt eine manuelle Erfassung oder sie entsteht im Rahmen der Bedarfsermittlung.
Die Anlage einer tatsächlichen Bestellung im System SAP/R3 kann wiederum auf zwei Arten durchgeführt werden. Entweder wird der Bestellanforderung die gewünschte Bezugsquelle manuell zugeordnet oder aber es wird eine Anfragebearbeitung vorgemerkt. Im letztgenannten Fall werden die potentiellen Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, das Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen enthalten muss. Diese Anfrage kann manuell erstellt oder mit der vorliegenden Bestellanforderung verknüpft werden. Eingehende Angebote werden in den Anfragen mit erfasst. Daraufhin kann unter Zuhilfenahme des Preisspiegels in Form einer vergleichenden Preisfindungssimulation das beste Angebot herausgesucht werden. Ergänzend können Informationen durch einen Vergleich der Lieferanten abgerufen werden. Die Informationen können zudem ggf. in einen Einkaufsinfosatz übernommen werden. Den Anbietern, denen kein Zuschlag erteilt wird, kann abgesagt werden.
Die anschließende Anlage der Bestellung, die als vertragliche Vereinbarung zur Lieferung oder Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen mit dem ausgewählten Lieferanten zu verstehen ist, kann durch die Übernahme der bereits erfassten Daten aus der Bestellanforderung, ggf. den Anfragen und Angeboten oder anderen Bestellungen vereinfacht und unterstützt werden.
3.1 Anforderungen an die Beschaffung
Die von der Materialdisposition per Bestellvorschlag festgelegten Materialien müssen auf dem Beschaffungsmarkt in der benötigten Menge, zum richtigen Lieferzeitpunkt, zu den günstigsten Kosten und in der erforderlichen Qualität eingekauft werden. Voraussetzung für eine optimale Wahl ist eine genaue Kenntnis des Beschaffungsmarktes. Durch eine effiziente Marktforschung können entsprechende Daten gesammelt, aufbereitet, analysiert und bewertet werden.
Die Blick des Einkaufs richtet sich nach außen, d.h. auf die Lage auf dem Beschaffungsmarkt, wo günstige Einkaufsmöglichkeiten gesucht werden. Als wichtige Schnittstellen zur Vornahme der Bestellabwicklung können der Wareneingang und die Materialdisposition betrachtet werden.
3.2 Bestellabwicklung
Informationen, die im Rahmen der Bestellanforderung und der eingehenden Angebote gewonnen wurden, können relativ einfach für die erforderliche Bestellung genutzt bzw. übernommen werden. Dennoch müssen die Einkaufstätigkeiten einer ständigen Überwachung unterworfen werden, um sich flexibel den Änderungen des Marktes anpassen zu können. Diese Kontrolle bedingt einen schnellen Informationstransfer zwischen den Prozessen Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Diese Informationen bestehen z.B. aus Angaben zur Terminüberwachung, Termintreue des Lieferanten, zu Bestellwertanalysen oder Listenanzeigen. Die vom Anwender vorgegebenen Termine zur Wiedervorlage werden beispielsweise bei der Bestellverfolgung geprüft und ggf. erforderliche Mahnschreiben werden automatisch ausgedruckt. Das System kann den aktuellen Status über alle Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen zur Verfügung stellen.
3.2 Bestellanforderung
Durch eine Bestellanforderung (BANF) wird der Bedarf an einem Material oder einer Dienstleistung vom Disponenten definiert. Aus ihr ergibt sich die Aufgabe für den Einkauf, die entsprechenden Materialien in vorgegebener Menge und Qualität zu einem festgelegten Termin zu beschaffen. Im Standardfall wird die Bestellanforderung entweder manuell erfasst oder sie ergibt sich aus der Bedarfsplanung. Falls bereits eine Bezugsquelle im System für die Bestellanforderung definiert ist, kann eine Zuordnung automatisch erfolgen. Ansonsten wird vom Einkäufer eine manuelle Verknüpfung hergestellt.
Im System können Bezugsquellen für eine Materialart bereits vorhanden sein und automatisch herausgesucht und mit der Bestellanforderung verknüpft werden. Sofern mehrere Bezugsquellen vorhanden sind, kann das kostengünstigste herausgesucht und mit der BANF verbunden werden. Die entsprechende Zuordnung wird in festgelegter Reihenfolge auf Basis der Informationen in der Quotierung, im Orderbuch, im Rahmenvertrag und im Infosatz vorgenommen. Die Bezugsquelle für ein Material kann ein fester Lieferant, ein Infosatz oder ein Rahmenvertrag sein.
3.3 Anfragen und Angebote
Sofern kein Rahmenvertrag (siehe Ziffer 3.5.2) vorliegt, werden im Regelfall nach Auswahl potentieller Lieferanten, Anfragen über eine etwaige Lieferfähigkeit übersandt. Nach Eingang der betreffenden Angebote obliegt es der Einkaufsabteilung, eine genaue Prüfung der Angebote in formeller und materieller Hinsicht vorzunehmen. Die formelle Prüfung beinhaltet dabei die Kontrolle, ob das Angebot der Anfrage entspricht und vollständig und eindeutig ist. Die materielle Angebotsprüfung konzentriert sich auf die Analyse der Faktoren Preis, Liefertermin, Qualität und Zahlungsbedingung. Durch einen Abgleich wird das geeignetste Angebot ermittelt, der Lieferant ausgewählt und die Bestellung nachfolgend durchgeführt.
3.4 Bestellungen
Die Bestellung kann als formale Aufforderung an den Lieferanten betrachtet werden, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen.5 Mit Zusendung der Bestätigung an den anbietenden Lieferanten ist der Vertrag rechtskräftig. Die in der Bestellung aufgeführten Liefermodalitäten sind von beiden Vertragspartnern akzeptiert.
In der Bestellung wird festgelegt, ob das Material in den Lagerbestand eingeht oder in den Verbrauch geht. Ebenso dient die Bestellung als Informationsgrundlage für die Prozesse Wareneingang und Rechnungsprüfung. Die Bestellung kann in drei Formen auftreten:
- einmalige Bestellungen
- langfristige Verträge mit vereinbarten Abrufbestellungen
- Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen
3.5.1 Einmalige Bestellungen
Bei unregelmäßig gelieferten Materialien oder Dienstleistungen oder bei der Bestellung bei einem Neulieferanten erfolgen lediglich einmalige Bestellungen. Diese werden mit Hilfe von Bestellanforderungen, Anfragen oder bereits zuvor getätigten ähnlichen Bestellungen unterstützt. Gegebenenfalls können aktuelle Daten über den Lieferanten aus dem Einkaufsinfosatz entnommen werden.
3.5.2 Rahmenverträge
Vereinbarungen über die längerfristige Lieferung von Materialien und Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen über Zeitraum, Menge und Wert werden als Rahmenvertrag bezeichnet.6 Dieser Vertrag bindet das Unternehmen an eine entsprechende Abnahme von Materialien, während aus Sicht des Lieferanten eine fortdauernder Lieferverpflichtung eingegangen wird.
Voraussetzung für derartige Verträge ist ein gut planbares Produktionsspektrum mit homogenen Produktionsprozessen, um die Vertragskonditionen auch tatsächlich erfüllen zu können.
Beim Kontrakt werden Liefermengen nach Bedarf einzeln abgerufen. Der Kontrakt legt lediglich die Zielmenge oder den Zielwert für die Gesamtlaufzeit des Vertrages fest. Die Informationen aus dem Kontrakt werden abgerufen, um eine Abrufbestellung anzulegen. In dieser Bestellung werden die genaue Bestellmenge und der genaue Liefertermin ergänzend festgelegt.
Sofern die Bestellung auf einem Lieferplan basiert, erfolgt keine Einzelbestellung sondern dem Lieferer wird eine Lieferplaneinteilung mit festen oder geplanten Lieferterminen vorgegeben mit vorher in jedem Fall festgelegten Mengen und Preisen. Bei den besonderen Beschaffungsformen, wie Umlagerungsbestellung, Lohnbearbeitung, Streckenabwicklung oder Konsignation gelten daneben besondere Bedingungen, die im System entsprechend Berücksichtigung finden und manuell hinzugefügt werden können.
3.6 Aufbau der Bestellung
Wie in allen Einkaufsbelegen, so besteht auch die Bestellungsmaske aus einem Belegkopf und einer Belegposition. Der Belegkopf enthält positionsübergreifend allgemeine Informationen über Lieferanten, Zahlungs- und Lieferbedingungen etc., während die Belegposition konkrete Angaben über die zu bestellenden Waren oder Dienstleistungen enthält. Die enthaltenen Daten betreffen u.a. das Material, die Menge, den Preis, das Lieferdatum, den Lagerort etc.
Der Bestellvorgang wird über den Positionstyp und den Kontierungstyp gesteuert.
3.6.1 Positionstyp
Sofern die Art der Beschaffung betroffen ist, erfolgt die Steuerung über den Positionstypen.7
Je nach Positionstyp wird gesteuert, ob eine Materialnummer erforderlich ist, eine Kontierung nötig ist, eine lagerhaltige Führung vorgenommen werden soll oder ein Waren und/oder ein Rechnungseingang gefordert ist.
Diese Bewertung wird unterschiedlich getroffen, je nachdem, ob es sich um eine Normal, Strecken-, Text-, Umlagerungs- oder Dienstleistungsposition handelt.
3.6.2 Kontierungstyp
Grundsätzlich wird für jede Einkaufsbelegposition festgelegt, ob eine Verwendung des zu beschaffenden Artikels für das Lager oder für den Verbrauch vorgesehen ist. Somit ist denkbar, dass sowohl kontierte als auch nicht kontierte Positionen im Einkaufsbeleg enthalten sind. Bei Verbrauchsmaterial wird der Verbrauchszweck durch den festgelegten Kontierungstyp bestimmt. Dieser enthält die Art der Kontierung, die bei Zahlung betroffenen Konten und erforderliche Kontierungsdaten.
Das System geht mit einer Beschaffung für das Lager vollkommen anders um. Hier erfolgt die Lagerung und die Entnahme aus dem Lager zum Ge-/Verbrauch in zwei getrennten Schritten. Bei der Beschaffung als Verbrauchsmaterial gilt die Ware mit dem Wareneingang bereits als verbraucht, d.h. es erfolgt keine Veränderung des Lagerbestandes.
Bei der Bearbeitung unterbreitet der Einkaufsinfosatz Vorschläge als Standardwerte, sofern zuvor eine entsprechende Bestellposition angelegt wurde.
Das Anlegen der Bestellung kann entweder durch manuelle Erfassung erfolgen oder es werden als Kopiervorlage Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen oder auch Kontrakte benutzt. Die Bestellung kann direkt einem bestimmten Lieferanten zugeordnet werden oder sie erfolgt auf Grundlage einer Bestellanforderung. Im letzteren Fall muss jedoch bereits eine Bezugsquelle zugeordnet worden sein.
3.7 Bestellüberwachung
Im zeitlichen Ablauf des Beschaffungsvorganges, d.h. von der Anfrage ausgehend über die Bestellung bis zum Eintreffen der Ware in vereinbarter Weise, kann es immer wieder zu Störungen und unvorhergesehenen Ereignissen kommen. Um die Erfüllung vereinbarter Leistungen zu kontrollieren, ist eine Bestellüberwachung erforderlich. Diese besteht aus Terminüberwachung, Bestellhistorie und Mahnwesen. Durch die Terminüberwachung wird gesteuert und sichergestellt, dass der zugesagte Liefertermin durch den beauftragten Lieferanten eingehalten werden kann, indem zu definierten Terminen Kontrollanfragen über den Produktionsstatus der zu liefernden Materialien gestellt werden. Sofern der Wareneingang keinen Eingang der Materialien zum vereinbarten Liefertermin meldet, mahnt das System selbsttätig. Die Bestellhistorie gibt Auskunft über verschiedene Informationen zur Bestellung (z.B. Mahnungen, Stornierungen, Bestellbestätigungen etc.). Die Bestandsführung, in der u.a. alle Warenbewegungen erfasst werden und die Materialbestände mengen- und wertmäßig geführt werden, gibt dem Einkauf wichtige Informationen. So wird z.B. der Wareneingang mit Bezug auf die Bestellung erfasst. Es können z.B. auch Bestelldaten für den Einkauf vorgeschlagen oder Daten zur Bestellentwicklung und der Lieferantenbeurteilung fortgeschrieben werden.
4 Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung
Grundsätzlich kann eine Bestellung im System SAP R/3 durch ein Lieferantenangebot, eine vorangegangene Bestellanforderung oder einem aufgetretenen Bedarf, dem noch keine Bezugsquelle zugeordnet wurde, erzeugt werden. Sofern eine Bestellanforderung vorliegt, ist eine Bestellanforderung mit Bezugsquelle bereits erstellt oder es liegt eine Bestellanforderung ohne Bezugsquellenangabe vor. Sollte als Basis der Bestellung ein Lieferantenangebot vorliegen, beginnt der Bestellprozess mit dem aufgrund der Angebotsprüfung ausgewählten Angebot. Bei vorliegendem Bedarf ohne erfolgter Zuordnung einer Bezugsquelle, ist diese im Rahmen des Teilprozessstranges Bestellanforderung (BANF) zu bestimmen.
Hierauf folgend können für alle 3 Stränge gleichermaßen entsprechende Bestellpositionsdaten ausgewählt werden, da zu diesem Zeitpunkt alle erforderlichen Angaben über die Materialstammdaten und den Bestellpositionstyp im Prinzip bekannt sind. Bei aufgetretenem Bedarf ohne Bezugsquelle ist lediglich noch die Bezugsquelle zu bestimmen und der Positionstyp und das Material in der Stammdatei festzulegen. Danach können alle 3 Stränge miteinander verbunden werden.
Darauffolgend müssen die Bestellpositionsdaten erfasst, die Wareneingangs- und Rechnungssteuerung gepflegt, die Bestätigungsschlüssel angegeben und die Bestellkonditionen (Rabatte, Zuschläge, Nebenkosten, Frachten etc.) bearbeitet werden. Nach Erfassung dieser Bestellzusatzdaten kann die Liefereinteilung vorgenommen werden.
Damit ist die Bestellung angelegt und es kann eine Abgabe an die Prozesswegweiser Bestellüberwachung, Lieferungsüberwachung, Infosatzbearbeitung und Statusanalyse erfolgen.
5 Zusammenfassung
Die vorangegangen Ausführungen haben einen Überblick über die Einbettung des Prozessbausteins Bestellungsbearbeitung im Einkaufssystem von SAP R/3 gegeben. Wichtig dabei ist, festzuhalten, dass der Bestellvorgang auf Basis eines aufgetretenen Bedarfs, der einen Fremdbezug erforderlich macht, in Gang gesetzt wird. Dieser Bedarf kann konkret durch eine Abteilung erfolgen oder wird automatisch durch das System per Bedarfsauslösung gemeldet. Die Lieferantenauswahl erfolgt unter Berücksichtigung der Größen Preis, Liefertermin und Liefermenge. Bei bereits bekannten Lieferanten erfolgt eine Auswahl des zuverlässigsten Lieferanten durch eine Bewertung, die sich durch Datenauswertung aus dem Bestand ergibt. Bei vorhandenen Rahmenverträgen, die eine zeitlich Bindung der Abnahme von Produkten implizieren, steht der Lieferant bereits mit der entsprechenden Bedarfsanforderung für das spezifische Produkt fest. Anderenfalls werden Anfragen an potentielle Lieferanten gestellt. Nach Eingang der Angebote können die entsprechenden Daten gespeichert werden und eine Auswahl darüber getroffen werden, wem der Zuschlag zu erteilen ist, d.h. bei wem zu bestellen ist.
Wichtige Aufgabe im Rahmen der Bestellungsbearbeitung ist die Prüfung des Angebots in formeller und materieller Hinsicht.
Die Bestellung im System SAP R/3 kann durch ein Lieferantenangebot, eine vorangegangenen Bestellanforderung oder einen aufgetretenen Bedarf, dem noch keine Bezugsquelle zugeordnet wurde, erzeugt werden. Nachdem ggf. Angaben zur Bezugsquelle, zum Positionstyp und Materialstammdaten ergänzt bzw. erfasst wurden, erfolgt in allen Fällen eine Pflege und Bearbeitung der Bestellpositionsdateidaten und anderer Einzeldateien, was zur Liefereinteilung führt und schließlich in der Anlegung der Bestellung resultiert. Danach erfolgt eine Abgabe an die nachfolgenden Prozesswegweiser.
II Literaturverzeichnis
SAP-R-3-Materialwirtschaft: Grundlagen, Anwendungen, Fallbeispiele/CDI (Hrsg.),
Haar bei München, 1996
SAP, Funktionen im Detail - MM, System R/3 - Materialwirtschaft, SAP
[...]
1SAP-R-3-Materialwirtschaft: Grundlagen, Anwendungen, Fallbeispiele/CDI (Hrsg.), Haar bei Muenchen, 1996, Seite 69.
2CDI, 1996, Seite 115.
3CDI, 1996, Seite 163
4CDI, 1996, Seite 187
5CDI, 1996, Seite 211
6CDI, 1996, Seite 211
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in diesem Dokument zur Einkaufsbearbeitung?
Dieses Dokument bietet eine umfassende Übersicht über die Bestellungsbearbeitung im Einkaufssystem von SAP R/3. Es behandelt die Grundlagen, die Einkaufsabwicklung, die Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung und die Zusammenhänge mit anderen Prozessen wie Materialdisposition und Lieferantenmanagement.
Was sind die Hauptbestandteile des Dokuments?
Das Dokument umfasst ein Inhaltsverzeichnis, eine Problemstellung und den Gang der Untersuchung, Grundlagen der Einkaufsbearbeitung (Geschäftsprozess, Stammdaten, Materialdisposition, Bestellrechnung), Einkaufsabwicklung (Anforderungen, Bestellabwicklung, Bestellanforderungen, Anfragen/Angebote, Bestellungen, Bestellüberwachung), Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung, eine Zusammenfassung und ein Literaturverzeichnis.
Welche Stammdaten der Materialwirtschaft werden behandelt?
Das Dokument behandelt Materialstamm, Lieferantenstamm, Einkaufsinformationssatz und Konditionen.
Was beinhaltet die Einkaufsabwicklung?
Die Einkaufsabwicklung umfasst die Anforderungen an die Beschaffung, die Bestellabwicklung, die Bestellanforderung, Anfragen und Angebote, Bestellungen (einmalige Bestellungen, Rahmenverträge) und die Bestellüberwachung.
Welche Arten von Bestellungen werden unterschieden?
Das Dokument unterscheidet zwischen einmaligen Bestellungen und Rahmenverträgen (Kontrakte und Lieferpläne).
Wie erfolgt die Bestellüberwachung?
Die Bestellüberwachung umfasst Terminüberwachung, Bestellhistorie und Mahnwesen, um die Einhaltung von Lieferterminen und vereinbarten Leistungen zu kontrollieren.
Was ist der Zweck der Bestellrechnung im Kontext der Materialdisposition?
Die Bestellrechnung dient dazu, den optimalen Bestellpunkt und die zu bestellende Menge zu ermitteln, basierend auf Bedarfsvorhersagen, Verbrauchsdaten und Lagerbeständen.
Welche Rolle spielt die Bestellanforderung (BANF) im Bestellprozess?
Die Bestellanforderung definiert den Bedarf an einem Material oder einer Dienstleistung und gibt dem Einkauf die Aufgabe, die entsprechenden Materialien in vorgegebener Menge und Qualität zu einem festgelegten Termin zu beschaffen.
Was ist ein Einkaufsinformationssatz und welchen Nutzen hat er?
Der Einkaufsinformationssatz stellt eine Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz dar und enthält Informationen, die für jede einzelne Einkaufsorganisation und jedes einzelne Werk gepflegt werden können. Er dient als Vorschlagswert bei der Erfassung von Bestellungen.
Welche Bedeutung hat die Prozessbeschreibung der Bestellungsbearbeitung?
Die Prozessbeschreibung gibt einen detaillierten Überblick über die einzelnen Schritte, die im System SAP R/3 zur Bestellungsbearbeitung durchzuführen sind, von der Bedarfsermittlung bis zur Anlegung der Bestellung und der anschließenden Weitergabe an andere Prozesswegweiser.
- Quote paper
- Jorge Wittholz (Author), 1999, Voraussetzungen und Zusammenhänge des Prozessbausteins "Bestellungsbearbeitung" im Einkaufssystem von SAP R/3, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/103621
